Amélioration continue : 6 méthodes efficaces de rétrospective agile pour démarrer l’année

À l'aube d'une nouvelle année, le rôle des dirigeants d’entreprise devient de plus en plus complexe, pour mener leur organisation vers la réussite dans un contexte incertain. Dans cet environnement qui évolue sans cesse, la capacité d'adaptation et d'innovation sont devenues indispensables. C'est pourquoi la mise en place d'un état d'esprit d'amélioration continue au sein de leurs équipes est désormais un véritable impératif stratégique pour les dirigeants, qui cherchent à les amener vers toujours plus d'agilité et d'efficacité.

Dans cet article, nous partageons avec vous l'un des moyens les plus efficaces d'introduire l'amélioration continue dans votre organisation : faire des rétrospectives agiles. Grâce à ces 6 méthodes puissantes déclinées des pratiques Scrum ou du design thinking, vous êtes assurés de trouver celle qui convient le mieux à votre équipe, et d'évaluer rapidement ensemble vos succès passés et les améliorations que vous pourrez apporter à l’avenir. 

Alors que les dirigeants cherchent non seulement à surmonter les incertitudes économiques, mais aussi à prospérer, l'importance de favoriser une culture de la réflexion, de l'adaptation et de l'innovation devient tout à fait évidente. Et c'est exactement ce que permettent les rétrospectives !

Ce début d'une nouvelle année est symbolique - une page blanche qui attend d’être remplie d’actions stratégiques et de défis à reveler. Lorsqu'elles sont bien menées, les rétrospectives agiles ont le potentiel non seulement de renforcer les connaissances et l'engagement des équipes, mais aussi de transformer en profondeur les résultats de l'organisation.

Rétrospective de sprint

À l’origine, l'exercice de la rétrospective est issu des méthodologies agiles Scrum et se déroule en équipe après avoir terminé un sprint (ou 'itération) au cours duquel elle a accompli certaines tâches.

Une rétrospective de sprint réussie implique généralement les étapes suivantes : 

• Un icebreaker pour mettre l'équipe en condition ;
• Une phase de collecte de données et des retours de chacun : l'objectif est d'en savoir plus sur ce qui s'est bien ou moins bien passé au cours du sprint ;
• La définition des prochaines étapes et des actions concrètes pour le prochain sprint ; 
• Une synthèse de la session : il peut s'agir d'un court échange sur la rétrospective elle-même, et sur la manière dont elle pourra être améliorée la fois suivante.

Dans un esprit d'amélioration continue, l'objectif de ce type de rétrospective est d'évaluer le travail accompli au cours du sprint, d'identifier les réussites de l'équipe et les aspects qui pourraient être modifiés ou améliorés par la suite. Tous les membres de l'équipe de développement, y compris le Scrum Master et le Product Owner, y participent activement, favorisant ainsi un espace d’échange en toute transparence. 

Aujourd'hui, les équipes doivent être de plus en plus réactives face à un environnement de travail en constante évolution. Par conséquent, mener une rétrospective agile efficace après leurs sprints est une bonne méthode pour identifier leurs forces, les aspects à améliorer et les stratégies à tester pour de meilleures performances en équipe au cours du prochain sprint.

Pour rendre votre rétrospective de sprint encore plus efficace et interactive, les outils et les plateformes de management visuel ont fait leurs preuves pour vous permettre d'aller encore plus loin dans l'intelligence collective. N’hésitez pas à encoueager vos équipes à créer des rétrospectives créatives et efficaces en essayant des modèles de tableau blanc prêts à l'emploi, et menez ainsi des rétros uniques à chaque sprint.

Speedboat

La méthode Speedboat (également appelée Sailboat) fait également partie de la méthodologie agile Scrum. Plus encore que les rétrospectives de sprint, ce format créatif transforme vos rétrospectives en une expérience engageante et visuelle. 

Là aussi, l'objectif est d'aider vos équipes à atteindre collectivement leurs objectifs grâce à des séances de travail dynamiques et efficaces. Utilisant l'analogie du bateau, la méthode Speedboat encourage tous les participants à naviguer véritablement dans leur projet, en identifiant clairement leurs succès, leurs objectifs et les obstacles à franchir avec une vision complète.

Dans cette méthode interactive :  

• Le bateau symbolise l'équipe qui navigue de sujet en sujet ; 
• L'île à atteindre représente ses objectifs ;
• Le soleil représente ses réussites ;
• Le vent incarne les éléments de soutien ;
• L'ancre et le récif représentent les obstacles. 

Une fois encore, un template visuel de la méthode Speedboat peut faciliter la création d'un espace de travail structuré et collaboratif, permettant aux membres de l'équipe d'exprimer leurs idées et de créer une atmosphère propice à l'innovation et à la résolution de problèmes.

