Comment rendre vos visioconférences plus interactives ?

Ah, les réunions, ces moments de la vie professionnelle que tout le monde aime critiquer, et dont qui ne sont pas sans présenter, pour certaines, de nombreuses failles. Même avant la récente évolution vers une acceptation plus générale du travail à distance, les réunions ont suscité l'ire de beaucoup de personnes travaillant dans des bureaux à cause du temps qu'elles consomment, le manque de concentration qu'elles favorisent, parmi bien d'autres choses.

Le travail à distance étant appelé à perdurer et à se développer encore davantage en 2023, il est important de comprendre les implications et les changements liés à un nouveau support pour les réunions. Après tout, si on peut ne pas être expert dans la création et le partage de présentations en face-à-face, on peut s'attendre à ce que les visioconférences en ligne suivent aussi le mouvement, voire soient d'encore moins bonne qualité.

La technologie, cependant, s'est développée parallèlement à l'évolution de nos normes de travail et, à son tour, nous a fourni de nouvelles capacités et tactiques pour mieux nous engager auprès de nos audiences. Dans ce court article, nous allons passer en revue les nombreux facteurs qui entourent la démocratisation de la vidéoconférence, et les raisons pour lesquelles elle n'est pas à la hauteur à certains égards. Mais nous ne nous contenterons pas de nous concentrer sur ses défauts, car nous aborderons également des conseils et des astuces pour rendre vos sessions de visioconférence beaucoup plus interactives.

Les bonnes pratiques pour améliorer l'interactivité des visioconférences

L'engagement en réunion devrait être une évidence pour la plupart de ceux qui ont déjà eu à faire une présentation en personne. Les signaux subtils de l'auditoire et les techniques permettant de maintenir l'attention dans toute la salle ont été constamment sollicités par les animateurs au fil des années pour faire passer leur message de manière beaucoup plus efficace.

Mais les visioconférences ont jeté un pavé dans la mare : soudain, le public ne participe plus autant à la présentation, et les techniques ne sont pas forcément aussi efficaces lorsqu'elles sont transposées sous forme numérique.

"Dans les réunions en face-à-face, l'engagement est important. Mais dans les réunions virtuelles, l'engagement est essentiel.", déclare Michael Wilkinson, PDG de Leadership Strategies. Dans les réunions en présentiel, il peut être facile d'attirer l'attention des gens ou de susciter leur intérêt à certains moments, alors que le support virtuel peut vous empêcher d'être conscient de qui se passe de l'autre côté des écrans, et réduire alors considérablement la portée de votre présentation.

Wilkinson ajoute que " l'engagement permet d'obtenir de meilleures interactions, qui conduisent à de meilleures décisions, de meilleures solutions et de meilleurs résultats. En même temps, lorsque vous engagez les participants, cela a tendance à se traduire par des niveaux plus élevés d'implication dans les discussions, ce qui conduit à une plus grande adhésion aux décisions, ce qui produit un plus grand engagement à l'action, qui à son tour conduit à de meilleurs résultats". C'est pourquoi nous avons examiné certaines des meilleures pratiques permettant d'améliorer l'interactivité lors des sessions de visioconférence.

N'attendez pas pour définir les attentes et l'ordre du jour

Comme pour beaucoup de choses dans la vie, il est difficile de contester l'importance de la préparation (surtout lorsqu'elle est faite en amont). Étant donné que près de 50 % des travailleurs consacrent autour de 4 heures par semaine à des appels vidéo, il est absolument impératif de commencer vos visioconférences en vous posant les questions suivantes : "Cette réunion doit-elle avoir lieu ? Cette réunion est-elle nécessaire ?". Les réunions, y compris en visioconférence, prennent du temps sur des emplois du temps déjà très chargés. Il faut donc s'assurer que vous définissez les attentes et les raisons pour lesquelles vous organisez ces réunions, afin que votre équipe sache à quoi s'attendre.

Une fois que vous avez établi la pertinence de votre appel en visioconférence, il est important de fixer un ordre du jour avant la réunion proprement dite, et de laisser suffisamment de temps aux participants pour préparer tout ce qui leur est demandé. C'est particulièrement important pour les sessions de vidéoconférence qui impliquent des ateliers ou workshops, que nous aborderons plus loin dans cet article.

La visioconférence étant une expérience très variable pour la plupart des participants (en raison de mauvaise connexion Internet, de pannes techniques soudaines, etc.), le contrôle du nombre de participants peut vous aider à obtenir les informations les plus importantes le plus efficacement possible. Pensez à marquer les participants non essentiels comme facultatifs lorsque vous travaillez avec des groupes assez importants ou avec plusieurs équipes de manière transversale.

Favorisez un environnement propice à la visioconférence

Les réunions en visio ont été une bénédiction pour les travailleurs, car elles leur permettent de travailler de n'importe où et n'importe quand, mais elles ont également eu pour effet néfaste de faciliter une certaine déconnexion lorsqu'on participe à une visioconférence. Cela se manifeste littéralement par le fait que de nombreux participants refusent de s'engager plus en profondeur dans des réunions, et participent même à des visioconférences avec leur caméra éteinte et leur micro coupé.

