La concertation citoyenne : un atelier qui engage la population dans les projets territoriaux

Qu’est-ce qu’un atelier de concertation citoyenne

La concertation citoyenne est une démarche de consultation initiée par des élus, qui vise à associer les citoyens à l’action publique, en leur donnant la parole sur un sujet propre à leur territoire. Elle prend généralement la forme d’un atelier, la manière idéale d’activer l’intelligence collective pour co-construire des projets dans l’intérêt de tous. 

Concrètement, les habitants d’un quartier, d’une ville ou d’un plus large territoire se portent volontaires pour se réunir et s’exprimer sur des sujets importants de leur localité. Il peut s’agir du réaménagement d’une place publique, du projet de création d’une piscine municipale, de la sécurisation de zones piétonnes… Bref, les sujets sont variés. C’est pourquoi, des experts peuvent aussi être conviés par le comité organisateur, composé habituellement d’élus et d’acteurs socio-économiques ou associatifs.

3 bonnes raisons de choisir Klaxoon pour conduire un atelier de concertation citoyenne

Klaxoon rend les ateliers possibles en salle comme à distance

L’outil Board de Klaxoon est un tableau blanc digital aux dimensions infinies qui offre une surface de communication très puissante, permettant non seulement de présenter tous types de documents, mais aussi à chacun de s’exprimer facilement. Concrètement, un participant peut faire part de l’idée qui lui vient à l’esprit en la communiquant par écrit, via son smartphone, sa tablette ou son ordinateur. Sur le Board, cette idée prend la forme d’une vignette colorée qui peut notamment être déplacée ou reliée à une autre idée, afin de structurer le fruit de la réflexion collective.

Cet espace interactif est accessible à tous, sans contrainte géographique. En effet, que les participants de votre concertation citoyenne soient réunis en salle et/ou à distance, tous peuvent être réunis simultanément pour échanger. Tout simplement parce que Board est équipé d’une solution de visioconférence, Live, pour les personnes ne pouvant se déplacer physiquement sur le lieu de l’atelier.

Klaxoon génère plus d’engagement des participants

Il n’est pas toujours évident pour les collectivités de réunir et d’engager les individus dans une telle démarche. Pourtant, un projet co-construit par des citoyens aura plus de chances d’être adopté par la population : il est le reflet de leurs attentes. C’est pourquoi il est capital de miser sur l’engagement des participants et de faire en sorte que la parole de chacun ait le même poids.  

Or, dans tout groupe, une forme de hiérarchie s’installe naturellement. Les fortes personnalités ont tendance à monopoliser la parole, à influencer les indécis et à imposer leurs idées. De ce fait, la parole des profils plus réservés est moins entendue et certains n’osent même pas s’exprimer. Avec Klaxoon, ce phénomène s’estompe au profit d’un engagement collectif : chacun peut faire part de ses idées librement et les projets se construisent dans une dynamique de groupe efficace. Des conditions idéales pour faire triompher la réflexion collective et la co-construction des projets !

Klaxoon facilite la prise de décision

Un atelier de concertation citoyenne ne consiste pas seulement à recueillir des idées, il s’agit aussi de déterminer des directions à prendre, en adéquation avec la vision collective. Pour y parvenir, le Board de Klaxoon dispose d’un outil redoutablement efficace : Question, qui se décline notamment sous la forme d’un vote oui/non ou à choix multiple, d’une évaluation de 1 à 5 étoiles, ou encore, d’un nuage de mots.

Grâce à lui, chaque participant peut faire valoir son avis en un clic et vous disposez instantanément de la tendance générale. Une manière totalement démocratique de trancher efficacement et rapidement !

Comment mener un atelier de concertation citoyenne engageant avec Klaxoon

Appuyez-vous sur le modèle d’atelier de concertation citoyenne

Conçu par Klaxoon et à votre disposition dans la bibliothèque de Templates, ce modèle prêt à l’emploi vous permet non seulement de préparer l’atelier, mais aussi de l’animer et d’en synthétiser les résultats sur un seul et même support : Board.

