3 façons de gagner du temps et de l'argent grâce au travail asynchrone

S'il est deux choses que vous devez toujours chercher à maximiser dans votre entreprise, c'est bien le temps et l'argent.

Les entreprises, qu'elles soient grandes ou petites, doivent donner la priorité à l'utilisation optimale de ces deux ressources pour différentes raisons, comme par exemple maximiser leur viabilité à long terme ou leurs profits.

Mais bien plus encore, les entreprises devraient s'attacher à préserver leur temps et leur argent afin de conserver un avantage concurrentiel en matière d'innovation et d'investissement, d'évolutivité et de bonnes pratiques d'atténuation des risques.

Cependant, il existe mille et une façons de gagner du temps et de l'argent dans une entreprise, et vous en avez certainement déjà essayé quelques-unes. Mais peut-être n’avez-vous pas encore essayé la magie du travail asynchrone, et c’est la raison pour laquelle vous êtes ici ?

Que votre équipe travaille en présentiel, à distance ou de manière hybride, vous pouvez gagner du temps et de l'argent, tout en augmentant sa productivité. Et pour ce faire, il vous faut identifier les sujets qui peuvent être abordés de manière asynchrone.

Dans cet article, nous aimerions vous présenter trois façons concrètes dont le travail asynchrone peut vous aider à économiser deux de vos ressources les plus précieuses.

En prime, nous présenterons également quelques exemples où le travail asynchrone a permis à certains types d’entreprises d'atteindre des résultats inattendus ou de réduire leurs coûts.

Comment le travail asynchrone peut-il accroître la motivation et l'efficacité des équipes ?

Mais, nous direz-vous, quel est le lien entre augmenter la motivation et de l'efficacité des équipes et le gain de temps et d'argent ?

Le voici : si vous voulez économiser ces deux ressources, vous devez revenir aux fondamentaux, aux ressources qui permettent à toutes les autres ressources d'exister : les ressources humaines.

Ce sont vos travailleurs qui déterminent la réussite ou l'échec de votre entreprise. S'ils optimisent leur utilisation des équipements à leur disposition, exécutent les tâches dans les délais et en autonomie, vous passerez moins de temps et dépenserez moins d'argent sur vos projets.

La clé pour gagner du temps et de l'argent réside donc en vos employés : comment vous les traitez, comment ils vous traitent, à quelle vitesse ils travaillent et avec quelle efficacité. Ce qui nous ramène à la motivation et efficacité de vos équipes.

Alors, comment le travail asynchrone peut-il stimuler leur productivité pour vous permettre de gagner de l'argent et du temps ? Avant de voir cela en détail, parlons un peu du terme "asynchrone" lui-même.

Que signifie travailler de manière asynchrone ?

"Asynchrone" est le contraire de "synchrone", qui provient du mot "synchroniser". Synchroniser signifie que deux personnes ou plus travaillent ensemble au même moment, au même rythme et dans le même but.

Le terme opposé, asynchrone, signifie que ces personnes ne travaillent plus au même rythme. Mais elles restent néanmoins orientés vers le même objectif.

Prenons un exemple :

Une cliente fait appel à une agence de voyage pour l’aider à trouver la meilleure compagnie aérienne, les tarifs les plus avantageux et l’hébergement le plus adapté à ses besoins.

Dans cet exemple, deux personnes de cette agence vont travailler dans le même objectif : trouver la meilleure solution pour la cliente.

Mais les deux agents ne vont pas travailler au même rythme, ni même de la même manière. Tandis que l’un d’entre eux va se renseigner immédiatement sur les meilleures compagnies aériennes, l’autre ne pourra contacter certains hébergements proches des aéroports de destination que deux heures plus tard car ils ne seront pas encore ouverts (en raison des fuseaux horaires).

Cela signifie que ces deux agents ne travaillent pas de manière synchronisée, puisqu'ils ne le font pas exactement au même moment. Ils travaillent de manière asynchrone, et lorsqu'ils auront tous deux préparé leurs recommandations, ils pourront revenir vers la cliente pour lui faire part de leurs offres.

Mais alors, en quoi le travail asynchrone est-il lié à l'augmentation de la productivité de l'équipe ?

Le travail asynchrone augmente la flexibilité et réduit le stress

Si vous demandez à dix de vos employés de rédiger plusieurs rapports, une présentation et une proposition de vente, vous aurez dix façons différentes de travailler à dix rythmes différents pour accomplir ces tâches.

Certains auront besoin de plus de temps, d'autres de moins d’étapes. En permettant à vos employés de travailler à leur rythme, vous montrez que vous leur faites confiance, que vous valorisez leur diversité, et que vous accordez la priorité à l'équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée.

