Cómo ser más agile con una pizarra digital

¿Por qué los espacios de trabajo actuales de agile necesitan una pizarra digital?

La pizarra blanca existe desde hace bastante tiempo, y empezó como una alternativa algo más desarrollada a la aún más tradicional pizarra de tiza. El concepto era sencillo: unos rotuladores que se podían borrar y una pizarra blanca en blanco permitían a los lugares de trabajo, las aulas e incluso los restaurantes ser flexibles a la hora de plasmar la información.

La tecnología no tardó demasiado en intentar evolucionar la pizarra blanca más allá de su superficie lisa estándar y la configuración de rotulador de borrado en seco. Xerox y Smart Technologies empezaron a desarrollar algunas de las primeras versiones de pizarras digitales en los años ochenta. Aunque eran relativamente rudimentarias, estas "pizarras inteligentes " pretendían aportar un mayor nivel de interactividad al uso de la pizarra. Incluían gráficos animados, acciones dinámicas e incluso reproducción multimedia.

Era natural entonces que esta versión mejorada de la pizarra recibiera una actualización virtual a medida que las conexiones a Internet empezaban a acelerarse y el software se hacía mucho más fácilmente accesible. La pizarra digital se desarrolló entonces, en parte como evolución natural de cómo solíamos utilizar esta herramienta de colaboración, pero también debido al lento (y repentino) aumento del trabajo a distancia en nuestro entorno profesional. Hoy en día, algunas versiones de la pizarra digital forman parte de una plataforma de colaboración más amplia, que ofrece la misma flexibilidad con la que estarían familiarizados los acostumbrados al rotulador de borrado en seco.

Mejores prácticas para agile uso de una pizarra digital

Es fácil descartar la pizarra blanca por ser una herramienta muy intuitiva, independientemente de que sea digital o no. Simplemente tienes un espacio de trabajo infinito que puedes utilizar para tomar notas de un debate, ilustrar un punto o incluso realizar una actividad. Pero empezar con un lienzo tan amplio y sin un marco de referencia exacto sobre cómo empezar puede resultar desalentador para algunos facilitadores de reuniones noveles.

Con la agilidad a la cabeza de la estrategia de casi todos los sectores hoy en día, los directivos eficaces no deberían acudir a las reuniones sin estar preparados y esperar que las cosas vayan como la seda y, si acaso, de forma eficiente. Una pizarra digital es una herramienta definitivamente útil y agile , pero su capacidad para impulsar la eficiencia de tu equipo puede mejorarse mucho más utilizando estas prácticas que se ilustran a continuación.

1. Mantener una pizarra de referencia coherente

Uno de los principales principios de un buen equipo y de agile es a menudo uno de los que también se pasan por alto: la transparencia. Ser verdaderamente agile en un entorno de trabajo significa ser abierto y claro con el progreso del proyecto, las responsabilidades de las tareas, los obstáculos e incluso las deficiencias que pueden afectar al proyecto en general. Si tú o cualquier miembro de tu equipo se guardan demasiadas cosas, el resto del equipo puede perderse información clave que puede ayudar a que sus tareas avancen mucho más rápido o, lo que es peor, pasar por alto hechos pertinentes que pueden obstaculizar el progreso por completo.

Una forma de garantizar la transparencia de todo el equipo (y de otras partes interesadas) es crear una pizarra digital de referencia en agile que sea coherente en todo momento y se actualice periódicamente en colaboración con cada miembro del equipo y de forma individual. Esto no sólo garantiza que todos los miembros sepan lo que está pasando en términos de actualizaciones del proyecto, sino que también ayuda a obtener el compromiso y la participación de cada miembro, ya que son responsables de cada tarea que se les asigna.

