Formations à distance : comment les rendre plus efficaces et engageantes ?

Le challenge : favoriser l'apprentissage actif et maximiser l'engagement en formation à distance

Geoffrey Stewart est professeur de marketing à l’Université de Louisiane, à Lafayette aux États-Unis. Il est aussi Directeur du LEED, le centre d’entrepreneuriat et de développement économique de Louisiane. Il a plus de 15 ans d’expérience dans les initiatives de développement économique régional axées sur la reprise au sein des communautés de Louisiane.

En juillet 2018, son équipe de recherche reçoit une subvention de l’USDA Rural Development pour élaborer une stratégie de développement économique en faveur de l’industrie des fruits de mer sur la côte acadienne. Geoffrey utilise Klaxoon en tandem avec Microsoft Teams pour organiser ses sessions de formation MBA et de premier cycle à distance, et réaliser des travaux d’équipe avec des étudiants et des entreprises externes.

Avant la crise du covid, Geoffrey donnait ses cours de Marketing en présentiel, tout comme les réunions qu’il organisait avec les étudiants et les entreprises. Cependant, la pandémie l’a contraint à travailler à distance, ce qu’il n’avait encore jamais expérimenté. Cela l’a poussé à trouver des outils permettant d’augmenter l’engagement des étudiants afin que ces derniers soient plus productifs lors des cours à distance. Geoffrey a choisi Klaxoon notamment pour son succès auprès d’institutions prestigieuses du secteur de l’éducation, telles que la Harvard Business School ou encore la London Business School, toutes deux utilisatrices de Klaxoon.  

En utilisant Board pendant ses cours, il parvient à améliorer l’expérience globale des étudiants et à atteindre des niveaux d’engagement sans précédent, améliorant ainsi sa pédagogie d’enseignement et en l’adaptant à tout environnement d’apprentissage, qu’il soit traditionnel, distant ou hybride.

J'ai découvert une solution meilleure que ce qu'on faisait avant. [...] C'est nouveau, c'est top, mais surtout, c'est efficace.

La solution : mener un travail d’équipe à distance en utilisant Klaxoon et Microsoft Teams

Chaque semestre, Geoffrey et ses étudiants travaillent ensemble sur des projets impliquants des entreprises extérieures, allant d’entreprises de nettoyage aux marchés fermiers, aux cafés, mais aussi des coachs personnels et une salle de concert, qui ont besoin d’aide pour construire ou améliorer leur stratégie de marketing.

En 2020, ce sont 10 équipes de 3 ou 4 étudiants qui ont travaillé avec dix entreprises différentes pendant tout un semestre, soit environ dix semaines. La crise du covid et les mesures de distanciation sociale qui ont suivi ont transformé ce projet en un véritable défi, car les enseignants, les étudiants et les entreprises ne pouvaient plus se rencontrer sur le campus pour travailler sur leurs projets.

Une approche d’apprentissage collaboratif avec la bibliothèque de Templates Klaxoon

Geoffrey décide d’utiliser Klaxoon notamment pour sa suite complète d’outils collaboratifs, qui peuvent être facilement mis en œuvre, ainsi que pour son espace de travail visuel, auquel les participants peuvent accéder de n’importe où, que ce soit à la maison, au bureau ou à l’université.

Le Board Klaxoon est un outil simple d’utilisation, permettant une collaboration visuelle en un seul endroit. Il s’agit d’une page blanche de taille illimitée où l’équipe peut facilement partager des idées, les hiérarchiser et les organiser visuellement. Klaxoon met également à disposition une bibliothèque de modèles prêts à l’emploi. Geoffrey a sélectionné quatre modèles d’outils d’analyse stratégique : la matrice SWOT, le Persona, le Business Model Canvas et le Value Proposition Canvas et les a partagés avec chaque groupe pour qu’ils travaillent sur la base d’une approche d’apprentissage collaborative.

En utilisant ces templates, non seulement Geoffrey parvient à améliorer l’apprentissage des étudiants, mais il est également en mesure de relever ce qu’il considère comme le défi le plus difficile du travail à distance : devoir créer ou adapter des outils d’enseignement en ligne.

