Digitaliser vos pratiques agiles, mode d’emploi

94% des entreprises sont adeptes des méthodologies agiles. C’est l’un des résultats du Digital.ai 15^th State of Agile Report de 2021. La preuve en est qu’en un peu plus de deux décennies, les préceptes de l’Agile Manifesto ont fait florès. Ils ont d’ailleurs largement dépassé les frontières des seules DSI d’entreprise, selon le précepte qu’il faut attacher de l’importance aux individus et leurs interactions plutôt qu'aux processus et aux outils.

Les méthodes agiles ont transformé l’organisation des entreprises

Progressivement, la quasi-totalité des entreprises ont fait évoluer leur organisation pour passer de la gestion de projet en cascade, le fameux cycle en V, à l’adoption des méthodes agiles, comme Scrum ou SAFe. Une évolution lourde qui implique une transformation en profondeur des organisations. D’autant plus que certaines de ces méthodes nécessitent une organisation millimétrée.Les rituels sont devenus la norme. Stand-up meeting, tableaux, post-its sont entrés dans les mœurs comme dans les espaces de travail. 

Prenons l’exemple de SAFe, un framework exigeant, et son rituel du PI Planning (PIP). C’est une organisation très complexe qui peut réunir jusqu’à 150 personnes. Et les objectifs visés sont ambitieux puisqu’elles doivent collaborer et se coordonner pour produire ensemble une feuille de route pour tout un trimestre. Une mission très stratégique réalisée sur deux jours en présentiel. Devenue la méthode agile la plus utilisée en entreprise, SAFe a accompagné le développement de l’agilité à l’échelle, au cours des années 2010.

Et puis cette mécanique bien rodée s’enraye. La faute à une pandémie mondialisée. Plus personne ne peut se réunir. Alors, comment faire ? Faut-il abandonner une méthode qui a fait ses preuves, adoptée par plus de 20 000 entreprises à travers le monde et pratiquée par plus d’un million d’agilistes ?

Les méthodes agiles s’intègrent parfaitement dans un cadre de travail hybride

Pour certains, le débat présentiel versus distanciel est dépassé. Pour qui a lu l’Agile Manifesto, il n’est évidemment jamais question de présentiel ou de distanciel dans les principes et valeurs défendus par ce dernier. Pour rappel, les 4 valeurs fondamentales sont les suivantes : 

• L'équipe, c’est à dire penser à l’équipe et aux interactions entre les personnes plutôt que réfléchir en termes de procédure et d’outils ;
• L’application, c'est-à-dire se concentrer sur les fonctionnalités opérationnelles plutôt que développer une documentation exhaustive ;
• La collaboration avec le client, c’est à dire mener les échanges et dialoguer pour être au plus près des attendus plutôt que se concentrer sur la dimension contractuelle des relations ;
• L’acceptation du changement, c’est-à-dire faire du changement un atout plutôt que suivre un plan fixe sans flexibilité.

Toutes ces notions mettent en avant la collaboration, les usages, la flexibilité et l’adaptabilité. Des qualificatifs qu’on peut aussi appliquer aux principes du travail en mode hybride. Alors évidemment, il est possible de pratiquer l’agilité tout en étant à distance, sur site, ou les deux en même temps. 

De manière générale, il est indispensable de coconstruire la transformation pour adapter les rituels agiles à un mode de travail hybride. Qu’importe la taille de l’organisation concernée. La preuve en pratique avec la méthode SAFe.

À distance, un exemple de PI Planning participatif et augmenté

Jérôme Rajkovic est coach agile au sein d’Inetum, une entreprise de services du numérique (ESN) présente dans 26 pays et comptant près de 27 000 collaborateurs. Et des PI Planning, il en a des centaines à son actif. Malgré la pandémie, il a été en mesure de maintenir ses rituels agiles alors même que la très grande majorité des contributeurs étaient confinés chez eux. Mais comment ?

D’abord, en s’appuyant sur la co-construction et l’adhésion à une nouvelle façon de travailler. « Il faut réussir à aligner toutes les équipes, les coordonner et les faire adhérer à la vision stratégique. On a longtemps habitué nos clients et nous-mêmes à faire du coaching sur site. Mais on a su évoluer, en fonction des contextes. Aujourd’hui, on peut alterner entre des organisations en “full” distanciel ou mixtes » Pour y parvenir, il s’est attaché à recréer les conditions d’un atelier de travail réalisé sur site. Notamment en créant des atmosphères virtuelles ludiques et plaisantes dans lesquelles évoluer.

Avec Klaxoon, nous pouvons enrichir les cérémonies de PI Planning en les thématisant. Par exemple, avec un client lillois, nous avons réalisé toute une cérémonie de PIP autour du thème de la braderie de Lille. Ce qui crée une expérience utilisateur unique. C’est d’autant plus important lorsqu’on le réalise à distance. Si le thème est porteur, on peut embarquer les participants. On se sent comme dans une expérience présentielle.

