Le télétravail en équipe : soyez efficaces ensemble, même à distance

Le télétravail, une nouvelle modalité de travail incontournable

Travailler à distance, isolé des bruits du bureau, peut devenir très efficace. Mais qu’en est-il du télétravail en équipe ? Comment intégrer le partage d’informations, le rythme de chaque membre de l’équipe, les urgences et le temps de travail individuel, tout en préservant la cohésion de groupe pour faire avancer les projets communs ?

Pour y parvenir, avoir les outils adéquats est primordial. Les équipes distribuées ont besoin de clés pour collaborer à distance efficacement. Matériel adapté, tel qu’un ordinateur portable, tablette ou smartphone, et nouvelles méthodes de management visuel s’invitent dans l’ère du travail des années 2020 : visioconférences, réunions par téléphone, réunions à distance, réunions hybrides et, surtout, un espace de travail partagé à distance deviennent indispensable.

Les avantages d’un espace partagé en ligne pour les télétravailleurs

Aujourd'hui, les avancées technologiques permettent de multiplier les formes de travail hybrides. Lorsque vous travaillez principalement à distance, il est primordial de conserver des rendez-vous réguliers pour suivre l’avancement d’un projet commun. 

Cela permet de garder un lien fort afin de travailler efficacement en équipe. Être isolé chez soi peut engendrer une baisse de dynamisme ; c’est pourquoi avoir des moments de synchronisation réguliers tels que des points projet hebdomadaires, et des outils de travail collaboratifs en ligne intuitifs et efficaces, change la donne. Vous gardez ainsi la motivation et l’envie de faire avancer votre projet vers ses objectifs.

Partager un Board Klaxoon vous garantit d’être toujours sur la même longueur d’onde que les autres acteurs avec lesquels vous partagez votre activité. Vous avez les mêmes informations en temps réel et avancez dans la même direction ; ce qui garantit le succès de tous vos projets réalisés même à distance.

Une gestion de projet efficace, même à distance

Klaxoon prend totalement en compte les besoins en gestion de projet lors du développement de ses outils de travail collaboratif en ligne. Vous avez besoin d’être efficaces tout en vous adaptant aux conditions de travail imposées à la fois par la modernité et l’agilité des nouvelles technologies et par des événements imprévus comme la crise du Covid-19.

L’espace de brainstorm, Board, sous forme de tableau de bord partagé, est une aide précieuse lorsque votre équipe met en place le télétravail de façon régulière. Travail à distance, mindmap collaborative en ligne et suivi des tâches de chacun ; vous pouvez faire tout cela sur Board ! Vous êtes ainsi assuré d’avoir toujours une vision réelle et d’ensemble des tâches en cours et à venir de votre projet. La distance n’est plus un frein à vos projets, et le temps non plus car tous les participants invités sur le whiteboard digital peuvent y participer de façon synchrone ou asynchrone : en réunion d’équipe ou quand ils le souhaitent, en dehors des réunions !

Un support agile et personnalisable avec des modèles de réunion prêts-à-l’emploi

Le management visuel et agile se pare de nombreuses méthodes permettant aux équipes de mieux communiquer et mieux travailler ensemble.

Parmi celles-ci, que vous pouvez découvrir dans la bibliothèque de templates Klaxoon, le Speedboat, une méthode de rétrospective collaborative. Grâce à la métaphore du bateau, toute votre équipe peut prendre du recul pour faire le point sur les difficultés et les points forts afin de s’améliorer au cours d’un projet. Bien plus qu’un jeu, le Speedboat permet de mobiliser l’intelligence collective. Plus de soucis à se faire si tout ou une partie de votre équipe est en télétravail, Board permet de participer même à distance facilement grâce à ses fonctionnalités participatives, et notamment Live, la visioconférence intégrée.

Petit guide du télétravail : 3 conseils pour réussir

1. Organiser son espace de télétravail à distance

Outre les bons outils et les bonnes méthodes, il est bien évidemment primordial de mettre en place les bonnes conditions pour un télétravail agréable et productif.

