Clava tu próxima presentación: En cualquier lugar y en cualquier momento

Presentaciones: Herramientas poderosas cuando se hacen bien

¿Por qué son tan comunes las presentaciones en diferentes espacios en primer lugar? Con los avances de la tecnología, la mayoría de la gente puede mostrar la información de diferentes maneras, como en los correos electrónicos e incluso en infografías diseñadas. Pero las presentaciones siguen siendo un factor constante del trabajo, los estudios y casi cualquier ocupación que requiera la difusión de información.

La mayoría de las empresas y despachos profesionales han utilizado las presentaciones para informar, educar, motivar e incluso persuadir mejor a las diferentes partes interesadas a las que afecta la información. Las presentaciones se incorporan a los módulos de formación, a las guías de ventas, a los cambios organizativos internos e incluso a los ejercicios de creación de equipos. Mediante el poder de las palabras, las imágenes y las habilidades de presentación, una presentación eficaz puede seguir atrayendo al público mientras desarrolla una comprensión más profunda del tema en cuestión.

Información atractiva y organizada

Las presentaciones tienen la capacidad única de ofrecer la oportunidad de conocer a los clientes, a las partes interesadas y a otros participantes relacionados con el tema de una manera comprometida y conectada. Con las presentaciones, puedes empezar a influir en aspectos a los que no necesariamente estarías expuesto de forma habitual, como las reacciones a cierta información, así como influir en general en la toma de decisiones, en la prueba social y en el estado de ánimo general con respecto a tu tema de debate.

Pero las presentaciones no son sólo una herramienta para conectar, sino también una forma de organizar tu información. En la mayoría de las presentaciones, es probable que se utilice una cubierta como medida de apoyo para enmarcar mejor las discusiones en torno a temas específicos. Esto eleva la presentación por encima del discurso o monólogo estándar, ya que puedes mantenerte a ti y a tu audiencia siguiendo un flujo de presentación claro y conciso.

Comprometerse con tu audiencia puede tener un efecto significativo en la forma en que tu audiencia se cree la información específica que estás presentando, y hacerlo de forma organizada les da la confianza de que están recibiendo la totalidad de la información pertinente sobre el tema.

Conexión emocional a través de la narrativa

Al igual que las obras de teatro y los oradores de antaño, para nosotros, como humanos, ha sido una parte integral recibir información en un formato narrativo. La narración se ha entretejido en el tejido de nuestra historia y en la forma en que hemos llegado a comprender temas más complicados que no son tan sencillos en términos de discusión.

Incluso más allá del ámbito de la historia, la narración y el desarrollo de relatos han sido herramientas poderosas para crear una imagen más holística de tu presentación. Bombardear a tu audiencia con datos y cifras es una forma fácil de perder su atención y ya puede hacerse de forma asíncrona a través de un informe o un correo electrónico. Con las presentaciones, el objetivo es doble: proporcionar datos e información, asegurando al mismo tiempo que se sitúan en los contextos adecuados.

El contexto, la narrativa y la historia son partes integrales de tu presentación y pueden ayudar a compartir mejor la información que podría ser demasiado técnica para la totalidad de tu audiencia. Además, es probable que tengas que mantener tu presentación dentro de un tiempo determinado, por lo que tener preparada la narrativa y la información de contexto será clave para garantizar que la misma información siga siendo clara y relevante.

Evolución de las presentaciones para el trabajo a distancia

Sabemos que las presentaciones son increíblemente útiles para construir ese compromiso y esa narrativa cuando se discute la información en el interior, pero algunos de estos métodos se diseñaron con la idea de que la mayoría, si no todas, las presentaciones se hacen en persona. Como hemos visto desarrollarse en los últimos años, el trabajo a distancia ha comenzado su ascenso hasta convertirse en una práctica estándar para la mayoría de las oficinas. Esto significa que la mayoría de las cosas a las que te has acostumbrado en el trabajo necesitarán un cambio para integrarse mejor hacia un formato más virtual. Esto incluye la presentación en sus múltiples formas.

Afortunadamente, la tecnología también ha seguido el ritmo de estos cambios laborales, proporcionando más vías para que la gente haga el mismo trabajo de formas diferentes (y más eficientes). La accesibilidad ha sido una de las mayores mejoras con las presentaciones a distancia, y compartir la información entre tu equipo nunca ha sido tan rápido.

Los recién llegados (e incluso los veteranos) a un entorno de trabajo a distancia probablemente se beneficiarán de algunas buenas prácticas a la hora de preparar y ejecutar sus presentaciones a través de diferentes canales.

Sincronización entre dispositivos

Una característica increíblemente olvidada, pero en última instancia muy poderosa, que no debes pasar por alto cuando se trata de presentaciones remotas es asegurarte de que tu presentación está sincronizada en todos tus dispositivos. Puede parecer algo sin importancia, pero es probable que los cambios y ediciones de tu presentación se produzcan con más frecuencia de lo que crees. A veces puede tratarse de algo tan simple como errores ortográficos y gramaticales, pero otras veces pueden producirse grandes cambios, como diapositivas completamente nuevas o la eliminación de secciones específicas. Lo último que quieres es empezar tu presentación con un archivo obsoleto que no tiene todos los cambios necesarios.

Las plataformas modernas de intercambio de archivos e incluso las suites ofimáticas tienen ahora la capacidad de permitirte hacer cambios en tu archivo en directo, y tenerlo sincronizado en todos los dispositivos una vez que se conecten a Internet.

