Déployer des cérémonies agiles à grande échelle et à distance

Le challenge : mener une transformation digitale dans un cadre agile

Le groupe Inetum compte 27000 personnes sur tout le territoire français, dont 1200 personnes rien qu’à Lille. Pour mener à bien ses actions, chaque collaborateur doit donc pouvoir coordonner efficacement ses activités avec l’ensemble de l’équipe et les clients. 

Dans l’accompagnement des clients d’Inetum, cela se manifeste par l’usage des méthodes agiles comme cadre de référence pour cadrer leur transformation. De plus, une des valeurs fortes d’Inetum est de maintenir un engagement de proximité avec ses clients, tout en les aidant à trouver des solutions toujours plus innovantes.

En mars 2020, Inetum accompagne la Mutuelle Sociale Agricole (MSA) pour un projet de transformation de leur service informatique. Pour sensibiliser les équipes aux bonnes pratiques et déployer efficacement leurs projets de transformation, Inetum s’appuie sur les cérémonies agiles de la méthodologie SAFe®. 

SAFe® (Scaled Agile Framework®) est un cadre de travail utilisé pour mener une transformation agile à l'échelle de plusieurs équipes, que l'on appelle Feature Teams. Ces équipes travaillent en parallèle sur des rythmes identiques (ou sprints), et sont connectées par des cérémonies communes en plus de celles de leur propre équipe. 

Des rôles tels que ceux de Scrum Master ou Coach Agile sont nécessaires pour dynamiser ces équipes, et assurer la cohérence globale du train (ensemble des Feature Team embarquées). Ce cadre de travail permet de mettre à l’agilité à tous les niveaux de l'organisation, d’aligner toutes les équipes en les coordonnant et en leur partageant la même vision stratégique.

C’est dans un contexte de crise sanitaire et avec toutes les restrictions qui l’accompagnent que Carine, Jérôme et leur équipe doivent réussir à obtenir le même niveau d’engagement, de participation et de compréhension de la méthode SAFe® auprès de la MSA, le tout en travaillant à distance et avec de grands groupes de participants.

Àcet effet, Inetum a choisi Klaxoon allié à Microsoft Teams pour coordonner les différentes équipes suivant les principes de l’agilité. Pour ancrer le processus de transformation du service, Inetum a ainsi organisé des ateliers et des cérémonies agiles à l’aide de Board, le tableau blanc visuel de Klaxoon.

La solution : s’appuyer sur le management visuel pour maximiser la compréhension et la participation aux ateliers agiles

Afin de mettre en place leurs ateliers agiles, Carine, Jérôme et leur équipe présentent leur démarche sur 2 journées consécutives visant à dynamiser les collaborateurs autour de la méthode SAFe®. Chaque atelier a un Board qui lui est associé, et il peut simplement être dupliqué en cas de besoin pour un nouveau projet ou groupe.

Tout d’abord, un kick-off permet d’aligner toute l’équipe sur les enjeux de la transformation, leur présenter le plan d’action et la roadmap pour atteindre cet objectif. Cette première phase d’échange permet d’assurer le coup d’envoi des opérations, et d’introduire efficacement le cœur de l’atelier sous forme de PI Planning.

Le PI Planning pour une organisation efficace

Ensuite, la phase de PI Planning permet d’organiser de manière macro le travail des 100 personnes connectées à l’atelier. L’enjeu est ici de passer à l’échelle, à savoir organiser une cérémonie agile pour un grand nombre de participants de manière aussi fluide que pour un petit groupe.

Le PI Planning est une cérémonie agile de la méthodologie SAFe® qui dure environ 2 jours. C'est un moment où les équipes réfléchissent à l'estimation des tâches à faire durant le prochain sprint (ou itération), au temps que ça va leur prendre... Et c’est l'occasion pour les équipes en charge du développement de se répartir les éléments du Product Backlog à mettre en place (fonctionnalités, refontes, bugs,...).

Pour leur propre atelier PI Planning, Carine, Jérôme et leur équipe utilisent un Board Klaxoon avec un thème visuel général : la Braderie de Lille. Cela leur permet de proposer une expérience unique et immersive aux participants, et de matérialiser un parcours pour les embarquer dans un lieu dédié, tout comme en présentiel.

En se connectant au Board, chaque participant trouve un badge personnalisé à son nom, qu’il lui suffit de “liker” grâce au bouton “J’aime” pour signifier qu’il est bien présent à l’atelier. Cela permet de suivre facilement le nombre de personnes connectées, pour ensuite adapter les besoins pour les moments de travail en sous-groupes.

