Mejora continua: 6 métodos eficaces agile retrospective para empezar el nuevo año

En vísperas de un nuevo año, el papel de los altos ejecutivos es cada vez más decisivo para conducir a sus organizaciones hacia un éxito sin precedentes. En este dinámico panorama empresarial, la capacidad de adaptación e innovación no es negociable. Por ello, establecer una mentalidad de mejora continua dentro de su equipo es un imperativo estratégico para los líderes que buscan llevar a sus equipos a una mayor agilidad y eficiencia.

En este artículo, compartimos una de las formas más eficaces de introducir la mejora continua en su organización: llevar a cabo retrospectivas agile . A través de estos 6 potentes métodos declinados de las prácticas de Scrum o design thinking, te aseguras encontrar el que mejor se adapte a tu equipo, y evaluar rápidamente juntos vuestros éxitos pasados y las mejoras a realizar. 

A medida que los líderes tratan no sólo de capear las incertidumbres del entorno empresarial, sino de prosperar en ellas, la importancia de fomentar una cultura de reflexión, adaptación e innovación resulta más que evidente. Y eso es exactamente de lo que tratan las retrospectivas.

El comienzo de un nuevo año es simbólico: un lienzo en blanco a la espera de pinceladas de brillantez estratégica y asunción calculada de riesgos. Cuando se hace bien, agile retrospective tiene el potencial no solo de impulsar el conocimiento y el compromiso del equipo, sino de cambiar radicalmente los resultados de la organización.

Sprint Retrospective

Inicialmente, el ejercicio de retrospective se emite a partir de las metodologíasagile Scrum y tiene lugar en un equipo después de que hayan completado un sprint (o periodo de iteración) durante el cual han realizado algunas tareas.

Para Sprint retrospective suele implicar los siguientes pasos: 

• Un icebreaker para calentar al equipo;
• Una fase de recopilación de datos y opiniones: el objetivo es aprender más sobre lo que ha ido bien o menos bien durante la sprint;
• La definición de los próximos pasos y acciones concretas para la próxima sprint; 
• Una recapitulación de la sesión: puede ser una breve charla sobre el propio proceso de retrospective y sobre cómo mejorarlo para la próxima vez.

En el espíritu de la mejora continua, el propósito de este tipo de retrospective es evaluar el trabajo realizado durante el sprint, identificar los éxitos del equipo y los aspectos que podrían cambiarse o mejorarse a continuación. Todos los miembros del equipo de desarrollo, incluidos el Scrum Master y el Product Owner, participan activamente, fomentando un espacio seguro para el debate. 

Hoy en día, los equipos deben ser cada vez más reactivos ante un entorno de trabajo en constante evolución. Por lo tanto, la realización de un eficiente agile retrospective después de sus sprints se erige como un método valioso para identificar sus fortalezas, áreas de mejora y estrategias accionables para mejorar el rendimiento del equipo en el próximo sprint.

Para que su Sprint retrospective sea aún más eficaz e interactiva, está demostrado que las herramientas y funciones de gestión visual llevan aún más lejos su inteligencia colectiva. Para animar a los equipos a infundir más creatividad en las retrospectivas, puedes probar plantillas de pizarra listas para usar para crear retrospectivas únicas para cada sprint.

Speedboat

El métodoSpeedboat (también llamado Velero) es otra parte de la metodología agile Scrum . Incluso más que las retrospectivas Sprint , este formato creativo transforma tus retrospectivas en una experiencia atractiva y visual. 

Una vez más, el objetivo es ayudar a los equipos a alcanzar colectivamente sus objetivos mediante sesiones de trabajo dinámicas y eficaces. Utilizando la analogía del barco, el método Speedboat anima a los equipos a navegar por la travesía de su proyecto, identificando éxitos, objetivos y obstáculos con claridad visual.

En este método interactivo:  

• El barco simboliza al equipo navegando por sus tareas empresariales; 
• La isla representa sus objetivos;
• El sol significa éxitos;
• El viento encarna factores de apoyo;
• El ancla y el arrecife se erigen como obstáculos. 

Una vez más, un template visual del método Speedboat facilita un espacio de trabajo colorido y colaborativo para que los miembros del equipo expresen sus pensamientos y crea una atmósfera propicia para la innovación y la resolución de problemas.

Este proceso de retrospective se centra especialmente en categorizar los éxitos, los objetivos y los retos con los colores correspondientes, fomentando las interacciones y el compromiso. Al igual que con un Sprint estándarretrospective, los participantes pueden empezar con un icebreaker y luego avanzar juntos por cada categoría. El plan de acción resultante debe abordar los problemas del proyecto al tiempo que ofrece soluciones a los obstáculos y fomenta la mejora continua.

