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Présentations : Des outils puissants lorsqu'ils sont bien utilisés

Pourquoi les présentations sont-elles si courantes dans différents métiers ? Grâce aux progrès technologiques, la plupart des gens peuvent présenter des informations de différentes manières, par exemple par le biais de messages ou même d'infographies. Mais les présentations restent un facteur constant du travail, des études et de presque toute occupation qui nécessite la diffusion d'informations.

La plupart des entreprises et des cabinets professionnels ont recours aux présentations pour mieux informer, éduquer, motiver et même persuader les différentes parties prenantes concernées par l'information. Les présentations sont intégrées aux modules de formation, aux guides de vente, aux changements organisationnels internes et même aux exercices de consolidation d'équipe. Grâce au pouvoir des mots, des images et des compétences en matière de présentation, une présentation efficace peut continuer à captiver le public tout en développant une compréhension plus approfondie du sujet en question.

Des informations attrayantes et organisées

Les présentations ont la capacité unique de donner l'occasion de rencontrer des clients, des parties prenantes et d'autres participants liés au sujet d'une manière engagée et connectée. Avec les présentations, vous pouvez commencer à influencer des aspects auxquels vous n'êtes pas nécessairement exposé régulièrement, comme les réactions à certaines informations, ainsi que l'influence globale sur la prise de décision, la confiance et l'humeur générale concernant votre sujet de discussion.

Les présentations ne sont pas seulement un outil de communication, mais aussi un moyen d'organiser vos informations. Dans la plupart des présentations, un deck sera probablement utilisé comme support pour mieux encadrer les discussions autour de sujets spécifiques. Cela permet d'élever la présentation au-dessus du discours ou du monologue standard, car vous pouvez mieux vous suivre, vous et votre public, grâce à un flux de présentation clair et concis.

L'engagement de votre public peut avoir un effet significatif sur la manière dont il adhère aux informations spécifiques que vous présentez, et le fait de le faire de manière organisée leur donne la certitude qu'ils obtiennent l'intégralité des informations pertinentes sur le sujet.

La connexion émotionnelle par la narration

À l'instar des pièces de théâtre et des orateurs d'autrefois, la réception d'informations sous forme de récit fait partie intégrante de l'être humain. La narration fait partie intégrante de notre histoire et nous permet de comprendre des sujets plus complexes qui ne sont pas aussi simples à aborder.

Même au-delà de l'histoire, la narration et le développement de récits ont été des outils puissants pour créer une image plus holistique de votre présentation. Bombarder votre public de faits et de chiffres est un moyen facile de perdre son attention et peut déjà être fait de manière asynchrone par le biais d'un rapport ou d'un message. Avec les présentations, l'objectif est double : fournir des données et des informations tout en veillant à ce qu'elles soient placées dans les contextes appropriés.

Le contexte, le récit et l'histoire font tous partie intégrante de votre présentation et peuvent vous aider à mieux partager des informations qui pourraient être trop techniques pour l'ensemble de votre public. De plus, il est probable que votre présentation doive se dérouler dans un laps de temps déterminé. Il est donc essentiel de disposer d'informations narratives et contextuelles prêtes à l'emploi pour que les mêmes informations restent claires et pertinentes.

Faire évoluer les présentations pour le travail à distance

Nous savons que les présentations sont incroyablement utiles pour susciter l'engagement et la narration lors de la discussion d'informations, mais certaines de ces méthodes ont été conçues dans l'idée que la plupart, sinon toutes, les présentations se font en personne. Comme nous l'avons vu se développer au cours des dernières années, le travail à distance a commencé à devenir une pratique standard pour la plupart des bureaux. Cela signifie que la plupart des activités auxquelles vous vous êtes habitué au travail devront être modifiées pour mieux s'intégrer à un format plus virtuel. Cela inclut la présentation sous toutes ses formes.

