Qu'est-ce qu'une réunion efficace en terme de temps ?

Avant même le début de la pandémie, on recensait déjà trop de réunions dans une journée de travail en moyenne. Aujourd'hui, alors que de nombreuses entreprises se tournent vers le télétravail à temps plein ou partiel, les réunions ont débordé jusqu’à parfois occuper l’intégralité des journées.

Selon la Harvard Business Review :

De nouvelles recherches montrent que 70 % des réunions empêchent les employés de travailler de manière productive… De plus, le nombre de réunions auxquelles on participe en moyenne a augmenté de 13,5 %.

Cet article va passer en revue les moyens de diminuer le nombre de réunions et de rendre les réunions plus efficaces dans l'ensemble. Tout d'abord, voyons ce qui est à l’origine de cette tendance d’avoir toujours plus de réunions chaque jour.

Pourquoi multiplie-t-on les réunions ?

Un trop grand nombre de réunions de travail tout au long de la journée peut être épuisant, mentalement et financièrement. La « Zoom fatigue » (ou fatigue des réunions virtuelles) est devenue une réalité. Voici quelques raisons pour lesquelles on constate néanmoins une tendance à la hausse des réunions quotidiennes.

Moins de discussions, plus d'appels

Avant, lorsque tout le monde était sur place, il suffisait de passer voir un(e) collègue à son bureau pour pouvoir échanger quelques mots rapidement. Ces discussions informelles autour de la "machine à café" permettaient de bavarder, mais aussi d'engager des discussions sur les projets ou le travail. Pour ceux qui travaillent désormais principalement à domicile, ces discussions ont disparu. La proximité avec un autre membre de l'équipe ne peut plus se faire que par un appel, un SMS ou un e-mail.

L’espace de réunion n’a plus de limites physiques

Si vous travailliez dans un bureau avec de petits espaces de réunion ou si la "grande salle" n'était pas disponible, vous deviez planifier des réunions plus petites, organiser des réunions séparément avec différentes équipes ou être plus sélectif dans vos choix pour la réunion. Aujourd'hui, les réunions ne limitent pas le nombre de personnes que vous pouvez inviter, il est donc plus facile d'inviter toute personne susceptible d'avoir un intérêt dans le projet.

Les gens sont distraits

Animer une réunion depuis votre écran d'ordinateur peut tout naturellement vous conduire à faire plusieurs choses à la fois, alors que vous devriez être attentif. Il est très facile de passer à côté d'une information ou d'une question directe, ce qui vous amène à vous demander quel était le sujet de la réunion et à ne pas savoir quelles sont vos tâches spécifiques. Malheureusement, cela peut conduire à d’autres réunions ou à des "appels rapides" à l'équipe pour éclaircir des points qui avaient déjà été évoqués.

Comment réduire le nombre de réunions

C'est une question difficile. Et peut-être la réponse ne réside-t-elle pas dans la réduction du nombre de réunions, mais dans l'amélioration de leur efficacité. Quoi qu'il en soit, voici quelques moyens de réduire le nombre de vos réunions au quotidien.

(Nous aborderons par la suite la question d’améliorer leur efficacité).

Cela ne nécessite pas une réunion

Avant de programmer une autre réunion, demandez-vous : "Est-ce qu’il aurait été suffisant d’envoyer un e-mail à la place ?". Bien sûr, ça peut très vite devenir un running gag avec vos collègues, et on pourrait alors même faire des mugs avec cette phrase imprimée dessus. Mais c'est vraiment ce qu’il faut se demander. Certaines réunions ne sont tout simplement pas nécessaires. Demandez-vous si la vôtre l'est ou non. Si ce n'est pas le cas, trouvez un autre moyen de communiquer.

En visio, utilisez la caméra

Une partie de la lassitude liée à l'usage de Zoom est liée au fait de passer trop de temps en face de personnes qu’on ne connaît pas vraiment. Cependant, s'il s'agit d'une réunion importante avec des informations cruciales, vous pouvez inciter les participants à montrer leur visage. Le fait de pouvoir voir les autres peut limiter le multitâche, et améliorer la communication globale par des gestes et des indices non-verbaux.

