Du présentiel au travail hybride : comment réengager efficacement vos équipes ?

Executive Summary :

Le travail hybride, qui combine des éléments du travail à distance et du travail en présentiel, est depuis quelque temps au centre de l’attention. Cependant, des problématiques de coordination, de communication et d'engagement des équipes ont également fait surface à travers ce nouveau modèle de travail. Il est essentiel de relever ces défis, car de nombreux dysfonctionnements au travail sont attribués à un manque de collaboration. Dans cet article, nous avons exploré les bénéfices et les problématiques soulevés par le modèle hybride, et proposons des stratégies pratiques pour réengager efficacement vos équipes dans un tel contexte.

Parmi les enjeux amenés par le travail hybride, on retrouve notamment :

  1. La culture d’entreprise : dans le modèle hybride, les équipes habituées à une collaboration constante en présentiel peuvent avoir du mal à accepter la diminution des interactions en face-à-face.
  2. L’adaptation aux technologies : les équipes qui manquent d'expérience ou d'accès aux outils digitaux et collaboratifs peuvent éprouver des difficultés à maintenir une communication et un travail fluides.
  3. La nature du travail : les missions et projets nécessitant une collaboration réactive ou un travail sur le terrain peuvent être confrontés à des défis plus importants lors de la transition vers un espace de travail hybride.
  4. Le leadership : un leadership efficace est essentiel pour définir les attentes, établir des règles claires et favoriser un dialogue ouvert afin de faciliter la transition vers un mode de travail hybride.

Les stratégies suivantes permettent de réengager les équipes dans un contexte de travail hybride :

  1. Mettre en place des outils collaboratifs :
  • Exploitez les plateformes de gestion de projet, les outils de visioconférence et des espaces virtuels partagés pour améliorer votre travail d'équipe et votre communication.
  • Favorisez la transparence et le partage d'informations accessibles afin de responsabiliser et d'impliquer les membres de l'équipe.
  1. Organiser des rituels d'équipe :
  • Proposez régulièrement des réunions d'équipe, des séances de brainstorming ou des pauses café virtuelles pour encourager la collaboration, le partage de la progression et l’entraide dans l’équipe.
  • Favorisez un sentiment d'unité et de bienveillance au sein de l'équipe pour raviver la motivation et renforcer les liens entre ses membres.
  1. Favoriser les moments informels :
  • Créez des espaces d'interaction pour l’équipe pour reproduire les échanges informels au bureau en présentiel, ou des activités de team building.
  • Célébrez vos réussites ensemble pour favoriser les relations positives et un sentiment d'appartenance à l'équipe.

Une étude de la Harvard Business Review souligne que la démocratisation du mode de travail hybride amène avec elle des défis importants. L'un de ces défis est de maintenir une bonne coordination, ainsi qu’une communication fluide et un bon niveau d’engagement des équipes. En outre, des biais cognitifs peuvent également compliquer davantage la communication dans les équipes hybrides, ce qui souligne la nécessité d'adopter des stratégies proactives pour le contrecarrer.

Mais, au-delà du fait que le travail d’équipe hybride peut soulever des difficultés de collaboration bien plus importantes qu’en présentiel, il est important de savoir qu’il existe des moyens efficaces de pallier ces difficultés. En fait, 86 % des employés occupant des postes de direction pensent que les dysfonctionnements au travail sont directement liés à un manque d'unité et de collaboration.

Chaque manager et responsable d'équipe recherche l’aboutissement dans son travail, car cela permet à l'entreprise de se développer et d'améliorer ses ventes. Mais que pouvez-vous faire, concrètement, dans un contexte hybride ? Comment favoriser l'engagement de votre équipe, même dans un cadre aussi fluctuant ? Comment aider les membres de votre équipe à se réengager pour une meilleure collaboration et une meilleure efficacité au travail ? 

Dans cet article, nous allons vous présenter des moyens d’y parvenir, et de réengager efficacement votre équipe, même à l'ère du modèle hybride.

Qu'entend-on par travail hybride, et quels sont ses bénéfices ?

