De l’idée à l’action, comment lancer un produit en un temps record, à l’aide de l’intelligence collective ?

Le challenge : rassembler 20 personnes à distance pour résoudre un problème

Jean-Christophe est Portfolio and Project Manager au sein de l’unité Industrie dans une grande société française qui fabrique des tests aidant laboratoires et hôpitaux à faire leurs diagnostics aux patients. Il dirige une équipe de 10 chefs de projet chargés de développer de nouveaux produits pour répondre aux besoins de leurs clients.

En septembre 2020, l’entreprise est dans une position délicate. Elle reçoit des feedbacks négatifs de ses clients : le dernier produit lancé ne serait pas aussi efficace que prévu et plusieurs points seraient à revoir. C’est à Jean-Christophe et son équipe de résoudre cette problématique. Et les enjeux sont de taille !

• Jean-Christophe doit trouver une solution viable, la lancer en production et la commercialiser en seulement 4 mois !
• Il doit rassembler autour de la table et mobiliser plus d’une vingtaine de collaborateurs, représentants de tous les pôles impliqués dans la création d’un nouveau produit : qualité, affaires réglementaires, recherche…
• Le tout doit se faire à distance, puisque l’équipe est alors en télétravail.

Pour Jean-Christophe, organiser ce workshop avec Klaxoon est une évidence : en tant que chef de projet, il apprécie tout particulièrement les solutions qui mettent en avant l'intelligence collective.

La solution: solliciter l’intelligence collective avec Board en 3 étapes

Pour résoudre les problèmes plus efficacement et aller de l’avant, Jean-Christophe utilise Board : un whiteboard infini que l’on peut personnaliser selon ses besoins. Il le prépare à l’avance pour qu’il soit prêt le jour du workshop.

Le premier enjeu était de faire collaborer plus de 20 personnes différentes. Sur ce point, Board m’a vraiment beaucoup aidé comme outil de médiation.

Celui-ci s’articule en 3 étapes : un exercice de brainstorming, une expérience type “Remember the Future” et un suivi de projet. Le but : déterminer collectivement des solutions, tout en favorisant la prise de parole de tous !

1. S’adonner à un exercice de brainstorming avec son équipe

Identifier les problématiques et les contraintes du projet

La première partie du workshop consiste en un brainstorming avec les 20 personnes présentes. Le but est d’identifier clairement les problématiques et les contraintes que rencontre le projet. Concrètement, Jean-Christophe invite tout le monde sur le Board, grâce à un simple lien de partage. Le workshop démarre avec une brève présentation du produit à améliorer, des plans et schémas sont partagés directement sur le Board. Ensuite, les collaborateurs affichent leurs idées permettant d’identifier les contraintes et les problématiques que rencontre le projet. Chacun place ses idées sur un tableau afin de ne pas se perdre dans la quantité d'informations.

En partisan du débat et de la “divergence pour mieux converger”, Jean-Christophe incite les collaborateurs à utiliser la fonctionnalité Question du Board pour pouvoir interroger le propriétaire d’une idée sur sa définition ou simplement pour exprimer son désaccord. Ce faisant, l’exercice de brainstorming se concentre sur les idées qui sont considérées comme importantes pour tout le groupe. Les participants sont alignés sur les problématiques à traiter et les solutions à trouver.

Proposer des solutions

Vient ensuite le moment de proposer des solutions aux problèmes identifiés : la résolution de problème démarre ici. Là encore, les collaborateurs utilisent les idées pour proposer leurs solutions : au total, ils identifient ensemble 6 solutions possibles. À ce stade, le Board est principalement constitué d’un tableau présentant les problèmes identifiés en ligne et les solutions trouvées en colonne.

Pour l’étape suivante, Jean-Christophe demande aux propriétaires des 6 solutions de remplir le tableau : un pouce vert s’ils pensent que leur solution permet de résoudre le problème, autrement un pouce rouge.

Les autres participants sont invités à utiliser la fonctionnalité Question pour apporter leur avis sur les différentes idées. En réponse, les propriétaires des 6 idées peuvent répondre directement et argumenter sur les raisons qui les poussent à penser que leur solution est la meilleure. Ces questions poussent les participants à nuancer leurs propos. La qualité des débats s'en trouve nettement améliorée.

Décider collectivement de la meilleure solution

La dernière étape de cet exercice de brainstorming consiste simplement pour les participants à utiliser la fonctionnalité “Like” pour voter pour leur solution préférée. L’idée qui récolte le plus de likes est la meilleure ! Au fil des discussions et des débats, les collaborateurs s’entendent sur une solution inédite : la solution numéro 1, améliorée de la solution numéro 5. Ainsi, Jean-Christophe est parvenu à inciter les collaborateurs à chercher collectivement des solutions innovantes en seulement 45 minutes !

