5 astuces pour atteindre 100% d'engagement avec votre prochaine présentation en ligne
Vous en avez fait à l'école et à l'université, et il est même probable que vous en fassiez d'une manière ou d'une autre dans votre travail actuellement. La notion de présentation en ligne se retrouve dans la plupart des fonctions et des métiers où l'on s'attend à partager et à présenter de nouvelles informations, ou bien à faire un état des lieux de l'existant.
Mais ce n'est pas parce que vous l'avez fait plusieurs centaines de fois qu'il n'y a pas de place pour l'amélioration. Vous avez peut-être suivi quelques conseils ici et là pour améliorer votre propre façon de présenter, mais les capacités et les styles en matière de présentation à distance évoluent constamment. En particulier dans le contexte actuel de travail hybride, les présentateurs et facilitateurs qualifiés ont dû s'adapter et changer leurs pratiques de travail pour mieux s'adresser à une audience partiellement ou totalement en ligne.
Dans cet article, nous allons donc passer en revue 5 conseils et astuces qui peuvent vous aider à mieux gérer vos présentations, où que vous soyez et quel que soit le moment où vous les faites.
Qu'est-ce qu'une bonne présentation en ligne ?
Pourquoi les présentations sont-elles si courantes dans nos métiers ? Grâce aux progrès technologiques, nous avons désormais la possibilité de présenter nos informations de différentes manières, par exemple par le biais de messages ou même d'infographies. Mais la présentation en ligne reste un incontournable en milieu professionnel, dans les études et même dans presque toute occupation qui nécessite la diffusion d'informations.
La plupart des entreprises et des cabinets professionnels ont recours aux présentations pour mieux informer, éduquer, motiver et même persuader les différentes parties prenantes concernées par l'information. Les présentations sont intégrées aux modules de formation, aux guides de vente, aux changements organisationnels internes et même aux exercices de consolidation d'équipe. Grâce au pouvoir des mots, des images et des compétences de management visuel, une présentation efficace peut continuer à captiver le public tout en développant une compréhension plus approfondie du sujet en question.
1. Des informations engageantes et structurées
Les présentations ont la capacité unique de donner l'occasion de rencontrer des clients, des parties prenantes et d'autres participants liés au sujet d'une manière engagée et connectée. Avec une présentation en ligne, vous pouvez commencer à influencer des aspects auxquels vous n'êtes pas nécessairement exposés régulièrement, comme les réactions à certaines informations, ainsi que l'impact global sur la prise de décision, la confiance et l'état d'esprit général concernant votre sujet de discussion.
Les présentations ne sont pas seulement un outil de communication, mais aussi un moyen d'organiser vos informations. Dans la plupart des présentations, un deck sera probablement utilisé comme support pour mieux encadrer les discussions autour de sujets spécifiques. Cela permet de rendre votre présentation plus visuelle et moins descendante, car vous pouvez mieux vous suivre, vous et votre audience, grâce à un déroulement clair et concis.
De plus, l'engagement des participants peut lui aussi avoir un effet significatif sur la manière dont ils assimilent et adhèrent aux informations spécifiques que vous présentez. Le fait de le faire de manière structurée leur donne la certitude qu'ils obtiennent l'intégralité des informations pertinentes sur le sujet.
2. La connexion émotionnelle par la narration
À l'instar des pièces de théâtre et des orateurs d'autrefois, la réception d'informations sous forme de récit, à savoir la narration, fait partie intégrante de notre histoire et de notre nature humaine. Elle nous permet de comprendre des sujets sur plusieurs niveaux de complexité, ou d'assimiler plus facilement un concept en nous aidant de la symbolique.
Même au-delà de l'histoire, la narration et le développement de récits constituent des outils puissants pour créer une approche plus abordable de votre présentation. Bombarder votre public de faits et de chiffres est un moyen facile de perdre son attention, et peut en plus être fait de manière asynchrone par le biais d'un rapport ou d'un message.
Avec une présentation en ligne, l'objectif est double : fournir des données et des informations, tout en veillant à ce qu'elles soient placées dans un contexte approprié.