Un Template Klaxoon est une méthode, un tableau ou un modèle prêt à l’emploi, inspiré des normes industrielles, des méthodes agiles et des meilleures pratiques de la communauté d’utilisateurs Klaxoon. Chaque template fournit à l’utilisateur un aperçu, une vue d’ensemble et des instructions étape par étape sur la façon de l’utiliser, de sorte qu’il peut être compris et mis en œuvre instantanément et sans effort, même sans aucune connaissance préalable de cette méthode.

Chaque élément du Board peut être facilement modifié, personnalisé ou supprimé pour répondre aux besoins du formateur et le contenu du tableau peut être organisé visuellement à l’aide d’une barre d’outils complète qui comprend une large gamme de couleurs, de polices, de brosses et de connecteurs, ainsi que des motifs, des dessins et des formes. Cela signifie que le formateur peut travailler efficacement avec un outil sur mesure sans perdre de temps et d’énergie à en créer un de toutes pièces, rendant ainsi l’information accessible et visuelle et gérant les projets plus efficacement.

Organiser des breakout rooms avec Teams et Board

L’intégration de la plateforme Klaxoon dans Microsoft Teams s’avère être une combinaison gagnante car elle permet à Geoffrey de créer dix équipes différentes afin d’organiser le travail en sous-groupes. En plus d’un onglet général pour l’ensemble de la classe, il crée un canal pour chaque équipe. Dans chaque canal, Geoffrey peut partager des messages, des liens Web, des images, des fichiers, des croquis et des modèles avec les membres de cette équipe uniquement, plutôt que de les envoyer à toute la classe.

Cela permet à chaque groupe de travailler indépendamment et lui donne en même temps la possibilité, en tant que formateur, d’avoir accès à l’analyse des étudiants à tout moment et d’ainsi suivre leurs progrès, sans avoir à attendre qu’ils rendent leurs devoirs.

La combinaison de Klaxoon et de Teams créée donc de l’efficacité et améliore la gestion du temps : les réunions sont non seulement plus efficaces et participatives, mais aussi plus courtes que les réunions traditionnelles, car il y a moins de bavardages et Geoffrey peut naviguer d’un canal à l’autre pour dialoguer avec ses équipes en temps réel.

Cela signifie qu’il peut programmer des vidéoconférences et créer des réunions en direct à tout moment, dès que d’autres participants sont disponibles, en cliquant simplement sur le bouton “meet”. Le professeur et ses étudiants peuvent donc se synchroniser, interagir et donner ou recevoir des commentaires en temps réel tout en gardant le tableau en vue, afin d’élargir le débat ou de résoudre des problèmes sans devoir attendre qu’une réunion formelle soit programmée.

C’est un excellent moyen d’accroître la participation et la réactivité, qui permet également de compenser le manque de langage corporel et les interactions impromptues, typiques d’un environnement d’apprentissage traditionnel. À la fin d’une réunion, ils peuvent même partager le tableau avec les clients et leur demander leur avis, tirant ainsi le meilleur parti de leur expérience d’apprentissage collaboratif.

Améliorer la collaboration au sein de l’équipe grâce aux Templates

Geoffrey utilise quatre modèles Klaxoon, issus de la catégorie “matrices et outils d’analyse” dans la bibliothèque (SWOT, Persona, Business Model Canvas et Value Proposition Canvas) pour couvrir toutes les exigences de son projet. Il commence avec le modèle d’analyse SWOT, qu’il modifie et personnalise en ajoutant des informations supplémentaires en fonction de ses besoins.

Contrairement à l’analyse SWOT traditionnelle, les étudiants ne se contentent pas de “remplir les cases”, mais parviennent à atteindre de nouveaux niveaux de détail, en faisant un brainstorming et en rassemblant des idées. Ces dernières peuvent ensuite être mises de côté ou déplacées, en suivant le feedback du client, sans se perdre. Geoffrey reproduit également le modèle SWOT et le réutilise pour développer d’autres relations entre les variables de l’analyse SWOT, atteignant ainsi un niveau de détail inégalé. Les étudiants peuvent même utiliser les connecteurs Klaxoon pour faire correspondre les forces et les opportunités.

