ROTI : évaluer l'efficacité du temps passé ensemble en réunion

Un template pour savoir organiser une réunion et la réussir

ROTI vient de l’acronyme anglais « Return On Time Invested », ce qui signifie « Retour sur le temps investi ». Ce template vous permet de recueillir le retour des participants sur l’utilité d’une réunion ou d’un workshop de travail qui vient de se dérouler.

L'équipe a-t-elle appris des choses lors de cette séance de travail ? Le temps passé a-t-il été gaspillé ou bien investi ? Était-ce une réunion efficace, réussie ? L’équipe donne une note sur la qualité de la session écoulée, qu’elle ait eu lieu à distance ou en présentiel ; le télétravail n’est pas un obstacle au feedback ! Chacun explique son évaluation, en direct via les outils du whiteboard Klaxoon, et peut proposer des pistes d’amélioration.

Ces précieux retours optimisent le contenu des prochains rendez-vous, favorisent un travail en équipe productif et permettent de diriger une réunion ou un workshop de la façon la plus adaptée à votre équipe.

Les bénéfices du ROTI : apprendre à préparer une réunion efficace

Communiquer et animer efficacement une réunion, cela s’apprend. Finis les rendez-vous hebdomadaires passés à regarder ses emails en coin pendant que le chef d’équipe monologue des discours abstraits, ou les workshops si peu interactifs qu’on n’en retient pas grand-chose…. Grâce au template ROTI, ne perdez plus de temps inutilement en réunion ; organisez des rencontres pertinentes avec une réelle plus-value.

Le fait que les membres de l'équipe fassent leurs retours sur la forme et le contenu à l'issue de la rencontre permet de recueillir les retours à chaud, avec un ressenti en direct réel. La possibilité d’anonymiser les commentaires et propositions d’amélioration libère plus encore la parole qu’un simple tour de table ou rendez-vous avec son manager. Tout le monde s’exprime, en présentiel ou à distance via le whiteboard, et le feedback est complet et honnête.

Ces quelques minutes de fin de session vous en feront gagner par la suite en vous évitant de tomber dans les mêmes écueils et en organisant des réunions réussies. C’est pourquoi il est intéressant d’inclure dans votre gestion de projet le template ROTI en fin de réunion, tout particulièrement lorsque vous testez de nouveaux rendez-vous (point de synchronisation projet, météo d’équipe, etc.).

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Comprendre et réussir une réunion avec le template ROTI

Une fois sur votre template ROTI, remplissez d’abord la date et l’objet de la séance concernée en haut du whiteboard. Dans les options, renseignez les prénoms des membres de l’équipe en dimensions, puis invitez votre équipe.

Lancez un chrono de trois minutes (situé en haut de l’interface) afin que tout le monde envoie une idée dans la colonne correspondant à ce qu’il a pensé de la précédente réunion. Pensez à respecter le code couleur de la légende proposée, et incitez les participants à développer leur idée en quelques mots. Libre à chacun de mettre son prénom en dimension de son idée ou de laisser anonyme sa contribution.

En équipe, passez en revue les idées, échangez et expliquez vos points de vue ! Attardez-vous particulièrement sur les deux premières colonnes (« Inutile » et « Utile ») pour rectifier le tir les fois prochaines. Il est aussi très important de garder en mémoire ce qui fonctionne bien !

Dans le rectangle muni du point d’interrogation, envoyez des pistes d’amélioration suite aux échanges et organisez-les (supprimez les doublons, grossissez les idées qui reviennent plusieurs fois, etc.). Demandez ensuite à tout le monde de liker les idées convaincantes afin de pouvoir les mettre en œuvre pour votre prochain workshop ou votre prochaine réunion !