5 razones por las que debería publicar su workshops en una pizarra digital

Las pizarras en línea pueden hacer que su workshops sea aún mejor. Pueden ayudar a sus equipos a aprender más rápida y eficazmente y a trabajar mejor juntos: son una herramienta clave de colaboración. Quizá se pregunte cómo y por qué el uso de una pizarra en línea puede marcar una diferencia tangible en la eficacia de sus reuniones, workshops o sesiones de formación. Aquí vamos a investigar las 5 razones principales por las que deberías dirigir tu workshops en una pizarra virtual. Tanto si te centras en rituales de equipo, en el arranque de un proyecto o en sesiones de brainstorming , workshops es siempre un momento crucial para la eficacia del trabajo en equipo.

¿Por qué elegir una pizarra visual como principal herramienta de colaboración en workshops?

1. Toda la información relativa a su workshop está centralizada en un único espacio de trabajo

Puede resultar difícil garantizar que los miembros de su equipo tengan acceso a toda la información que necesitan para realizar sus tareas correctamente. Esto puede provocar frustraciones e incluso resentimiento. En el mejor de los casos, puede significar niveles de productividad más bajos. En el peor, puede hacer que los proyectos sean casi imposibles.

Al mantener toda la información relacionada con el proyecto en un lugar centralizado, los miembros del equipo pueden acceder fácilmente a todos los documentos que necesitan. Esto puede ayudar a mejorar la eficiencia y reducir el riesgo de errores o falta de comunicación.

La transparencia y la responsabilidad dentro del equipo ayudarán a reducir el riesgo de malentendidos o conflictos entre sus miembros y, a su vez, deberían conducir a una mejor colaboración.

Como una pizarra digital proporciona esta ubicación centralizada para todo lo relacionado con un determinado proyecto, también puede utilizarse para hacer un seguimiento del progreso del proyecto. Así es más fácil evaluar si un proyecto avanza sin problemas, quién hace qué y si los plazos se cumplen como es debido.

2. Toda la información relativa a un proyecto está accesible en todo momento en una pizarra virtual

En el pasado, y especialmente antes de la pandemia de Covid-19, era habitual que los equipos que trabajaban en proyectos estuvieran juntos en un mismo lugar. Los proyectos entre departamentos o entre ubicaciones solían tener un punto de contacto singular o puntos de contacto mínimos. Esto podía dificultar que los miembros del equipo accedieran a la información cuando realmente la necesitaban sin pasar por un proceso.

Hoy en día, los equipos también pueden trabajar en el mismo espacio de trabajo y asistir juntos a una reunión en workshop . Sin embargo, es igual de probable que trabajen a distancia o en un entorno de trabajo híbrido. Todos los miembros del equipo necesitan poder acceder a la información que necesitan estén donde estén y siempre que la necesiten.

Si su workshop se ejecuta en una pizarra digital, ésta debe tener la funcionalidad necesaria para que los miembros del equipo puedan acceder a los archivos y demás información que necesiten cuando les convenga, incluso de forma asíncrona. No deberían tener que esperar a que otra persona les facilite la información que necesitan para hacer su trabajo. También ofrece a las personas la flexibilidad de acceder a cualquier información necesaria independientemente de si se encuentran en una zona horaria diferente, de viaje o incluso simplemente porque deciden gestionar su tiempo de trabajo en función de sus compromisos personales en lugar de con horarios fijos.

3. Las pizarras en línea pueden ayudar a fomentar y potenciar la creatividad

Las pizarras online ofrecen muchas más formas de presentar la información que las pizarras tradicionales. Una pizarra tradicional puede utilizarse para escribir y dibujar. Con una pizarra virtual puedes añadirles imágenes y vídeos, y existen numerosas herramientas y plantillas que los equipos pueden utilizar en su workshops que ayudan a la creatividad.

Los bolígrafos de distintos colores solían ser el límite de la creatividad de una pizarra visual, y los colores más brillantes y útiles solían perderse o estar a punto de agotarse. Con una pizarra en línea, ya no tendrás que preocuparte por perder un bolígrafo.