Limitez les invitations

Demandez-vous qui est indispensable pour la réunion. Si une personne est facultative, faites-lui gagner du temps en ne lui envoyant pas d'invitation. Si vous êtes chef d'équipe, encouragez la limitation des réunions à un nombre réduit de personnes, et trouvez de nouveaux moyens de communiquer avec ceux qui pourraient bénéficier de l'information, mais qui n'ont pas nécessairement besoin d’être présents à l’instant T.

Comment rendre vos réunions plus efficaces

Bien sûr, si vous avez épuisé toutes ces options ou si elles ne vous conviennent pas, la solution est peut-être de trouver des moyens de rendre vos réunions plus efficaces.

Adaptez vos outils aux objectifs de votre réunion

Pour certaines présentations, des outils comme Zoom et Microsoft Teams conviennent parfaitement. Mais pour les réunions, où vous souhaitez obtenir l'avis de l'équipe, collaborer ou que quelqu'un d'autre parle et partage, vous pouvez envisager de meilleurs outils qui facilitent cela.

La Workshop Platform de Klaxoon est un exemple de ce type d’outils. Elle inclut un tableau blanc, une vidéoconférence intégrée, des enquêtes, des quiz, des rapports automatiques, des présentations interactives et séquencées avec des retours consolidés, ... Et, avantage qui n’est pas des moindres, c’est gratuit pour se lancer !

Rendez les réunions participatives

Lorsque vous ne vous adressez pas directement aux gens ou que les informations ne concernent pas nécessairement leur travail, les employés peuvent faire la sourde oreille, consulter leurs e-mails, effectuer d'autres tâches ou faire tout autre chose que d’être attentifs. Rendre les réunions plus interactives peut limiter ces distractions. Il est difficile de faire autre chose à côté si vous pouvez être appelé à participer à tout moment.

Icebreakers

Utiliser des icebreakers en dehors d'un événement de réseautage peut faire sourire. Mais la vérité est que beaucoup d'entre nous ne connaissent plus vraiment leurs collègues de travail. À moins de les avoir connus avant la pandémie, nous ne les connaissons certainement pas en dehors des réunions que nous avons eues avec eux. Et la plupart des réunions n'ont pas l'habitude d'apprendre à mieux se connaître. Pourquoi pas ? Connaître ses coéquipiers est un élément essentiel pour travailler ensemble. Les icebreakers peuvent aider à détendre un groupe, à se concentrer sur la tâche à accomplir et à renforcer la confiance au sein du groupe.

Sondages et enquêtes

L'un des moyens les plus simples de renforcer les interactions consiste à proposer des sondages et des enquêtes tout au long de la réunion. Vous pouvez les planifier à l'avance, ou les mettre en place au fur et à mesure. Certains peuvent être amusants, mais faites en sorte que d'autres soient directement liés au travail. Ne serait-il pas utile de savoir si les 45 dernières minutes d'une réunion ont eu un sens, et si chacun a compris les messages clés ? Ces questions peuvent fournir au responsable du groupe des informations essentielles, et l'aider à mieux gérer les futures réunions.

Encouragez les émojis et le chat en parallèle

La plupart des logiciels de réunions virtuelles sont dotés d'un chat ou d'une fonction similaire utilisant des emojis. Demandez aux participants de lever la main pour poser des questions, d'applaudir pour un travail bien fait et de laisser des commentaires tout au long de la réunion. Cela peut être un peu gênant au début, mais une fois que tout le monde s'y sera habitué, vous constaterez que les membres de l'équipe apprécieront ces fonctionnalités supplémentaires pendant vos réunions.