En quoi cela vous permet-il de gagner du temps ou de l'argent ? Il se trouve que c’est fortement lié à votre turnover.

Si vous donnez la priorité à l'expérience collaborateur, pensez-vous devoir dépenser beaucoup ) l’avenir pour embaucher de nouveaux employés et remplacer des départs ?

De même, pensez-vous devoir consacrer beaucoup de temps à la formation des nouveaux employés et aux passations ?

Probablement beaucoup moins, puisque vous investissez alors sur la rétention de vos talents existants sur le long terme.

Le travail asynchrone améliore la concentration des employés

Un autre point à prendre en compte est la concentration de vos employés au travail. En effet, dans un cas où tout le monde serait contraint de travailler au même rythme, en synchrone, une communication en temps réel serait nécessaire.

Prenons un exemple. Imaginez que, pendant que vous conduisez, vos collègues cherchent sans cesse à vous joindre. À quel point seriez-vous distraits ? Imaginez maintenant ce qu'il en serait si vos employés travaillaient sur un projet tout en traitant des appels, en répondant à leurs emails et en demandant validation sur validation.

La productivité de l'équipe en pâtira, et vous perdrez du temps.

Mais si chacun travaille à son rythme (ce qui signifie que toutes les ressources et informations nécessaires ont été mises à disposition au préalable), l’impact sera assurément positif pour tous.

Vos collaborateurs seront en mesure de rester concentrés sur leurs tâches et d'éliminer le multitâche, dont il a été prouvé qu'il réduit la productivité dans une proportion pouvant atteindre 40%.

Les échanges en asynchrone permettent de prendre de meilleures décisions et d'améliorer la transparence

Que vous travailliez ou non au même rythme, vous ne pourrez pas échapper à certains moments ou réunions en synchrone - mais vous n'êtes pas obligés d’en faire systématiquement. Dans certaines situations, le fait de transformer vos réunions en échanges asynchrones peut également avoir un impact positif sur la motivation et la productivité de votre équipe.

Mais tout d'abord, comment organiser un échange en asynchrone ? En général, il est possible de remplacer une grande partie de nos réunions en synchrone par de l’asynchrone. Il n'est pas nécessaire que tout le monde y soit présent en même temps. Vous pouvez alors avoir recours à une réunion vidéo enregistrée ou à un outil collaboratif en ligne.

Cela dit, lorsque vous permettez à votre équipe de contribuer en fonction de son emploi du temps, elle aura réfléchi en amont et rassemblé davantage d'informations sur le sujet, ce qui donnera lieu à des discussions plus poussées, à des décisions mieux pensées et à une réduction des malentendus.

De plus, comme chaque échange en asynchrone doit être bien documenté, il existe des moyens pour votre équipe de centraliser facilement chacune de vos discussions sur un tableau blanc en ligne, par exemple. Vous pourrez ainsi garder une trace de tous vos échanges, et revenir les consulter plus tard si besoin est.

Mais encore une fois, en quoi cela permet-il de gagner du temps ou de l'argent ?

Répondez à la question suivante : combien de temps passez-vous en réunion ? Et soyons honnêtes : une réunion d’une heure ne signifie pas 60 minutes de productivité maximale, et c’est normal. Mais tout cela a un coût ! Vous pouvez vérifier en essayant notre estimateur en ligne du coût de vos réunions.

Le travail asynchrone permet de réduire le besoin de ces réunions en synchrone, libérant du temps aux équipes pour des tâches à plus forte valeur ajoutée, et réduisant ce que coûterait l'organisation d'une réunion synchrone avec votre équipe pour le même sujet.

Le travail asynchrone fonctionne pour des équipes de toute taille, et s’adapte à votre manière de travailler

Maintenant que vous connaissez les avantages de la collaboration asynchrone pour votre équipe et votre entreprise, voyons concrètement comment vous pouvez la mettre en place.

Comme le titre de cette partie l’indique, la taille de votre équipe ou votre manière de travailler (à distance, sur place ou en mode hybride) n'a aucune incidence sur l'utilisation du modèle. Cependant, cela peut sembler difficile si vous ne savez pas ce qu'il faut faire et ce qu'il ne faut pas faire. Alors, comment appliquer le travail asynchrone dans votre entreprise ?

Favorisez une communication claire 

Comme votre équipe ne travaillera pas au même rythme en asynchrone, vous devez lui fournir à l'avance toutes les informations dont elle aura besoin. 

Vous devez également vous assurer que ces informations se trouvent dans un endroit auquel elle peut se référer à tout moment. Cela signifie que vous ne devez pas vous reposer uniquement sur des appels et sur l’oral pour communiquer. Mettez en place des outils tels que des plateformes de communication en ligne qui permettent de garder une trace écrite - comme une messagerie instantanée, par exemple.

