Qu’est-ce qui fait un bon outil collaboratif ?

Avec l'adoption croissante du télétravail dans le monde entier, il devient très courant d'avoir des équipes distribuées dans des lieux et des fuseaux horaires différents. Votre responsable marketing peut se trouver à Paris, votre directeur financier aux Philippines, et vos testeurs en Australie. Dans ce cas, seul un bon logiciel collaboratif peut vous aider à réduire la distance entre tous vos employés, pour une expérience de travail fluide et sans accroc. 

Mais voilà : il existe aujourd'hui une multitude d'outils de collaboration sur le marché, et il est de plus en plus difficile de faire le bon choix en fonction de vos besoins. En effet, une mauvaise décision peut avoir des répercussions sur vos employés et sur l'ensemble de votre entreprise. Parmi les inconvénients d'un logiciel inefficace, citons des problèmes de sécurité des données, un manque d'engagement et d’adoption, ou encore l'absence de retour sur investissement concret. 

C'est pourquoi, dans cet article, nous vous proposons des pistes pour vous aider à choisir l'outil collaboratif le plus pertinent et le plus complet pour vos employés et votre entreprise. 

Qu'appelle-t-on outil collaboratif ?

Les outils de collaboration sont des applications logicielles conçues pour faciliter le travail d'équipe, la communication et la coordination entre les personnes travaillant sur des projets communs. Dans espace de collaboration virtuel, tous les individus ou groupes d'individus participants peuvent communiquer, interagir et même bénéficier du management visuel, même s'ils ne se trouvent pas physiquement au même endroit. 

La différence entre un outil collaboratif et un simple espace de travail en ligne est que l'outil collaboratif permet aux utilisateurs de faire bien plus que gérer des projets ou éditer des documents simultanément : 

• Partager des informations ;
• Échanger des idées ;
• Communiquer par vidéo, texte ou audio ;
• Faire du brainstorming avec des méthodes prêtes à l'emploi, des tableaux blancs virtuels ou des outils de mind-mapping,... 

En un mot, ce type de logiciel permet une collaboration optimale entre les employés et les dirigeants, quelle que soit la distance.

Voyons maintenant pourquoi il y a aujourd’hui autant d’offre d'outils dits collaboratifs. 

Pourquoi y a-t-il autant d'outils collaboratifs sur le marché aujourd'hui ?

Une publication d'Indeed de début 2023 liste plus de 65 outils d'intelligence collective sur le marché. Cela peut sembler peu, mais imaginez que vous deviez choisir un seul de ces outils, et que vous soyez confrontés à plus de 65 options. 

Laquelle choisiriez-vous ? 

Et pourquoi ? 

Quels critères vous aideraient à faire ce choix ? 

Il vous faudrait probablement beaucoup de temps pour répondre à chacune de ces questions.

Nous y reviendrons très bientôt, mais avant cela, parlons des raisons pour lesquelles il existe aujourd’hui autant de logiciels de collaboration.

Une hausse de la demande

C'est la première raison qui génère une augmentation de l’éventail d’outils dits collaboratifs sur le marché. D’'un point de vue économique, lorsque la demande pour un certain produit augmente, l'offre augmente également pour y répondre. Mais pourquoi la demande d'outils collaboratifs augmente-t-elle ?

• Le modèle historique du travail au bureau évolue, et de plus en plus d'entreprises adoptent des modèles de travail flexibles et à distance.
• La culture du travail subit, elle aussi, des transformations en profondeur. 
• De plus en plus d'entreprises ont besoin d'une stratégie de communication et de coordination plus efficace pour leurs espaces de travail.
• De nombreux cadres supérieurs commencent à reconnaître les préférences individuelles des différentes équipes et personnes en matière de communication et de collaboration.

Des besoins spécifiques étendent la nature de l’offre

Outre le fait qu'un plus grand nombre de personnes ait besoin de ce type d’outils, les différentes industries et les différents secteurs ont, à leur échelle, des besoins distincts en matière d'intelligence collective. 

Par exemple, une entreprise de logiciels aura des besoins de suivi et de contrôle des versions et du code. En revanche, des équipes de designers auront des besoins davantage tournés vers des conceptions visuelles. 

C'est la raison pour laquelle il existe de nombreux types d'outils. Chaque outil de collaboration, pour être efficace, doit répondre à des besoins différents et à des exigences spécifiques. 

Les technologies de pointe facilitent leur développement

Il fut un temps où créer un logiciel ou une plateforme numérique apparaissait aussi fastidieux que de lancer une fusée dans l’espace. 

