SpeedBoat : la méthode Agile pour faire le point sur un projet

De l’agilité pour améliorer le travail en équipe et la gestion de projet

Le template « Speedboat » ou « bateau agile » est à l’origine, un atelier utilisé comme outil de rétrospective dans la méthode agile Scrum.

Le modèle Scrum est une méthodologie agile mise en œuvre pour développer des produits ou des fonctionnalités. Elle fonctionne par cycles de développement appelés sprints. La méthode se découpe en plusieurs étapes, comme par exemple la planification de sprint ou Sprint Planning en début de cycle, ou encore la rétrospective de sprint en fin de cycle.

La rétrospective est un incontournable de l’amélioration continue en entreprise. En équipe et autour d’un sujet précis (bilan projet, point d’étape, remise à plat d’un process, etc.), vous faites le point sur ce qui a bien fonctionné, ce qui est à améliorer et identifiez les actions à mettre en place pour avancer encore plus efficacement. Vous pouvez utiliser le modèle du Speedboat qui file la métaphore du bateau, mais il existe aussi un autre modèle de rétrospective disponible dans votre bibliothèque de template Klaxoon.

De plus, le graphisme séduisant de cet outil surprendra vos participants tout en les mettant plus à l’aise pour se l’approprier. Grâce à l’outil Board de Klaxoon, véritable page blanche à la taille infinie sur laquelle vous pouvez partager tout type d’informations (texte, photos, liens vers des documents partagés ou des sites web, dessins, etc.), vous aurez toute l’agilité dont vous avez besoin pour réaliser un Speedboat à votre façon.

Speedboat, l’outil de rétrospective privilégié par les entreprises

Le Speedboat, ou « bateau agile », est une méthode très ludique et visuelle pour réaliser une rétrospective. La rétrospective est le moment, dans un projet en équipe, où l’on prend du recul par rapport à ce projet, ou bien à une étape de ce dernier, afin d’identifier des axes d’amélioration.

C’est une méthode très simple à utiliser, efficace, lisible, compréhensible, et qui libère la parole très facilement. Basée sur la métaphore du bateau, cette méthode de rétrospective est intéressante pour obtenir un partage de vision. De plus, grâce au potentiel du whiteboard interactif Klaxoon, l’atelier Speedboat devient un terrain de jeu qui « embarquera » n’importe quelle équipe !

Cette méthode d’amélioration continue peut être utilisée dans de nombreux cas lorsqu’on souhaite mieux travailler en équipe dans un projet. Par exemple, votre équipe vient de finir une étape d’un projet et, avant de passer à la seconde, elle veut réaliser un Speedboat. Il s’agira alors de lister tous les éléments qui ont fonctionné en premier, puis les éléments qui ont coincé, pour tenter de les résoudre.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Dans le template Speedboat, le bateau représente l’équipe, l’île représente les objectifs. En haut du whiteboard, vous voyez le soleil ; il représente les réussites, ce qui fonctionne bien, ce qui est positif. À gauche, le vent symbolise les forces qui poussent votre équipe à atteindre ses objectifs. En bas, les freins sont représentés par l’ancre du bateau, et vous pouvez aussi utiliser le récif pour symboliser les obstacles à éviter.

La préparation et le brainstorming de votre atelier Speedboat en équipe

C’est parti !

Le template Speedboat est un terrain de jeu superbe et coloré qui vous permettra d’animer ce workshop de rétrospective avec plaisir.

En jaune, notez tout ce qui est en lien avec les réussites et les vents portant l’équipe. En bleu,  tout ce qui est lié à l’objectif, et en rouge tout ce qui est irritant, et les problèmes à résoudre.

En fonction de la nature des relations entre les participants (se connaissent-ils bien, travaillent-ils ensemble régulièrement…), vous pouvez commencer par un jeu de brise-glace ou «Icebreaker» (savoir produire un post-it, une idée). Cela permettra aux personnes n’ayant pas encore l’habitude de Klaxoon de prendre en main le whiteboard, et cela fera aussi office d’energizer.

Après avoir invité tous les membres de votre équipe, vous allez pouvoir vous lancer dans le travail de rétrospective, une catégorie après l’autre. N’oubliez pas d' utiliser le timer situé en haut à gauche de votre board pour chronométrer trois minutes par catégorie.

On démarre par le ou les objectifs, que l’on note sur l’île. L’efficacité de ce travail en collectif repose sur le fait que la vision qui ressortira de ce bateau agile est partagée par tous. C’est un rêve commun à toute l’équipe.

Chaque participant réfléchit en même temps au même sujet, ce qui leur permettra de d’exprimer d’abord leurs idées avant de rebondir sur celles des autres. Que vous soyez en présentiel ou en distanciel, invitez-les à parler (grâce à l’outil Live intégré dans Klaxoon) ou à écrire, et vice-versa. Le partage écrit et oral permet de mieux retenir les informations.

