4 erreurs à éviter en gestion de projet

Il n'est pas toujours facile de savoir si l'on perd du temps ou si l'on est moins efficace que ce que l'on pourrait être, surtout si l'on continue à utiliser des méthodes et des modes de travail qui ont fonctionné par le passé. Il est essentiel que les équipes continuent à faire avancer les choses et évitent les pratiques de gestion de projet qui les freinent.

Nous allons donc examiner quatre pratiques de gestion de projet qui peuvent facilement conduire à une perte d'efficacité des équipes. Plus vite vous pourrez livrer un projet en y consacrant le moins de temps, d'argent et d'efforts possible, tout en créant le plus de valeur possible, mieux ce sera. Évitez ces erreurs si vous voulez que vos projets soient couronnés de succès.

4 erreurs reconnues en matière de gestion de projet

1. Une mauvaise communication

Une bonne communication est essentielle en affaires, comme dans la vie. Elle est particulièrement importante pour une gestion de projet efficace. Les projets exigent que les personnes travaillent ensemble efficacement en tant qu'équipe, en s'engageant à atteindre un objectif ou un résultat commun.

Une équipe dont tous les membres ne sont pas conscients des objectifs, des exigences ou des attentes du projet ou ne s'y investissent pas sera moins performante. Si vous ne communiquez pas clairement ce qui est attendu et comment le projet sera mené, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que tout le monde fasse efficacement le travail qui lui est demandé. Comment un membre de l'équipe peut-il savoir qu'il doit travailler dans un délai précis si personne ne le lui a dit ? Ou vérifier qu'il est d'accord avec le processus et qu'il comprend son rôle ? 

S'il existe des dépendances entre différents éléments d'un projet qui exigent que plusieurs personnes produisent quelque chose pour que d'autres puissent faire leur travail correctement, cela doit être clair. De même, si vous avez terminé une tâche mais que vous ne l'avez pas communiqué aux autres membres de l'équipe, le travail peut avoir été fait mais le projet peut encore traîner en longueur.

Sans une communication claire, vous risquez de provoquer des malentendus et des retards, ainsi que des ressentiments et des reproches. Une équipe divisée et un travail d’équipe sous-estimé peuvent être source d'inefficacité. Le temps et les ressources coûtent cher, et vous voulez que les projets soient livrés à temps et dans le respect du budget.

Comment éviter une mauvaise communication ?

Assurez-vous d'avoir mis en place des processus permettant une communication claire et efficace à tout moment. Encouragez des échanges réguliers, et utilisez des outils et des techniques de gestion de projet qui les facilitent. Assurez-vous que votre équipe travaille ensemble, et qu'elle sait qu'elle peut demander de l'aide et des conseils chaque fois qu'elle en a besoin. Encouragez un retour d'information ouvert, honnête et en temps réel. Vous pourrez ainsi vous assurer que les questions sont traitées avant qu'elles ne deviennent un problème.

2. Des objectifs non définis

Un projet qui n'a pas de but et d'objectifs bien définis manque de direction et de finalité. Si vous lancez un projet sans indiquer clairement ce que vous souhaitez réaliser, comment les participants sauront-ils ce qu'ils sont censés faire ? Comment sauront-ils qu'ils ont atteint un objectif nécessaire à l'avancement du projet ? Un manque d'orientation peut être source de confusion, d'inefficacité et d'un manque de concentration sur les tâches essentielles.

Des objectifs mal définis rendent difficile l'élaboration d'un projet. Il est alors également plus difficile d'élaborer un plan complet qui tienne compte de toutes les tâches, de tous les délais et de toutes les ressources nécessaires. Si vous n'avez pas planifié tous ces éléments à l'avance, un projet a moins de chances de se dérouler comme vous le souhaitez. 

Trop de projets sont lancés sans que tous les buts et objectifs soient clairement énoncés. En l'absence d'objectifs, il est difficile de mesurer la réussite du projet et d'évaluer les progrès accomplis. Cela peut à son tour entraver la prise de décision et la capacité d'identifier et de traiter les problèmes en temps voulu. Cela peut rendre le travail d'équipe difficile et entraîner d'autres problèmes.

