Comment favoriser l'adoption de nouveaux outils numériques grâce à un challenge d'équipe

Le challenge : transformer les pratiques à l’échelle de toute une organisation

En tant que directrice de la transformation et de l’innovation digitale chez Inddigo, Pascale a sous sa responsabilité le management des systèmes d’information, ainsi que l’innovation digitale et ses produits pour le personnel d’Inddigo et ses clients. Elle est également responsable du projet de transformation digitale de l’entreprise, intitulé “Métamorphose”.

Pour porter cette transformation, Pascale a mis en place un challenge interne auprès de tous les collaborateurs, du directeur général au technicien. Ce challenge s'appelle "Contribuer en Mode projet Inddigo". L’objectif étant de développer une collaboration à distance aussi efficace que celle que l’on peut avoir en présentiel, tout en découvrant et s’acculturant à de nouveaux outils numériques.

Pour rendre le challenge vraiment ludique, un prix est prévu pour l’équipe la plus performante : un don qui permettra de soutenir une association de leur choix qui traite des thématiques de l'environnement.

La solution : un Board pour rendre plus ludique une formation à l’échelle de toute l’entreprise

Pour réussir ce défi, Pascale se tourne vers Klaxoon, et plus particulièrement vers l’outil Board qui lui permet de faire travailler chaque équipe de manière plus collaborative sur un espace de travail partagé.

Pour organiser le challenge, Pascale répartit les personnes dans des groupes de travail : « L'ensemble des collaborateurs est réparti en 26 équipes de 8 à 10 personnes, avec un coach par équipe. » 

À l’issue des deux mois que dure le challenge, les équipes doivent fournir un livrable de leur choix (document PDF, présentation PowerPoint, vidéo, etc.) qui présente une solution pour limiter la pollution numérique. Tout l’attrait du challenge réside dans son accomplissement, évalué tant sur la qualité du livrable que sur la qualité de la collaboration, de la coordination et de la communication au sein de l’équipe.

Pour cela, un Board (identique pour chaque équipe), associé à un espace Microsoft Teams et comportant un ensemble d'étapes à passer, est remis à chaque équipe. Ce Board a été réalisé avec l'appui des équipes de Klaxoon. La complétion de ce Board fait partie du challenge, comme le résultat du cahier des charges.

À leur rythme, quand ils le souhaitent, les membres de chaque équipe  se réunissent sur ce Board et Teams pour travailler ensemble.

Le Board est constitué de la manière suivante :

• Un espace "faisons connaissance" où chaque membre de l'équipe se présente et dépose une photo de lui.
• Un espace avec les règles du jeu et le mode d'emploi. On y retrouve notamment le cahier des charges à remplir pour le livrable.
• Un espace qui reprend l'ensemble des étapes d'un projet au sein d'Inddigo avec des outils méthodologiques associés.

En faisant de l’adoption de ces nouveaux outils un axe d’évaluation du challenge, Pascale favorise leur adoption. Elle est d’ailleurs convaincue de leur intérêt: « L’outil Klaxoon n’était pas connu dans l’entreprise mais le connaissant déjà, je savais que sa prise en main était simple et que l’on pouvait réunir des collaborateurs d’horizons différents, tant dans les lieux que dans les métiers ou la position hiérarchique. Et pour faciliter la prise en main et la bonne continuité dans l’usage, nous avons intégré l’onglet Klaxoon dans Teams. »

En associant un challenge pratique à des modules de formation en e-learning sur le management de projet collaboratif, les personnels d’Inddigo retiennent davantage d’informations, et peuvent reproduire les bonnes pratiques apprises.

Le résultat : un gain de temps et d’efficacité

Pour Pascale, les bénéfices à l’usage de Klaxoon pour la réalisation de son projet “Métamorphose” sont de trois ordres : 

• Sur le plan humain, avec une collaboration plus qualitative, plus coordonnée.
• Sur le plan technologique, avec une appropriation progressive des outils digitaux choisis, comme Klaxoon et Teams.
• Sur le plan éducationnel, avec une intégration plus efficace des notions développées dans les modules de e-learning.

Le challenge et ce Board ont permis à des personnes ne travaillant pas sur le même site, qui n’ont pas le même métier, ni les mêmes fonctions, de mieux travailler ensemble. Et nous avons eu des retours extrêmement positifs. L’adoption des outils Teams-Klaxoon a été une réussite, même pour les personnes les moins à l’aise avec les outils numériques. Et les fondamentaux de la gestion de projet sont désormais acquis par l’ensemble des équipes.

Pascale se félicite particulièrement d’avoir réussi à générer de l’engouement pour le sujet de la pollution numérique, et suscité une prise de conscience générale à ce sujet.

Aujourd’hui, les outils Klaxoon rentrent dans les pratiques quotidiennes du personnel d’Inddigo. Si le déploiement en interne est bien avancé, en externe, ils sont également plébiscités auprès des clients d’Inddigo.