Préparez votre atelier de concertation citoyenne

Grâce à ce modèle, vous disposez d’une trame rapidement personnalisable :

• En éditant les champs textuels,
• En renseignant des idées,
• En ajoutant des ressources de toute nature (une image, une vidéo, un lien vers une page Web, un document PDF, PowerPoint, Word, etc.). Si le document ajouté s’avère conséquent et que vous souhaitez n’en partager qu’une partie, il est même possible d’extraire les pages désirées.

Tous les éléments étant modulables, vous pouvez également modifier les proportions des espaces, selon vos besoins.

Animez votre atelier de concertation citoyenne

En tant qu’animateur de l’atelier, communiquez aux participants le code d’accès leur permettant de rejoindre virtuellement le Board que vous avez préalablement préparé pour l’occasion. Pour les participants à distance, cliquez sur le bouton de visio « Live » pour lancer la visioconférence.

Vous pouvez alors présenter les personnes du comité organisateur, dont vous avez déjà renseigné les noms, rôles et photos dans la zone dédiée. Profitez-en pour mettre en lumière une fonctionnalité bien utile pour que chacun suive très facilement les éléments que vous présentez sur le Board. Il s’agit de la fonction de synchronisation, qui permet à tous de visualiser précisément la zone de l’écran explorée par l’animateur, au même instant.

Amorcez l’atelier par un temps de prise en main de l’outil :

• Premièrement, expliquez comment exprimer son avis lors de la concertation, en l’occurrence, en lançant une idée ou en répondant à une Question.
• Deuxièmement, proposez un exercice simple pour mettre en pratique l’envoi d’une idée. Demandez tout simplement aux participants d’indiquer le nom de leur quartier et, s’ils le souhaitent, de préciser leurs prénom et/ou noms dans les champs correspondants. Puis, mettez en œuvre une Question à choix multiple, en demandant aux participants de cliquer sur leur tranche d’âge. Au moyen de ces 2 exercices, les participants expérimentent ainsi les deux façons essentielles pour s’exprimer via Board. De plus, vous aurez aussitôt connaissance de la représentativité de la population participant à la concertation.

Après vous être assuré(e) que tout le monde est prêt à échanger, grâce aux réponses favorables d’une Question oui/non, présentez l’ordre du jour. Vous pouvez visionner en plein écran les documents ajoutés en amont, pour une parfaite visualisation par tous les participants.   

Il est temps de construire le projet collectivement, en échangeant sur les sujets que vous avez prédéterminés (pensez à la fonction chronomètre « Chrono », pour maîtriser le temps de discussion) !
Commencez par traiter un premier sujet, en présentant les documents utiles à la réflexion. Puis, demandez aux participants de donner leur avis en envoyant leurs idées dans l’espace dédié.
Une fois que toutes les idées ont été livrées, passez-les en revue et faites-les reformuler verbalement, si besoin. Pour donner la tendance générale des idées les plus appréciées, demandez aux participants d’indiquer celles qu’ils préfèrent, à l’aide du bouton Like, représenté par un cœur.
Et pour lire d’un simple coup d’œil le classement des idées selon leur plébiscite, il suffit de basculer en un clic, d’une vue Board à une vue Liste.
Pour achever la discussion autour de ce premier sujet et passer au prochain, prenez une décision collective, via un vote de confiance. Lancez par exemple une Question d’évaluation de 1 à 5 étoiles, qui permet de trancher de manière démocratique. 

En guise de conclusion, synthétisez les idées les plus représentatives qui ont émergé pendant le débat, ainsi que les décisions prises.
Puis, formalisez les prochaines étapes du projet en listant et planifiant les éventuelles actions à mener dans l’un des calendriers ou tableaux à disposition. S’il y a lieu, proposez des dates pour une prochaine concertation citoyenne, à l’aide d’une Question de vote à choix multiple. Ou bien, demandez aux participants de confirmer leur présence à la future concertation, via une Question oui /non. De même, précisez la date à laquelle la restitution est envisagée et sous quel mode.

Enfin, remerciez les participants de leur contribution à cette démarche citoyenne. Et dans une volonté d’amélioration, pensez à recueillir leur avis, à l’aide de l’outil Question : les résultats sont instantanément consolidés et disponibles.

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour engager les citoyens de votre territoire, dans vos futurs projets !