Si vous n'avez pas de but ou d'objectifs clairement définis, les différents membres de votre équipe et les autres parties prenantes peuvent avoir des interprétations différentes de ce sur quoi ils travaillent. Cela peut entraîner des conflits, des erreurs de communication et un manque d’entraide. Tout cela augmente les risques liés au projet.

Un "glissement de périmètre" peut plus facilement se produire lorsque les objectifs initiaux ne sont pas clairement définis. Il peut être très facile pour un client ou un membre de l'équipe d’ajouter en continu des tâches à un projet, tâches qui prendront plus de temps et nécessiteront des ressources supplémentaires qui n'ont pas été prévues en amont.

Par exemple, si le projet n'a pas été clairement défini pour couvrir tout ce qui sera inclus, un client peut simplement continuer à ajouter des éléments qui semblent s’y apparenter. De même, l'équipe peut découvrir que plusieurs étapes ou réalisations sont nécessaires pour atteindre un résultat avant qu’une autre étape puisse être lancée : cela n'a peut-être pas été pris en compte dans le plan initial. On peut facilement se retrouver avec un projet qui échappe à tout contrôle, tant en ce qui concerne son étendue que les ressources financières nécessaires.

Certaines équipes peuvent penser qu'il est préférable de prendre de l'avance et de se lancer dans un projet sans prendre le temps d'effectuer toutes les vérifications nécessaires. Si vous ne déterminez pas exactement comment, quoi et quand les choses devront être faites et quel est le résultat requis, vous vous apercevrez que vous faites de fausses économies.

Comment éviter les objectifs non définis

Avant de commencer un projet, prenez le temps de planifier. Assurez-vous d'utiliser tous les outils et techniques de gestion de projet en ligne disponibles qui conviennent le mieux à votre projet et à la façon dont vos équipes travaillent. Profitez de l'occasion pour définir vos objectifs, ce qui correspond pour vous à la réussite, ainsi que la meilleure façon de communiquer ces buts et objectifs à vos équipes. Il existe différentes méthodologies dans le domaine de la gestion de projet qui peuvent vous aider. Par exemple, des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps (SMART) peuvent fournir une feuille de route claire à votre équipe.

Vous saurez ainsi exactement à quoi vous attendre au cours d'un projet, et pourrez le suivre et le gérer de manière efficace. Vous serez en mesure de vous prémunir contre les dérives et les problèmes potentiels qui ne sont pas correctement identifiés ou traités, avant même qu'ils ne deviennent des problèmes graves.

3. Ne pas prioriser les bonnes tâches

Ne pas hiérarchiser correctement les tâches peut avoir plusieurs conséquences négatives. Si vous ne vous concentrez pas sur les choses les plus importantes à faire pour faire avancer un projet et le mener à une conclusion satisfaisante, vous risquez de négliger d’autres tâches essentielles. Cela peut entraîner des retards, des erreurs et des délais non respectés. Et si vous allouez des ressources, que ce soit en termes financiers ou de temps ou d'expertise de votre équipe, cela peut s'avérer très coûteux. La productivité de votre équipe peut être compromise, ce qui peut également entraîner des erreurs.

Une priorisation inappropriée des tâches peut également contribuer à élargir le périmètre du projet. Si vous n'êtes pas sûrs de vos priorités dès le départ, lorsque des exigences et des changements supplémentaires sont introduits, il peut être difficile de savoir comment ou si ces ajouts peuvent s'intégrer. Il peut devenir difficile de gérer l'étendue d'un projet et d'en garder le contrôle, ainsi que d'identifier les risques à un stade précoce, avant qu'ils ne deviennent un problème.

Les membres de l'équipe de projet peuvent être débordés s'ils ne savent pas exactement ce qu'il faut faire et à quel moment. Ils ont peut-être effectué des tâches qui n'étaient pas urgentes ou importantes avant celles qui l'étaient. Cela peut entraîner du stress et de l'épuisement, une baisse du moral et une diminution de la productivité. Sans une bonne priorisation des tâches, les chefs de projet ne seront probablement pas en mesure de suivre efficacement l'avancement des projets, ce qui peut conduire à des délais non respectés et à des parties prenantes insatisfaites.

Comment mieux prioriser les tâches ?

