Qu'est ce qu'un Work Breakdown Structure ?

Qu'est-ce qu'un Work Breakdown Structure et en quoi consiste-t-il ?

Un Work Breakdown Structure (WBS) est une description du travail qui sera effectué dans le cadre d'un projet.

Il s'agit d'un moyen simple et méthodique d'organiser et de comprendre la portée du projet. Cette approche permet aux entreprises d'examiner un projet de haut en bas et de le décomposer en tâches et sous-tâches plus petites qui permettront de mener à bien le projet.

Par définition, les projets sont des tâches globales qui sont loin d'être routinières, qui comportent toujours des risques et qui vont en outre de pair avec un ensemble de temps et de coûts serrés. En tant que chef de projet, vous recevez un ordre de projet qui contient le titre du projet, les objectifs, les dates de début et de fin et les coûts spécifiés. Rien de plus. Et souvent, il ne s'agit même pas de cela, mais simplement d'une instruction : "Faites-le !".

Il s'agit donc d'un instrument dont dispose le chef de projet pour mener à bien le projet.

En effet, pour un chef de projet, le premier grand défi consiste à obtenir une vue d'ensemble de la tâche globale. Que faut-il faire exactement pour atteindre les objectifs ? Quand exactement doit-on faire ce qui doit être fait pour respecter les délais ? Quelles sont les priorités ? Et de quels experts ai-je besoin pour me soutenir ? La réponse à ces questions est soutenue par la méthode de gestion de projet "Work Breakdown Structure".

Quels sont les objectifs du Work Breakdown Structure (WBS) ?

Un WBS a trois objectifs principaux :

1. Décrire la division ou la répartition du travail en tâches ;
2. Planifier le travail à effectuer pour le projet ;
3. Estimer le coût de chaque tâche.

Le degré de détail d'une structure de répartition du travail dépend du niveau de précision requis dans les estimations et du niveau de suivi requis par rapport à ces estimations. Les projets pour lesquels la tolérance aux variations de temps ou de coûts est très faible nécessitent généralement une structure de répartition du travail plus détaillée et un suivi diligent de l'avancement des travaux et des coûts par rapport à la structure de répartition du travail. Ce type de projet est courant dans les secteurs de la construction et de l'ingénierie.

En revanche, les projets dans des secteurs tels que les médias et la publicité, les logiciels et l'infrastructure informatique ont tendance à être uniques, et la productivité dépend de l'expérience et des qualifications de la personne qui effectue la tâche. Par conséquent, ces secteurs utilisent une structure de répartition du travail pour estimer la taille d'un projet, et non pour en suivre l'évolution en détail.

La création d'une structure de répartition du travail est un processus intensif qui se déroule généralement sur une longue période et nécessite la collaboration et la contribution d'un grand nombre de personnes. Cet article décrit comment vous pouvez utiliser les améliorations de l'OTP pour répondre à vos besoins d'estimation et de suivi.

Mais avant de penser à créer votre structure de répartition du travail, vous devez en définir le type.

Quels sont les types de Work Breakdown Structure ?

Il en existe deux types :

1. Work Breakdown Structure basée sur les livrables

Comme son nom l'indique, ce type de WBS se concentre principalement sur les produits livrables du projet. Il peut s'agir d'un produit physique, d'un contenu numérique ou d'un service en ligne (site web/application mobile). Elle permet de relier facilement la portée du projet à chaque livrable. Les chefs de projet utilisent souvent ce modèle d'OTP pour créer des budgets de projet, des estimations de ressources, etc.

Un exemple réel serait une fiche WBS pour la fabrication automobile. L'intérieur, la carrosserie et l'électronique constituent les premiers éléments de la hiérarchie. Ensuite, vous pouvez relier les composants appropriés que vous devez fabriquer pour chacune de ces têtes.

2. L'organigramme technique de projet basé sur les processus

Ce type d'outil OTP définit votre projet en termes de phases de travail, de fonctions et d'étapes. Vous pouvez facilement attribuer différentes étapes à différentes compétences et disciplines. Cela permet d'identifier le type d'outils dont vous avez besoin, les compétences requises, etc.

Prenons l'exemple d'une ébauche de WBS pour un projet de développement d'une application mobile. Ici, les phases de développement de l'application telles que la configuration, les tests système, la revue des systèmes critiques et les systèmes utilisateurs forment la hiérarchie de haut niveau. Vous pouvez maintenant relier les autres phases aux en-têtes appropriés.

Quel que soit le type de Work Breakdown Structure adoptée par le chef de projet, il devra suivre au moins six étapes.

Les 6 étapes du Work Breakdown Structure en détail

1 - Lister toutes les tâches

La première étape de la création d'un Work Breakdown Structure consiste à dresser une liste exhaustive de toutes les tâches à accomplir dans le cadre du projet, sous la forme de lots de travaux. Cette tâche ne doit pas être effectuée par une seule personne (par exemple, le chef de projet) dans une pièce tranquille, mais par une équipe. En pratique, la méthode du brainstorming ou du mind mapping est adaptée à cet effet.

2 - Créer des groupes de tâches

Les tâches définies sont regroupées en fonction des domaines ou des délais. La meilleure méthode de tri dépend du contenu du projet et doit être définie au cas par cas.

3 - Définir des lots de travaux

Après le regroupement, les tâches définies sont résumées en work packages. Dès le départ, il est important de préciser la granularité que l'on souhaite utiliser afin de ne pas se perdre dans les détails. Le Work Breakdown Structure peut être détaillée, mais dans ce cas, le même niveau de détail doit être utilisé dans toutes les phases du projet.

4 - Attribuez des responsabilités aux lots de travaux

Si les lots de travaux sont définis en termes de rubriques et de place dans la hiérarchie, il est temps de passer aux choses sérieuses : Qui fait quoi ? L'attribution des responsabilités aux lots de travail se fait dans l'équipe avec les experts techniques. Chaque responsable doit s'investir dans sa tâche. Et surtout, il doit disposer du temps et du savoir-faire nécessaires. Si ce n'est pas le cas, la nomination d'un autre employé doit être envisagée.

5 - Définir les dates de début et de fin des work packages

Une fois les responsabilités définies, les lots de travaux sont planifiés en définissant les dates de début et de fin. Il est important d'examiner où se situent les priorités et quels sont les lots de travaux interdépendants. Quelles sont les activités à réaliser l'une après l'autre, celles qui peuvent être mises en parallèle, et celles qui ne sont pas si importantes et peuvent donc être reportées ?

6 - Documenter la Work Breakdown Structure créée et attribuer des numéros uniques aux lots de travail

La dernière étape consiste à documenter le Work Breakdown Structure créée. Au cours de cette étape, chaque sous-tâche reçoit également un nom de code - le numéro du lot de travaux. Cela garantit une place fixe dans l'organigramme technique de projet et permet d'identifier clairement les lots de travaux.

Les possibilités de mappage sont nombreuses. Que ce soit sous la forme d'une liste Excel, d'un graphique joliment préparé ou d'une simple note autocollante sur un tableau blanc, chacun peut décider lui-même de la méthode de présentation la plus appropriée. Le besoin de maintenance, qui est nécessaire dans tout projet, ne doit pas être ignoré.

Il est important que chaque révision de l'organigramme de répartition du travail fasse l'objet d'une version afin d'éviter le désagrément d'avoir plusieurs plans de projet différents dès le départ.