Collaboration d’équipe : les 5 pratiques à éviter pour la renforcer

De nombreuses entreprises ont de grands principes centrés sur la collaboration. Elles insistent beaucoup dans leur communication à ce sujet, mais il arrive qu'elles n'obtiennent pas les résultats escomptés en matière de collaboration parce qu'elles n'ont pas su tirer le meilleur parti de leur plus grande force - leurs équipes. 

Une étude menée par Teamstage a révélé que pour environ 37 % des employés, le travail d'équipe est crucial. Plus encore, la collaboration au sein d'une équipe est importante lorsqu'il s'agit de développer de nouvelles idées et de créer de nouvelles choses. 

Le fait est que, lorsque vous travaillez en équipe, certaines de vos pratiques de collaboration peuvent sembler pertinentes et efficaces à première vue, mais elles ne le sont pas. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir 5 de ces pratiques qui peuvent en fait nuire aux résultats de votre équipe, et vous montrer comment les modifier en les adaptant à vos besoins et à votre contexte.

Au fil de votre lecture, vous y verrez plus clair et apprendrez à maximiser la collaboration et l'efficacité de votre équipe. Et justement : c’est quoi exactement, la collaboration dans une équipe ?

Qu'est-ce que la collaboration d'équipe ?

Lorsque l'on entend le terme "collaboration", la première chose qui vient à l'esprit est le travail d'équipe, et à juste titre car ces deux notions ont souvent été utilisées l'une à la place de l'autre. 

Cependant, elles sont assez différentes. Avant de définir la collaboration d'équipe, voyons donc ce que signifie le travail d'équipe. 

Le travail d'équipe

Le travail d'équipe est ce qui se produit lorsque deux personnes ou plus se réunissent pour travailler à la réalisation d'un objectif commun. Le travail d'équipe peut également impliquer que certaines tâches soient effectuées séparément par les membres d'une équipe, tant que l'objectif commun est atteint. C’est un processus qui met l’accent sur l’efficacité.

Imaginez cet exemple : Google décide de lancer une nouvelle application sur le marché. La conception d'un tel programme fait généralement appel à des développeurs comme à des spécialistes de l’UX. Pour donner vie à cette application, chacune de ces équipes et leurs membres traiteront une partie des tâches chacun de leur côté, puis mettra en commun son expertise et contribuera ainsi globalement au processus de conception et de design du produit. C'est ici un exemple de travail d'équipe. 

Maintenant, parlons de la collaboration et de ses nuances avec le travail d'équipe. 

La collaboration

Si la collaboration implique systématiquement un travail d'équipe, l'inverse n'est pas toujours vrai. La collaboration au sein d'une équipe va au-delà d'un groupe de personnes effectuant des tâches en fonction de leur propre expertise. S'il peut s'agir de créer de nouvelles choses - des produits, par exemple -, une collaboration poussée permet une plus grande ouverture d'esprit dans la résolution des problèmes dans la poursuite d'un objectif commun. 

Avec une bonne collaboration, l'information circule librement et le partage est encouragé sans aucun jugement. Cela laisse plus de place à une créativité sans entrave, puisque même les idées les plus folles peuvent être partagées, et que chaque membre de l'équipe peut participer et faire part de ses retours. La collaboration ne laisse pas de place aux silos ; au contraire, elle permet aux experts de couvrir totalement un sujet de par leurs différentes approches. 

Prenons le cas scénario du lancement de l’application que nous avons évoqué en décrivant le travail d'équipe. Pour développer ce produit déjà conçu, différentes équipes se réunissent. Il peut s'agir de réunions physiques ou - à l'ère du télétravail et du travail hybride - d'outils collaboratifs dédiés pour centraliser leurs connaissances et leurs retours. 

Notez que dans ce scénario, tout le monde est invité à partager ses informations et ses connaissances, même s'il ne s'agit pas de leur domaine d'expertise initial. Il est essentiel de se réunir pour permettre de stimuler l’intelligence collective, afin de faire émerger les meilleures idées créatives au sein d'une équipe tout en l'aidant à tisser des liens. Voilà ce qu'est la collaboration. 

Pourquoi investir dans une collaboration d'équipe efficace ?

Maintenant que vous savez ce qu'est la collaboration, il est utile de savoir pourquoi vous devriez en faire une priorité absolue dans votre organisation ou sur votre lieu de travail. La liste ci-dessous n'est pas exhaustive, mais elle met en lumière quelques-unes de ces raisons. 

Avoir une vue d’ensemble

Tout le monde ne sait pas tout sur tout. Une équipe qui collabore permet à chacun de parler de ses préoccupations par rapport à ce sur quoi il travaille. La collaboration permet également de prendre conscience de la diversité des points de vue, et de répondre aux différentes interrogations, peu importe le degré d’expertise. Pour une seule personne, avoir autant d’approches différentes serait bien plus compliqué. Ses connaissances seraient limitées au bout d’un moment.