L'utilisation de méthodologies de gestion de projet peut aider les chefs de projet à voir et à comprendre le chemin que doit prendre un projet. Si vous disposez des bons outils pour définir les priorités des tâches et les objectifs du projet, vous pouvez alors optimiser l'allocation des ressources et du temps.

Il existe de nombreuses méthodes différentes pour prioriser les tâches, et celle qui convient le mieux à votre projet dépend de plusieurs facteurs. Vous pouvez choisir des templates de gestion de projet prêts à l'emploi à utiliser avec un tableau blanc en ligne qui conviennent au contexte de votre projet, et vous assurer que vous et votre équipe prenez des décisions sur la base de toutes les informations disponibles.

Par exemple, vous pouvez choisir d'utiliser la matrice d'Eisenhower, qui hiérarchise les tâches en fonction de leur degré d'urgence et/ou d'importance. La méthode MoSCow utilise une approche légèrement différente, en examinant les éléments suivants : "Indispensable", "Souhaitable", "Possible" et "Impossible". Enfin, l'analyse de Pareto, également connue sous le nom de “règle des 80/20”, suggère que 80 % des résultats proviennent de 20 % des efforts. Il est essentiel de trouver la bonne méthodologie pour votre projet.

4. S'en tenir à des processus dépassés

Autrefois, il existait des hiérarchies strictes entre les travailleurs et les cadres. Les cadres prenaient des décisions sans tenir compte de l'avis des échelons inférieurs et ce qu'ils disaient devait être fait, sans tenir compte des préoccupations de l'équipe. Certaines entreprises fonctionnent encore selon ces principes. Cela peut entraîner des erreurs et du ressentiment, et un manque de diversité dans les points de vue et les contributions peut signifier que des idées innovantes seront potentiellement négligées.

Comment éviter de se raccrocher à un fonctionnement obsolète ?

En veillant à ce que vos équipes soient diversifiées, et en permettant à chacun de s'exprimer et de contribuer sur un pied d'égalité, vous vous assurez que rien n'est laissé au hasard. L'utilisation d'un tableau blanc en ligne pour gérer votre projet, et l'utilisation de templates de gestion de projet et de brainstorming prêts à l'emploi, par exemple, contribueront à garantir l'efficacité du travail d'équipe, et à faire en sorte que chacun ait le sentiment d'être valorisé en tant que membre d’équipe.

Aidez vos équipes à éviter les erreurs courantes dans la gestion de projet

Il existe de nombreux outils et modèles en ligne destinés à aider vos équipes à devenir plus efficaces. Il existe également de nombreuses techniques et approches de gestion de projet qui peuvent être utilisées par les équipes pour s'assurer qu'elles prennent les bonnes décisions et identifient les bonnes voies à suivre. 

Un tableau blanc en ligne permet à vos équipes de centraliser toutes les informations relatives à un projet en un seul endroit. Elles peuvent consulter ldes plannings et les échéances, suivre des progressions, gérer leur temps et utiliser des techniques de brainstorming pour mieux travailler ensemble et s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde pour faire avancer un projet avec succès.

Un bon travail d'équipe est un élément-clé de la gestion de projet, il est donc logique de s'assurer que vos équipes sont heureuses et s'entendent bien. Avec l'augmentation du nombre de personnes travaillant à distance ou sur une base hybride, cela peut parfois s'avérer difficile. Veillez à ce que vos équipes collaborent et trouvent ce sens du travail d'équipe si important grâce à des activités et des méthodes de travail qui fonctionnent vraiment. Si vos équipes ont besoin de se lier plus efficacement, pourquoi ne pas essayer de briser la glace au début d'une réunion ou d'un atelier ?

L'utilisation d'un modèle de gestion de projet prêt à l'emploi, parfaitement adapté à ce que vous souhaitez découvrir ou planifier, peut rendre la gestion de projet encore plus facile et plus productive. Nos ressources sont là pour simplifier le travail d'équipe, afin d'aider les équipes de gestion de projet à devenir plus efficaces. Assurez-vous qu'elles ne commettent pas les mêmes erreurs que vos concurrents. Pourquoi ne pas consulter nos ressources pour en savoir plus ?