Le contexte et le storytelling font tous deux partie intégrante de votre présentation, et peuvent vous aider à mieux partager des informations qui pourraient être trop techniques pour votre audience. De plus, il faut également tenir compte du temps limité dont vous disposez pour transmettre ces informations de la meilleure manière possible. Il est donc essentiel que vous puissiez disposer d'informations narratives et contextuelles prêtes à l'emploi pour créer un lien émotionnel avec vos participants, et les guider vers une bonne compréhension de votre message.
5 étapes pour faire de votre prochaine présentation en ligne un levier d'efficacité
C'est un fait, les présentations peuvent être incroyablement utiles pour susciter l'engagement lors d'un échange d'informations. Cependant, la plupart des méthodes de présentation se basent sur le pré-requis que ladite présentation se fasse en présentiel.
Or, il nous faut à présent également composer avec les pratiques de travail hybride et à distance qui sont devenues la norme pour de nombreuses entreprises. Cela signifie que si nécessaire, la plupart des activités auxquelles vous vous êtes habitués au travail doivent elles aussi évoluer pour mieux s'adapter à un format d'interaction virtuel. Cela inclut la présentation sous toutes ses formes.
Heureusement, la technologie a également suivi l'évolution de ces transformations professionnelles, donnant ainsi davantage de possibilités aux équipes pour effectuer leur travail de manière différente (sans pour autant être moins efficaces !). L'accessibilité a été l'un des sujets phares pour ce qui est des présentations à distance, et les outils collaboratifs ont fait partie des solutions qui ont permis d'accélérer considérablement le partage d'informations en interne.
À présent, voici 5 bonnes pratiques que vous pouvez appliquer dès maintenant pour maximiser l'impact de vos présentations en ligne, à tout moment et où que vous soyez.
1. Synchronisez vos outils et environnements de travail
Une fonctionnalité souvent sous-estimée, mais pourtant essentielle pour réussir votre présentation en ligne, consiste à s’assurer qu'elle est bien synchronisée sur l’ensemble de vos appareils. Cela peut sembler anodin, mais les modifications apportées à votre présentation sont généralement plus fréquentes qu’on ne l’imagine. Qu’il s’agisse de simples corrections d’orthographe ou de grammaire, ou de changements plus importants comme l’ajout de nouvelles slides ou la suppression de certaines sections, vous devez vous assurer de toujours disposer de la version la plus à jour.
La dernière chose que vous souhaitez, c’est de débuter votre présentation en ligne avec un fichier obsolète qui ne reflète pas les dernières modifications réalisées.
Les plateformes modernes de partage de fichiers, ainsi que les suites bureautiques, offrent désormais la possibilité de modifier un document en temps réel et de synchroniser automatiquement les changements sur tous vos appareils dès qu’ils sont connectés à Internet.
Les plateformes collaboratives vont encore plus loin, puisqu’elles enregistrent en continu toutes les avancées directement sur des serveurs Cloud. Il n’est donc plus nécessaire de conserver une copie locale de votre fichier : une simple connexion Internet stable suffit pour apporter toutes les modifications nécessaires à votre présentation en ligne, où que vous soyez et à tout moment.
2. Aidez-vous de modèles de méthodes prêtes à l'emploi
L’agilité au travail est devenue un concept incontournable dans les entreprises, les établissements scolaires et de nombreux autres environnements professionnels. Il s’agit avant tout de pouvoir réagir rapidement, tout en restant suffisamment flexibles pour s’adapter aux imprévus ou aux changements qui peuvent survenir.
Si vous avez déjà eu à préparer une présentation en ligne, vous savez combien il peut être décourageant de devoir tout recommencer à zéro. Une présentation ne se limite pas à transmettre des informations, elle demande des ajustements constants pour que le message soit clair et pertinent.
C’est pourquoi, pour vos présentations en ligne, l’utilisation de modèles prêts à l'emploi (templates) est un véritable atout. Cela vous permet de gagner du temps sur la conception et de vous concentrer sur la structuration logique et concise de vos contenus. Avec un template adapté, il suffit souvent de placer vos informations sur les slides appropriées, dans le bon ordre.