Heureusement, la technologie a également suivi l'évolution de ces changements professionnels, offrant davantage de possibilités aux personnes de faire le même travail de manière différente (et plus efficace). L'accessibilité a été l'une des plus grandes améliorations avec les présentations à distance, et le partage d'informations au sein de votre équipe n'a jamais été aussi rapide.

Les nouveaux venus (et même les vétérans) dans un environnement de travail à distance peuvent probablement bénéficier des meilleures pratiques pour préparer et exécuter leurs présentations sur différents canaux :

Synchronisation entre les appareils

Une fonction incroyablement négligée, mais finalement très puissante, que vous ne devez pas négliger lorsqu'il s'agit de présentations à distance, est de vous assurer que votre présentation elle-même est synchronisée sur tous vos appareils. Cela peut sembler anodin, mais les changements et les modifications de votre présentation sont probablement plus fréquents que vous ne le pensez. Parfois, il peut s'agir de quelque chose d'aussi simple que des erreurs d'orthographe et de grammaire, mais d'autres fois, il peut s'agir de changements importants, comme des diapositives entièrement nouvelles ou la suppression de sections spécifiques. La dernière chose que vous souhaitez est de commencer votre présentation avec un fichier obsolète qui ne comporte pas toutes les modifications requises.

Les plateformes modernes de partage de fichiers et même les suites bureautiques ont désormais la capacité de vous permettre d'apporter des modifications à votre fichier en direct et de le synchroniser avec tous les appareils dès qu'ils se connectent à Internet.

Une itération encore plus rapide de ce système est la plateforme de travail de collaboration, car elle enregistre essentiellement tous les progrès sur des serveurs sur le Cloud. Il n'est plus nécessaire de disposer d'une copie papier du fichier sur votre appareil, mais simplement d'une connexion Internet suffisamment stable pour effectuer les modifications dont vous avez besoin, partout et à tout moment.

Utilisation de templates

L'agilité au travail est un terme à la mode dans les entreprises, les écoles et autres environnements professionnels. Essentiellement, vous voulez être en mesure d'agir rapidement, mais avec suffisamment de souplesse pour faire face aux incertitudes ou aux changements qui sont susceptibles de se produire. Si vous avez déjà travaillé sur des présentations, vous savez à quel point il peut être déstabilisant de devoir recommencer une présentation depuis le début. Les présentations ne sont pas une simple façon de déverser des informations, aussi elles nécessitent quelques retouches pour que vos informations soient présentées de la manière la plus claire et la plus pertinente possible.

C'est pourquoi les présentations à distance bénéficieront grandement de l'utilisation de modèles standardisés comme des templates, car cela vous permet d'éviter une grande partie du processus de conception et de vous concentrer sur la présentation de vos informations de manière logique et concise. Cela signifie qu'avec le bon template, vous pouvez même simplement utiliser toutes les informations données et les placer sur les diapositives appropriées et dans le meilleur ordre.

Cependant, il n'y a pas un modèle unique qui fonctionne avec toutes les présentations. Vous devrez probablement expérimenter l'utilisation de certains templates et des meilleures pratiques de mise en page afin d'accélérer votre utilisation des templates. Mais avec suffisamment de pratique et l'utilisation de méthodologies prêtes à l'emploi, vous pouvez facilement élaborer non seulement une présentation logique, mais aussi une présentation attrayante et efficace.

Développer des structures de contenu organisées

Parallèlement à l'utilisation de templates, vous pouvez développer une structure de contenu organisée, comme d'un plan clair, pour vous aider à construire le cadre de votre présentation à distance. C'est particulièrement important dans les environnements virtuels, car vous serez probablement placé en tant que présentateur de la présentation avec moins d'outils à votre disposition (pas de téléprompteur ou autre). La meilleure pratique consiste donc à générer votre propre plan pour structurer votre contenu de la façon qui vous convient lorsque vous partagez des informations pendant votre présentation.