Hay dos marcos principales que pueden ayudarte a empezar a utilizar una pizarra de referencia. El primero es el popular método Kanbanque utiliza un método más visual para indicar qué proyectos están por hacer, en curso, en revisión y terminados. Puede ampliar los pasos de estado adicionales en función del proyecto, pero esencialmente etiqueta las tareas bajo cada segmento separado para indicar en qué fase del proceso se encuentra la tarea actual.

Otro marco popular sería el método Kaizenque se centra en detallar y describir cada tarea paso a paso para lograr una mejora continua. Esto resulta especialmente útil para tareas que tienen un proceso establecido para su realización, ya que básicamente hay que enumerar cada paso de forma detallada y jerarquizada. Los directivos y los miembros del equipo pueden entonces plantearse las preguntas adecuadas para identificar lo que aporta valor en cada paso del proceso... 

Sin duda, habrá otros marcos disponibles en función de tu contexto y de tus necesidades actuales. Al igual que la propia pizarra, puedes ser tan flexible con la forma en que quieres enfocar ciertas cosas e implementar marcos específicos.

2. Aprovechar las funciones multimedia

Las pizarras blancas solían estar limitadas con quienquiera que fuera la capacidad del escribiente para ilustrar y anotar los puntos importantes del debate. Los escritores rápidos y los buenos dibujantes solían ser los primeros elegidos para tomar notas en las reuniones, pero eso limita su capacidad para compartir esa tarea con el resto del equipo. Con una sola persona en agile que haga todos los garabatos en la pizarra, el resto del equipo queda relegado a compartir verbalmente sus ideas mientras espera a que el escriba se ponga al día sobre el punto del debate en el que se encuentran.

Por eso es tan útil que las pizarras digitales de hoy en día puedan aprovechar no sólo la velocidad de escritura, sino también las capacidades de edición y otros medios que puede ofrecer un entorno totalmente virtual. Se suele decir que una imagen vale más que mil palabras, pero imagínate aprovechar la capacidad narrativa del audio, el vídeo e incluso todos estos formatos multimedia combinados.

Las pizarras digitales, dependiendo de la plataforma en la que se utilicen, pueden aprovechar diferentes materiales multimedia integrados para mejorar la experiencia de todos. Esto va más allá de la simple adición de una imagen adicional para alegrar la pizarra visualmente, ya que los medios adicionales pueden ayudar a presentar puntos con información de apoyo, proporcionar enlaces de referencia, pasar a workshops, e incluso proporcionar la alineación de los miembros no presentes para presentar puntos clave . de forma asíncrona. Sin embargo, no hay que descartar el aspecto visual del uso de multimedia, ya que una pizarra digital agile bien diseñada puede marcar la diferencia en la forma en que su equipo la aborda y utiliza.

3. Programar y definir actualizaciones periódicas

La coherencia es clave con cualquier estrategia de agile que estés planeando implantar en tu equipo. Cuando utilices pizarras de referencia consistentes, querrás asegurarte de que todo el mundo las utiliza según una cadencia previamente decidida. Lo último que quieres es encontrarte con un error de sincronización en el que el progreso de alguien se vea afectado por la edición de otra persona de la misma pizarra digital agile .

Esto puede evitarse asegurándose de que dispone de un método correctamente definido sobre cuándo y cómo los miembros del equipo deben interactuar con el tablón y editarlo. La higiene de las tareas, como nos gusta llamarla, garantiza que los miembros no editen erróneamente el aspecto de la pizarra ni interrumpan la presentación de la información al resto del equipo. Programe revisiones rituales de forma periódica para que todos sepan cuándo deben realizarse cambios importantes en la pizarra digital agile .

Los cambios más pequeños o los cambios en proyectos individuales probablemente quedarán fuera de este calendario, por lo que aquí es donde tendrá que definir la mejor manera de actualizar adecuadamente piezas específicas en la pizarra. Al igual que ocurre con el desarrollo de una nomenclatura para nombrar los archivos, mantener la organización mediante un método definido de actualización puede ayudar a reducir la confusión entre el equipo. Los métodos Kanban y Kaizen, de los que ya hemos hablado, ilustran bien el aspecto que deben tener las actualizaciones y las entradas. Y lo ideal sería que también contaras con funciones que permitieran al equipo ver cuándo un elemento ha sido compartido en la pizarra por otra persona.

