Comment diviser par trois le temps de prise de décision en workshop - Klaxoon X Ticket for Change
Quand on a besoin de prendre une décision en équipe, on finit souvent avec des discussions à rallonge et des personnes qui n’ont pas pu exprimer leurs points de vue .. bref, beaucoup de frustration, de manque d’efficacité et des décisions longues à venir. L’école Ticket for Change a trouvé une solution pour que ça soit plus facile et en plus, ça leur prend 3 fois moins de temps. C’est parti, on vous explique.
Ticket for Change est une école nouvelle génération qui souhaite activer des talents pour contribuer à résoudre les grands problèmes sociaux et environnementaux :
- Accélérer la transition écologique
- Éradiquer toutes les formes d'exclusions sociales
- Développer les capacités de chacun
Les champs d’action de Ticket for Change sont principalement au service de l’accompagnement :
- Des entrepreneurs qui créent des projets à vocation sociale et environnementale,
- Des salariés qui veulent contribuer à transformer leur organisation vers plus d’impact,
- Des personnes en reconversion qui veulent trouver un job qui a plus de sens pour eux.
Il y a deux ans, face à la croissance de leur activité et également de celle du nombre de leurs collaborateurs, Ticket for Change a cherché des solutions qui permettraient à toute la structure de gagner en efficacité, particulièrement lors des moments de prise de décisions (à partir de 18’46)
Une nécessité de gagner du temps lors des prises de décisions.
Depuis sa création, Ticket for Change a fait le choix de se structurer autour d’une organisation la plus horizontale possible. Un choix qui implique des prises de décisions collectives. «Nous avons ce qu’on appelle le cercle stratégique. C’est l’organe qui prend les décisions les plus importantes de Ticket for Change: budgets, recrutements, orientations générales», nous explique Sophie Delile, responsable communication et marketing.
Pour le constituer, chaque pôle de service (l’école en compte 7) élit un porte-parole qui doit le représenter dans l’instance.
À ses débuts, le cercle organise des réunions, où chacun prend la parole sur ses sujets.
Une organisation très classique mais qui manque d’efficacité, regrette Sophie Delile :
Avant, la réunion pouvait durer 3h. Le porteur de la prise de décision prenait des notes de son côté. Il y avait un tour de table où chacun exprimait son ressenti, ses recommandations et éventuellement sa validation. Souvent, on se noyait dans la décision en oubliant pourquoi nous sommes là. C’était le flou artistique.
Tout le fonctionnement de Ticket for Change repose sur ce comité stratégique. Pour Sophie, il devient primordial de repenser l'organisation de ce dernier. Elle fait le choix du Board Klaxoon et a fabriqué une matrice pour aider à la prise de décision.
Un workshop plus structuré, grâce au Board Klaxoon.
Avec l’intégration du Board Klaxoon dans le fonctionnement du comité stratégique, tout le déroulé de celui-ci évolue. Désormais le workshop se déroule en 3 temps.
- Temps #1: en amont du workshop
Avant la tenue du workshop, parce qu’il y a beaucoup de sujets à traiter et des décisions toujours plus complexes à prendre, l’animateur met à disposition des participants un document : celui-ci reprend les informations nécessaires à la compréhension des problèmes à trancher. Il le dépose directement sur le Board : en effet, Board accueille tous les formats de documents (PDF, PPT, Excel, Word) ou des liens vers des documents partagés.
Ensuite, un tableau est proposé où sont inscrites les décisions à prendre. Chaque membre du comité dispose d’une ligne pour s’exprimer selon deux axes.
Prenons par exemple la décision soumise au groupe qui est “faut-il embaucher un nouveau collaborateur ?”
L’axe 1 détermine si vous êtes en accord avec la décision ou non. Chacun s’exprime en utilisant un système de pictogramme :
- Une croix rouge = pas d’accord (il ne faut pas recruter)
- Un check vert = tout à fait d’accord (il nous faut ce recrutement)
- Flèche rouge vers le bas, plutôt pas d’accord mais besoin d’en parler (je suis plutôt contre un recrutement)
- Flèche verte vers le haut, plutôt d’accord mais besoin d’en parler (je suis plutôt pour un recrutement)
L’axe 2 permet d’expliciter un peu plus son avis si besoin. Le participant écrit alors une idée qu’il dépose à côté de son pictogramme. Là aussi pour rendre la compréhension du tableau plus visuelle, un code couleur est mis en place. Si l’on reprend l’exemple du recrutement :
- Jaune pour appuyer une validation (Je pense que oui car…, je pense que non car…)
- Vert pour des questions (Est-ce que ce recrutement est pour un CDD ou un CDI ?)
