Comment susciter l'engagement de votre public en ligne

Fin 2019, Zoom - le logiciel de réunion en ligne le plus populaire au monde - comptait environ 10 millions d'utilisateurs de manière quotidienne pour leurs réunions. En 2020, après le début de la pandémie, il comptait plus de 300 millions d'utilisateurs.

Inutile de dire que les temps ont bien changé au cours des deux dernières années. Aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises sont passées à un environnement de travail entièrement distant ou hybride. En raison de ce changement, les employés doivent assister à de plus en plus de réunions, et presque toutes se déroulent à travers un écran d'ordinateur. Tous ces changements dans la façon dont les gens se réunissent pour travailler ont mis en évidence un nouveau problème. Un nouveau problème pour lequel un nouveau terme est apparu.

Celui de la "Zoom fatigue".

Qu'est-ce que la Zoom fatigue  ?

Si vous vous sentez groggy, anxieux ou épuisé après plusieurs réunions en ligne, il est probable que vous ayez souffert de la Zoom fatigue. La Zoom fatigue est un sentiment d'épuisement ou de surmenage associé à l'utilisation excessive des plateformes de réunion virtuelle. Bien entendu, ce phénomène n'est pas propre à Zoom, mais à toutes les plateformes numériques permettant des communications en face-à-face ou par vidéo.

Comment survient la Zoom fatigue

Dans un article auto-évalué par ses pairs, le premier de ce type, le professeur de communication Jeremy Bailenson a mis en évidence quatre conséquences des discussions vidéo prolongées qui contribuent au sentiment de fatigue lié à Zoom.

Ces conséquences sont les suivantes :

  • Le regard fixe à faible distance
  • La charge cognitive
  • Un miroir à longueur de journée
  • Une mobilité réduite

Examinons chacun d'eux de plus près.

La proximité et le poids du regard des autres

Selon les normes culturelles, la plupart d'entre nous ne regardent pas souvent les yeux ou le visage de l'autre, à moins d'être dans une relation intime. Dans son article intitulé "Nonverbal Overload : A Theoretical Argument for the Causes of Zoom Fatigue", Bailenson cite en exemple ce qui se passe lorsque les gens s'entassent dans un ascenseur. Lorsque nous sommes obligés d'être en contact étroit avec d'autres personnes, nous compensons souvent cette proximité en détournant les yeux vers le sol plutôt que de regarder le visage d'un étranger.

Lorsque nous sommes dévisagés, surtout lorsque nous parlons, notre corps réagit, ce qui entraîne des niveaux de stress, d'insécurité et d'anxiété plus élevés. Lors d'un appel Zoom ou d'une téléconférence, où nous devons avoir nos vidéos allumées, nous avons une réaction similaire, car nous avons l'impression d'être observés ou dévisagés. Nous dépensons alors plus d'énergie que d'habitude pour essayer d'y faire face.

La charge cognitive

Lorsque nous parlons à quelqu'un en personne, nous percevons des signaux non-verbaux spécifiques et leur donnons un sens. Cependant, lors d'une communication par appel vidéo, soit ces signaux non-verbaux n'existent pas comme prévu, soit ils ont tendance à être exagérés pour augmenter la probabilité de les recevoir. Par exemple, certaines études montrent que les personnes parlent environ 15 % plus fort lors des appels vidéo qu'en personne. Ce volume supplémentaire oblige la personne qui parle à travailler plus fort qu'elle ne le ferait normalement.

L'article mentionne également l'exagération des indices. Un signe de tête ou un geste montrant la reconnaissance ou l'intérêt pour ce que dit quelqu'un est naturel pour la plupart des gens. Mais lors d'un appel vidéo, ces réponses naturelles deviennent plus conscientes et moins compréhensibles.

Un miroir toute la journée

Se voir dans un miroir peut provoquer des sentiments négatifs et du stress, en particulier chez les femmes. Comme la plupart des logiciels de réunion en ligne nous montrent notre propre image, cela peut être équivalent au fait de tenir un miroir devant soi plusieurs fois et pendant plusieurs heures, tout au long de la journée.