Concrètement, Jérôme a digitalisé la totalité de son PI Planning, en s’appuyant sur Board, la solution de tableau blanc virtuel de Klaxoon. Grâce à Board, tous les échanges se font sur un seul et même support visuel. Tout est visible sur le Board ce qui facilite la compréhension de toutes les personnes présentes. Elles peuvent aussi envoyer leurs idées facilement, même à distance, et visualiser celles des autres. 

Surtout, les étapes importantes du PI Planning sont reproductibles à travers le Board, sans perte d’information ou d’efficacité.  Lorsque chaque équipe se retrouve en sous-groupe, il est très simple de représenter une table virtuelle sur le Board où l’équipe peut se rejoindre et discuter à travers un canal de visioconférence dédié. Le Board permet ainsi de répartir les gens de façon très visuelle à travers l’entièreté du Board. Et surtout sans limite de personnes présentes. Un réel plus lorsqu’on organise un PI Planning avec parfois plus de 100 personnes.

Pour faciliter l’échange, on crée un tableau central qui servira de livrable final. Tous les espaces de sous-groupe sont placés visuellement autour comme on le ferait en présentiel.

Toutes les équipes travaillent sur le même Board, avec des modalités communes. C'est-à-dire que chaque couleur d’idée signifie la même chose pour tout le monde, idem pour les catégories, les dimensions. Cela rend le tout intelligible pour tous.

De même, les échanges entre équipes, les débriefings et les points d’étapes, qui font partie de toute cérémonie de PI Planning s’organisent sur Board, à travers des espaces dédiés

Il suffit de s’interpeller à l’aide de l’outil Question pour éclaircir un point ou trancher collectivement. L’usage de l’écrit permet aux plus timides de s’exprimer et également aux échanges d’être factualisés. 

Grâce à Klaxoon, Jérôme recrée les conditions d’une discussion vivante où tout le monde peut exprimer son point de vue, même derrière un écran. L’une des clés pour générer de l’engagement dans un workshop.

Avec Klaxoon, vos cérémonies PI Planning deviennent plus efficaces

Digitaliser les cérémonies agiles permet de démocratiser leur appropriation. Y compris dans le cas d’un rituel aussi complexe que le PI Planning. Une analyse partagée par Jérome Rajkovic : « À la fin des présentations, nous provoquons une interaction avec les personnes présentes, en s’appuyant sur les couvertures colorées et les émotions véhiculées par les personnages de la collection des Mr/MMe (de Roger Hargreaves) pour demander leur ressenti aux participants. À chaque fin de séquence, on demande aux personnes de “liker” telle ou telle couverture pour savoir si elles ont bien compris et si, par rapport au contenu présenté, elles se sentent en confiance. Slide après slide, on récupère du feedback et on vérifie que tout aille dans le bon sens. » D’un point de vue quantitatif, le recueil de ce feedback sous forme de like permet également de s’assurer de l’engagement des équipes et de leur satisfaction.

À l’issue des cérémonies, grâce au Board, accessible à tous, la restitution se trouve facilitée. Il suffit de se rendre sur le Board, de voir les idées présentes. Pas besoin de compte rendu, tout est disponible car tous les échanges sont factualisés. 

Grâce au temps gagné, les équipes peuvent parler de sujets qu’elles n’arrivaient pas à aborder et explorer davantage : résolution de problèmes complexes, brainstorming, innovation…

Transformez vos pratiques à l’échelle de votre organisation

Toute méthodologie de projet, qu’elle soit agile ou classique, repose sur un présupposé simple : les gens savent se parler pour se coordonner et avancer dans la même direction. Mais comment font-ils à distance ? Vous connaissez certainement cet adage, en informatique le problème se situe dans l’interface chaise-clavier. Le problème reste bien l’humain, votre utilisateur final. Alors quelles solutions ? Apporter de la collaboration, de la participation.

Les résultats du PIP avec Klaxoon peuvent être étendus à tous vos autres rituels. Expressions de besoins, revues de sprint, rétrospectives… tous ces rituels récurrents sont désormais facilement réalisables en mode hybride, sur site comme en télétravail, réunis ou en asynchrone. 

Grâce à la bibliothèque de templates Klaxoon, vous pouvez retrouver des modèles prêts à l’emploi pour toutes vos cérémonies agiles, parmi lesquelles :

• Daily Scrum meeting : la réunion quotidienne de l’équipe de développement en sprint
• Sprint Planning : Organiser facilement le prochain sprint de votre équipe
• la Rétrospective : 5 étapes pour s’améliorer en équipe
• PI Planning : Planifier l’ensemble de votre projet multi-équipes

Vous pourrez également retrouver des templates de Product Backlog, de Planning Poker et beaucoup d’autres sur notre page dédiée.

Les templates vulgarisent les méthodes agiles et les rendent accessibles au plus grand nombre. Grâce à ces modèles prêts à l'emploi, vous pouvez accélérer l'adoption de ces méthodes par vos équipes moins techniques et ainsi transmettre à votre organisation toute entière la culture de l'agilité à l'échelle.