Cómo realizar sesiones remotas eficaces en brainstorming

Brainstorming es un método creativo de resolución de problemas que se utiliza para generar un gran número de ideas o soluciones potenciales en respuesta a un reto o pregunta concretos. Anima a la gente a pensar libremente, a compartir sus ideas a medida que se les ocurren sin someterlas a un control de sentido, y a construir sobre las ideas de los demás.

El objetivo principal de brainstorming es generar un abanico diverso de ideas. En las fases iniciales se busca más la cantidad que la calidad. Esto significa que hay que fomentar un entorno sin prejuicios y de apoyo, que deje de lado la crítica para centrarse en la exploración abierta, independientemente de lo extravagantes que puedan parecer las ideas al principio. Esto ayuda a los miembros del equipo a explotar su creatividad colectiva y a pensar más allá de los límites convencionales.

Entonces, ¿cómo adaptar algo que tradicionalmente se hace en grupo, con todos juntos en un mismo espacio de trabajo, para que funcione igual de bien (o mejor) a distancia? 

Antes de que se generalizaran las reuniones a distancia, era habitual que un jefe de equipo dirigiera una sesión de brainstorming de pie delante de una gran pizarra y anotando las ideas a medida que se generaban. Dado que cada vez es más probable que los equipos necesiten dirigir sesiones de brainstorming a distancia, las organizaciones deben asegurarse de que el trabajo en equipo a distancia sea tan productivo y eficiente como puede serlo en persona. 

Vamos a ver cómo puedes mantener e incluso mejorar la eficacia de tus sesiones a distancia brainstorming aprovechando las ventajas del trabajo a distancia y empleando algunas estrategias clave.

¿En qué consiste el método brainstorming ?

El proceso brainstorming sigue unos cuantos principios y pasos clave. En primer lugar, hay que definir el planteamiento del problema. Este es el tema sobre el que se pedirá a los miembros del equipo que generen ideas. Debe ser lo suficientemente amplio como para generar una gran variedad de ideas, pero no tanto como para que no se aborde adecuadamente el problema en cuestión. 

Se anima a los participantes a pensar libre y abiertamente, y todas las ideas, por descabelladas o poco convencionales que sean, deben ser bienvenidas y valoradas. Cualquier crítica o evaluación de estas ideas se deja para más adelante, fomentando un entorno que estimula la creatividad.

El trabajo en equipo es importante, ya que se anima a la gente a aprovechar y ampliar las ideas de los demás y a utilizar las sugerencias más inusuales como trampolín hacia soluciones más prácticas e innovadoras. Animar a los participantes a pensar más allá de los límites tradicionales ayuda a desbloquear el pensamiento creativo. Todas las ideas generadas deben documentarse para que nada se olvide o se pierda antes de la fase de evaluación y perfeccionamiento.

Las ideas se revisan, evalúan y perfeccionan a través de fases posteriores de análisis y toma de decisiones. A continuación, las ideas más prometedoras pueden seleccionarse y seguir desarrollándose.

¿Por qué brainstorming se ha hecho normalmente en persona?

Cuando se piensa en una sesión debrainstorming , se tiende a pensar en un grupo de personas reunidas en una sala. Cuando se inventó brainstorming , en la década de 1940, no existían realmente opciones para hacerlo en un formato diferente. A lo largo de los años, las sesiones de brainstorming han pasado del trabajo en papel a las pizarras interactivas, y ahora las pizarras virtuales ofrecen aún más.

Las sesiones en persona de brainstorming pueden permitir a las personas sentir una sensación de energía, colaboración y sinergia creativa y "jugar" unos con otros. La comunicación cara a cara incluye señales no verbales como el lenguaje corporal, las expresiones faciales y el tono de voz, que pueden aportar contexto y comprensión adicionales. El uso de técnicas de gestión visual como pizarras, notas adhesivas y otras herramientas visuales permite a los miembros del equipo ver y manipular las ideas con mayor facilidad.

La colaboración y el trabajo en equipo son elementos clave para una buena sesión de brainstorming . Las reuniones en persona pueden brindar a los miembros del equipo la oportunidad de entablar relaciones, estrechar lazos sociales y desarrollar un sentimiento de confianza, tanto en las propias reuniones como en los descansos. También es fácil dar feedback inmediato y pasar a la siguiente iteración. Pero, por supuesto, ahora vivimos en un mundo digital y tenemos que adaptarnos a las necesidades cambiantes.

