Le jukebox
Avec l’icebreaker Jukebox, apprenez à vous connaître en musique avant un workshop !
Lancer un nouveau produit en seulement 4 mois, c’est ambitieux, mais pas impossible. La preuve en est avec Jean-Christophe, qui a récemment relevé le défi. Comment ? Grâce à l'intelligence collective, au travail d'équipe et à un workshop efficace, le tout avec les outils Klaxoon et notamment Board.
Jean-Christophe est Portfolio and Project Manager au sein de l’unité Industrie dans une grande société française qui fabrique des tests aidant laboratoires et hôpitaux à faire leurs diagnostics aux patients. Il dirige une équipe de 10 chefs de projet chargés de développer de nouveaux produits pour répondre aux besoins de leurs clients.
En septembre 2020, l’entreprise est dans une position délicate. Elle reçoit des feedbacks négatifs de ses clients : le dernier produit lancé ne serait pas aussi efficace que prévu et plusieurs points seraient à revoir. C’est à Jean-Christophe et son équipe de résoudre cette problématique. Et les enjeux sont de taille !
Pour Jean-Christophe, organiser ce workshop avec Klaxoon est une évidence : en tant que chef de projet, il apprécie tout particulièrement les solutions qui mettent en avant l'intelligence collective.
Pour résoudre les problèmes plus efficacement et aller de l’avant, Jean-Christophe utilise Board : un whiteboard infini que l’on peut personnaliser selon ses besoins. Il le prépare à l’avance pour qu’il soit prêt le jour du workshop.
Le premier enjeu était de faire collaborer plus de 20 personnes différentes. Sur ce point, Board m’a vraiment beaucoup aidé comme outil de médiation.
Celui-ci s’articule en 3 étapes : un exercice de brainstorming, une expérience type “Remember the Future” et un suivi de projet. Le but : déterminer collectivement des solutions, tout en favorisant la prise de parole de tous !
La première partie du workshop consiste en un brainstorming avec les 20 personnes présentes. Le but est d’identifier clairement les problématiques et les contraintes que rencontre le projet. Concrètement, Jean-Christophe invite tout le monde sur le Board, grâce à un simple lien de partage. Le workshop démarre avec une brève présentation du produit à améliorer, des plans et schémas sont partagés directement sur le Board. Ensuite, les collaborateurs affichent leurs idées permettant d’identifier les contraintes et les problématiques que rencontre le projet. Chacun place ses idées sur un tableau afin de ne pas se perdre dans la quantité d'informations.
En partisan du débat et de la “divergence pour mieux converger”, Jean-Christophe incite les collaborateurs à utiliser la fonctionnalité Question du Board pour pouvoir interroger le propriétaire d’une idée sur sa définition ou simplement pour exprimer son désaccord. Ce faisant, l’exercice de brainstorming se concentre sur les idées qui sont considérées comme importantes pour tout le groupe. Les participants sont alignés sur les problématiques à traiter et les solutions à trouver.
Vient ensuite le moment de proposer des solutions aux problèmes identifiés : la résolution de problème démarre ici. Là encore, les collaborateurs utilisent les idées pour proposer leurs solutions : au total, ils identifient ensemble 6 solutions possibles. À ce stade, le Board est principalement constitué d’un tableau présentant les problèmes identifiés en ligne et les solutions trouvées en colonne.
Pour l’étape suivante, Jean-Christophe demande aux propriétaires des 6 solutions de remplir le tableau : un pouce vert s’ils pensent que leur solution permet de résoudre le problème, autrement un pouce rouge.
Les autres participants sont invités à utiliser la fonctionnalité Question pour apporter leur avis sur les différentes idées. En réponse, les propriétaires des 6 idées peuvent répondre directement et argumenter sur les raisons qui les poussent à penser que leur solution est la meilleure. Ces questions poussent les participants à nuancer leurs propos. La qualité des débats s'en trouve nettement améliorée.
La dernière étape de cet exercice de brainstorming consiste simplement pour les participants à utiliser la fonctionnalité “Like” pour voter pour leur solution préférée. L’idée qui récolte le plus de likes est la meilleure ! Au fil des discussions et des débats, les collaborateurs s’entendent sur une solution inédite : la solution numéro 1, améliorée de la solution numéro 5. Ainsi, Jean-Christophe est parvenu à inciter les collaborateurs à chercher collectivement des solutions innovantes en seulement 45 minutes !
La deuxième grande partie de ce workshop organisé par Jean-Christophe avec Klaxoon consiste pour l’équipe à se plonger dans le futur, selon la méthodologie Remember the Future. Il s’agit d’une méthode agile qui consiste à se positionner mentalement le jour de la sortie du produit pour mieux imaginer toutes les étapes qui séparent l’équipe de ce moment clé. (Vous pouvez retrouver un modèle prêt à l’emploi “Rétro vers le futur” dans notre bibliothèque de templates pour tester cette méthode.)
Dans le cas de Jean-Christophe et ses collaborateurs, il s’agit de se projeter 4 mois plus tard et faire la liste des tous les prérequis et de tous les résultats qu’il a fallu fournir pour en arriver là.
Toujours sur le même Board, Jean-Christophe affiche deux nouveaux tableaux, cette fois reprenant un mois par colonne jusqu’à remonter en septembre, date du workshop. La moitié des collaborateurs est alors chargée de prévoir ce qu’il a fallu faire pour relever les défis sur l’aspect technique tandis que l’autre moitié s’adonne au même exercice, cette fois sur l’aspect organisationnel. Cette étape permet à Jean-Christophe et aux collaborateurs d’imaginer plus concrètement la mise en place de la solution imaginée en brainstorming.
Conclusion : les deux groupes sont plus optimistes car ils sont tous les deux d’accord pour dire que le projet est réalisable !
À la fin de cette étape, non seulement les collaborateurs sont parfaitement alignés sur ce qui reste à faire, mais en plus, Jean-Christophe obtient un plan d’action très précis des semaines à venir !
À la suite de ce workshop, le Board Klaxoon utilisé initialement pour le workshop à distance se transforme en outil de gestion de projet. C’est sur ce Board que Jean-Christophe organise une réunion de synchronisation chaque lundi matin. Lors de cette réunion, il établit pour la semaine un planning des résultats à fournir avec comme toujours un code couleur par métier : le but est de s’approcher le plus possible de ce qui a été établi durant le Remember the Future.
Pour enrichir ce planning, Jean-Christophe ajoute des connecteurs entre les tâches pour mettre en lumière les dépendances : ainsi, il est en mesure de déterminer les prérequis à la réalisation d'une tâche. Et en cas de besoin de décaler la livraison d’un résultat, il peut déterminer les conséquences d’un retard et l’identité des personnes qui seront elles-mêmes touchées par ce décalage.
À chaque réunion, tous les participants à la réunion de synchro remplissent le Board avec leurs propres idées et recommandations. Si l’idée est validée par les autres collaborateurs, un pouce vert est assigné à l’idée, construisant ainsi une feuille de route pour chaque semaine, enrichie des avis de chacun.
Grâce à son Board Klaxoon, Jean-Christophe a pu mener à la fois son brainstorming, l'organisation du plan d'action et son suivi. De quoi le convaincre des bénéfices de cet outil.
Et même d’un point de vue organisationnel, Jean-Christophe est ravi :
Comme Jean-Christophe, vous aussi misez sur Klaxoon et le Board pour améliorer vos réunions et favoriser l’intelligence collective !
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