D'après un article publié par Forbes, le modèle de travail hybride est une combinaison de télétravail et de travail en présentiel. Il permet aux membres d’une équipe de travailler dans un environnement flexible et adaptable, en travaillant de la maison (ou d’un autre endroit) ou depuis le bureau quand ils en ont besoin.

Les apports du travail en présentiel

Lorsque vous travaillez sur site, vous disposez d'un espace de travail dédié où vous exercez vos responsabilités professionnelles. Il peut s'agir d'un bureau, d'un ordinateur ou d'autres outils et équipements, quels qu’ils soient. 

Vous interagissez avec vos collègues et vos supérieurs en personne, ce qui permet un retour d'information immédiat et des interactions sociales plus authentiques. Le travail au bureau suit généralement des horaires en journée, et implique une collaboration, des réunions et une supervision directe dans l'environnement du bureau.

L'un des bénéfices qui demeurent du travail en présentiel est qu'il favorise le sentiment d'appartenance à une communauté et le travail d'équipe. Le fait d'être physiquement présents dans le même espace favorise la communication en temps réel et améliore la collaboration, ce qui accroît la productivité et crée une culture d'entreprise plus forte. Cependant, les déplacements entre le domicile et le bureau peuvent prendre du temps et ajouter du stress à la routine quotidienne.

Comment le télétravail change la donne

Le travail à distance consiste à exercer des responsabilités professionnelles en dehors d'un environnement de bureau classique. Au lieu de se rendre sur un lieu de travail physique, les travailleurs à distance utilisent la technologie et des outils de collaboration variés pour effectuer leurs tâches depuis l'endroit de leur choix, tels que leur domicile, un espace de coworking, ou même en déplacement.

En 2020, toutes sortes de lieux de travail dans le monde ont été contraints de fermer en raison de la pandémie de COVID-19, et la société a été forcée de s’adapter à un fonctionnement basé sur le travail à distance. Aujourd'hui, les entreprises du monde entier ont établi de nouvelles règles en matière de travail, qui tiennent compte du fait que le travail flexible soit devenu un aspect incontournable des exigences actuelles en termes d’emploi, et n’est plus seulement une réponse à la pandémie.

L'un des principaux avantages du travail à distance est l'élimination des contraintes géographiques. Il permet aux entreprises de puiser dans une réserve mondiale de talents, et d'embaucher des personnes indépendamment de leur lieu de résidence. 

Mais en même temps, une communication efficace et une forte autodiscipline deviennent des qualités primordiales, car les télétravailleurs doivent rester en contact avec leurs équipes et obtenir des résultats sans interactions en présentiel. Surmonter les distractions et maintenir une routine de travail saine peut nécessiter de l'auto-motivation et des compétences en matière de gestion du temps.

Combiner le meilleur des deux mondes dans un modèle hybride

Le modèle de travail hybride combine des éléments du télétravail et du travail en présentiel, permettant aux membres des équipes de travailler dans un environnement flexible en fonction de leurs besoins. Il s'agit d'un changement conséquent par rapport au modèle traditionnel, qui consistait à travailler soit uniquement dans un bureau physique, soit uniquement à distance. Dans un espace de travail hybride, les employés ont la liberté de choisir où et comment ils travaillent, en tirant parti à la fois des bénéfices du télétravail et du travail sur site.

Alors que le travail à distance permet plus de concentration et plus d’autonomie dans certains contextes, les interactions en personne peuvent favoriser le travail d'équipe, la créativité et la création de liens. En combinant les deux, le modèle hybride vise théoriquement à trouver un équilibre, tirant ainsi parti des atouts des deux modes de travail.

Pourquoi peut-il être difficile de s'adapter à un fonctionnement hybride ?

L'adaptation à un mode de travail hybride peut s'avérer difficile pour différentes équipes, à des degrés variés. Cette disparité est due à plusieurs variables.

La culture d’entreprise peut aller à l’encontre d’un environnement hybride

La culture d’entreprise et la dynamique de communication des équipes sont des facteurs importants, à prendre en compte. Les équipes ayant l'habitude de travailler en étroite collaboration dans un bureau physique pourraient trouver difficile de passer à un modèle hybride avec moins d'interactions en face-à-face. Mais ce n'est pas la seule raison.