¿Cómo pueden ayudar las reuniones a distancia a mejorar el trabajo en equipo y la eficacia?

Las reuniones a distancia pueden ayudar a mejorar el trabajo en equipo y la eficacia de varias maneras. Cuando se elimina la necesidad de que todos los miembros del equipo estén en el mismo lugar físico, se crea una dinámica diferente. Las reuniones a distancia permiten que todos los miembros del equipo estén incluidos y participen por igual: todos hemos estado en reuniones presenciales en las que un miembro del equipo más contundente ha tomado el control, y un espacio virtual puede anularlo. 

En las reuniones a distancia se puede utilizar un temporizador en pantalla, por ejemplo, y crear un entorno en el que, si alguien desea plantear algo, tenga que levantar su mano virtual y esperar su turno. Esto puede significar que los miembros del equipo menos dispuestos a contribuir en una reunión tradicional en persona se sientan más cómodos y motivados para participar.

Las reuniones a distancia pueden ofrecer mayor flexibilidad en términos de programación y adaptación a la agenda de cada uno. Si los miembros del equipo pueden asistir a las reuniones desde su propio lugar de trabajo, no tendrán que tener en cuenta el tiempo ni el coste del desplazamiento. Permitir que su equipo equilibre sus compromisos personales y profesionales de forma más eficaz puede aumentar la disponibilidad y hacer más probable que todos asistan como se espera.

Además, las reuniones en persona pueden interrumpirse fácilmente. Las reuniones a distancia suelen ofrecer un entorno más controlado para que los participantes puedan concentrarse mejor, ceñirse al orden del día y contribuir a los objetivos de la reunión. El espacio de trabajo digital compartido de una reunión a distancia permite realizar aportaciones simultáneas y colaborar en la toma de decisiones. Esto puede agilizar el proceso y reducir las interrupciones y retrasos que suelen asociarse a las reuniones presenciales.

Aprovechar las herramientas y plataformas tecnológicas diseñadas específicamente para la colaboración, la comunicación y el intercambio de información puede mejorar significativamente el trabajo en equipo, la eficiencia y la productividad. 

Por ejemplo, tecnologías como las pizarras digitales y otros programas de gestión de proyectos ofrecen oportunidades para la interacción en tiempo real, el intercambio de documentos y el seguimiento de los progresos, entre otras cosas. Las sesiones y los chats pueden registrarse, el trabajo realizado en documentos compartidos puede guardarse inmediatamente, y las discusiones y decisiones pueden consultarse fácilmente en el futuro. Todo ello contribuye a reducir los malentendidos y la duplicación de esfuerzos.

Y, por supuesto, las reuniones a distancia tienen menos costes y un menor impacto medioambiental. Si los miembros del equipo no tienen que desplazarse ni se les reembolsa la comida o el alojamiento para asistir a una reunión, a la empresa le costará menos económicamente y puede ayudar en la lucha por reducir las emisiones globales de carbono. Y los miembros de tu equipo también pueden beneficiarse: financiera, mental y físicamente.

¿Cómo puede adaptarse fácilmente brainstorming al trabajo a distancia?

Brainstorming Las sesiones pueden beneficiarse especialmente de celebrarse a distancia porque cuanta más diversidad haya en las aportaciones, mejor. Las reuniones a distancia permiten a los equipos colaborar a escala mundial, reuniendo potencialmente a un conjunto más diverso de individuos, no limitados por la zona horaria o la ubicación. 

La capacidad de conectarse globalmente puede fomentar el sentido del trabajo en equipo y mejorar el intercambio colectivo de conocimientos. También puede potenciar la creatividad y la colaboración, a veces incluso superando las capacidades de las sesiones presenciales.

Existen varias estrategias que las organizaciones pueden adoptar para mejorar el trabajo en equipo, la eficacia y los resultados de las sesiones a distancia de brainstorming .

1. Establecer una comunicación clara y definir las expectativas 

Si establece unas pautas de comunicación y unas expectativas claras para las sesiones a distancia de brainstorming , es probable que sean más eficaces y productivas. Es importante comunicar con antelación la finalidad, los objetivos y los resultados deseados de la sesión de brainstorming , para que todos los miembros del equipo entiendan los mismos objetivos. Es mejor no comunicar el planteamiento del problema hasta que empiece la sesión, pero puedes dar pautas para la participación activa, la escucha respetuosa y la retroalimentación constructiva.

