Comment engager 50 personnes dans un workshop stratégique de 3 jours, depuis plusieurs pays

Le challenge : collaborer efficacement sur plusieurs fuseaux horaires

L’équipe de Milton était déjà consciente de la puissance et de l’efficacité du travail en équipe grâce aux outils collaboratifs. Toutefois, chaque usage spécifique avait son outil dédié. Ils disposaient par exemple d’un outil pour la réalisation de sondages, d’un autre pour voter ou pour utiliser un tableau blanc numérique, etc.

Lorsque la pandémie a débuté en 2020, il leur a alors fallu trouver un moyen de centraliser tous leurs usages dans un seul et même espace, pour gagner encore en efficacité en télétravail. L’équipe s’est mise en recherche d’une plateforme clés en main qui lui permettrait de collaborer depuis n’importe où, et aussi de pouvoir se connecter aux équipes d’Embraer travaillant aux États-Unis, au Portugal ou à Singapour.

Et c’est ainsi qu’ils ont commencé à travailler quotidiennement avec Klaxoon, notamment dans le cadre plusieurs ateliers-clés. Le workshop portant sur le développement de la stratégie d’Embraer en matière de données en est un exemple.

La solution : configurer des espaces de travail visuels et participatifs pour engager tout le monde, depuis n’importe où

Lors de cet atelier centré sur les données stratégiques d’Embraer, l’équipe de Milton a notamment réussi à réunir 50 personnes issues de différentes équipes pendant 3 jours, toutes travaillant aussi bien de manière synchrone qu’asynchrone.

Comme le souligne Milton : « Si nous avions organisé l’atelier en présentiel comme nous le faisions habituellement, cela nous aurait pris plus d’une semaine. Je suis également certain que nous n’aurions pas réussi à réunir 50 personnes sur une durée de 3 jours. »

Préparer l’atelier stratégique autour des données de manière asynchrone

Lors de la préparation du workshop, Milton et deux membres de son équipe travaillent de façon asynchrone à la création d’un environnement visuel et partagé pour cet atelier.

Ils créent d’abord un Network – un groupe privé dans Klaxoon – dédié à la stratégie en matière de données. Ils invitent dans ce Network tous les ingénieurs de données et représentants en informatique susceptibles d’apporter une valeur ajoutée à la discussion (même depuis l’autre bout du monde). Et comme la réflexion stratégique en matière de données comporte plusieurs thématiques à aborder, ils créent un Board pour chaque environnement de données sur lequel ils ont besoin de travailler.

La préparation de l’atelier ne nous prend que 3 heures, à moi et 2 de mes collègues. Ensuite, l’atelier dure 3 jours et réunit 50 personnes de différentes équipes.

Et pour rendre l’atelier encore plus dynamique et interactif, Milton termine la préparation en ajoutant quelques Quiz et Sondages, auxquels les participants peuvent également répondre à tout moment.

Animer un atelier participatif sur différents fuseaux horaires

Lorsque l’atelier commence, les personnes connectées en synchrone se réunissent sur Microsoft Teams et sur le Board de Klaxoon dans le Network (il est également possible de rejoindre directement le Board grâce à la fonction de visioconférence intégrée, Live). Elles effectuent une brève introduction en présentant les étapes globales de l’atelier. Microsoft Teams pouvant être intégré avec Klaxoon, il est très facile d’ouvrir un Board directement dans l’interface Microsoft Teams, et de le conserver sous la main tout au long du workshop.

Les personnes basées dans d’autres pays peuvent aussi rejoindre l’atelier à distance si leur fuseau horaire le leur permet. Autrement, elles pourront toujours retrouver toutes les informations sur le Board plus tard, et interagir de manière asynchrone.

Une séance d’idéation pour recueillir les besoins en matière de données

La première partie de l’atelier est axée sur une réflexion collective, de façon à ce que les participants puissent recenser tous les besoins en matière de données, et faire un point sur l’existant.

Après s’être mis d’accord sur les données déjà exploitées, ils partagent dans chaque environnement Board les informations et données supplémentaires devant s’y ajouter. Milton et son équipe procèdent étape par étape, en utilisant le timer pour définir une durée limite pour chaque phase. Ainsi, l’équipe améliore son efficacité car le risque de s’écarter du sujet est moindre. Et à la fin de chaque phase, comme l’indique Milton, « lorsque la fin du compte à rebours sonne, nous prenons le temps de comprendre les idées partagées par chacun. »

Une phase de priorisation participative

La dernière étape de ce workshop stratégique consiste à sélectionner et à prioriser les idées, en tenant compte de l’urgence des besoins et des données déjà disponibles. Pour cela, Milton et son équipe ajoutent les idées au fur et à mesure dans l’environnement correspondant. Comme précédemment, cette étape laisse du temps aux personnes travaillant en asynchrone depuis les États-Unis, le Portugal ou Singapour, pour remplir les Boards avec leurs idées, commentaires et suggestions.

Lorsqu’on lance une réunion ici au Brésil, les équipes de Singapour ont toujours la possibilité d’interagir avec nous.

Si les participants hésitent entre deux ou plusieurs idées, Milton, en tant qu’animateur, crée une Question de vote, et chacun sélectionne la ou les options qu’il estime les plus appropriées. Les réponses étant consolidées instantanément, le groupe peut voir les résultats en temps réel et adapter sa réflexion en conséquence. Cela permet à l’équipe de prendre des décisions plus rapidement et plus efficacement, chacun faisant entendre sa voix.

Ainsi, à la fin des 3 jours, l’équipe internationale est capable d’organiser toutes les idées partagées et de créer un calendrier complet pour la mise en œuvre de la stratégie en matière de données.

Le résultat : 100 jours de travail économisés, et des équipes impliquées dans la prise de décision

D’après Milton, Klaxoon a permis à son équipe à Embraer de « réunir davantage de gens en moins de temps ». Comme l’organisation du workshop sur les données ne leur a pris que 3 jours au lieu d’une semaine entière, cela représente une économie de 100 jours de travail pour l’ensemble des 50 participants !

De plus, tous n’ont pas forcément mis 3 jours complets pour apporter leur contribution à l’atelier. Ils pouvaient le rejoindre à tout moment en asynchrone, sur plusieurs fuseaux horaires, afin de partager leurs idées avec le reste de l’équipe, et travailler sur d’autres projets le reste du temps. Cette flexibilité vient du fait que l’information reste toujours disponible sur Board, et accessible depuis n’importe quel appareil connecté.

L’atelier stratégique sur les données a également été l’occasion pour Milton et son équipe au Brésil de collaborer avec d’autres équipes d’Embraer basées dans différents pays. Avant cela, ils n’avaient jamais travaillé ensemble de cette façon, et la Workshop Platform de Klaxoon leur a permis de supprimer des contraintes d’espace et de temps.

« Cela donne la possibilité de partager et d’améliorer le rendu », ajoute Milton. Au-delà d’économiser du papier et de permettre à chacun de participer de n’importe où et à n’importe quel moment, Klaxoon rend l’information visuelle, attractive et facile à retenir. Et si Milton et son équipe ont besoin d’organiser un atelier similaire à l’avenir, il leur suffit de dupliquer le contenu existant et de simplement retirer les idées formulées lors de la première séance, pour ne laisser qu’une nouvelle structure de workshop prête à l’emploi.

Enfin, grâce à Klaxoon, l’équipe de Milton peut désormais travailler efficacement de manière asynchrone, sur différents sites et fuseaux horaires. Aucune idée n’est laissée de côté, et les équipes ont transformé leur façon de travailler pour favoriser la collaboration et l’intelligence collective.