2. Prévoir les risques pour mieux les éviter avec la méthode Remember the Future

La deuxième grande partie de ce workshop organisé par Jean-Christophe avec Klaxoon consiste pour l’équipe à se plonger dans le futur, selon la méthodologie Remember the Future. Il s’agit d’une méthode agile qui consiste à se positionner mentalement le jour de la sortie du produit pour mieux imaginer toutes les étapes qui séparent l’équipe de ce moment clé. (Vous pouvez retrouver un modèle prêt à l’emploi “Rétro vers le futur” dans notre bibliothèque de templates pour tester cette méthode.)

Dans le cas de Jean-Christophe et ses collaborateurs, il s’agit de se projeter 4 mois plus tard et  faire la liste des tous les prérequis et de tous les résultats qu’il a fallu fournir pour en arriver là.

Toujours sur le même Board, Jean-Christophe affiche deux nouveaux tableaux, cette fois reprenant un mois par colonne jusqu’à remonter en septembre, date du workshop. La moitié des collaborateurs est alors chargée de prévoir ce qu’il a fallu faire pour relever les défis sur l’aspect technique tandis que l’autre moitié s’adonne au même exercice, cette fois sur l’aspect organisationnel. Cette étape permet à Jean-Christophe et aux collaborateurs d’imaginer plus concrètement la mise en place de la solution imaginée en brainstorming.

Conclusion : les deux groupes sont plus optimistes car ils sont tous les deux d’accord pour dire que le projet est réalisable !

À la fin de cette étape, non seulement les collaborateurs sont parfaitement alignés sur ce qui reste à faire, mais en plus, Jean-Christophe obtient un plan d’action très précis des semaines à venir !

3. Assurer le suivi de projet sur le même Board pour mieux se synchroniser

À la suite de ce workshop, le Board Klaxoon utilisé initialement pour le workshop à distance se transforme en outil de gestion de projet. C’est sur ce Board que Jean-Christophe organise une réunion de synchronisation chaque lundi matin. Lors de cette réunion, il établit pour la semaine un planning des résultats à fournir avec comme toujours un code couleur par métier : le but est de s’approcher le plus possible de ce qui a été établi durant le Remember the Future.

Pour enrichir ce planning, Jean-Christophe ajoute des connecteurs entre les tâches pour mettre en lumière les dépendances : ainsi, il est en mesure de déterminer les prérequis à la réalisation d'une tâche. Et en cas de besoin de décaler la livraison d’un résultat, il peut déterminer les conséquences d’un retard et l’identité des personnes qui seront elles-mêmes touchées par ce décalage.

À chaque réunion, tous les participants à la réunion de synchro remplissent le Board avec leurs propres idées et recommandations. Si l’idée est validée par les autres collaborateurs, un pouce vert est assigné à l’idée, construisant ainsi une feuille de route pour chaque semaine, enrichie des avis de chacun.

Le résultat : des effets bénéfiques sur l’équipe et le projet par l’utilisation de Board

Grâce à son Board Klaxoon, Jean-Christophe a pu mener à la fois son brainstorming, l'organisation du plan d'action et son suivi. De quoi le convaincre des bénéfices de cet outil.

• En réunion ou pour organiser un workshop, le design de l’application structure l’information très efficacement et la fluidifie. Cet aspect “management visuel” ou facilitation visuelle du Board est un réel avantage quand on cherche à aligner autant de personnes provenant de pôles différents de l’entreprise.
• Le fait que les collaborateurs puissent interagir directement avec le Board favorise la participation, et donc la mémorisation. Les collaborateurs ne sont plus spectateurs des décisions prises en réunion, mais les acteurs du changement.
• Cela permet aussi de faire remonter les informations, les idées et les problèmes plus rapidement et plus précisément : ce sont les principaux intéressés qui peuvent remplir le Board d’eux-mêmes, depuis n’importe quel appareil et n’importe quand en asynchrone, et pas seulement durant les réunions ou les workshops.
• Ces éléments participent à la mise en place d’une vraie intelligence collective pour Jean-Christophe, qui utilise pour ce faire aussi bien le dialogue que les fonctionnalités “Questions” ou “Like” pour donner la possibilité à tous de s’exprimer sur un point du workshop.

Et même d’un point de vue organisationnel, Jean-Christophe est ravi :

• Les réunions de synchro hebdomadaires et son workshop n’ont jamais été aussi efficaces, tout en prenant moins de temps.
• Le manager ou le chef de projet dispose d’une plateforme riche en informations et ces informations viennent directement des collaborateurs. Il dispose donc d’une mise à jour constante des informations, et plus seulement 1 fois par semaine en réunion. Avec une meilleure réactivité à la clé.
• Puisque le Board est commun à tout le monde, Jean-Christophe observe plus d’entraide, de cohésion de groupe et plus d’agilité : chacun est capable de savoir avec précision ce qui occupe l’autre et le Board affiche très simplement les dépendances entre les tâches des différents collaborateurs.

Comme Jean-Christophe, vous aussi misez sur Klaxoon et le Board pour améliorer vos réunions et favoriser l’intelligence collective !