Méthode MoSCoW : définir vos priorités pour une meilleure gestion de projet

L’importance de la priorisation et de la planification des tâches

Il y a des tâches dans tous les projets que vous pourrez adapter, modifier, reporter, voire annuler tout au long du processus de gestion de projet. Mais, il y a un élément sur lequel vous ne pourrez pas agir : le temps. C’est pourquoi il est primordial de prioriser les tâches pour réussir votre projet.

Après un an et demi de télétravail et de réunions à distance ou en présentiel réduit, de nombreuses entreprises et de nombreux collaborateurs voient beaucoup d’avantages à conserver certains modes de fonctionnement hybrides. Ces nouvelles méthodes de management agiles et de gestion de projet  favorisent une meilleure collaboration entre les membres de votre projet et rendent les échanges plus fluides et plus efficaces.

De plus, les outils proposés par Klaxoon, et notamment le whiteboard digital, offrent une compréhension globale du projet grâce à un tableau visuel, collaboratif et flexible qui s’adapte à tout type de projet, qu’il soit à court ou à long terme et qu’il invite peu ou de nombreux collaborateurs.

Outre le format infini et souple du whiteboard digital, les templates Klaxoon de gestion de projet aident les gestionnaires de projet, comme les membres d’équipe, à se situer dans le temps pendant tout le projet et à voir les interactions et dépendances entre les tâches. Ainsi, l’importance et l’utilité de chacune apparaissent clairement, ce qui permet une bonne gestion des priorités et aboutit à un meilleur respect des délais et à des objectifs remplis.

Enfin, utiliser des outils dessinant parfaitement votre plan d’actions, la priorisation ainsi que la planification des tâches importantes, permet de diminuer le stress des équipes projet. En effet, chaque membre de l’équipe peut se concentrer sur sa tâche en ayant conscience de ses propres délais, dans le cadre global du projet. Tout changement apporté aux missions est visible par tous, et tout le monde voit l’évolution jusqu’à la réussite du projet.

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Les différentes méthodes agiles de priorisation des tâches d’un projet

Parmi les méthodes agiles offertes par Klaxoon pour prioriser les tâches d’un projet, vous trouverez différentes versions.

Vous gérez un projet collégialement, à distance et en présentiel, avec de nombreuses parties prenantes internes et externes ? Essayez le template Copil.

Vous souhaitez vous concentrer sur la définition d’objectifs précis et mesurables pour que votre équipe puisse mener à bien chaque projet ? La méthode OKR est faite pour vous.

Et, si votre équipe est en lien avec d’autres équipes pour gérer un projet dans un temps imparti, appuyez-vous sur le PI Planning pour fonctionner en toute fluidité et garantir une bonne communication !

La méthode MoSCoW, quant à elle, vous permet de facilement catégoriser vos tâches à réaliser et de les classer de manière à prioriser les actions indispensables. Cela vous permettra de gagner du temps et de faciliter le travail en équipe.

Avec l’arrivée massive des supports de travail à distance (smartphone, ordinateur, tablette, etc.), avoir un outil de gestion des priorités utilisable en réunion comme à distance et à tout moment devient un must pour travailler en équipe. Les chefs de projet ne s’y trompent pas : séparer les missions urgentes ou importantes peut garantir le succès d’un projet, c’est pourquoi ils s’appuient sur la méthode MoSCoW.

En quoi consiste la gestion des priorités selon la méthode MoSCoW ?

Originellement conçue pour la maîtrise d’ouvrage et le développement logiciel, cette méthode vise à prioriser des besoins et des exigences dans un espace temps défini. Très prisée dans les approches de gestion de projet agiles, c’est un outil pratique et facile à mettre en place pour vous et votre équipe.