L'impact spécifique de ce phénomène sur la vidéoconférence n'est pas encore connu. Néanmoins, les études portant sur les miroirs montrent qu'ils peuvent provoquer de nombreux effets négatifs et émotions selon la façon dont on se perçoit ou dont on s'inquiète de la façon dont les autres nous perçoivent.

Une mobilité réduite

La quatrième conséquence identifiée par Bailenson est la réduction de la mobilité due à la nécessité de rester dans le champ de vision de la caméra. La plupart des caméras sont fixes, et les employés doivent rester conscients de l'endroit où ils se trouvent. Pendant les réunions en personne, les gens bougent. Ils se tiennent debout, s'étirent, griffonnent sur un bloc-notes, voire se lèvent pour dessiner sur un tableau ou prendre un verre d'eau.

Cette mobilité réduite entraîne une immobilité peu naturelle. De plus, il a été démontré que le manque de mouvement réduit la compréhension, la rétention et la créativité dans les réunions. En clair, nous ne sommes pas au mieux de notre forme lorsque nous devons rester immobiles, et les normes de vidéoconférence nous obligent à rester en place pendant de longues périodes.

Pourquoi la Zoom fatigue est importante

Nous devons comprendre l'importance de la Zoom fatigue car lorsque nous devons effectuer un travail profond et engageant, principalement par le biais d'une vidéoconférence, nous devons peut-être revoir nos attentes à la baisse ou modifier notre mode de fonctionnement.

Si votre prochaine réunion porte sur un travail important qui a un impact considérable sur l'orientation de votre entreprise, une salle pleine de Zoombies (Zoom + zombies) usés n'est peut-être pas idéale.

Au lieu de cela, vous pouvez intégrer certains moyens pour les aider à surmonter leur fatigue ou les préparer à l'avance afin d'augmenter la probabilité que vous organisiez une réunion en ligne réussie.

Comment combattre la Zoom fatigue

Heureusement, il existe des moyens de combattre ou de prévenir la fatigue liée à Zoom pour vous-même, les membres de votre équipe et votre audience en ligne.

1. Limitez le nombre de réunions

À moins que vous ne soyez le patron, vous n'avez peut-être pas ce pouvoir. Mais, lorsque vous pouvez éliminer certaines réunions de votre journée ou de votre semaine, cela peut vous aider à surmonter la Zoom fatigue. Si vous êtes le patron, demandez-vous si une réunion doit avoir lieu ou s'il serait plus judicieux de trouver un autre moyen de partager l'information.

2. Utilisez d'autres méthodes de communication

En parlant d'e-mail ou de chat, envisagez différentes façons de vous connecter à vos collègues. Avec toutes les options de chat disponibles aujourd'hui (Slack, Google chat, Microsoft Teams, etc.), il existe de nombreuses façons différentes de se connecter. Envisagez de remplacer une réunion par un nouveau format. Même des plateformes plus engageantes (comme Klaxoon) pourraient rendre les réunions différentes et plus agréables.

3. Prévoyez un temps de transition entre les réunions

L'un des aspects les plus pénibles des réunions en ligne est que, lorsque les réunions se succèdent, il n'y a pas beaucoup de temps pour se lever, se déplacer et se reposer. Au moins dans un bureau traditionnel, vous devez vous précipiter vers la salle de conférence suivante. Lorsque vous êtes en charge de réunions, faites de votre mieux pour terminer quelques minutes plus tôt, ou même prévoir 25 minutes au lieu de 30. Accorder seulement cinq minutes peut aider les collègues à réduire leur Zoom fatigue.

4. Rendez les caméras facultatives

L'une des raisons de la Zoom fatigue est le face-à-face constant. À moins qu'il n'y ait une raison d'allumer votre caméra, pensez à l'éteindre pendant certaines réunions. Bien sûr, il existe maintenant des études qui montrent que le fait d'allumer votre caméra peut aider votre carrière, mais il pourrait être bénéfique de la laisser éteinte quand vous le pouvez.