Las posibilidades de representar ideas visualmente son numerosas. Las pizarras en línea permiten a los participantes de workshop expresar y visualizar ideas de forma creativa e interactiva. Los textos en color y los diagramas pueden ayudar a entender visualmente cosas que podrían ser más difíciles de explicar sólo con palabras.

Una pizarra online puede empezar como una página en blanco, pero es poco probable que permanezca en blanco mucho tiempo. Puede utilizarse eficazmente para presentar , brainstormingdibujar, diagramar, etc. Pueden ayudar a los miembros de workshop a expresar mejor sus ideas y dar rienda suelta a su creatividad.

La colaboración entre los miembros del equipo en tiempo real, independientemente de su ubicación, puede ayudar a fomentar un sentimiento de comunidad, así como la propiedad compartida del proceso creativo. También es probable que esto dé lugar a ideas más innovadoras y creativas.

Como una pizarra online te permite modificar, mover o eliminar ideas fácilmente a medida que evoluciona el proceso creativo, pueden fomentar la experimentación. Y como puedes guardar todas tus versiones, siempre puedes volver atrás y comprobar si hay algo que se te haya pasado por alto. Este tipo de libertad es clave en el proceso dedesign thinking , cuyo objetivo es generar ideas más únicas y creativas. Las empresas necesitan innovadores y personas que piensen con originalidad y que no tengan miedo de expresar sus ideas.

Los modelos empresariales tradicionales se centraban en jerarquías y silos y solían carecer de diversidad en los equipos. Las pizarras en línea pueden ser muy útiles para aprovechar la diversidad y romper barreras. Pueden dar a todos los miembros del equipo, independientemente de su cargo o antigüedad, la oportunidad de aportar sus ideas en tiempo real y de que sean consideradas con el mismo peso.

Una buena pizarra online no necesita horas de formación ni procedimientos complicados para que la gente se ponga manos a la obra. Son intuitivas y pueden utilizarlas fácilmente quienes se sienten menos cómodos con la tecnología. A veces puede resultar frustrante conseguir que los miembros de un equipo utilicen algunas tecnologías que mejorarían el trabajo en equipo. Por suerte, en muy poco tiempo aprenderán a utilizar las numerosas funciones que ofrece una pizarra visual.

Del mismo modo, si los miembros de tu equipo creen que son más creativos y artísticos que tecnológicos, una pizarra online es genial para ellos. Estarán utilizando una tecnología que les permite ser más creativos casi sin darse cuenta. Y para los que tienen un lado artístico más limitado, una pizarra virtual les permite experimentar con su lado creativo.

4. Workshops es más rápido y fácil de crear con una pizarra en línea

Crear un sitio workshop desde cero puede llevar mucho tiempo. Investigar, recopilar y presentar información y recursos puede ser un trabajo duro. Una pizarra virtual te da la oportunidad de utilizar plantillas y contenidos listos para usar que te ahorran tiempo y te permiten producir algo de forma rápida y eficaz. Además, están diseñadas para hacer exactamente lo que quieres que hagan y para resultar atractivas. Hay muchas plantillas diferentes y varias formas de utilizarlas.

Una pizarra online dará estructura a tu workshop. Templates puede ofrecer una versión prediseñada de lo que quieres hacer y, por tanto, te ahorrará el tiempo de intentar montarla tú mismo. Estas plantillas suelen estar diseñadas por profesionales que saben exactamente cuál es el objetivo de la herramienta. Por lo tanto, es más probable que generen los resultados que buscas y que garanticen que se cubren todos los temas si tienes una agenda establecida u objetivos específicos.

El uso de plantillas prediseñadas para pizarras virtuales puede ayudarle a garantizar la coherencia en diferentes sitios workshops y le facilitará repetir algo que ha tenido éxito en el pasado. También le ayudarán a que su workshops tenga un aspecto más profesional, pulido y bien diseñado en menos tiempo. La primera impresión es importante y hay que establecer el tono adecuado desde el principio. El uso de template puede ayudarle a conseguirlo.