- Bleu pour un ressenti (J’ai l’impression que nous aurions besoin de recruter deux personnes)
- Rouge pour des recommandations (J’ai rencontré quelqu’un qui me paraît convenir)
Cette typologie rend le tableau extrêmement visuel, donc plus facile à comprendre et à analyser.
Ce travail individuel est réalisé quand chacun le peut/souhaite en amont du workshop. Et c’est primordial ! Grâce à cette prise d’information et au remplissage du tableau, le temps en commun n’est consacré qu’à l’échange, aux débats et à la prise de décision proprement dite. Le workshop peut débuter.
- Temps #2 : Pendant le workshop
Le Board est rempli. Grâce à ce travail en amont, le porteur du sujet qui agit ici en animateur du workshop repère immédiatement les points qui nécessitent qu’on s’y attarde grâce aux codes couleurs.
L’animateur regarde la tendance, plutôt verte ou rouge. C’est assez puissant comme système. Si la tendance est verte, cela signifie que la décision est plutôt validée. On peut alors se concentrer sur des points à clarifier ou à vérifier, pour aller plus loin sur la proposition. A contrario, si la tendance est rouge, on sait qu’il va falloir se concentrer pour lever les objections ou revoir la proposition.
Sur cet exemple, on distingue bien la tendance plutôt verte.
L’animateur et le collectif peuvent ensemble se concentrer sur le cœur du sujet et profiter de l’apport de tous. Le temps de réunion est vraiment consacré à l’intelligence collective.
- Temps #3 : Après le workshop
Après la réunion, le Board reste disponible pour tous. Ceux qui n’ont pas pu assister au comité peuvent le consulter pour information. Le porteur de décision - celui à l’origine du sujet ou de la question traitée - peut prendre le temps, si besoin, de relire les avis, des recommandations des membres du cercle qui sont matérialisées par les idées du Board. Le temps passé sur la consolidation des informations ou sur la synthèse est quasi nul car tout a été rempli au fur et à mesure du workshop.
Un temps de prise de décision divisé par 3
Cette manière de réaliser le workshop de prise de décision de Ticket for Change fait gagner du temps à chaque étape.
- Avant le workshop : le fait de prendre connaissance du sujet et d’exprimer son avis en amont permet à l’assemblée de gagner du temps : moins d’explications à rallonge quand l’équipe est réunie. Ce temps en asynchrone permet également à chacun de bien intégrer le sujet selon son rythme.
- Pendant le workshop : le temps de l’équipe est focalisé sur les décisions qui font débat. Ce qui fait consensus pour tous n’a pas besoin d’être abordé. L’intelligence collective générée par l’équipe est optimisée pour la prise de décisions plus complexes.
- Après le workshop : pas besoin de temps à passer sur un compte-rendu car l’ensemble des échanges est visible sur le Board. Par conséquent, il n’y a pas nécessairement besoin de prévoir un temps d’explication pour les éventuels absents. Ils peuvent obtenir tous les renseignements en allant voir le Board.
Sophie estime que cette nouvelle organisation permet de diviser par 3, le temps de prise de décision et de passer d’un workshop de 3h à seulement 1h, pour des décisions plus motivées et donc plus pertinentes.
Le comité stratégique gagne en efficacité grâce à l’utilisation du Board en amont, pendant et après les workshops. Comme ce comité gère les décisions les plus importantes de Ticket for Change, ce sont bien l’ensemble des équipes de l’école qui bénéficie de ce gain de temps et d’efficacité globale.
Cette transformation du comité stratégique est le premier changement concret introduit par l’usage de Klaxoon par les équipes de Ticket for Change. Aujourd’hui, la workshop platform fait partie des outils du quotidien pour Ticket for Change. Notamment, lors des points de synchronisation des équipes. Comme l’explique Adèle Galey, cofondatrice de Ticket for Change, au début de ce Live (à partir de 8’18)
De façon plus globale, grâce à la workshop platform, Ticket for Change a transformé son organisation tout en maîtrisant sa croissance. Résultats : plus d’efficacité, une collaboration améliorée entre collaborateurs et partenaires et une activité toujours plus dynamique !
Et pour en savoir plus, ce webinar est disponible sur notre chaîne youtube:
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