Exploiter le potentiel visuel et collaboratif de Board

La première demi-journée d’ateliers est cruciale, mais présente des défis pour les animateurs. En effet, elle commence par 3 heures d’informations descendantes à transmettre aux participants. Il est donc important de les maintenir engagés et motivés durant cette phase, et ainsi éviter les décrochages.

Pour cela, l’équipe d’Inetum a sollicité plusieurs intervenants pour présenter une grande diversité de sujets. Sur le Board, les participants s’y retrouvent très facilement, puisque chaque intervention correspond à un set de slides qui est mis à leur disposition sur des tables en terrasse. Ainsi, il leur suffit d’aller de support en support pour suivre l’ensemble des présentations.

Entre deux présentations de slides, l’équipe d’Inetum fait interagir les participants et demande leur degré de compréhension face à ce qui vient d’être expliqué. L’objectif est qu’en fin de matinée, le public soit suffisamment renseigné sur le sujet.

Travailler en équipe : allier Klaxoon et Microsoft Teams

Puis vient une phase de travail en sous-groupes sur le même Board. Pour se mettre d’accord sur le planning à respecter, plus de 100 personnes doivent ici imaginer ce planning à travers le prisme de plusieurs sous-sujets. Les intervenants d’Inetum allient alors la puissance de Klaxoon avec celle de Microsoft Teams : 

• Klaxoon pour répartir les sous-équipes de manière visuelle dans un endroit centralisé, le Board faisant alors office de “pièce commune”.
• Microsoft Teams pour créer des canaux dédiés à chaque sous-groupe sous forme de breakout rooms, pour que chaque équipe communique sans déranger les autres.

Carine, Jérôme et leur équipe ouvrent donc plusieurs salles Teams correspondant aux différentes thématiques à aborder. Les managers peuvent aller de salle virtuelle en salle virtuelle afin de coordonner le travail des sous-groupes et de transmettre des éléments d’information en cross-équipe. Ce système se rapproche du PI Planning en présentiel, et est même plus efficace, car l’équipe gagne du temps : il suffit de cliquer pour changer de salle !

Recueillir le feedback de nombreux participants avec la méthode ROTI

Après ces deux journées de travail, l’équipe d’Inetum a recours à la méthode ROTI (ou Return On Time Invested) pour recueillir facilement le feedback de l’ensemble des participants. Grâce à une Question de Vote rattachée aux idées choisies par les organisateurs, les participants s’expriment facilement et en un clic, et cela permet ensuite d’obtenir des données intéressantes sur les avis moyens et le taux de participation à l'atelier. Pour Inetum, cela permet de s’améliorer pour de prochains ateliers avec des clients.

Au final, toutes les équipes restent sur le même Board, celui de l’atelier sur le thème de la braderie, pour planifier leurs actions en fonction des besoins et des retours des autres équipes. Pour organiser les étapes suivantes au mieux, Carine et son équipe agrémentent alors ce même Board avec des plannings visuels qui représentent chaque sprint à venir. L’objectif est que, régulièrement après l’atelier, les équipes se rassemblent et fassent part de leurs avancées et de leurs points bloquants, ensemble.

Il faut s’enrichir de toutes les fonctionnalités de Klaxoon et des expériences pour matérialiser du distanciel sur du présentiel. Carine Locquet et Jérôme Rajkovic, Responsable Digital Consulting et Coach Agile à Inetum

Le résultat : l’efficacité et la flexibilité des cérémonies agiles facilement reproduite à distance

Grâce aux sessions d’ateliers agiles menées par l’équipe d’Inetum, toutes les équipes de la MSA impliquées parviennent à travailler ensemble de façon synchronisée en adoptant le modèle du sprint. Grâce à Klaxoon, Carine, Jérôme et leur équipe ne sont pas seulement parvenus à appliquer le modèle du PI Planning et des techniques SAFe® en distanciel. Ils ont aussi réussi à rendre ces techniques plus efficaces, avec la puissance de la digitalisation et du management visuel !

Grâce à leur Board, tous les participants ont accès au même niveau d’information, où qu’ils se trouvent et quel que soit leur domaine d’expertise. Ils peuvent à tout moment revenir consulter les éléments partagés en asynchrone, et interpeller des membres de leur équipe avec l’outil Question. C’est aussi un gain de temps car cela réduit considérablement le nombre d’outils et de canaux de communication nécessaires pour les équipes.

En plus de reproduire les mécaniques techniques des cérémonies agiles, Board permet aussi à l’équipe d’Inetum de renforcer l’aspect humain des interactions avec les participants. Par exemple, ils utilisent la méthode Moving Motivators pour stimuler la collaboration et avancer ensemble aussi bien en télétravail qu’ils ne l’auraient fait sur site.