Aujourd'hui, des solutions low code et no code sont de plus en plus nombreuses, et une personne disposant des compétences et des équipes appropriées peut assez rapidement se lancer dans le domaine des logiciels. Ce marché a actuellement un très fort potentiel de bénéfice et de valeur ajoutée.

La concurrence entraîne l’augmentation de possibilités

Le paysage concurrentiel de l'industrie technologique stimule l'innovation. À mesure que les entreprises développent des outils collaboratifs, elles s'efforcent d'offrir des caractéristiques uniques, une meilleure expérience utilisateur et des fonctionnalités améliorées pour se démarquer sur le marché, d'où une augmentation du nombre de produits disponibles. 

Mais comme vous pouvez déjà le constater, tous ces produits ne seront pas forcément adaptés à vos besoins de la même façon.

Quelles conséquences d’un outil inefficace pour les entreprises ?

Une partie de ces effets a été mentionnée en introduction, mais vous devez savoir que les dirigeants, les directeurs financiers, les directeurs techniques,..., ne peuvent pas décider au hasard des outils que leurs équipes utiliseront, pour les raisons suivantes : 

1. L’instabilité

Imaginez un outil de visioconférence qui tombe en panne au beau milieu d'un appel important... Si cela venait à se produire (et plus d’une fois), travailler avec un outil inefficace pourrait vous coûter beaucoup d'argent et d'énergie. 

Quel que soit le type de panne, elle peut entraîner des retards dans la prise de décision, des erreurs de communication, un manque de clarté, une entrave à la circulation de l'information, et bien d'autres choses encore. Heureusement, une collaboration efficace peut vous éviter tout cela.

2. Des outils inefficaces réduisent la productivité 

Les outils de collaboration efficaces sont conçus pour faciliter la productivité, la coordination et la collaboration. 

Lorsque vous devez ressaisir des données, dépanner un système plusieurs fois ou chercher des solutions manuellement à certains problèmes, cela peut nuire à votre concentration et à votre productivité. 

Cela peut également faire perdre beaucoup de temps aux dirigeants et à leurs équipes, ce qui peut s'avérer très coûteux pour l'entreprise, en particulier si des délais et des opportunités sont manqués. C'est pourquoi vous devez vous efforcer de trouver le bon outil.

3. Des outils inefficaces ralentissent la réalisation de vos objectifs

Toutes les grandes entreprises ont des objectifs quotidiens, hebdomadaires et mensuels. Toutefois, il peut s'avérer difficile d'atteindre ces objectifs en cas de problème d’outils, d'objectifs contradictoires ou d’un manque de cohésion dû à des outils inefficaces. 

Mais si vous disposez d'un outil collaboratif efficace qui permet un suivi transparent des processus et de l'efficacité des employés, les objectifs de l'entreprise n’en deviendront que plus faciles à atteindre. 

Quelles sont donc les mesures à prendre pour éviter d'investir dans un mauvais logiciel ? 

Quelles sont les caractéristiques d’un bon outil collaboratif ?

Les logiciels collaboratifs de qualité présentent plusieurs caractéristiques-clés. Nous allons présenter ici les plus importantes d'entre elles.

1. Une sécurité renforcée

Il est presque inévitable de ne pas partager d'informations sensibles dans un logiciel de collaboration. 

Des éléments tels que des liens d’accès, des numéros de sécurité sociale, des informations de localisation, des informations sur vos fournisseurs et vos partenaires, des mots de passe et des identifiants, ou encore des informations financières peuvent être communiqués par le biais du logiciel. Vous avez donc besoin d'un outil qui donne la priorité à la protection des données. Voici quelques points à vérifier :

1. Les mesures relatives au cryptage des données ;
2. L'existence d'une authentification multifactorielle ou d'autres formes de vérification ;
3. Un contrôle d'accès pour empêcher les accès non autorisés et les violations de données.

2. Une interface claire et intuitive

Une autre caractéristique d'un outil de collaboration efficace est l'aspect intuitif de l’interface, et la clarté de l'expérience utilisateur (UX). 

Non seulement un outil doté d'une interface conviviale ne mobilise que peu de temps pour former de nouveaux utilisateurs, mais il peut également améliorer considérablement leur productivité et leur engagement. 

Recherchez des options de personnalisation pour que l'interface corresponde aux besoins de votre entreprise. L'outil doit avoir une conception réactive qui fonctionne de manière équivalente depuis n’importe quel appareil - et surtout, il doit fournir des canaux accessibles aux utilisateurs pour qu'ils puissent demander de l'aide et bénéficier d'une assistance rapide.