Además, la flexibilidad del método Speedboat permite a los equipos adaptarse a sus estilos de trabajo particulares, ya sea in situ o a distancia. Su accesibilidad también permite la participación asíncrona, manteniendo el impulso y garantizando la mejora continua más allá de las sesiones de retrospective . En definitiva, Speedboat retrospective capacita a los equipos para dirigir sus proyectos hacia el éxito, sorteando colectivamente los retos y navegando hacia las islas de sus sueños.

Rosa, espina, capullo

La metodología Rosa, Espina, Capullo design thinking ofrece una herramienta sencilla pero poderosa para el análisis estratégico a través de un formato retrospective , fomentando la mejora continua mediante la metáfora de una flor. 

Este enfoque anima a los equipos a clasificar los éxitos como rosas, los retos como espinas y las oportunidades como capullos. Este método retrospective emplea un enfoque centrado en el ser humano design thinking , aprovechando elementos visuales como imágenes y colores para estimular el pensamiento creativo y la innovación.

Entre sus principales beneficios, el método Rosa, espina, capullo fomenta el pensamiento visual, la creatividad y las soluciones imaginativas. Mediante la incorporación de imágenes y asociaciones visuales, esta técnica de retrospective accede a una parte diferente del cerebro de los participantes, fomentando la creatividad y produciendo ideas innovadoras. 

Adecuado para diversas situaciones, como la puesta al día del equipo, los escollos en los proyectos y las opiniones de los clientes, este método admite un número ilimitado de participantes, lo que lo hace eficaz para generar opiniones y explorar ideas de forma colaborativa.

Un ejemplo de utilización de Rosa, Espina, Capullo en una sesión de brainstorming

1. Si su espacio de trabajo colaborativo permite un temporizador, inícielo para una sesión de grupo de 5 minutos en brainstorming .
2. En la primera columna "Rosa" de su espacio de trabajo digital, los participantes envían todas sus ideas sobre lo que hay de positivo en el tema tratado (éxito, progresión eficaz, etc.).
3. A continuación, dedique otros 5 minutos a que los participantes rellenen la columna "Espinas" con sus ideas sobre lo que no funciona, los obstáculos y los problemas.
4. Por último, dedique otros 5 minutos a la columna "Brote", que representa las oportunidades e ideas que aún quedan por explorar.

Siéntete libre de añadir 1 o 2 minutos a cada categoría si los participantes lo necesitan, antes de hacer una recapitulación en grupo de todas las ideas surgidas en esta sesión. A continuación, podrás utilizar los resultados de esta design thinking workshop para evaluar tu situación, aprender de ella y recuperarte para explorar formas de avanzar como equipo.

ROTI

Otra forma de mejorar la conclusión de sus reuniones de equipo o workshops es utilizar el método ROTI, diseñado para medir el rendimiento del tiempo invertido (que significa ROTI). 

Esta herramienta permite a los participantes evaluar rápidamente el valor y el éxito de una sesión. Tanto si se realiza en persona como a distancia, los miembros del equipo pueden proporcionar comentarios inmediatos, ofreciendo perspectivas y sugerencias de mejora en tiempo real.

Por lo tanto, el método ROTI retrospective cataliza la recopilación de información valiosa y eleva la calidad y la productividad de las reuniones futuras. Transforma la dinámica de la comunicación, evitando situaciones en las que los miembros del equipo se desconectan, se centran en los correos electrónicos durante las reuniones o realizan varias tareas a la vez de cualquier otra forma. Ofrecer a tus equipos la opción de hacer comentarios anónimos también puede permitirles expresar sus opiniones libremente, fomentando un feedback exhaustivo y sin fisuras.

Aplicar visualmente el método ROTI implica hacer que los participantes clasifiquen sus comentarios mediante un código visual de colores, contribuyendo a columnas como "Inútil" y "Por debajo de la media". A continuación, centre los debates del equipo en la comprensión de lo que requiere mejoras, reconociendo al mismo tiempo los aspectos satisfactorios. 

En un área dedicada a las sugerencias de mejora en su espacio de trabajo colaborativo, los participantes pueden organizar y priorizar fácilmente sus ideas. Hacer "me gusta" o votar las sugerencias más convincentes también puede ser una buena práctica para ponerlas en práctica en futuras workshops o reuniones. 