C’est un outil très puissant pour nous, car il donne vie à l’analyse SWOT.

Une expérience d’apprentissage en continu

Geoffrey souligne qu’en avançant dans leur projet, les équipes continuent à apprendre et à identifier de nouvelles opportunités pour leurs clients, enrichissant ainsi leur travail jour après jour dans un processus d’apprentissage continu. Ainsi, le professeur décide de ne pas noter les étudiants après chaque tâche mais d’attendre qu’elles aient toutes été effectuées afin que les étudiants puissent revoir et mettre à jour chacun des modèles jusqu’à la toute fin, rendant ainsi le produit final beaucoup plus abouti et complet.

Augmenter l’engagement et la productivité des étudiants grâce à l’apprentissage visuel

Les avantages du management visuel dans l’apprentissage

Les étudiants ont tendance à réagir positivement à l’apprentissage visuel parce qu’il donne vie aux concepts de la classe : l’utilisation des modèles Klaxoon permet aux étudiants de se familiariser avec ce format d’apprentissage et de “voir” réellement ce qui se passe au tableau, tout en travaillant main dans la main avec leur professeur et les entreprises locales tout au long du processus. Cela les aide à comprendre visuellement comment relier les concepts entre eux.

En outre, les étudiants ne se concentreront plus sur le type d’entreprise sur lequel ils travaillent, mais sur l’entreprise elle-même : qu’elle soit connue ou non, une entreprise est une entreprise et, en trouvant de nouvelles opportunités pour celle-ci, ils ont réellement eu l’impression de faire partie du projet et, en fin de compte, de devenir des consultants plus productifs et plus efficaces, ce qui profite à la stratégie de marketing de leurs clients.

Le résultat : apprentissage interactif  et un meilleur niveau d’engagement

Geoffrey s’est toujours distingué par ses méthodes d’enseignement proactives et engageantes et la crise du Covid l’a confronté à un grand défi : comment maintenir l’engagement des étudiants tout en travaillant à distance ?

Klaxoon lui a fourni la solution idéale : non seulement en lui permettant de travailler avec des étudiants et des clients en dehors de la salle de classe, mais en créant également un véritable “flux”, dans lequel les étudiants ont la possibilité de voir ce qu’ils doivent accomplir dès le début. De ce fait, Geoffrey est en mesure de garder un œil sur leurs progrès, leur participation et leurs difficultés, et de fournir un feedback ou de résoudre les problèmes en temps réel. En fait, aucun des participants ne peut se “cacher”, ce qui conduit à un niveau d’engagement et d’efficacité inégalé.

De son point de vue, cette méthode d’apprentissage interactive permet aux étudiants d’acquérir de nouvelles compétences et d’obtenir des résultats de projets plus pertinents, qui reflètent mieux la manière dont ils seront amenés à travailler dans le monde réel. En effet, dans un environnement professionnel, ils devront travailler sur des projets et collaborer avec des collègues et des managers en temps réel, plutôt que de travailler seuls pendant plusieurs semaines.

C’est ce qui a convaincu Geoffrey de continuer à utiliser Klaxoon dans le cadre de son enseignement, que ce soit en classe ou à distance (ou les deux), car cela semble améliorer les compétences des étudiants et mieux les préparer au marché du travail.

Klaxoon est un catalyseur pour augmenter l’engagement au sein de vos groupes d’étudiants, au sein de vos groupes d’employés, mais c’est aussi un catalyseur pour les membres du corps enseignant. […] C’est la meilleure chose qui soit arrivée à mon enseignement depuis très longtemps.

Vous aussi, tirez le meilleur parti de vos sessions de formation en ligne, et obtenez un engagement total de la part de vos étudiants grâce à Klaxoon !