3. Une opérabilité maximale

L'opérabilité fait référence aux performances, à la fiabilité et à la scalabilité de l'outil. 

Par conséquent, le choix d'un outil de collaboration doté d'une excellente opérabilité permettra à votre équipe de travailler de manière fluide et sans interruption. Mais comment savoir ce qu’il en est ? Vous devez faire attention à plusieurs choses :

• Les performances et la vitesse de chargement, même avec des fichiers volumineux et complexes.
• Des antécédents prouvés en matière de temps de fonctionnement et de fiabilité.
• L'édition en temps réel, les commentaires, l'historique des versions et d'autres fonctionnalités permettant le travail collaboratif.
• Des mises à jour et une maintenance régulières.

4. Un management visuel optimisé

Le management visuel est un procédé qui utilise des éléments visuels tels que des images, des tableaux ou des graphiques pour communiquer des informations, gérer des processus ou suivre la progression d'individus ou d'un groupe d'individus. 

Il est idéal pour présenter des informations pertinentes à des équipes, afin de mettre en évidence des problèmes ou de communiquer des idées.

Pourquoi les outils collaboratifs sont-ils autant liés au management visuel ? 

Un rapport publié sur LinkedIn montre que la majorité des cadres supérieurs utilisent le management visuel pour suivre l’évolution de leur entreprise. 

En effet, qui a envie de lire un rapport de 50 pages alors qu'il est possible d’exprimer les mêmes information à l’aide d’un graphique ? De plus, il est prouvé que nous retenons mieux les informations lorsqu'elles sont reçues sous forme visuelle que sous forme de texte. 

Seuls de bons logiciels collaboratifs peuvent aider votre équipe à atteindre cet objectif sans effort, grâce à des données précises, à une sécurité optimale et à des fonctionnalités de collaboration efficaces.

5. Des fonctionnalités de centralisation

Une autre caractéristique d'un bon logiciel d'intelligence collective est qu'il vous permet de centraliser efficacement tous vos échanges et documents. 

Quel est l'intérêt d'un outil de collaboration si vous devez recourir à des outils secondaires pour réaliser certaines de vos activités ? Un bon logiciel collaboratif doit être un hub central - une plateforme collaborative unifiée où les équipes peuvent organiser des réunions, partager des documents, collaborer sur des projets et gérer des versions de leurs fichiers. 

6. Des fonctionnalités d'engagement pour encourager l'interaction

La plupart des outils d'intelligence collective s'arrêtent aux deux premiers points de cette partie. Cependant, si l'outil ne propose pas de fonctionnalités favorisant l'engagement d'équipe, ce n'est pas la meilleure option à considérer. 

Parmi ces fonctionnalités d'engagement, on retrouve par exemple des méthodes et des modèles prêts à l'emploi, des activités pour renforcer la participation, des tableaux blancs partagés pour le brainstorming, des quiz ou des sondages pour recueillir efficacement le feedback des équipes, et bien d'autres choses encore. 

7. L'accessibilité

Avez-vous entendu parler de la compatibilité cross-plateforme ? Il s'agit d'une caractéristique très importante d'un bon logiciel d'intelligence collective. 

Si l'outil ne peut pas fonctionner de manière fluide d’un appareil à l’autre, cela peut ralentir votre efficacité dans votre travail. Les meilleurs outils sont basés dans le Cloud, car ils permettent aux utilisateurs d'accéder à leur travail depuis n'importe où et depuis n'importe quel appareil, à condition de disposer d'une connexion Internet opérationnelle.

Parmi les autres caractéristiques à prendre en compte, citons également :

1. Une intégration fluide avec d'autres outils ;
2. La collaboration en temps réel ou en synchrone ;
3. Des activités de communication variées ;
4. Des fonctionnalités de gestion et de suivi des tâches ;
5. Un système de notification des utilisateurs ;
6. L'édition simultanée de vos espaces et fichiers ;
7. Des analyses et des rapports instantanés et approfondis ;
8. Une sauvegarde automatique et une bonne récupération des données.

Alors, êtes-vous prêts à vous lancer dans le management visuel ? Qu'en est-il des outils de collaboration numérique qui aideront votre entreprise à atteindre ses objectifs ? 

La plateforme collaborative Klaxoon est conçue pour le travail d'équipe d'aujourd'hui, avec de nombreux outils et modèles facilement accessibles pour vos activités au bureau, à distance ou en mode hybride. Prêts à l'essayer ?