L’idée consiste à établir une grille de priorisation des tâches selon leur degré de criticité pour votre projet, à l’aide de quatre catégories :

• Le M signifie « Must have this ». Il s'agit des points critiques, non questionnables, et qui doivent donc être traités en priorité. Dans le cas contraire, le projet pourrait être mis en échec. Ces exigences sont non négociables.
• Le S signifie « Should have this if at all possible ». Ces éléments apportent une vraie valeur ajoutée et/ou leur importance contribue à l'atteinte des objectifs. La différence avec les « Must Have » réside souvent dans le fait que leur traitement peut être différé dans le temps.
• Le C signifie « Could have this if it does not affect anything else ». Ce sont des éléments qui peuvent améliorer la satisfaction client pour un coût très modéré. Ils sont réalisés s’ils ne remettent pas en question les priorités du projet ; il s’agit de tâches de confort.
• Le W signifie « Won't have this time but would like in the future ». Ces éléments sont exclus du projet, mais font partie des points qui resteront dans vos cartons pour une éventuelle intégration ultérieure.

Vous vous demandez peut-être ce que signifient les « o » de l’acronyme MoSCoW ? Eh bien, uniquement à lui donner un sens et une prononciation qui faciliteront son adoption par toute votre équipe !

Comment utiliser le whiteboard digital pour mettre en place la méthode MoSCow

Comme pour les autres templates de gestion de projet, votre première étape consiste à inviter tous les membres de votre équipe projet sur le Board. Vous pouvez toujours utiliser le lien créé sur votre whiteboard digital et l’envoyer par email à vos collaborateurs ou bien les inviter directement sur l’appli Klaxoon.

Une fois invitée, chaque personne peut ajouter sa photo, ainsi que son nom et son prénom, dans les emplacements prévus à cet effet.

C’est parti ! Lancez un chronomètre de 5 minutes pour laisser tous les membres proposer leurs idées de tâches à réaliser pour le projet. N’oubliez pas que, parfois, des images, des vidéos ou des liens vers des documents sont plus parlants que des mots.

Prenez ensuite un temps, à l’oral si vous êtes en présentiel ou en utilisant l’outil de visio intégré, pour échanger sur vos idées, les déplacer comme vous le souhaitez sur le Board et supprimer les éventuels doublons.

Collaborativement, attribuez à chaque idée une couleur correspondant à l’une des quatre catégories de la méthode MoSCoW. Vous n’avez plus qu’à les placer dans les quatre colonnes du tableau. Pour un management visuel agile et efficace, n’hésitez pas à laisser un temps d’échange au sein de l’équipe pour vous mettre d’accord sur le classement dans le tableau.

Sous ce dernier, vous verrez un espace réservé au plan d’actions du projet. Dupliquez les idées « indispensables » et, en fonction du nombre d’idées, celles « souhaitables ». Il ne vous reste ensuite qu’à vous répartir les tâches et à les définir précisément (détails, échéances) dans le cadre des dimensions. Vous pouvez vous appuyer sur l’outil Questions pour interpeller un membre d’équipe spécifiquement et ainsi, partir sur un plan d’actions réellement collaboratif et compris par tous.

Les avantages du board Klaxoon pour une gestion des priorités efficace

Le whiteboard digital reste accessible à tout moment et peut être modifié par tous les membres de votre équipe (sauf si vous souhaitez verrouiller certaines missions). En effet, au fur et à mesure de l’avancée dans les tâches, vous pouvez les déplacer ou les supprimer.

Ainsi, il est tout le temps à jour. Les catégories « à faire », « en cours » et « fait » vous permettront de garder en continu une visibilité sur l’avancement du projet.

De plus, vous pouvez passer le tableau en vue Colonne et trier les tâches par catégorie afin de visualiser la quantité d’urgences, ou de missions en cours ou déjà achevées.

L’astuce Klaxoon : une majorité de « Must » présente un risque : tout devient prioritaire, avec de potentiels problèmes budgétaires ou de charges à venir. Mais un nombre conséquent de « Should » et de « Could » procure plus de flexibilité à votre projet. Alors, à vous de jouer !