Commencez par trouver un endroit adapté chez vous et, si possible, uniquement dédié à votre activité professionnelle. Cela peut ne pas être une pièce entière mais, un espace réorganisé pour l’occasion fera la différence. Vous pouvez y installer vos appareils numériques et vous créer un vrai bureau « en immersion » à la maison. Pensez aux plantes et au thermos de boisson chaude ou froide selon les saisons ! Cela vous donnera tout de suite la sensation « d’aller travailler », et même l’envie de vous habiller de circonstance. Si vous en avez la possibilité, n’hésitez pas à rajouter un deuxième écran à votre ordinateur, ainsi qu’un casque avec micro pour plus de confort, et des réunions à distance compréhensibles !

2. Conserver un équilibre vie personnelle-vie professionnelle

Adapter votre rythme de travail à ces nouvelles conditions, et vous re-créer un emploi du temps, est l’étape à ne pas manquer pour ne pas vous retrouver confus ou noyé entre les tâches professionnelles à accomplir, et les tâches domestiques qui vous sautent aux yeux lorsque vous êtes confortablement installé chez vous.

Programmez-vous des plages de travail à horaires fixes et accordez-vous des pauses, cela évite les distractions et les rêveries interminables devant la fenêtre de son bureau. Mettez-vous d’accord avec votre équipe pour planifier des réunions hebdomadaires ou journalières et synchroniser vos actions. Le côté rituel permet de garder l’équipe soudée et chaque membre se sentira pleinement intégré au projet. De plus, cela vous permet de partager le même niveau d’information, de vous tenir au courant des sujets des autres et de voir l’évolution de leurs projets. L’outil de management visuel parfait pour ça est le template Weekly, par exemple.

3. Tirer profit de tous les outils à votre disposition pour travailler en équipe à distance

Équipé de la suite d’outils collaboratifs Klaxoon, vous pouvez vous connecter à partir de n’importe quel terminal numérique. Vous pouvez installer l’app sur votre smartphone pour encore plus de facilité et d’adaptabilité. Utiliser Board sur smartphone permet d’être souple et de continuer à travailler à distance, même lorsque les aléas de la vie ou les urgences vous emmènent en dehors de votre espace de travail à domicile.

Vous pouvez ensuite organiser ou participer à des réunions d’avancement à distance, planifier vos ateliers de travail (seul, avec toute l’équipe ou seulement certains membres) et rester connecté à votre équipe en travaillant sur des sujets comme vous le feriez au bureau ou autour d’un café.

Dans ce template, Klaxoon vous guide avec ses outils collaboratifs en ligne pour que vous intégriez les bonnes pratiques du télétravail.

Que vous ayez vous-même lancé le Board ou que vous soyez participant, appuyez-vous sur le management visuel pour faciliter la compréhension ! Intégrez photos, dessins, vidéos, liens vers des médias à vos idées, elles n’en seront que plus percutantes et claires. Prenez-vous au jeu et allez fouiller dans la barre d’outils pour personnaliser le tableau de bord. Jouez sur les mises en forme et proposez votre propre organisation des idées, peu importe que vous soyez membre d’une équipe projet ou chef de projet vous-même. Le travail à distance devient ainsi véritablement collaboratif.

Prenez le temps d’explorer toutes les fonctionnalités de Board, qu’il vous serve de calendrier de suivi ou d’outil de design thinking plus poussé.

La fonctionnalité “Me suivre” permet à chacun de prendre la main sur le Board pour synchroniser l’écran des participants et naviguer dans le whiteboard afin que tout le monde voie la même chose en même temps. Vous pouvez aussi avancer plus vite entre l’étape idée et action d’un projet grâce aux dimensions et aux catégories personnalisables dans les options. En fonction de votre besoin, Klaxoon propose différents modes de présentation : la vue Board pour l’idéation et le desing thinking, la vue Colonne pour la gestion de projet et la vue Liste pour trier les idées. L’outil Questions deviendra aussi votre précieux allié pour poser une question au groupe, effectuer un sondage ou interpeller une personne en particulier.

À vous de jouer, avec la suite d’activités Klaxoon, votre travail en équipe sera aussi efficace depuis le bureau qu’en télétravail ! Découvrez nos offres et créez-vous dès maintenant un compte gratuit pour tester Klaxoon.