PI Planning : mettez en place des stratégies agiles de gestion de projet à grande échelle

Qu’est ce que le PI Planning ?

Si le PI Planning ne vous est pas encore familier, sachez qu’il s’agit de l’un des rituels du framework SAFe (en français : cadre de travail agile à grande échelle). De quoi s’agit-il, exactement ? D’une méthode de travail collaboratif ambitieuse, puisque son objectif est d’intégrer la notion d’agilité à grande échelle. Que ça soit dans le cadre d’un projet multi-équipes ou même au niveau d’une entreprise entière, le framework SAFe donne un cadre plus global aux méthodes d’agilité classique, comme la méthode Scrum, par exemple.

Mais alors, comment le framework SAFe se distingue-t-il du célèbre format de réunion Scrum ? Tout est une question d’échelle. Là où la méthodologie de gestion de projet Scrum cherche à faciliter les processus de transmission d’information et de gestion des tâches dans le cadre d’une équipe mono-projet, le framework SAFe prend de la hauteur et s’intéresse à la meilleure manière de réunir toutes les équipes autour d'une vision, en leur faisant parler le même langage. Le langage des objectifs : ils sont décidés tous ensemble, toutes équipes confondues, afin de permettre à chaque individu de se sentir pleinement impliqué dans le plan d’action du projet. Mais il va aussi falloir mettre au service de chacun des outils communs, ce qui rend le framework SAFe plus long à mettre en place qu’une simple méthodologie mono-projet comme Scrum.

Bien souvent, il est donc nécessaire de lancer une transformation fondamentale de l’organisation dans laquelle on souhaite mettre en place un framework SAFe. C’est là que le PI Planning entre en scène : plus qu’une réunion agile, il s’agit d’une cérémonie primordiale pour s’assurer le succès du framework SAFe sur la durée. En effet, le PI de PI Planning signifie Increment Program, littéralement la mise en place du programme.

Comment s’organise une cérémonie de PI Planning ?

Temps fort lors du lancement de la stratégie agile SAFe au sein d’une organisation, le Program Increment Planning (en français : planification de l’incrémentation du programme) est une réunion qui se distingue fortement des autres formats classiques de cérémonies scrum pour deux raisons.

• D’abord, sa durée : 2 jours ! C’est le temps nécessaire pour impliquer chaque acteur du programme, quel que soit son rôle dans le groupe. 
• Et ensuite, le nombre de personnes impliquées : plus de 50 personnes peuvent être réunies en même temps pour mettre en place le framework SAFe.

Traditionnellement, un PI Planning se déroule systématiquement en salle, avec toutes les parties prenantes présentes physiquement. Mais avec l’avènement du télétravail, il devient de plus en plus courant que cette cérémonie ait lieu, au moins en partie, en version digitale à distance. Avec le Board de Klaxoon, de nombreux outils interactifs et collaboratifs sont à votre disposition, et notamment ce template pour votre réunion à distance. Chaque participant se sent aussi impliqué que si tout le monde était dans la même pièce !

L’objectif du PI Planning : réussir chaque gestion de projet dans son organisation

L’intérêt du PI Planning réside dans sa dimension. C’est une cérémonie réunissant tous les acteurs d’une organisation, pour optimiser sur le long terme leur collaboration. À l’issue de ces 2 jours, on obtient ainsi des objectifs communs qui seront portés non seulement par les hautes sphères de l’entreprise, mais aussi par tous les acteurs opérationnels de cette dernière, au quotidien.

Mais s’il s’agit là de l’objectif sur le long terme d’une cérémonie Program Incrementation Planning, celle-ci a plusieurs utilités qui permettront d’atteindre cette vision idéale d’agilité au sein d’une gestion de projet multi-équipes ou d’une organisation. On parle alors d’agilité à l’échelle.

• ‍Mettre en place un ART (Agile Release Train). Il s’agit de plusieurs petites équipes qui assurent l’alignement général de toute l’organisation en veillant au respect de chaque étape d’un projet (planification, évaluation des risques, etc.)      ‍
• Identifier, tous ensemble, l’objectif du prochain incrément de programme (PI), c’est-à-dire la période durant laquelle un projet sera mené à bien par plusieurs équipes en même temps. Un incrément de programme dure habituellement entre 8 et 12 semaines. Il est donc crucial que la cérémonie de PI Planning remporte l’adhésion de toutes les parties prenantes !‍
• Créer un Program Board (en français : tableau de programme) qui réunit tous les objectifs, tâches, risques et dépendances du programme défini lors de la cérémonie. Il est important que tout le monde puisse y avoir facilement accès, à tout moment. Avec le template PI Planning de Klaxoon, chaque réunion peut devenir asynchrone : tous les invités de la réunion peuvent retourner sur le Board collaboratif quand ils le souhaitent, et rajouter des Questions s’ils le souhaitent. Les autres collaborateurs du document seront notifiés, et pourront venir répondre à la question posée.

Cérémonie aux forts enjeux, le PI Planning est un moment d’ambition pour toutes les organisations qui souhaitent implémenter le framework SAFe au sein de leurs équipes. Et de nombreux points d’attention sont à prendre en considération si l’on veut que ces 2 jours si particuliers se déroulent pour le mieux.

Les 3 facteurs-clés de réussite du PI Planning

Si le PI Planning a pour objectif de devenir, par la suite, un outil de planification projet, il requiert néanmoins un certain nombre de préparatifs si l’on veut qu’il soit un succès.