Il s’agit donc d’encourager une collaboration très efficace dans votre travail d'équipe, afin que vous puissiez avoir une vue d'ensemble des problèmes susceptibles de survenir au fur et à mesure que vous vous rapprochez de vos objectifs.

Résoudre les problèmes plus rapidement

Que se passerait-il si un problème particulier survenait dans votre organisation ? 

Supposons qu'il s'agisse d'une entreprise en démarrage, avec des effectifs limités. Comme vous débuteriez, vous ne pourriez vous permettre de compter que sur des solutions en interne. Que feriez-vous ? 

C’est là encore une collaboration d'équipe efficace qui vous y aidera.

Dans une équipe, chacun a ses forces (et ses faiblesses, bien sûr), et c'est là toute la beauté de la collaboration. Par conséquent, pour trouver une réponse à la situation, rassembler les forces et les approches variées de chacun serait un bon moyen de résoudre le problème. La contribution de chaque membre de l'équipe doit être écoutée et examinée avec soin. En fin de compte, si toutes leurs suggestions ne seront pas utilisées, elles permettront tout de même de révéler des aspects qu'une seuls personne n'aurait peut-être pas envisagés. 

Donner confiance aux équipes 

L'avantage de la collaboration entre les équipes d'une organisation est que, lorsqu'elle est bien menée, les gens sont encouragés à parler sans jugement. 

Cela permet aux gens de reconnaître leurs points forts. Et lorsque les membres de l'équipe reconnaissent leurs points forts, ils sont désireux de prendre davantage d'initiatives et d'explorer d’autres possibilités pour améliorer le travail de l'organisation. 

Cela renforce la confiance entre les membres de l'équipe. Il n'y a rien de mieux qu'une équipe de personnes confiantes qui sont prêtes à faire part aux autres de leurs idées les plus folles. Elles sont alors également conscientes de leur propre importance au sein de l'équipe. Il s'agit là d'une excellente recette pour la productivité, l'efficacité et le succès. 

Bien que les avantages d'une collaboration efficace soient nombreux, il est possible que vous ne les ayez pas encore perçus, même si vous pensez que vous faites tout correctement à première vue. Il y a de nombreuses raisons à cela. 

Prenons l'exemple de quelqu’un qui s’inscrit dans une salle de sport. Il remarque que d'autres membres de la salle de sport voient un coach qui les conseille et leur indique les meilleurs exercices pour atteindre leurs objectifs. Mais notre protagoniste décide de ne pas faire de même. Au lieu de cela, il se lance seul et mène son entraînement comme il l’entend, sans expertise ni connaissances préalables. Au cours des semaines suivantes, il s'aperçoit que beaucoup de choses vont moins bien pour lui, mais que les personnes coachées, elles, ont commencé à voir les changements visibles qu'elles espéraient. Notre héros, lui, remarque qu'en raison de l'utilisation de mauvaises techniques, il a adopté de mauvais mouvements qui le pénalisent. Il décide alors d’aller lui aussi solliciter un coach pour l’aider.

Il en va de même pour les organisations. Vous avez peut-être vu comment le travail d'équipe et la collaboration permettent à l'équipe d'être efficace et de se développer. Vous avez peut-être constaté des améliorations dans votre collaboration d'équipe, mais vous pensez que cela reste perfectible. Vous avez raison. Il est certain que, malgré vos bonnes intentions, vous puissiez encore améliorer certaines choses aujourd'hui. Tout comme les mauvaises techniques de notre sportif ont débouché sur de mauvaises postures, certaines choses qui semblent à première vue efficaces ne vous permettront pas de maximiser la collaboration au sein de votre équipe. 

Et parfois, on fait ces choses simplement parce que tout le monde autour de nous les fait aussi. Il peut donc être encore plus difficile d'identifier les pratiques que vous pourriez facilement améliorer.

Il s'agit en quelque sorte de mauvaises habitudes dont vous devez vous défaire. Ici, nous allons partager avec vous 5 d'entre elles, et ce qu'il faut faire pour y remédier. En commençant par ces pratiques, vous changerez sans aucun doute votre équipe pour le mieux.

5 pratiques à transformer pour améliorer votre collaboration d'équipe

Faites évoluer ces pratiques dès maintenant, et vous constaterez déjà une nette amélioration de la collaboration au sein de votre équipe !

1. Les réunions ne sont pas le seul et l’unique moyen de trouver des solutions

Il est pénible de partir au travail le matin et de passer la majeure partie ou la totalité de sa journée en réunion. Personne n'aime cela.

Les réunions avaient la part belle au travail avant que le distanciel ne prenne le dessus, et puisque les choses évoluent, que nous travaillions à distance ou non, il est bon que nous intégrions de plus en plus une forme de collaboration en asynchrone.