4. Copia de seguridad y archivo adecuados

Es probable que les haya ocurrido a quienes han trabajado en oficinas donde se utilizan habitualmente pizarras blancas; a menudo, las pizarras de estado que contienen información clave importante son borradas accidentalmente o por error por alguien. Esto deja a todos los equipos relevantes que utilizan esa pizarra esencialmente dando vueltas en la oscuridad hasta que alguien recuerda lo que estaba escrito en la pizarra. En aquella época, estas situaciones se evitaban copiando la pizarra después de un periodo determinado (de forma similar a nuestra entrada anterior sobre la programación) o incluso tomando (aunque sea de forma borrosa) la pizarra al final de cada día.

Como puedes imaginar, esta no era la forma más sencilla de utilizar una pizarra digital agile para un uso colaborativo más amplio. Al abordar el objetivo de ser más agile en tu equipo, es probable que dependas de la pizarra para mantenerte al día con las tareas que se mueven rápidamente y los hitos clave que hay que alcanzar. Perder todo esto de repente por un error humano puede ser devastador para el progreso de tu proyecto.

Las pizarras digitales tienen la ventaja de que suelen incorporar algún tipo de función de autoguardado como parte de sus funciones de integridad y seguridad de los datos. El mundo de la tecnología es muy consciente de la frecuencia con la que se produce una caída de Internet, por lo que la función de guardado automático se ha convertido casi en un estándar en las pizarras digitales para garantizar la conservación de los datos en caso de que ocurra algo.

Aun así, es una buena práctica disponer de versiones archivadas de las pizarras para facilitar su consulta, tanto si se trata de una pizarra actual como de una relativa a un proyecto anterior. Las pizarras digitales pueden exportarse fácilmente a diferentes extensiones de archivo, lo que facilita su uso compartido con los miembros del equipo que necesiten una lectura rápida de la pizarra actual.

5. Desarrollar en torno a su equipo

Uno de los últimos pero probablemente más importantes consejos que podemos dar en la utilización de las pizarras como parte de tu esfuerzo por ser más agile es tener siempre en cuenta el contexto y la situación de tu equipo.

Aunque la agilidad es sin duda un pilar clave en la mayoría de las planificaciones estratégicas de todos los sectores, los detalles exactos y las tácticas para conseguirla probablemente difieran en gran medida, especialmente entre los distintos proyectos e iniciativas. Como tal, el uso de la pizarra digital agile debe tratar de imitar ese mismo dinamismo y cambiar en consecuencia a la versión más adecuada cuando sea posible.

Mientras que el tablero Kanban puede ser útil para los equipos que dan prioridad a lo visual, el Kaizen puede funcionar mejor para los equipos que necesitan detalles adicionales sobre sus tareas, así como un fácil seguimiento de la finalización del trabajo. Es probable que también tengas que comprobar cómo utilizas estos tableros en términos de multimedia y de compartir. Vivimos en un panorama tecnológico muy heterogéneo, por lo que no todos los aparatos tienen la misma funcionalidad que otros, así que algunas funciones multimedia más ricas podrían no funcionar tan bien. En estos casos, las opciones de diseño/marco más sencillas y universales pueden adaptarse mejor a lo que necesita tu equipo.

Reflexiones finales

Si bien es cierto que la pizarra es una herramienta poderosa, es importante entender cómo utilizarla bien para permitir una agilidad real con su equipo. agile es tanto una mentalidad como un conjunto de prácticas. Asegúrate de tener ambas cosas en cuenta y te encontrarás avanzando poco a poco hacia un sistema de trabajo más rápido y más agile .