Clarifiez les informations et assignez des tâches directes

Il est essentiel de savoir ce qu'il faut faire à l'avance si vous voulez transmettre ces informations aux autres. Assurez-vous d'être en mesure de transmettre l'information de façon claire et efficace afin de ne pas perdre de temps à réexpliquer des choses ou à répondre à des questions auxquelles on aurait dû répondre bien avant (ou en asynchrone).

Il est également important de s'assurer que les membres de l'équipe comprennent les points à retenir et les tâches à accomplir une fois la réunion terminée. Cela ne vous fera peut-être pas gagner beaucoup de temps pendant la réunion, mais cela pourrait éviter de nouvelles réunions ou de nouveaux appels. Prenez quelques instants à chaque session pour faire un tour de table et demander à chacun s'il connaît les prochaines étapes.

Demandez à quelqu’un de vous aider

Que vous ayez besoin d'un moment pour reposer votre voix ou de quelqu'un pour effectuer les tâches interactives mentionnées ci-dessus, un assistant de réunion peut aider les réunions à être plus efficaces et à se dérouler plus facilement. Il peut lancer des sondages et des enquêtes pour vous, poser des questions (directement ou à tout le monde) et vous fournir une évaluation sur la façon d'améliorer les réunions à l'avenir.

Contribuer à améliorer les relations

Comme mentionné ci-dessus, de meilleures relations signifient une meilleure confiance. Cette confiance peut conduire à plus de productivité, de participation et de communication. Pour améliorer les relations au sein de votre équipe, encouragez-les à mieux se connaître, permettez-leur de bavarder pendant la première partie de la réunion, et allez plus loin dans la présentation des nouveaux membres de l'équipe que les questions autour de ses missions professionnelles.

Les avantages d'une réunion efficace en termes de temps

Il y a de nombreux bénéfices à tirer du fait de faire gagner du temps à chacun tout au long de sa journée de travail. Vous ne gagnerez peut-être pas un prix, mais vous occuperez une place spéciale dans le cœur de nombreux collègues. Voici quelques avantages de rendre les réunions plus efficaces en termes de temps.

Les projets démarrent et se terminent à temps

Lorsque les informations relatives à un projet sont partagées de manière complète et claire et que les tâches individuelles sont bien définies, les projets peuvent démarrer et se terminer à temps. Le respect des délais est souvent synonyme de ressources adéquates, de clients satisfaits et de bénéfices accrus pour votre entreprise.

Tout le monde a plus de temps pour faire avancer ses sujets

"Je ne vais pas vous voler 10 minutes de plus." Qui n'aime pas entendre ces belles paroles ? Le temps supplémentaire permet aux gens d'aller prendre un verre d’eau ou un café, d'aller aux toilettes ou de terminer le travail sur lequel ils étaient concentrés. Au lieu de subir l'effet domino des réunions en retard, ils peuvent se sentir moins pressés, et plus détendus dans leur journée.

Vous devenez un héros pour beaucoup

Nous avons tous un collègue ou un chef d'équipe avec qui nous redoutons les réunions. Il peut s'agir d'une personne mal organisée, qui aime divaguer, ou tout simplement d'une personne qui nous fait perdre notre temps. En organisant des réunions toujours efficaces, vous ne serez pas dans ce cas. Au contraire, vous serez celui avec qui tout le monde aime travailler. Vous deviendrez un héros de l'environnement de travail hybride.

Conclusion

Les réunions, surtout dans un lieu de travail virtuel, sont de plus en plus essentielles. Mais elles ne doivent pas nécessairement être pénibles. En mettant en œuvre de meilleurs outils et solutions, et en prenant le temps d'améliorer un peu la journée de chacun, vous contribuerez grandement à atténuer la pression à laquelle nous sommes tous confrontés dans ce nouvel environnement de travail à distance.

Si vous avez encore des questions ou si vous voulez essayer de nouvelles choses pour améliorer votre propre journée de travail, consultez les outils et les ressources que nous proposons chez Klaxoon.

Combien cela vous coûte-t-il ?

Au cas où vous vous demanderiez maintenant combien coûtent vos réunions, nous avons développé un outil sympa pour vous aider !

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