Bien sûr, il n’existe pas de modèle universel pour toutes les présentations : il vous faudra probablement tester différents templates et les adapter à votre propre contexte pour optimiser votre travail. Mais avec un peu d’expérience et l’aide de méthodologies prêtes à l’emploi, il devient facile de créer non seulement une présentation en ligne logique, mais aussi engageante et impactante !
3. Structurez votre message comme le contenu de votre présentation en ligne
En complément de l’utilisation de templates, il est essentiel de développer une structure de contenu organisée, par exemple en élaborant un plan clair, pour construire le cadre de votre présentation en ligne.
Cela revêt une importance particulière dans les environnements virtuels, où vous disposez souvent de moins d’outils à portée de main (pas de téléprompteur, par exemple). La meilleure pratique consiste donc à créer votre propre plan afin de structurer votre contenu de manière adaptée lorsque vous partagez des informations lors de votre présentation en ligne.
Cette démarche est un peu plus abstraite que d’autres méthodes plus formalisées, car elle dépend beaucoup de votre style et du contexte :
- Certains présentateurs privilégient une structure en trois parties, inspirée du cinéma ou du théâtre : introduction, développement, puis conclusion.
- D’autres préfèrent organiser leur présentation en ligne en se concentrant sur chaque slide individuellement.
Par exemple, la méthode STAR (Situation, Tâche, Action, Résultat) est également très appréciée pour structurer efficacement les informations à présenter. Elle permet de compléter chaque slide de façon pertinente, tout en maintenant un fil conducteur logique.
Quelle que soit la méthode choisie, il est important de bien l’assimiler et de s’y référer tout au long de votre présentation. À terme, cela vous aidera à gagner en aisance et à garder le rythme, même lorsque vous devez réaliser une présentation en ligne avec peu de préparation.
4. Favorisez un langage accessible et visuel
L’un des plus grands atouts d’une présentation en ligne est sa capacité à raconter une histoire. Comme pour toute bonne narration, il est essentiel d’utiliser les moyens les plus efficaces pour transmettre vos messages et informations, dans un format qui soit compréhensible par le plus grand nombre.
L’un des moyens les plus simples d’y parvenir est de privilégier l’aspect visuel : intégrez des images et d’autres supports multimédias pour illustrer vos propos, plutôt que de surcharger votre public de texte.
On estime que la capacité d’attention de la plupart des adultes est d’environ 10 secondes, voire moins à mesure que la consommation de contenus courts augmente. Il est donc crucial de capter l’attention de votre audience dès le début de votre présentation en ligne et de la maintenir aussi longtemps que possible. Les images, vidéos, icônes et animations sont d’excellents outils pour transmettre des informations de façon concise et percutante.
Comme le dit l’adage, « une image vaut mille mots ». En utilisant ces éléments visuels, vous facilitez la compréhension de votre présentation en ligne, même pour les personnes qui ne sont pas familières avec certains termes techniques, et vous rendez votre message plus accessible et mémorable.
5. Donnez à votre audience l'opportunité de s'engager avec votre présentation en ligne
Le travail à distance étant devenu la norme, il est essentiel de veiller à ce que l’engagement que vous obteniez lors de vos réunions en présentiel ne disparaisse pas lors de vos présentations en ligne.
Pourtant, il est souvent plus difficile de capter l’attention et de faire participer activement les participants à distance. Les visioconférences peuvent facilement encourager une attitude passive, d’autant plus que les caméras et les micros ne sont pas systématiquement activés.
Pour renforcer l’engagement, il est donc recommandé de faire participer activement votre audience à votre présentation en ligne. Cela peut passer par une collecte rapide d’idées, comme une courte session de brainstorming, afin de recueillir les avis des participants sur un sujet que vous allez développer.
Vous pouvez aussi intégrer des sondages ou des quiz pour vérifier la compréhension des informations partagées (astuce : proposez des récompenses attractives pour motiver les réponses). Bien sûr, il existe de nombreuses autres façons de favoriser l’interactivité, mais il est toujours important de se rappeler qu’une présentation en ligne ne doit pas être un monologue. Impliquez votre public et vous serez souvent agréablement surpris par sa réactivité !