1. Ce genre d’événements à grande échelle dépend fortement de l’implication de chaque personne. Il va donc falloir préparer, en amont, les éléments de vos équipes à se mobiliser durant le PI Planning. Oui, il va y avoir du travail, mais quel plaisir de pouvoir avoir un véritable impact sur la stratégie et les objectifs de son organisation, quel que soit son propre rôle dans celle-ci.
2. Le succès d’un Program Incrementation Planning passe aussi par le choix de ceux qui vous aideront à préparer cette cérémonie. De la création d’une feuille de route très précise à l’organisation optimale de chaque brainstorm : rien ne doit être laissé au hasard. Alors il ne faut pas hésiter à faire appe à un expert (ou plusieurs) des stratégies agiles comme le framework SAFe, pour avancer l’esprit serein en amont du lancement de votre cérémonie PI Planning.
3. Il faudra également préparer tous les contenus qui seront partagés lors de la grande réunion de 2 jours : brief de lancement, documents informatifs sur les objectifs à remplir, présentation de la vision de l’organisation, etc. Avec le template ci-dessus, utilisez les outils du management visuel agile proposés par Klaxoon afin de rendre chaque aspect de votre cérémonie SAFe plus interactif et collaboratif.

Les avantages du template PI Planning pour la gestion de projet multi-équipes

L’un des bénéfices évidents de cette réunion à grande échelle est sa capacité à améliorer les canaux de communication entre les différentes équipes et entités de n’importe quelle organisation. Outil de management visuel de projet, un template comme celui que vous propose ici Klaxoon permettra à chacun de mieux assimiler la vision co-établie par l’ensemble du groupe sur le long terme. En plus, chacun pourra revenir consulter le document à n’importe quel moment, pour une coordination toujours à jour dans chaque équipe de l’organisation.

À la recherche d’un exemple de planification de projet utilisant Board Hybrid pour leur PI Planning ? Découvrez les Program Boards de grands groupes comme Schneider ou Renault, en cliquant sur le template ci-dessus.

Le déroulé du PI Planning en 2 étapes

Ça y est, vous êtes prêts à vous lancer dans l’animation d’une cérémonie de PI Planning. Plusieurs étapes incontournables vous attendent, elles sont toutes renseignées directement sur le template ci-dessus et son mode d’emploi détaillé.

Jour 1 : première ébauche de planning

La journée commence par la présentation du « business context ». C’est une sorte de cliché instantané de l’entreprise : généralement un cadre dirigeant explique aux équipes comment se porte actuellement l’organisation ou le projet, et comment l’existant satisfait (ou non) les attentes actuelles.

Puis on s’intéresse à la situation actuelle de manière plus détaillée, avec la « product vision ». L’animateur, un Product Manager par exemple, présente la vision du programme et la direction dans laquelle il faudrait emmener ce dernier. S’il y a déjà eu des itérations précédentes de ce PI Planning, il peut pointer des changements éventuels dans la gestion des tâches.

La partie suivante consiste à présenter la vision de l’architecture du programme (« architecture vision »). Puis, on passe au « planning context », qui permet aux équipes de commencer à imaginer la planification des tâches à réaliser, des besoins aux objectifs en passant par les fonctionnalités à mettre en place. 

La deuxième partie du « Day 1 » permet de finaliser cette planification : ce sont les « team breakouts ». Enfin, on termine la journée avec une revue de la première ébauche de planning (« draft plan review ») à laquelle on aboutit tous ensemble.

À tout moment durant le PI Planning, n’importe qui peut poser une question, grâce à la fonctionnalité Questions présente sur Board de Klaxoon et donc sur ce template. C’est ce qui rend l’usage du template si précieux. Il est très facile de participer et d’obtenir plus d’informations. L’usage des idées à l’écrit permet à chacun de se sentir libre d’intervenir et d’exprimer son point de vue.

Jour 2 : touches finales et vote de confiance

Le deuxième jour d’une cérémonie de PI Planning est l’occasion pour les différentes équipes de finaliser la planification de tâches esquissée la veille. Objectifs pour l’incrémentation de programme, attribution de valeurs business à chaque point de ce dernier, mais aussi identification des risques, dépendances et obstacles potentiels à la bonne mise en place du programme : tout cela est discuté lors du « Day 2 ». 

Dans le template PI Planning de Klaxoon, chaque équipe a l’occasion de développer sa contribution à chacun des 5 Sprints qui constitue une incrémentation de programme. Si nécessaire, un « plan rework » peut être effectué. Il est nécessaire que tous les membres des équipes soient à l’aise avec les objectifs établis. Ceux-ci pourront alors être véritablement incarnés par les équipes chaque jour, à travers un tableau de tâches quotidiennes comme ceux proposés par Klaxoon dans sa bibliothèque de templates agiles, par exemple.

En fin de journée, un vote de confiance (« confidence vote ») est effectué à l’échelle du groupe afin de s’assurer que tout le monde est à l’aise avec les points forts établis ces deux derniers jours. Un « planning retrospective » est également co-construit à la fin du PI Planning, afin de déterminer ce qui a bien marché et ce qui devra être challengé pour les prochaines itérations de cette cérémonie agile à grande échelle.

Avec le template PI Planning, la planification et le suivi de projet prend de la hauteur. Alignez toutes les équipes du programme entre elles et engagez-les sur des objectifs construits tous ensemble, pour une implémentation de méthodologies agiles à l’échelle de votre organisation.

Avec le template PI Planning, chaque étape se digitalise pour favoriser la compréhension du contexte pour toutes et tous. L’ensemble des discussions et interrogations peuvent rester sur le Board ce qui permet de factualiser les échanges et de garder une trace. Cette cérémonie très ambitieuse est ainsi beaucoup plus facile à intégrer. Vos ART n’en seront que meilleurs.

Pour vous convaincre, découvrez en images l’exemple de Jérome Rajkovic, qui mène ses PI Planning avec Klaxoon depuis longtemps.

Les membres SAFe peuvent en savoir plus sur le PI Planning, et le mode d'emploi SAFe est disponible pour tous en libre accès.