Ce processus de rétrospective agile se concentre particulièrement sur la catégorisation des réussites, des objectifs et des défis à relever suivant un code couleur, ce qui favorise les interactions et l'engagement. Comme pour une rétrospective de sprint standard, les participants peuvent commencer par un icebreaker, puis progresser ensemble dans chaque catégorie. Le plan d'action qui en résulte devra aborder les questions liées au projet, tout en proposant des solutions aux obstacles et en encourageant l'amélioration continue.

De plus, la flexibilité de la méthode Speedboat permet aux équipes de s'adapter à leur manière de travailler, qu'elles soient sur place ou à distance. Son accessibilité permet également une participation en asynchrone, ce qui entretient la dynamique des échanges et garantit une amélioration continue au-delà des sessions de rétrospective. En fin de compte, la rétrospective Speedboat permet aux équipes d'orienter leurs projets vers le succès en relevant collectivement les défis et en naviguant rapidement vers leurs objectifs.

Rose, Thorn, Bud

La méthodologie de design thinking Rose, Thorn, Bud offre un outil simple mais puissant pour l'analyse stratégique à travers un format de rétrospective, encourageant l'amélioration continue à travers la métaphore d'une fleur. 

Cette approche encourage les équipes à associer leurs réussites à des roses, leurs défis à des épines et les opportunités à saisir à des bourgeons. Cette méthode de rétrospective utilise une approche de design thinking centrée sur l'humain, en tirant parti d'éléments visuels tels que les images et les couleurs pour stimuler la pensée créative et l'innovation.

Parmi ses principaux avantages, la méthode Rose, Thorn, Bud favorise la pensée visuelle, la créativité et les solutions imaginatives. En incorporant des images et des associations visuelles, cette technique de rétrospective fait appel à de nouvelles facultés cérébrales chez les participants, ce qui stimule leur créativité et donne donc naissance à des idées novatrices. 

Adaptée à diverses situations telles que les réunions d'équipe, l’identification de points bloquants d'un projet ou le partage de retours clients, cette méthode peut s’adapter à un nombre illimité de participants, ce qui la rend efficace pour générer des retours d'information et pour explorer des idées de manière collaborative.

Exemple d'utilisation de Rose, Thorn, Bud en session de brainstorming

1. Si votre espace de travail collaboratif dispose d'un timer, lancez-le pour une session de brainstorming de 5 minutes.
2. Dans la première colonne "Rose" de votre espace virtuel, les participants envoient toutes leurs idées sur ce qui est positif concernant le sujet abordé (succès, progression efficace, etc.).
3. Ensuite, pendant 5 minutes supplémentaires, les participants remplissent la colonne "Thorn" avec leurs idées sur ce qui ne fonctionne pas, les obstacles et les problèmes.
4. Enfin, 5 minutes supplémentaires sont consacrées à la colonne "Bud", qui représente les opportunités et les idées qui doivent encore être explorées.

N'hésitez pas à ajouter 1 ou 2 minutes à chaque phase si les participants en ont besoin, avant de procéder à un débriefing collectif sur toutes les idées issues de cette session. Vous pourrez alors utiliser les résultats de cet atelier de design thinking pour évaluer votre situation, en tirer des enseignements et rebondir pour explorer les moyens d'aller de l'avant en équipe.

ROTI

Une autre façon d'améliorer la conclusion de vos réunions d'équipe ou de vos ateliers est d'utiliser la méthode ROTI, conçue pour évaluer le retour sur le temps investi (ce que ROTI signifie en anglais). 

Cet outil permet aux participants d'évaluer rapidement la réussite d'une session collective. Qu'elle se déroule en personne ou à distance, les membres de l'équipe peuvent alors fournir un retour d'information immédiat, offrant ainsi des perspectives et des suggestions d'amélioration en temps réel.

Par conséquent, la méthode de rétrospective ROTI catalyse la collecte de retours précieux et améliore la qualité et la productivité de vos réunions à venir. Elle transforme la dynamique de votre communication, en évitant les scénarios dans lesquels les membres de l'équipe se désengagent, en détournant leur attention vers leurs emails, leurs autres sujets,... En offrant à vos équipes la possibilité d’écrire des commentaires anonymes, vous leur permettez également d'exprimer librement leurs opinions, ce qui favorise un retour d'information complet et homogène.

Pour appliquer visuellement la méthode ROTI, demandez aux participants de classer leurs commentaires à l'aide d'un code couleur visuel, en ajoutant leurs idées dans des colonnes "Inutile" et "Moyen". Ensuite, les discussions de l'équipe seront centrées sur la compréhension de ce qui doit être amélioré tout en reconnaissant les aspects positifs. 

Dans une zone dédiée aux suggestions d'amélioration de leur espace de travail collaboratif, les participants peuvent facilement organiser et classer leurs idées par ordre de priorité. Le fait d'aimer ou de voter pour les suggestions les plus pertinentes peut également constituer une bonne pratique pour leur application à l’avenir. 

