Trabajo híbrido: ¿cómo encontrar el número ideal de días de trabajo a distancia para su equipo?

Tras la pandemia de COVID, muchas empresas pidieron a sus empleados que volvieran por completo a la oficina. Sin embargo, dejar a sus empleados la opción de trabajar a distancia al menos unos días a la semana tiene muchas ventajas en términos de costes, conciliación de la vida laboral y personal y eficiencia: es decir, el trabajo híbrido. En este artículo, queremos ayudar a los directivos a entender estas ventajas y a encontrar un método para crear un calendario de trabajo híbrido que se adapte a cualquier equipo.

Requisito previo: debe ser técnicamente posible que su equipo trabaje a distancia (este artículo puede resultar, por desgracia, menos práctico para determinadas funciones laborales, como camarero o piloto).

¿Por qué muchas empresas piden a sus empleados que vuelvan totalmente a la oficina, incluso en un contexto pospandémico?

Como hemos mencionado antes, el modelo de trabajo híbrido ofrece varias ventajas en forma de costes, eficacia del equipo, éxito de la empresa y equilibrio entre vida laboral y personal. Entonces, ¿por qué las empresas siguen queriendo que sus empleados vuelvan al trabajo y no adoptan un modelo de trabajo completamente remoto? He aquí algunas razones:

1. Algunas empresas creen que un espacio físico compartido fomenta la productividad y la eficiencia: No es que el entorno de trabajo remoto no lo haga, pero incluso se puede aceptar que las personas que trabajan desde casa son más propensas a las distracciones. En otros casos, algunos empleados podrían necesitar ayuda para la colaboración interfuncional con otros compañeros de equipo debido al desfase que suponen algunas plataformas remotas.
2. Algunas empresas que manejan información sensible pueden preferir las interacciones cara a cara: No se puede negar que Internet es un mundo global y, aunque esté bien encriptada o protegida, la mayor parte de la información no es privada. Para las empresas que manejan material confidencial, siempre habrá necesidad de que los miembros del equipo, los empleados y los jefes de equipo se reúnan con usted en persona.
3. El acceso a equipos e infraestructuras específicos exige trabajar en la oficina: Esta parte es sólo para quienes a veces necesitan material en la oficina, como los peluqueros. Pero si el trabajo exige que tus empleados necesiten a veces utilizar equipos en la oficina, como un fax o un sello, es posible que tengan que ir a la oficina.

Pero con todo lo que hemos dicho, ya puede decir que no tiene por qué pedir a sus empleados que se reúnan físicamente 24 horas al día, 7 días a la semana. Por eso, un entorno de trabajo híbrido es una excelente alternativa con ventajas.

¿Cómo puede beneficiar el trabajo híbrido a la experiencia del empleado?

Ya hemos hablado de los beneficios en términos de costes, empleados y éxito de la empresa, pero ¿qué hay de la corona de todo esto: la experiencia del empleado?

La experiencia de sus empleados no sólo tiene que ver con cómo se sienten mientras trabajan, sino que también influye mucho en el nivel de compromiso y, por tanto, en la medida en que sus empleados se implicarán en sus misiones. Se trata de su estado de ánimo, motivación y compromiso constantes con los objetivos, visiones y misiones de la empresa.

Sobre todo, lo que pueden decir de su empresa cuando no están trabajando.

¿Esperan el próximo sueldo para dimitir? ¿Cuentan los días que faltan para el fin de semana para poder dejar de trabajar durante un tiempo? ¿Están pendientes del reloj para que llegue el final del día y poder marcharse? ¿O se toman tan a pecho los objetivos de la empresa que se esfuerzan al máximo por su éxito?

Aunque no podemos entrar en detalles sobre la experiencia del empleado y sus incomparables beneficios para su empresa, tenemos un artículo entero dedicado a ello. No obstante, debes saber que un modelo de trabajo híbrido puede aportar empleados comprometidos con experiencias laborales extraordinarias.

¿Qué debe tener en cuenta a la hora de evaluar el número ideal de días de trabajo a distancia para su equipo?