Vous pouvez commencer directement par des échanges oraux entre les participants avec un animateur qui prend note sur le whiteboard. Certaines personnes vont être seulement à l’écoute, ne pas prendre la parole mais, inspirées  des autres, vont avoir une idée et vont pouvoir la matérialiser sur le board. L’idée est de générer une discussion riche, à rebonds, le tout sans perdre d’idées.

Passez ensuite à la catégorie des vents portants. Pourquoi va-t-on y arriver ? Il s’agit de réflexions autour de l’équipage embarqué, de la gouvernance et de la gestion du projet, et des éléments que vous avez en cale (moyens, outils, etc.).

Vous pourrez ensuite répertorier les freins, les cailloux dans vos chaussures, qu’ils soient internes ou externes. Ils sont matérialisés par l’ancre du bateau. N’hésitez pas à pousser vos participants à remplir cette catégorie de façon asynchrone si vous en avez l’occasion. Ainsi, les tabous et les non-dits qui ne sont pratiquement jamais mentionnés en présentiel pourront apparaître et permettre à l’équipe d’éviter, par exemple, les faux objectifs ou les pièges.

N’hésitez pas à jouer avec votre whiteboard ! Vous pouvez descendre, reprendre de l’espace, ou casser la structure en copiant-collant et en étalant les éléments. Cet espace est adaptable à votre façon de travailler et à l’énergie du groupe ; c’est l’avantage du management visuel agile.

Même avec l’aide d’un animateur ou d’une animatrice, les participants peuvent garder la possibilité de bouger les post-its eux-mêmes, ce qui leur permettra de faire plus facilement des liens entres les idées et de créer de nouvelles solutions. Il est également possible d’identifier des facilitateurs en sous-groupe de travail. Le brainstorm peut alors être co-animé par plusieurs personnes.

Comment révéler le plan d’action pour votre gestion de projet et d’équipe

À la suite de ce brainstorm, demandez aux participants de liker les idées qu’ils préfèrent, de les reformuler ensemble et de les coller dans la partie Plan d’action. L’idée est de générer des idées de résolution et/ou d’anticipation pour le projet. Ils peuvent proposer des solutions aux obstacles et les relier avec les connecteurs disponibles dans la barre d’outils. Vous pouvez aussi utiliser l’outil Questions pour interpeller les autres membres de l’équipe au sujet d’un objectif à atteindre ou d’une difficulté à résoudre.

À la fin de l’atelier, vous obtenez un plan d’action complet pour l’avancement de votre projet avec pour objectif d’éviter les freins et les obstacles identifiés.

Cet outil est utilisable en rétrospective, c’est-à-dire en fin de projet ou à la fin d’une étape ; mais il peut aussi servir, en début de projet, à définir là où l’équipe veut aller et tout ce qui pourrait l’empêcher d’y aller. Le plan d’action créé peut donc servir de méthode d’amélioration continue mais aussi de projection.

Les bénéfices du template Speedboat de Klaxoon sur le travail en équipe

Grâce aux multiples éléments écrits et vocaux du whiteboard Klaxoon, vous pouvez varier les modes d’animation, ce qui est très important pour la dynamique du groupe. Par exemple, essayez de laisser simplement 3 minutes à l’équipe pour remplir le tableau blanc avec leurs idées, sans lancer de discussion préalable. Vous risquez d’être surpris !

En fonction de la durée de votre projet, vous pouvez aussi réaliser un Speedboat en plusieurs étapes, en incluant une ou des phases asynchrones. Le résultat ? Une augmentation de 15 à 20 % des idées proposées ! En effet, cela permet de maintenir le sujet en suspens : par exemple, certains des participants vont se croiser au travail entre deux sessions de « navigation », vont continuer à en parler et peuvent revenir sur le template à n’importe quelle heure du jour et de la nuit poser une idée, une remarque, un frein ou un tabou ! Entre deux sessions, l’animateur peut bien sûr relancer les participants à revenir sur le board mais l’avantage est qu’il n’y a plus d’injonction à avoir la bonne idée au bon moment, quand tout le monde est présent (en salle ou à distance).

La collaboration et le travail en équipe sont décuplés grâce au Speedboat : il permet de manière efficace d’identifier des actions très rapidement. Le whiteboard reste à disposition, vous pouvez toujours continuer de travailler dessus. Par exemple, pourquoi ne pas imaginer chaque semaine identifier une petite action à mettre en place pour la semaine d’après ? Ainsi, vous activez les rouages de l’amélioration continue.

Il ne tient plus qu’à vous de mener votre bateau jusqu’à son île !