La préparation de l’équipe sur le plan technologique

Le niveau d’aisance avec les outils et technologies est également important. Les équipes qui sont déjà familiarisées avec les outils numériques et les plateformes collaboratives peuvent plus facilement gérer leur entrée dans un environnement hybride. 

En revanche, les équipes qui ont peu d'expérience ou d'accès à ces outils risquent de ne pas réussir à maintenir une communication et une collaboration fluides, ce qui entraînera des ajustements plus ou moins complexes à mettre en place.

La nature du travail et des missions des équipes

En outre, la nature même du travail réalisé par vos équipes aura un impact sur leur processus d'adaptation. 

Certains rôles et certaines tâches se prêtent intrinsèquement mieux au télétravail, tandis que d'autres nécessitent une coopération en personne ou l'accès à des ressources spécifiques. Les équipes qui travaillent souvent en étroite collaboration ou sur le terrain pourraient être confrontées à davantage de problématiques lors de la transition vers un espace de travail hybride.

Un leadership structuré est central pour une transition réussie

En tant que leader de votre équipe, votre rôle est essentiel pour déterminer l’efficacité avec laquelle l’équipe passera à un mode de fonctionnement hybride. 

Les dirigeants qui communiquent leurs attentes de manière proactive, établissent des règles claires et encouragent un dialogue ouvert seront mieux préparés à faire face à tout problème émergeant. En revanche, s’ils ne sont pas préparés ou s'ils nécessitent de monter fortement en compétence sur la maîtrise d’un environnement hybride, l'adaptation risque d'être difficile.

Alors, pourquoi le modèle hybride a-t-il été adopté ? Si ce modèle présente tant d’enjeux et de problématiques, pourquoi tant de dirigeants d'entreprises l’ont-ils conservé malgré la fin de la pandémie ?

Pourquoi de nombreuses équipes ont-elles continué à travailler dans un environnement hybride ?

En fait, il faut savoir que certaines entreprises étaient plus que satisfaites de mettre en œuvre un mode de fonctionnement hybride. Et non seulement elles sont satisfaites, mais elles l'ont pleinement adopté à travers l’ensemble de leurs process. De nombreux géants mondiaux bien connus autorisent jusqu'à présent leurs employés à télétravailler pendant au moins la moitié de leur semaine de travail.

Mais dans le cas des entreprises qui ont connu une détérioration de l'engagement de leurs équipes durant la pandémie, pourquoi certaines d'entre elles ont-elles tout de même tenu à continuer à travailler de cette façon ?

La flexibilité du travail a le vent en poupe

De nombreuses entreprises ont adopté un fonctionnement hybride pendant la pandémie afin d'assurer la continuité de leur activité, tout en donnant la priorité à la sécurité de leurs employés. 

Cette approche a permis aux employés de travailler de chez eux une partie du temps, réduisant ainsi le risque d'exposition au virus. Mais lorsque la pandémie s’est éloignée, les entreprises ont pris conscience du besoin accru de flexibilité au travail et d'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée pour les membres de leurs équipes. Pour conserver ces avantages, elles ont donc choisi de s'en tenir au modèle hybride.

Les équipes recherchent plus d’équilibre entre vie privée et vie professionnelle

Les équipes s'étaient habituées à la flexibilité du travail à distance, qui leur permettait de mieux gérer leurs responsabilités personnelles, telles que la garde d'enfants ou d'autres engagements. 

En continuant à travailler de manière hybride, ils peuvent ainsi trouver un meilleur équilibre entre leurs obligations professionnelles et personnelles.

Les politiques d’entreprise ont également joué un rôle important

Les politiques des entreprises et les ajustements de leurs infrastructures ont également influencé la décision de certains dirigeants d'adopter le travail hybride sur le long terme. De nombreuses entreprises investissent aujorud’hui dans la technologie et les outils de collaboration à distance pour favoriser une communication efficace et un flux de travail continu au sein d'équipes distribuées. Ces investissements ont permis aux employés de collaborer plus facilement et plus efficacement, quel que soit leur emplacement physique.