5. Découragez le multitâche

Lorsque tout est au bout de vos doigts et que les notifications sonnent toutes les deux secondes, il peut être difficile de se concentrer sur la tâche à accomplir. Bien qu'il soit parfois nécessaire ou qu'il semble être une bonne idée de faire d'autres travaux pendant une réunion virtuelle, ce type de multitâche ne fait qu'accroître le stress et la fatigue que vous ressentez. Faites de votre mieux pour éteindre votre téléphone et réduire les fenêtres de votre navigateur. Peut-être qu'une pause dans vos autres tâches est le rafraîchissement dont vous avez besoin.

6. Utilisez des filtres d'arrière-plan

Lorsque Zoom a commencé à s'imposer dans le travail à distance, les arrière-plans numériques sont devenus plus populaires. En partie parce que de nombreuses personnes ont soudainement dû construire des bureaux de fortune dans leur maison, en partie, parce que la famille ou les animaux domestiques étaient présents. L'utilisation de filtres d'arrière-plan peut vous aider à mieux vous concentrer sur ce qui se trouve devant vous au lieu de vous soucier des personnes, des animaux ou du désordre derrière vous.

7. Encouragez les changements à l'échelle de l'entreprise

Les personnes occupant des postes de direction doivent être conscientes de la fatigue liée à Zoom et des problèmes qu'elle peut causer aux collègues du bureau virtuel. En reconnaissant ce problème potentiel, vous pouvez montrer à vos employés que vous vous souciez de leur bien-être et les aider à être plus productifs dans leur travail. Essayez différentes stratégies pour réduire la fatigue et améliorer l'engagement de votre équipe. Lorsque quelque chose fonctionne, faites-en part à votre organisation pour voir si des changements pourraient être apportés à l'échelle de l'entreprise. De nombreuses entreprises ont adopté le "No-Meeting Day" ou le "Deep Focus Day" pour aider à prévenir la fatigue des réunions chez leurs employés.

Ces types de changements ne sont peut-être pas naturels pour vous et votre bureau. Faites votre part pour éduquer et encourager tout le monde à comprendre ce qui peut arriver si les Zoombies non engagés prennent le dessus sur la culture de votre bureau.

Comment susciter l'engagement de votre audience en ligne

Maintenant que nous avons parlé de la lassitude à l'égard de Zoom et de ses répercussions, discutons de la manière de susciter davantage d'engagement lors de vos réunions virtuelles. Qu'il s'agisse d'une présentation, d'un atelier, d'un brainstorming ou d'une réunion hebdomadaire, il est essentiel de connaître les meilleures pratiques pour accroître les efforts de chacun et l'efficacité de votre équipe.

Que se passe-t-il lorsque l'engagement fait défaut ?

Dans un cadre traditionnel, lorsque quelqu'un pose une question, il est courant qu'une personne dans la salle apporte une réponse. Vous pouvez même utiliser votre langage corporel ou le contact visuel pour obtenir des réponses de certaines personnes.

Malheureusement, dans les réunions en ligne, ce n'est pas le cas. Les silences gênants et les pauses prolongées sont devenus monnaie courante. Ils peuvent être source d'anxiété, tant pour le présentateur que pour les participants à la réunion.

L'une des raisons de ce phénomène est l'absence de signaux non-verbaux dans une réunion virtuelle. Personne ne sait qui une personne regarde - la plupart du temps, elle se regarde ou lit un email. De plus, à moins que vous ne soyez un orateur actif lors des réunions en ligne, vous êtes probablement en sourdine. Cela signifie que vous devez faire un effort pour vous désactiver afin de pouvoir parler. Une troisième raison est de ne pas savoir quand quelqu'un d'autre pourrait parler à votre place. En personne, vous pouvez reconnaître la posture avancée de quelqu'un ou le voir se préparer à parler. C'est beaucoup plus difficile en ligne.