Mais il y a des arguments à faire valoir pour favoriser un environnement de "visioconférence" sur votre lieu de travail, malgré l'aversion des gens pour cette pratique. Tracy Bower, psychologue spécialisée dans le travail, écrit que l'utilisation de la vidéo pendant les réunions présente plusieurs avantages-clés liés à une meilleure communication, à une meilleure relation et même à un meilleur état d'esprit général.

Il a été noté que la communication va au-delà du verbal, et est composée de nombreux facteurs différents, 55 % du partage d'information total étant des signaux non-verbaux envoyés par le corps ou le langage facial. Les environnements non-verbaux entravent la diffusion des informations, et peuvent entraîner des malentendus dans le ton et l'utilisation des mots, par exemple au sein d'équipes multiculturelles où certains mots ont des connotations différentes.

Au-delà de l'efficacité de la communication, ce sont les aspects non-techniques des réunions qui sont améliorés par l'utilisation de la vidéo, car elle permet d'établir des relations entre des membres d'une équipe qui peuvent travailler à distance sur des projets-clés. Si cet aspect est présent dans les interactions au bureau, il est largement absent des conférences téléphoniques sans vidéo. Sans la confiance développée entre les membres de l'équipe, notamment en les voyant, vous risquez de vous retrouver dans des réunions monotones entre des participants peu motivés, car ils n'auont pas établi de relations interpersonnelles avec ceux avec qui ils travaillent.

Créez des salles dé réunion en visio en sous-groupes

Un avantage intéressant des visioconférences par rapport aux activités en face-à-face est la possibilité d'inclure des salles de réunion virtuelles spécifiques et des activités qui peuvent se concentrer sur des groupes plus petits pour la collaboration et la contribution des participants. Alors que les groupes de discussion sont assez courants dans les conférences en face-à-face, les salles de discussion de type "breakout rooms" permettent aux participants d'interagir les uns avec les autres dans un environnement virtuel fermé, leur offrant même un minimum d'intimité pour discuter de choses qu'ils ne voudraient peut-être pas aborder avec le grand groupe principal de la réunion.

Il peut sembler contre-intuitif de répartir les participants dans des salles de discussion plus petites, mais il peut être difficile pour certain(e)s de prendre la parole lors de visioconférences particulièrement importantes. Donner à ces personnes la possibilité d'interagir avec d'autres dans des environnements plus contrôlés peut renforcer leur capacité à s'impliquer davantage dans la discussion au sens large. L'idée est aussi de se regrouper ensuite avec l'ensemble du groupe.

En outre, les salles de réunion de ce type sont réputées pour leur capacité à transmettre de nouvelles informations aux participants, selon l'université du Wisconsin-Madison. Grâce à ces salles de discussion "breakout rooms", vous pouvez mieux instaurer l'entente et attribuer les responsabilités, et donner à chaque membre des attentes plus claires sur ce qu'il doit faire ensuite.

Explorez les possibilités des activités digitales

Grâce à Internet, il est facile d'accéder à des applications et à des possibilités qui auraient peut-être nécessité un peu plus de temps pour être mises en place en physique. Cela inclut différents workshops, icebreakers et quiz qui auraient nécessité de rassembler du matériel, des visuels et d'autres éléments pour les réaliser. Avec l'avènement des visioconférences, une foule de nouvelles possibilités a vu le jour en ce qui concerne le type d'activités que vous pouvez réaliser en ligne.

Les activités de type icebreaker sont probablement la première chose qui vous vient à l'esprit lorsque vous cherchez des moyens d'apporter plus d'interactivité à vos visioconférences. Vous pouvez explorer des moyens plus créatifs de briser la glace par des moyens virtuels, comme des photos de profil personnalisées qui peuvent refléter votre personnage préféré d'un film, ou même vos animaux de compagnie. Vous pouvez également explorer une autre approche en définissant les noms et les photos de chacun comme des modèles anonymes, les autres membres de l'équipe devant alors deviner qui est la personne qui parle en se basant sur des indices personnels la concernant.

Une autre activité qui peut contribuer à maintenir l'intérêt de votre visioconférence est la vérification des connaissances acquises à la mi-session, où vous pouvez envoyer instantanément des sondages ou des quiz pour mieux voir si les gens ont suffisamment bien retenu l'information. Vous pouvez inclure des récompenses à la clé (virtuelles ou non) afin de stimuler encore plus l'engagement.

Ayez recours au visuel mieux donner le ton

Enfin, vous devez vous assurer que votre visioconférence reste attrayante en termes de conception et de contenu. L'animation de la session représente environ la moitié de ce qui maintiendra l'intérêt des participants, tandis que l'autre moitié dépendra de votre capacité à présenter de manière créative et visuelle toutes les informations que vous souhaitez partager.

En présentant vos informations dans des formats plus clairs et plus digestes, vous pouvez également faire en sorte que vos participants restent impliqués dans le contenu lui-même en incluant des sessions de workshop chaque fois que cela s'avère nécessaire pour obtenir davantage de contributions des autres. Dans une étude marquante du groupe McKinsey, il a été noté que près de 90 % des personnes interrogées sur les sessions d'ateliers virtuels ont estimé qu'elles étaient largement aussi efficaces, voire plus efficaces, que les ateliers en présentiel de manière générale.