Maintenant que vous comprenez l'importance d’un fonctionnement en mode hybride, voyons comment vous pouvez réengager efficacement votre équipe dans un tel contexte, et tirer pleinement parti de cette manière de travailler.

Comment réengager efficacement vos équipes dans un contexte hybride ?

Comme nous l'avons mentionné au début de cet article, les équipes qui sont passées au télétravail ont parfois été confrontées à une baisse de leur niveau d’engagement à la suite de la pandémie. 

En tant que manager ou responsable d'équipe, voici des pratiques qui vous permettront de raviver la motivation et l'implication de vos équipes, où qu’elles travaillent. Des outils collaboratifs aux rituels d'équipe et à des moments plus informels, il est temps de découvrir comment renforcer votre équipe et tirer profit du travail hybride.

Les outils collaboratifs

Une première approche efficace consiste à tirer parti des outils et des technologies de collaboration

Ces outils peuvent faciliter la communication et la collaboration entre les membres de l'équipe, quel que soit leur emplacement physique. Qu'il s'agisse de plateformes de gestion de projet, d'outils de visioconférence ou d’espaces de collaboration partagés, l'utilisation de ces technologies peut améliorer le travail d'équipe et permettre à chacun de rester connecté

En encourageant la transparence et en facilitant le partage d'informations, vous créez un environnement dans lequel les individus se sentent responsabilisés. Vous pouvez également ainsi stimuler les membres de votre équipe, et les encourager à atteindre de nouveaux sommets. Pour cela, la plateforme visuelle Klaxoon peut vous aider en tant qu’outil de collaboration utile et complet.

Les rituels d'équipe

Une autre méthode consiste à établir des rituels d'équipe réguliers

Ces rituels peuvent prendre diverses formes, comme par exemple des réunions d'équipe hebdomadaires, des séances de brainstorming ou même des pauses café virtuelles. Ces interactions fréquentes permettent aux membres de l'équipe de discuter de leurs progrès, de partager des idées et de se soutenir mutuellement

En favorisant un sentiment d'unité et l'esprit d'équipe, ces rituels d'équipe peuvent stimuler la motivation et renforcer les liens au sein de l'équipe.

Des moments d’échange informels

Pour fédérer une équipe, les moments informels sont essentiels. Encouragez les conversations décontractées en dehors des sujets de travail, et créez des espaces (physiques et virtuels) d'interaction sociale. Il peut s'agir d'organiser des discussions virtuelles ou des jeux en équipe, du team building ou même de célébrer ensemble vos réalisations. 

Ces moments informels contribuent à instaurer la confiance, à favoriser les relations positives et à créer un sentiment d'appartenance au sein de l'équipe. Ils rappellent à chacun qu'il fait partie d'une communauté de collaboration et d’entraide - et la technologie peut tout aussi bien vous aider à créer de tels moments.

Continuez à réengager efficacement vos équipes

Le travail en mode hybride présente de nombreux bénéfices pour les employés comme pour les organisations. Il offre une certaine flexibilité, permettant aux individus d'équilibrer plus efficacement leur vie professionnelle et personnelle, de réduire le temps et les coûts de transport, et d'augmenter leur satisfaction générale au travail. 

Toutefois, le passage à un mode de fonctionnement hybride nécessite une réflexion approfondie et des efforts délibérés pour remobiliser l'équipe. Les entreprises peuvent ainsi favoriser la cohésion de leurs équipes en investissant dans des technologies qui encouragent une collaboration transparente, en organisant régulièrement des activités de renforcement de l'esprit d'équipe, virtuelles ou en présentiel, et en créant des opportunités de communication ouverte et de retour d'information. Il est également essentiel de soutenir les employés à distance par un suivi régulier et des initiatives de développement professionnel.

Libérez le potentiel de votre travail d’équipe

Faites gratuitement vos premiers pas vers un travail ultra-efficace, grâce à la plateforme visuelle Klaxoon.
Commencer gratuitement