Fixez des objectifs et des échéances

Vous avez permis à votre équipe de travailler tout en étant flexible. Mais il faut bien que votre entreprise continue de tourner ! Il est alors important de fixer et communiquer des objectifs clairs à chaque employé. Les tâches doivent également être accompagnées d'un délai précis pour que les membres de votre équipe puissent s’organiser en toute autonomie dans leur réalisation.

Utilisez des outils collaboratifs 

Si vous n'avez pas encore d'outils numériques de collaboration, il vous reste une marge de progression pour optimiser les ressources à votre disposition. 

Les outils collaboratifs aident votre équipe à mieux documenter ses échanges et l'avancement de son travail. C'est aussi un moyen d'encourager le travail d'équipe, même si l'on travaille séparément.

Créez une culture d’entreprise positive 

Mettre l'accent sur la confiance, accepter la flexibilité des horaires, la responsabilisation de chacun, la communication ouverte et le respect mutuel, tout cela vous aidera à faciliter une collaboration asynchrone efficace.

3 exemples où travail asynchrone rime avec gain de temps et réduction de coûts

Voici maintenant trois exemples de contextes où des cadres ont adopté le modèle de travail asynchrone, et qui ont finalement fait gagner du temps et de l'argent à leur entreprise.

Optimiser les réunions d’équipe hebdomadaires

Suzanne Frawley, directrice de la gestion des talents dans une société pétrolière et gazière, sait à quel point les réunions régulières sont essentielles pour le travail d'équipe, la productivité et l'alignement sur les objectifs fixés. 

Mais au lieu des réunions hebdomadaires conventionnelles, trop longues et descentantes, Suzanne a commencé à utiliser le template Weekly de Klaxoon pour organiser les réunions de son équipe une fois par semaine, tout en les préparant en asynchrone. 

Grâce à ce modèle, chacun peut préparer la réunion à l'avance, à son propre rythme, en faisant part de ses réalisations, des objectifs de la semaine et des défis qu'il ou elle a relevés. Ensuite, l'équipe se réunit pour une réunion synchrone qui ne dépasse pas 45 minutes par semaine, et tous les membres de l'équipe peuvent alors participer et parler en détail de ce qu'ils ont préparé de manière asynchrone.

Le modèle étant prêt à l'emploi, il suffit à Suzanne de le dupliquer chaque semaine et d'envoyer le lien d'accès à son équipe à l'avance. Cela lui permet de gagner beaucoup de temps, et même d'améliorer la motivation et la participation de son équipe aux réunions hebdomadaires !

Mettre en place un support client efficace

Si les clients apprécient un support disponible 24/7, ce système n'est pas si simple à gérer de manière synchrone pour les équipe des entreprises. Vous devez avoir plusieurs équipes disponibles dans le monde entier, et tout leur temps et leur attention doivent être concentrés sur les demandes des clients, de sorte qu'il devient difficile de travailler sur autre chose, même pendant des périodes plus creuses en demandes.

C'est pourquoi le directeur général d'une société de e-commerce a décidé d'adopter un système en asynchrone pour réduire les coûts de main-d'œuvre. 

En utilisant un système de ticketing et en s’engageant à un délai de réponse dans les 24h, il peut offrir un support client asynchrone. Cela n'affecte en rien les clients, qui peuvent toujours soumettre leurs demandes à tout moment, en étant certains d’obtenir une réponse. Mais cela facilite grandement le travail de l'équipe dans cette entreprise au quotidien. 

Désormais, toutes les demandes sont soumises sur une plateforme à laquelle toute l’équipe support a accès. Par conséquent, un agent peut répondre aux demandes pendant la période de disponibilité, et optimiser l’usage de son temps sur d’autres sujets lorsqu’il y a moins de demandes.

Collaborer à la création de contenu

Prenons maintenant l'exemple d'une directrice exécutive d'une maison d'édition. Travaillant de manière asynchrone depuis toujours, elle souligne que cette méthode l'a aidée à réduire le besoin de réunions en présentiel, tout en accélérant le processus de production de contenu. 

En d'autres termes, elle n'a pas seulement gagné du temps, elle a aussi économisé des frais généraux grâce au travail asynchrone. Pour ce faire, elle a demandé à ses rédacteurs, relecteurs et éditeurs de contribuer aux projets à leur propre rythme, en laissant des commentaires et des suggestions directement dans les documents en cours de revue. Son excellente méthode favorise le travail d'équipe, la collaboration, l'avancement des projets, la transparence et la productivité de l'équipe.