Lorsque ces moments se produisent, ils peuvent aspirer la vie de la salle virtuelle et rendre la réunion malaisante et improductive.

Conseils pour améliorer l'engagement

Que pouvez-vous faire pour susciter à nouveau l'intérêt de votre public et faire en sorte que votre réunion soit productive ? Voici quelques conseils à essayer.

Conseil n° 1 - Commencez avant le début de la réunion

Nous sommes nombreux à passer une bonne partie de nos journées en réunion. Il peut parfois être difficile de distinguer une réunion d'une autre. Il peut être utile de savoir ce qui sera discuté avant d'entrer dans la salle virtuelle.

Pensez à envoyer un message au groupe pour lui rappeler les objectifs de la réunion. Le message ne doit pas être long, mais plutôt se concentrer uniquement sur ce que vous espérez que la réunion accomplisse. Essayez d'utiliser un langage simple et des puces.

Conseil n° 2 - Concentrez-vous sur l'orientation et la facilitation

Accueillir ou diriger une réunion peut être stressant, et cela demande beaucoup de travail. Invitez d'autres personnes à vous aider à diriger la discussion ou à assumer des rôles spécifiques lorsque vous le pouvez. Lorsque quelqu'un d'autre commence à parler, cela provoque un changement naturel que les autres remarqueront. Cela rompt également la monotonie potentielle d'entendre la même personne parler tout le temps.

Au lieu d'assumer vous-même le rôle d'animateur, essayez de faciliter la discussion et de poser des questions précises à certaines personnes. Encouragez les autres à intervenir et faites-vous plaisir en évitant d'être le seul à parler.

Conseil n° 3 - Utilisez les icebreakers

Les activités Icebreakers ne sont pas réservées aux personnes qui ne se connaissent pas. Elles sont un excellent moyen de commencer une réunion, car elles permettent à chacun de participer et, dans la plupart des cas, de rire un bon coup. Envisagez de commencer vos sessions par un icebreaker pour encourager naturellement l'engagement et la participation rapide.

Conseil n° 4 - Utilisez des outils pour favoriser la participation

Tout le monde n'aime pas prendre la parole. Cela est vrai dans les réunions en ligne comme dans les réunions traditionnelles en personne. Il est plus probable que certains envoient un chat ou tapent sur l'un des émojis intégrés à la plateforme virtuelle. La plupart des services de réunion en ligne proposent une sorte d'outil de communication non-verbale.

Encouragez votre groupe à utiliser toutes les fonctionnalités à sa disposition et à ne pas se fier uniquement à la voix de quelqu'un. Vous pouvez également utiliser des tableaux blancs numériques ou d'autres outils comme Klaxoon pour vous aider à tirer le meilleur parti de chaque participant à la réunion.

Conseil n° 5 - Posez des questions

Dans la vie de tous les jours, nous communiquons par le biais de déclarations et de questions : "Comment se passe ta journée ?" "Qu'avez-vous pensé de cela ?" Pourtant, parfois, dans les réunions, nous oublions de poser des questions et nous nous contentons de faire des déclarations. Trouvez des moyens d'intégrer des questions, même si vous connaissez la réponse, afin d'encourager les autres à participer avec vous.

Il peut être utile de poser des questions à des personnes spécifiques et de forcer un peu plus l'interaction. Veillez simplement à être cohérent et à ne pas prendre la personne complètement au dépourvu. Faites-leur savoir à l'avance (soit avant la réunion, soit lors d'un chat personnel) que vous prévoyez de faire appel à eux afin d'éviter tout mécontentement ou toute anxiété.

Conclusion

À mesure que le monde du travail évolue vers cette nouvelle normalité des réunions en ligne et des rencontres virtuelles, les managers et les employés doivent comprendre comment ce changement les affecte, eux et leur travail. En nous préparant à lutter contre des problèmes tels que la fatigue liée à Zoom, nous pouvons renforcer l'engagement et faire un meilleur travail.

Et, en fin de compte, tout le monde veut faire un meilleur travail et se sentir plus apprécié.

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