Una iteración aún más rápida de esto es la plataforma de trabajo de colaboración/presentación en vivo, ya que esto guarda esencialmente todo el progreso en los servidores de la nube. Ya no es necesario que tengas el archivo guardado como copia impresa en tu dispositivo, sino que basta con una conexión a Internet lo suficientemente estable como para realizar las ediciones y cambios que necesites en cualquier momento y lugar.

Utilización de la normalización Templates

Ser agile en el trabajo ha sido una palabra de moda para las empresas, las escuelas y otros entornos profesionales. Esencialmente, querrás ser capaz de actuar con rapidez pero con la suficiente flexibilidad para acomodar cualquier incertidumbre o cambio que probablemente se produzca. Si has trabajado en presentaciones antes, sabes lo perturbador que puede ser tener que empezar y hacer una presentación completamente nueva desde cero. Las presentaciones no son un simple volcado de información y requerirán algunos retoques para que tu información se muestre de la forma más clara y relevante posible.

Por eso, las presentaciones a distancia se beneficiarán enormemente del uso de plantillas estandarizadas, ya que esto te permite saltarte gran parte del proceso de design thinking , y centrarte en exponer tu información de forma lógica y concisa. Esto significa que , con el template adecuado, puedes incluso utilizar toda la información proporcionada y simplemente volcarla en las diapositivas adecuadas y en el mejor orden.

Sin embargo, no es una talla única. Es probable que tengas que experimentar con el uso de ciertos marcos de trabajo y las mejores prácticas de diseño para ser más rápido en el uso de template . Pero con la suficiente práctica y el uso de metodologías listas para usar, podrás elaborar fácilmente no sólo una presentación lógica, sino también atractiva y eficaz.

Desarrollar estructuras de contenido organizadas

Junto con el uso de plantillas, querrás desarrollar una estructura de contenidos organizada para ayudar a construir el marco de tu presentación a distancia. Esto es especialmente importante en los entornos virtuales, ya que es probable que te pongan en el pedestal de la presentación con menos herramientas a tu disposición (sin teleprompter ni tarjetas de presentación). Por tanto, la mejor práctica es generar tu propia estructura de contenidos que se adapte lógicamente a ti cuando compartas información durante tu presentación.

Esto es un poco más abstracto que otras prácticas más definidas y dependerá en gran medida del estilo personal y del contexto. Algunos presentadores probablemente trabajen con una estructura de tres actos, similar a la de las películas y las obras de teatro, en la que se empieza con introducciones, se llega al meollo del asunto durante la secuencia intermedia y se concluye todo con resúmenes hacia la sección final.

Otros presentadores pueden querer discutir su enfoque menos en una estructura de presentación general y más en una base de diapositivas. Un método popular para discutir la información puede ser el método STAR, o Situación, Tarea, Acción y Resultado. Esto puede ayudarte a redondear mejor la información que pueda haber en una diapositiva, manteniéndola relevante con un flujo lógico.

Sea cual sea la opción que elijas, es importante que la interiorices y permitas que te guíe en tu presentación. Esto puede ser beneficioso a largo plazo cuando empieces a presentar con poco o ningún trabajo previo, ya que tendrás la estructura para mantener el ritmo.

Mantén la palabra ligera y la visual pesada

Una de las mejores ventajas de las presentaciones, como hemos mencionado anteriormente, es su capacidad para contar una historia. Como con cualquier buena historia, tendrás que utilizar las mejores formas de transmitir la información y los mensajes en un formato que tenga el mayor sentido para el mayor número de personas. Una de las formas más sencillas de hacerlo es hacerlo visualmente; utilizar imágenes y otros medios para transmitir mejor la información en lugar de sobrecargar al público con texto.

Se dice que la capacidad de atención de la mayoría de las personas no es tan larga como creemos, ya que la duración media de la atención de un adulto es de unos 10 segundos (y es probable que se acerque a los 5 segundos a medida que consumimos más medios de comunicación de formato corto). Esto significa que cualquier información que tengas que presentar tendrá que captar su atención y mantenerla durante el mayor tiempo posible.

Las imágenes y los vídeos son una forma estupenda de transmitir información de forma breve y concisa. Después de todo, como dice el refrán, "una imagen pinta más que mil palabras". Utiliza iconos, fotos, vídeos e incluso animaciones para transmitir el significado de la misma manera que lo hace una redacción larga. Además, estos aspectos visuales ayudan a contextualizar tu presentación, lo que hace que sea mucho más fácil de digerir para quienes no conozcan del todo algunos términos técnicos que puedas utilizar.

Ofrecer oportunidades de participación

Dado que el trabajo a distancia es una norma, querrás asegurarte de que el compromiso que obtienes en una reunión cara a cara no se pierda una vez que hagas el cambio a lo digital. Pero, por desgracia, es mucho más difícil conseguir que la gente se involucre en tu presentación cuando se encuentra a distancia. Además, las llamadas de videoconferencia a distancia pueden ser fácilmente atendidas de forma pasiva, sin que sea necesario que las cámaras y los audios estén encendidos la mayor parte del tiempo.

Una forma clara y eficaz de mejorar el compromiso es, por tanto, hacer que el público participe en la propia presentación. Esto puede darse en forma de una rápida recogida de aportaciones de tu público, como una breve brainstorming sesión que puede recoger las ideas de los asistentes sobre un tema para que las expongas en tu presentación. También puedes utilizar encuestas y cuestionarios para ver si tu audiencia ha asimilado bien la información que acabas de compartir (consejo extra: incluye algunos incentivos interesantes para que la gente se motive a acertar estas preguntas).

Con el compromiso, hay realmente más que estas pocas formas de hacerlo, pero siempre es clave tener en cuenta que las presentaciones no tienen que ser una calle de un solo sentido. Haz que tu público participe y puede que te sorprenda lo receptivo que puede ser.