Ahora que sabes lo importante que es para ti y para tus empleados tener un espacio de trabajo híbrido estructurado, ¿cómo puedes saber qué días debes estar en la oficina y qué días en remoto?

Lo cierto es que no todas las decisiones pueden complacer a todo el mundo. A algunas empresas les va mejor trabajar toda la semana desde casa, mientras que otras necesitan reunirse físicamente al menos tres veces por semana. Los parámetros que se indican a continuación le ayudarán a determinar cuál es el mejor sistema para usted, su empresa y una gestión eficaz del equipo.

Pregunte por las preferencias de los empleados

La mejor forma de saber lo que quiere su equipo es preguntárselo, ¿verdad? Pero dependiendo del tamaño de su empresa, no puede pedir la opinión de cada empleado individualmente. Para un ejecutivo de nivel C, eso es casi imposible. Puede pedir a sus gerentes y otros jefes de equipo que realicen encuestas dentro de sus equipos. Pídales que mantengan debates abiertos, en función del tamaño de su equipo, e intente hacer todo lo posible por todos los miembros de su empresa. Escuche atentamente sus comentarios y tómeles el pulso. Puede que algunos quieran volver cinco días a la semana, mientras que a otros les gustaría volver, como mucho, un día a la semana.

Considere la naturaleza de su trabajo

Puede que algunos empleados necesiten ir a la oficina más que otros. Por ejemplo, una persona del departamento de ventas y marketing puede no necesitar estar en la oficina tanto como la recepcionista o el responsable de atención al cliente. Así que tómate tu tiempo para pensar qué hace tu equipo. ¿Hay aspectos de su trabajo que les obliguen a estar en la oficina determinados días? ¿Podrían trabajar a distancia si lo desean?

Evalúe el impacto del trabajo a distancia en su equipo

¿Su equipo rindió igual o mejor durante la pandemia que antes de COVID? Si hay una diferencia (positiva), significa que sus empleados rinden más cuando trabajan a distancia. También significa que puede implementar más días de trabajo a distancia y tener sólo unos pocos (1 o 2) días para reuniones en la oficina, ya sea para representaciones cliente-empleado o requisitos del cliente. Los factores que pueden ayudarle a evaluar el rendimiento laboral de sus empleados son los siguientes:

• La comunicación: ¿Cómo fue la comunicación? ¿Hubo muchos retrasos? ¿Los empleados malinterpretaron o se perdieron alguna información? ¿Fue relativamente difícil o fácil para los empleados comunicarse entre sí?
• Desviación del calendario del proyecto (PSV): ¿Se terminaron los proyectos a tiempo? ¿Los directores entregaron los proyectos antes de la fecha límite? Y si lo hicieron, ¿se mantuvo o aumentó la calidad? ¿O se trata de holgazanería de los empleados que trabajan desde casa?
• Trabajo en equipo: Sabiendo que la cooperación de los empleados es vital para toda empresa, ¿realizaron sus empleados menos proyectos en equipo? ¿La mayoría de los trabajos se realizaban individualmente o en equipo? ¿Utilizaban sus empleados las ventajas de las herramientas de colaboración? ¿Había un flujo fluido de información entre sus empleados, o cada persona estaba en su propia burbuja?
• Socialización: ¿Tenían sus empleados más tiempo para socializar entre ellos? ¿Disponían de descansos y momentos de diversión para probar diferentes actividades? ¿El trabajo a distancia permitió a sus empleados disponer de más tiempo para la familia y los amigos, o la diferencia no fue específicamente visible?
• Tasa de crecimiento de los ingresos: ¿Cuál fue la diferencia en los ingresos de la empresa al final? ¿Hubo un aumento o una disminución? En caso afirmativo, ¿cuál fue la diferencia porcentual y es algo que desea continuar?

¿Cómo puede adaptar sus procesos de trabajo para ser igual de eficiente, o incluso más, en modo híbrido?