La collaboration en asynchrone signifie qu'il n'est plus nécessaire d'organiser des réunions en temps réel pour tout. Ce type de collaboration permet à votre équipe de travailler sur des projets en apportant des contributions au moment le plus opportun, sans contrainte de temps (dans le cas de fuseaux horaires différents).

Pour travailler de manière asynchrone, vous avez besoin d'outils tels que des plateformes collaboratives visuelles dotées d'interfaces intuitives conçues pour faciliter la collaboration d'équipe. De cette manière, les participants peuvent intervenir et apporter leur contribution lorsqu'ils sont en mesure de le faire de manière optimale.

2. Tout le monde n’a pas besoin d’être systématiquement impliqué dans votre collaboration d'équipe

Bien que vous puissiez penser que le fait d'impliquer tout le monde à chaque fois est une bonne idée pour des raisons de transparence, vous devez également prendre en compte le fait que certaines personnes peuvent être plus concernées par des domaines spécifiques que d'autres. De plus, cela réduirait le nombre global de notifications que chacun reçoit constamment sur des sujets qui ne le concernent pas vraiment, ce qui permettrait à tout le monde de se sentir moins submergé.

Ainsi, pour vos fils de discussion quotidiens, pensez à n'inviter que ceux qui peuvent apporter une contribution concrète. Bien entendu, dans l'optique d'une collaboration efficace, cela ne doit pas vous empêcher de demander l'avis de chacun à des étapes spécifiques de votre travail commun. 

Mais de cette manière, vous réduirez la charge mentale, et aurez un engagement plus significatif. Vous éviterez également la surcharge d'informations inutiles et pourrez aller à l'essentiel, en prenant des décisions mieux informées en moins de temps.

3. Plus de comptes-rendus interminables après vos réunions : soyez visuels !

Vous savez comment se déroulent les réunions : longues discussions, délibérations, prise de décision, voire report de la réunion. Au cours de ces longues discussions, quelqu'un note toutes les informations importantes et, après la réunion, il les met en ordre et les partage avec le reste de l'équipe. 

Personne n'a envie de lire un compte rendu de réunion de plusieurs pages, sans le moindre visuel. Ni parcourir le tout en diagonale en espérant en extraire les idées essentielles. Certes, la transmission d’information fait partie du travail collaboratif. Mais il devrait être plus facile d'obtenir les informations importantes sur les décisions prises lorsqu’on collabore en équipe. 

Pour ce faire, vous pouvez rendre vos échanges plus visuels, et utiliser par exemple un outil de collaboration pour générer instantanément vos comptes-rendus. Des outils de management visuel qui permettent un suivi précis vous seront d'une grande utilité. Ils vous permettent de prendre des notes et de créer des diagrammes, des tableaux, des cartes et des graphiques qui aident à transmettre des messages de manière plus claire et plus explicite, sans toujours avoir recours à des blocs de texte.

4. Ne travaillez plus sans méthodologie

Commencer à collaborer sans les méthodologies ou les structures adéquates laisse place à une expérience désordonnée. Si vous avez l'intention de maximiser le pouvoir de votre collaboration d'équipe, assurez-vous d'avoir défini des méthodes claires pour atteindre vos objectifs. 

Pour ce faire, vous pouvez utiliser un tableau blanc numérique, ou whiteboard en ligne, sur une plateforme collaborative. Il s’agit d’un espace de travail virtuel où les équipes peuvent collaborer, parfois avec des modèles de tableau blanc prêts à l'emploi pour ne pas partir d'une page blanche. 

Voici quelques exemples de templates de tableaux blancs collaboratifs :

• Cartographie mentale 
• Kanban 
• Parcours client
• Roadmap de projet, etc. 

Grâce à ces templates, votre session est prête en quelques minutes et vous ne devez plus passer deux heures à la préparer. À tout moment au cours de votre collaboration, cette structure préétablie est là pour vous aider à vous remettre sur la bonne voie.

5. Ne minimisez pas l’importance des moments informels

Une autre pratique que vous devriez abandonner est de ne pas accorder aux moments informels en équipe l’importance qu’ils méritent. 

Tout comme le besoin de faire des pauses entre deux exercices sportifs, certaines activités devraient permettre à votre équipe de souffler un peu. Vous pouvez améliorer la motivation de votre équipe grâce à des rituels hebdomadaires, une pause café de temps en temps ou un icebreaker au début de chaque session. Ces activités permettent de relâcher les tensions liées au travail, créant ainsi un environnement plus propice à la réflexion.

Le travail d'équipe et la collaboration ont souvent été confondus à tort. Il s'agit pourtant de deux choses assez différentes. La collaboration permet d'avoir une équipe plus efficace parce qu'elle est inclusive. Et vous pouvez améliorer votre collaboration d'équipe en abandonnant certaines choses qui vous semblaient pourtant habituelles aujourd’hui. Mettez donc en œuvre ces cinq transformations, et voyez les résultats de votre équipe s'améliorer à coup sûr !