Aunque las plantillas tengan una estructura fija, esto no significa que no puedan adaptarse a las necesidades de los participantes de workshop . Partir de una base que luego se puede adaptar es mucho más fácil que empezar con una página en blanco. Adaptar su workshop a sus necesidades específicas no es un proceso complicado.

5. Las pizarras en línea vienen con herramientas de gestión del tiempo

Además de plantillas, las pizarras virtuales tienen herramientas útiles que te ayudarán tanto en el proceso creativo como en la gestión de las limitaciones de tiempo que puedas tener. Es fácil despistarse y acabar dedicando demasiado tiempo a ciertas tareas si no se tiene cuidado. 

El uso de una pizarra virtual para ejecutar su workshop hace que sea increíblemente sencillo aprovechar las ventajas dela gestión del tiempo del tiempo. Si quieres asegurarte de que una tarea determinada sólo lleva un tiempo determinado, puedes programar el temporizador de la pizarra virtual. Esto centra la atención de la gente y les recuerda que sólo disponen de un tiempo determinado para hacer algo.

Utilizar un temporizador en una sesión de brainstorming , por ejemplo, es una buena forma de ayudar a la gente a concentrarse en la tarea. Saber que sólo se dispone de un tiempo determinado para completar una tarea puede hacer que la sesión sea más productiva. No sólo hay un elemento de urgencia para producir algo en un plazo determinado, sino que también está claro que no va a durar para siempre: hay un final claro a la vista.  

Como la función de temporizador está integrada en la pizarra digital, es fácil utilizarla siempre que resulte útil. Si sabes que ciertas tareas podrían ser de duración indefinida, o que algunos miembros del equipo podrían "tomar el relevo", ¿por qué no pones un temporizador y recuperas el control? Al fin y al cabo, el equipo no quiere llegar al final de workshop y haber conseguido sólo la mitad de lo que tenía previsto. Utilizar un temporizador integrado cuando tenga sentido hace que sea mucho menos probable que esto ocurra.

Trabajo en equipo, colaboración y ejecución de su workshops en una pizarra en línea

Workshops en una pizarra virtual proporcionan una plataforma segura para que los miembros del equipo colaboren y trabajen juntos. Los compañeros pueden compartir ideas y perspectivas y aprender de sus propias experiencias y de las de los demás. Ejecutar su workshops en una pizarra en línea potencia este sentido de trabajo en equipo y colaboración, lo que conduce a soluciones más creativas e innovadoras.

El entorno de concentración que puede crear una pizarra virtual permite a los miembros del equipo concentrarse al mismo tiempo en la tarea que tienen entre manos y en los objetivos finales. Si puede reducir el número de distracciones, es probable que aumente la productividad y la eficacia. Cuanto más pueda hacer para crear este tipo de entorno para sus equipos, más productivos y mejor vinculados estarán.

Tanto si utiliza workshops para resolver un problema concreto como si lo hace con fines de formación y aprendizaje, el entorno estructurado que puede ofrecer una pizarra en línea puede ser muy beneficioso. Cuanto mejor pueda trabajar su equipo en equipo, más probable será que compartan y adquieran nuevas habilidades y conocimientos. Esto también ayuda a mejorar el rendimiento del equipo y a aumentar la eficacia a largo plazo.

La mejor pizarra digital para workshops

Ejecutar su workshops en una buena pizarra online con las herramientas y plantillas adecuadas para su empresa le ayudará a aumentar la colaboración y el trabajo en equipo, tanto si sus equipos están juntos en persona, trabajan a distancia o colaboran en un entorno de trabajo híbrido.

Descubrirá que la Klaxoon pizarra posee todas las herramientas y recursos que necesita para dirigir mejor workshops. ¿Por qué no echas un vistazo a nuestra página de recursos para obtener más ideas?