Del mismo modo, es importante crear un espacio seguro y sin prejuicios en el que los miembros del equipo se sientan cómodos expresando sus ideas, aunque parezcan poco convencionales o incompletas. La cultura ideal de brainstorming es aquella que valora todas las contribuciones y hace hincapié en la importancia de una mentalidad de crecimiento. Debe fomentarse la retroalimentación constructiva, lo que significa que las críticas deben ser respetuosas y centrarse en las ideas más que en los individuos.

2. Utilizar herramientas de colaboración y gestión visual 

Las herramientas de colaboración en línea diseñadas para brainstorming están a tu disposición. Las pizarras virtuales, las plantillas debrainstorming y las herramientas de gestión de proyectos, por ejemplo, pueden facilitar la colaboración en tiempo real, la visualización de ideas y una comunicación eficaz. 

Las técnicas de gestión visual proporcionan una representación clara de las ideas generadas y estimulan la creatividad. Contribuyen a fomentar la colaboración, son útiles para la memoria y el recuerdo, y pueden mejorar el compromiso y la concentración. Recuerde a los miembros del equipo que brainstorming es un proceso de colaboración para garantizar que todos puedan aportar sus ideas, independientemente de su función o antigüedad.

3. Utilizar la asincronía brainstorming 

Brainstorming tradicionalmente se realiza con un grupo de personas, todas lanzando ideas al mismo tiempo. Sin embargo, también puede realizarse en solitario, sin la intervención de nadie más. 

Asíncrono brainstorming es una mezcla de los dos. Si tiene equipos a los que les cuesta encontrar un momento para reunirse, o algunas personas que no pueden asistir a una sesión, puede adoptar la modalidad asíncrona brainstorming. Tal vez te apetezca fijar un plazo para la generación de ideas y permitir que los miembros del equipo presenten sus ideas y sugerencias de forma independiente.

4. Designar un facilitador 

Se necesita a alguien que pueda guiar activamente la sesión de brainstorming y que garantice que el debate se mantenga centrado y sea productivo. Tendrá que gestionar las limitaciones de tiempo y mantener el ritmo de la sesión. Deberá fomentar una participación equitativa y asegurarse de que todas las ideas generadas se registran y comparten eficazmente. 

Las herramientas digitales pueden ayudar a un facilitador con todas estas responsabilidades y una pizarra virtual y sus herramientas asociadas pueden utilizarse con gran efecto en las sesiones de brainstorming . Todos los miembros del equipo pueden acceder a toda la documentación para revisarla y consultarla.

5. Recuerde el seguimiento 

Debe existir un plan de seguimiento claro para garantizar que las ideas generadas pasen a la siguiente fase. Después de una sesión de brainstorming deben revisarse todas las ideas para poder evaluarlas. Si son prometedoras, pueden perfeccionarse y desarrollarse más. Los siguientes pasos deben comunicarse a los miembros del equipo para garantizar que se obtienen resultados tangibles de la sesión.

Aunque el cambio al trabajo a distancia ha traído consigo sus propios retos, también nos ha brindado muchas posibilidades nuevas. Las sesiones eficaces y productivas de brainstorming no sólo se celebran en persona. Si aprovechas todos los aspectos positivos que ofrecen las reuniones a distancia, puedes adaptar fácilmente el método brainstorming a un entorno virtual. 

De hecho, los equipos pueden generar más ideas innovadoras y colaborar aún más eficazmente en sesiones remotas de brainstorming si utilizan las estrategias y disponen de las herramientas adecuadas.

Las herramientas más eficaces para brainstorming y el trabajo en equipo

Una pizarra virtual es imprescindible para una sesión a distancia de brainstorming . E incluso si organizas una reunión presencial en brainstorming , una pizarra virtual tiene muchas más funciones que una pizarra tradicional. Son fáciles de usar y compartir, tanto para facilitar el proceso de brainstorming como después del evento: es la herramienta de colaboración ideal. 

Hay muchas plantillas debrainstorming disponibles y varían en función de la estructura o el proceso que mejor se adapte a su brainstorming workshop o reunión: ideación en grupos pequeños, limitaciones de tiempo específicas,...  

Las herramientas de colaboración adecuadas pueden ayudar a los equipos a trabajar mejor juntos y a mejorar su trabajo en equipo, tanto si trabajan juntos en el mismo espacio de trabajo como si lo hacen a distancia. Echa un vistazo a nuestros recursos para ver cómo podemos ayudarte.