Aunque el modo de trabajo híbrido es muy beneficioso y está muy adaptado hoy en día por las grandes empresas y los grandes ejecutivos, todavía necesita algunas mejoras. Si permite que las cosas se deslicen sin cuidado, sus empleados que trabajan a distancia podrían sentirse abandonados o desvinculados. Por lo tanto, necesita orientar a sus directivos y jefes de equipo hacia una gestión de equipos activa y eficaz para obtener aún más eficacia de la rutina híbrida. He aquí cinco formas de lograr esa eficiencia:

Convierta las reuniones físicas en comunicación asíncrona

El trabajo asíncrono consiste en la posibilidad de que los empleados recuperen la propiedad de su tiempo y su inspiración organizando su carga de trabajo como mejor les parezca, sin dejar de cumplir los plazos establecidos. Esto significa pasar menos tiempo en reuniones con comunicación en tiempo real, y más tiempo para que las ideas se asienten, para que surja la inspiración, para que las ideas se afinen, etc. En conjunto, da a tu empleado la autonomía necesaria para ser eficaz y productivo, y para programar sus misiones según su propio ritmo.

El trabajo asíncrono significa menos estrés para sus empleados y una mejor calidad del trabajo. Las herramientas de comunicación asíncrona, como las plataformas de gestión de proyectos, la gestión visual o las apps de chat, son estupendas para minimizar la necesidad de reuniones constantes en tiempo real, al tiempo que permiten a tus empleados colaborar eficazmente con diferentes horarios.

Establecer plazos realistas

Aunque el método de comunicación no sea en tiempo real, debes asegurarte de que tus empleados no dejarán mensajes colgados sin respuesta. Fije un plazo de respuesta para que, aunque estén trabajando según sus horarios, el proyecto de la empresa no quede en suspenso. Los plazos de respuesta pueden fijarse en una o dos semanas, mientras que los de presentación de proyectos dependen de la urgencia del trabajo y de la carga de trabajo. Los plazos también impulsan el trabajo en equipo activo, ya que todos los miembros del equipo se comprometen y se vuelven operativos.

Establecer breves rituales de equipo semanales

Otra cosa que puedes hacer es llevar a cabo rituales de equipo breves y regulares, como reuniones diarias en línea o reuniones semanales. Estos rituales deben ser rápidos y específicos. No utilice la reunión para hablar de un cliente o de lo que pasó el otro día. Puedes utilizarla para delegar tareas o hacer anuncios muy necesarios. Debe tener un orden del día claro, con una asignación de franjas horarias específicas para los debates y un seguimiento con elementos de acción después de cada reunión. Estos rituales mantendrán a sus empleados conectados, permitiéndoles compartir actualizaciones y abordar retos. Por lo tanto, tiene que ser una reunión breve a la que sus empleados sepan que no pueden faltar.

En el caso de una reunión, personalícelos para el espacio de trabajo híbrido

Si desea incorporar reuniones virtuales, hágalas diferentes de los (aburridos) acuerdos en los que sólo se habla, que se suelen encontrar en el entorno de oficina. Hágalas aptas para el trabajo híbrido. En primer lugar, considera la posibilidad de utilizar herramientas de videoconferencia para asegurarte de que todo el mundo está en la misma página. Además, grabe las reuniones importantes para que los miembros ausentes del equipo puedan ponerse al día más tarde, fomentando la inclusividad y garantizando que no se pierda información necesaria. Por último, emplee ayudas visuales, como plataformas de colaboración visual, para mejorar las presentaciones a distancia y garantizar una mejor comprensión.

Es hora de intentarlo.

Una vez que haya determinado el número ideal de días de trabajo a distancia para sus equipos, en colaboración directa con ellos, y haya averiguado qué hacer para maximizar la influencia del modelo híbrido, es hora de ponerlo en marcha. Con las herramientas de colaboración adecuadas y adaptadas al trabajo híbrido (como Klaxoon Visual Platform), puede crear un entorno de trabajo seguro y productivo para mejorar la experiencia de los empleados incluso con el modelo híbrido. Así que no dudes en invertir en herramientas y software de colaboración que faciliten la comunicación fluida y la gestión de proyectos en entornos remotos y en la oficina. Algunas de nuestras herramientas de plataforma visualKlaxoon incluyen videoconferencias, gestión de tareas y plataformas para compartir documentos para la colaboración interfuncional.