Ainsi, l'intégration de la méthodologie ROTI dans vos pratiques de gestion de projet est un aspect essentiel de l'amélioration continue, en particulier lorsque vous expérimentez des formats de réunion innovants, offrant ainsi une approche holistique pour affiner votre collaboration et votre communication.

Rétro vers le Futur

La méthode Rétro vers le Futur introduit un outil de gestion de projet innovant et engageant, mêlant l'inspiration des pratiques agiles et le voyage dans le temps. Cette méthode offre aux équipes une occasion unique d'analyser leurs tâches et les étapes passées, de se projeter dans l'avenir tout en collaborant sur la création d’un plan d'action pour améliorer leur gestion du projet. Agissant également comme un outil puissant entre les sprints dans le suivi de projet Scrum, ce format de rétrospective agile s'adapte aussi bien aux projets à court terme qu'à ceux à long terme.

La session commence par une réflexion sur le projet précédent de l'équipe et par l'identification des réussites et des échecs. Elle propulse ensuite l'équipe vers le futur, en incitant les membres de l’équipe à envisager l'achèvement du projet et à s'enquérir des réalisations à venir. 

De plus, la méthode Rétro vers le Futur fournit une approche structurée permettant aux équipes de tirer parti de leurs expériences passées, d'anticiper les obstacles à venir, et d'affiner leur méthodologie de gestion de projet. Elle favorise un environnement dans lequel les membres de l'équipe, anciens et nouveaux, peuvent tisser des liens autour d'expériences partagées, qu'ils travaillent en face à face ou à distance.

Pour utiliser cette méthode de rétrospective de manière visuelle, les membres de l'équipe peuvent utiliser un tableau blanc collaboratif où ils saisissent les détails du projet et personnalisent leurs idées avec leur nom et leur photo. Le voyage rétrospectif dans le passé consiste à catégoriser ce qui a bien fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné dans le dernier projet, et doit conduire à une décision commune sur ce qu'il faut retenir pour les projets futurs. L'équipe s'imagine ensuite justement dans le futur, en posant des questions et en reliant les réponses à des idées de couleurs différentes, ce qui contribue à une compréhension globale de la dynamique des projets à venir.

Quant à la gestion de projet en tant que telle, les leçons tirées du passé permettent de guider la mise en place de plans d'action dans une zone dédiée "À faire". Les responsabilités et les échéances sont attribuées, ce qui permet d'établir une feuille de route claire. Le voyage dans le futur est également utilisé pour examiner et classer les risques potentiels, assurant ainsi une gestion des risques proactive. Finalement, la polyvalence de cette méthode permet un engagement rapide sur des points spécifiques du projet, facilitant la prise de décision collaborative et améliorant le suivi de projet à n'importe quelle étape.

Kudo Cards

Enfin, le format de rétrospective Kudo Cards constitue une autre méthode efficace pour renforcer la motivation de l'équipe, et favoriser une culture du feedback positif. 

Conçu d’une manière qui rappelle un jeu de cartes disposées dans un espace virtuel dédié, la méthode Kudo Cards facilite l'expression des remerciements, de l'appréciation, des encouragements et des félicitations au sein d'une équipe afin de reconnaître les progrès accomplis. Le processus consiste à sélectionner des cartes en fonction de leur design, de l'identité de l'entreprise ou d’autres sujets spécifiques, et à les afficher pour que l'équipe puisse les voir. 

Cette méthode constitue un outil précieux pour les équipes géographiquement éloignées, car elle favorise simplement l'esprit d'équipe et la motivation depuis n’importe où.

Dérivées du mot grec "kudo", qui signifie "félicitations pour une action réussie", les Kudo Cards représentent un moyen visuel pour les membres de l'équipe de reconnaître et d'apprécier les efforts de chacun. Les cartes, autrefois physiques, peuvent désormais être intégrées de manière transparente dans un espace de travail collaboratif visuel, offrant ainsi une plateforme centralisée pour le partage du feedback.

À l'ère du travail hybride, où le retour d'information devient crucial pour s’améliorer en continu, les Kudo Cards offrent aux membres de l'équipe un moyen interactif, spontané et naturel de fournir un retour d'information spécifique sur leurs tâches, leurs projets ou tout autre travail effectué par le collectif. L'outil transforme ainsi le partage du feedback en une expérience collaborative et motivante, créant un cercle vertueux d'interactions efficaces entre les membres de l’équipe.

L'utilisation des Kudo Cards s'aligne aussi sur la vision du management 3.0 et les méthodologies agiles, fournissant un moyen efficace de maximiser votre engagement, d'exprimer votre appréciation et de promouvoir votre collaboration. Une plateforme de collaboration visuelle telle que Klaxoon peut ici devenir l’espace de travail idéal pour organiser vos sessions de feedback. La méthode Kudo Cards apparaît donc comme un outil-clé pour stimuler la motivation des équipes, favoriser une culture du feedback et promouvoir un travail collectif efficace, que ce soit dans un environnement de travail physique ou à distance.