C'est un peu plus abstrait que d'autres pratiques plus définies et cela dépendra fortement du style et du contexte personnels. Certains présentateurs travailleront probablement dans le cadre d'une structure en trois parties ou en trois actes, similaire à celle des films et des pièces de théâtre, où l'on commence par des introductions, on entre dans le vif du sujet pendant la séquence centrale et on termine par des résumés vers la fin.

D'autres présentateurs voudront peut-être aborder leur approche en se basant moins sur une structure de présentation globale et davantage sur une base de diapositives. La méthode STAR (Situation, Tâche, Action et Résultat) est une méthode populaire de discussion des informations. Cette méthode peut vous aider à mieux compléter les informations qui peuvent se trouver sur une diapositive tout en les gardant pertinentes et en suivant un cheminement logique.

Quelle que soit l'option que vous choisissez, il est important que vous l'intériorisiez et que vous la laissiez vous guider dans votre présentation. Cela peut s'avérer bénéfique à long terme lorsque vous commencez à faire des présentations avec peu ou pas de travail préalable, car vous aurez une structure qui vous permettra de garder le rythme.

Privilégiez les termes légers et les visuels ayant de l'impact

L'un des meilleurs avantages des présentations, comme nous l'avons déjà évoqué, est leur capacité à raconter une histoire. Comme pour toute bonne histoire, vous devrez utiliser les meilleurs moyens de transmettre des informations et des messages dans un format qui a le plus de sens pour le plus grand nombre de personnes. L'une des façons les plus simples d'y parvenir est de le faire visuellement ; utilisez des images et d'autres médias pour mieux transmettre les informations au lieu de surcharger le public de texte.

On dit que la capacité d'attention de la plupart des gens n'est pas aussi longue que nous le pensons, la durée moyenne d'attention d'un adulte étant d'environ 10 secondes (et susceptible de se rapprocher de 5 secondes à mesure que nous consommons davantage de médias courts). Cela signifie que les informations que vous devrez présenter devront capter leur attention et la maintenir aussi longtemps que possible.

Les images et les vidéos sont un excellent moyen de transmettre des informations de manière courte et concise. Après tout, comme le dit le dicton, "une image vaut mille mots". Utilisez des icônes, des photos, des vidéos et même des animations pour transmettre un message de la même manière qu'un long texte. De plus, ces aspects visuels permettent de replacer votre présentation dans son contexte, ce qui la rend beaucoup plus facile à assimiler pour ceux qui ne sont pas parfaitement au courant de certains termes techniques que vous pourriez utiliser.

Offrez des possibilités d'engagement

Le travail à distance étant devenu la norme, vous voudrez vous assurer que l'engagement que vous obtenez lors d'une réunion en face à face ne se perde pas lorsque vous passez au numérique. Mais, malheureusement, il est beaucoup plus difficile de faire participer les gens à votre présentation lorsqu'ils sont situés à distance. De plus, les visioconférences à distance peuvent facilement faire l'objet d'une participation passive, les caméras et les appareils audio n'étant pas nécessairement allumés la plupart du temps.

Un moyen clair et efficace d'améliorer l'engagement consiste donc à faire participer le public à la présentation elle-même. Cela peut prendre la forme d'une collecte rapide d'informations auprès de votre public, comme une courte session de brainstorming qui permet de recueillir les idées des participants sur un sujet que vous développerez dans votre présentation. Vous pouvez également utiliser des sondages et des quiz pour voir dans quelle mesure votre public a assimilé les informations que vous venez de partager (conseil bonus : prévoyez des récompenses intéressantes pour motiver les participants à répondre correctement à ces questions).

En matière d'engagement, il y a vraiment plus que ces quelques façons de procéder, mais il est toujours important de garder à l'esprit que les présentations ne doivent pas être à sens unique. Faites participer votre public et vous pourriez être surpris de la réceptivité dont il fait preuve.