De este modo, la integración de la metodología ROTI en sus prácticas de gestión de proyectos se convierte en un aspecto esencial de la mejora continua, especialmente a la hora de experimentar con formatos de reunión innovadores, proporcionando un enfoque holístico para perfeccionar la colaboración y la comunicación.

Recordar el futuro

El método Remember the Future presenta una herramienta de gestión de proyectos innovadora y atractiva, que combina la inspiración de las prácticas de agile y la emoción de viajar en el tiempo. Esta metodología ofrece una oportunidad única para que los equipos analicen retrospectivamente tareas e hitos pasados, se proyecten en el futuro y elaboren en colaboración un plan de acción para mejorar la gestión de proyectos. Este formato agile retrospective , que también actúa como una potente herramienta entre sprints en el seguimiento de proyectos Scrum , se adapta tanto a proyectos a corto como a largo plazo.

La sesión comienza con una reflexión sobre el proyecto anterior del equipo y la identificación de éxitos y retos. A continuación, se impulsa al equipo hacia el futuro, incitando a los miembros a imaginar la finalización del proyecto y a indagar sobre los logros futuros. 

A continuación, el método Remember the Future ofrece un enfoque estructurado para que los equipos aprovechen sus experiencias pasadas, anticipen obstáculos y perfeccionen su metodología de gestión de proyectos. Fomenta un entorno en el que tanto los miembros actuales del equipo como los nuevos pueden estrechar lazos a través de experiencias compartidas, ya sea trabajando cara a cara o a distancia.

Para utilizar este método retrospective visualmente, los miembros del equipo pueden utilizar una pizarra colaborativa donde introducen los detalles del proyecto y personalizan sus contribuciones con fotos y nombres. El viaje al pasado de retrospective implica categorizar lo que funcionó bien y lo que no en el último proyecto, lo que lleva a una decisión colaborativa sobre lo que debe conservarse para futuros proyectos. A continuación, el equipo se imagina a sí mismo en el futuro, planteando preguntas y conectando las respuestas a ideas de distintos colores, lo que contribuye a una comprensión global de la dinámica de los proyectos futuros.

Pasando a la gestión de proyectos, las lecciones del pasado guían la creación de planes de acción en un área "Por hacer". Se asignan responsabilidades y plazos, proporcionando una hoja de ruta clara. El viaje hacia el futuro también se emplea para revisar y clasificar los riesgos potenciales, garantizando una gestión proactiva de los mismos. La versatilidad de este método permite intervenir rápidamente en puntos concretos del proyecto, facilitando la toma de decisiones en colaboración e intensificando el seguimiento del proyecto en cualquier fase.

Tarjetas Kudo

Por último, el formato Kudo Cards retrospective introduce un método eficaz para mejorar la motivación del equipo y fomentar una cultura de feedback positivo. 

Diseñadas como un conjunto de tarjetas y un espacio de trabajo dedicado, las Kudo Cards facilitan la expresión de agradecimiento, aprecio, ánimo y felicitaciones dentro de un equipo para reconocer los progresos realizados. El proceso consiste en seleccionar tarjetas en función del diseño, la identidad corporativa o temas específicos, y publicarlas para que las vea el equipo. 

En última instancia, este método constituye una valiosa herramienta para los equipos remotos, ya que fomenta el espíritu de equipo y la motivación.

Derivadas de la palabra griega "kudo", que significa aclamación por una acción exitosa, las tarjetas Kudo representan un medio visual para que los miembros del equipo reconozcan y aprecien los esfuerzos de los demás. Las tarjetas, antes físicas, ahora pueden integrarse perfectamente en un espacio de trabajo colaborativo visual, proporcionando una plataforma centralizada para compartir comentarios.

En la era del trabajo híbrido, donde la retroalimentación se vuelve crucial, las Kudo Cards ofrecen una forma interactiva, espontánea y natural para que los miembros del equipo proporcionen retroalimentación específica sobre tareas, proyectos o cualquier trabajo realizado por el equipo. La herramienta convierte el intercambio de opiniones en una experiencia colaborativa y motivadora, creando un círculo virtuoso de interacciones eficientes dentro del equipo.

El uso de tarjetas Kudo se alinea con las metodologías de gestión 3.0 y agile , proporcionando un medio eficaz para maximizar el compromiso, expresar agradecimiento y promover la colaboración. Una plataforma de colaboración visual como Klaxoon puede servir así como espacio de trabajo perfecto para organizar sesiones de feedback. Por lo tanto, el método Kudo Cards se perfila como una herramienta clave para impulsar la motivación de los equipos, fomentar una cultura de feedback y promover un trabajo en equipo eficaz, ya sea en entornos de trabajo físicos o remotos.