Mais le principal avantage des visioconférences par rapport aux réunions en personne est la facilité relative avec laquelle vous pouvez inclure des thèmes et des concepts virtuels dans votre réunion proprement dite. Les objectifs importants de la réunion peuvent être mis en évidence par un arrière-plan virtuel de circonstance que les animateurs peuvent utiliser, tandis que les filtres photo peuvent même être un plus pour accompagner les icebreakers pour mieux atténuer la tension qui se manifeste en cas de trop nombreuses réunions en visio.

Ce qui peut rendre les réunions en visioconférence inefficaces

Peut-être en raison de la diminution de notre capacité d'attention, les visioconférences sont une occasion supplémentaire d'ouvrir une nouvelle fenêtre sur l'écran et de faire autre chose en arrière-plan pendant les sessions de travail. Même si vous êtes parfaitement attentifs à chaque session, la "Zoom fatigue" est devenue un phénomène plus répandu en raison du trop grand nombre de vidéoconférences qui se déroulent sur une trop courte période. Alors que près des trois quarts des entreprises utilisent un outil de visioconférence, quel qu'il soit, il est toujours étonnant que beaucoup d'entre elles tombent dans les mêmes pièges qui font que là où les technologies devraient contribuer à rendre les réunions plus efficaces, elles ne les rendent que plus descendantes et peu productives.

Pas assez de préparation

La plupart du temps, ce n'est pas l'outil lui-même qui est à blâmer, mais ceux qui organisent et mettent en place la réunion en premier lieu. Si la technologie peut certainement alléger la charge logistique de votre réunion initialement en présentiel (plus besoin de commander des repas ou de louer de grandes salles), un manque de préparation peut vous placer, vous et votre public, dans des situations délicates pendant la session en visio.

Une étude récente a montré que le manque de préparation reste dans le top 5 des préoccupations des personnes interrogées pour expliquer l'inefficacité de leurs réunions. Forbes a même dressé une liste des erreurs en visioconférence les plus courantes qui peuvent faire tomber à l'eau votre présentation, allant des mauvais angles de caméra aux moments embarrassants où le micro reste allumé alors qu'il ne devrait pas, ce qui peut entraîner bien des complications.

Les bonnes personnes ne sont pas présentes

Avant que la vidéoconférence ne devienne courante, il était certes un peu plus difficile de se retirer des réunions auxquelles on vous demandait explicitement d'assister, car cela signifiait devoir indiquer directement (ou indirectement) les raisons pour lesquelles vous ne pouviez pas y participer. La visioconférence a facilité l'envoi d'invitations à la chaîne, et a également facilité la possibilité d'ignorer ces invitations tout en continuant d'écumer de plus en plus de réunions.

Les décideurs-clés se retrouvent alors hors des réunions auxquelles ils devraient assister, et vos réunions sont beaucoup moins interactives qu'elles ne devraient l'être, car ceux ou celles qui auraient le plus d'informations à communiquer sur le sujet sont absents de la session.

Les technologies innovantes ne sont pas utilisées à leur juste mesure

Le dernier point de cette liste peut vous paraître évident, mais il s'agit néanmoins d'un rappel important pour continuer à utiliser les technologies innovantes disponibles en matière de visioconférence. Les présentations, en particulier celles qui se déroulent en présentiel, ont toujours eu du mal à susciter l'engagement, car elles se résument essentiellement à un seul orateur et à un large public.

Les visioconférences peuvent contourner ce problème grâce à des outils intégrés qui vous permettent de mieux recueillir les commentaires du public, d'enregistrer les idées-clés, de partager des informations importantes ou même d'ajouter des outils supplémentaires à votre session.

L'important ici est de faire des recherches sur ce qui est possible et ce que d'autres ont fait dans des sessions similaires. La technologie reste aujourd'hui extrêmement flexible, et vous pourriez trouver une nouvelle stratégie à laquelle vous n'aviez pas pensé auparavant, simplement en explorant les possibilités offertes par l'environnement numérique.

Quelles sont les prochaines étapes à envisager ?

La visioconférence peut être un outil extrêmement puissant si elle est bien utilisée. Une planification, un engagement et une collaboration appropriés sur ce nouveau moyen de réunion, ainsi que l'avantage natif de la souplesse d'utilisation de ce canal, peuvent propulser vos réunions d'équipe vers de nouveaux sommets. De plus, cela peut permettre aux équipes de mieux travailler avec d'autres, en partageant les informations de manière plus riche et plus efficace.

Gardez à l'esprit les différents contextes dans lesquels votre équipe est susceptible d'opérer et utilisez les méthodes illustrées ici en les asaptant comme bon vous semble. La visioconférence reste très prometteuse dans cet environnement de travail à distance, alors gardez un œil sur les nouvelles tactiques que vous pourriez découvrir avec cet outil de conférence pratique.

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