4 formas de organizar tu lista de tareas pendientes

Para algunos, organizar puede significar tener tu espacio en una configuración mucho más limpia con posibles eficiencias racionalizadas para las áreas en las que necesitas trabajar. Con un espacio de trabajo mejor, es probable que te sientas más concentrado y productivo para hacer las cosas, ya que es menos probable que te distraigas con el entorno. 

Otras veces, organizar puede significar tu capacidad para tomar y retener información. Tomar apuntes no es algo nuevo para la mayoría de los que hemos ido a la escuela, pero la capacidad de tomar apuntes de forma eficiente y de captar toda la información que puedas mientras te la transmiten es, sin duda, una habilidad. Se ha convertido en un tema de tanto interés tanto en el mundo académico como en el profesional, que se han establecido varios métodos diferentes para ayudar a la gente a tomar notas mejor.

Pero para este artículo, el tipo de organización en el que nos centraremos llega al corazón de la productividad centrándose en sus elementos clave: las propias tareas. Aunque nos gusta pensar que las tareas son simples pasos cronológicos hacia la consecución de un objetivo concreto, en realidad son todo lo contrario. Las tareas, incluso cuando están planificadas, pueden ser complejas, inesperadas y, en el peor de los casos, abrumadoras. Los que hayáis probado a utilizar listas de tareas para organizaros puede que os sintáis frustrados porque vuestra productividad y eficacia en determinadas tareas no cambian. Por eso estamos aquí para informarte de que hay formas concretas de mejorar esa vieja lista de tareas para que se convierta en tu mejor aliada en el trabajo, en casa y en todo lo demás. 

Beneficios de una lista de tareas pendientes

Puede que la humilde lista de tareas pendientes no reciba mucha atención por parte de los expertos empresariales y los líderes de opinión, pero su adaptabilidad para satisfacer la necesidad individual de cualquier persona de organizar rápidamente las tareas probablemente sirva de columna vertebral para algunas de las mayores empresas. Richard Branson, director general del Grupo de Empresas Virgin, jura por las listas por su capacidad de mantenerlo al tanto de las cosas en su vida diaria. "Decir que la vida de un empresario y líder empresarial es muy ajetreada es quedarse corto", explica Branson sobre cómo aborda su trabajo, "así que, para asegurarme de que lo consigo todo... hago listas, muchas".

No es el único con esta mentalidad, ya que otras personas de alto nivel probablemente estén de acuerdo, desde la medallista de oro olímpica Shannon Miller hasta la ex primera dama Michelle Obama. Las listas de cosas por hacer, listas de tareas, listas de trabajo, o como quiera que las llames, constituyen una guía de cómo navegamos en nuestro día a día. No sólo ayudan a mejorar la productividad, sino que la sensación de estar organizado y al tanto de tus tareas te da una mayor sensación de salud mental y puede incluso mejorar tu vida personal como resultado. 

Fundamentos clave de las grandes listas de tareas pendientes

Empezar con las listas de tareas es un proceso muy intuitivo y es probable que no necesites demasiada orientación al principio, pero las cosas pueden torcerse rápidamente si no empiezas a utilizar técnicas más elaboradas. La gente suele quejarse de que mantener sus propias listas de tareas es difícil, o de que hacen una lista a la que les resulta difícil atenerse.

Una buena forma de empezar a elaborar tu lista de tareas para tener un horario de trabajo mejor y más productivo es utilizar conceptos similares a los de la fijación de objetivos SMART. Con los objetivos SMART, lo que buscas es desarrollar objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo para ponerte en el camino del éxito. La idea aquí es aplicar esa misma metodología a la elaboración de tus tareas específicas (probablemente al servicio de un objetivo mayor). 

Mantén siempre cada tarea específica y medible para evitar cualquier ambigüedad respecto a su cumplimiento. Una buena razón por la que muchas personas ni siquiera logran conceptualizar su lista de tareas es que suelen ceñirse a conceptos vagos como "Terminar un proyecto" o "Enviar un correo electrónico". Aunque se trata de ciertas tareas, carecen de la especificidad necesaria para ser abordadas de forma directa. Se pueden refinar estas dos tareas incluyendo subtareas (por ejemplo, "Terminar el proyecto haciendo las tareas X, Y y Z") o siendo más detallista (por ejemplo, "Enviar un correo electrónico al director general antes de las 12 del mediodía en relación con el proyecto Z"). Cuanto más detalle des con una tarea determinada, mejor. 

A pesar de aparecer más adelante en el acrónimo, una buena tarea debe estar siempre basada en la realidad, es decir, ser alcanzable y relevante para un objetivo concreto. Las tareas pueden dejarse sin hacer si luego te parece continuamente que son imposibles o innecesarias de completar. Asegúrate de que la tarea en sí está dentro de tus capacidades para realizarla (o si necesitarás la ayuda de otra persona), al tiempo que mantienes un cierto nivel de relevancia respecto a la razón por la que estás haciendo la tarea. 

Por último, fijar una fecha límite puede no ser la parte más emocionante o deseable de crear una tarea, pero definitivamente te mantiene alerta. Establecer una hora para completar una tarea específica te ayudará a organizar cuándo debes hacer la tarea e incluso te permitirá planificar algo de tiempo libre para tener un poco de margen de maniobra.

4 formas diferentes de organizar tu lista de tareas pendientes

Incluso con el marco SMART, es probable que llegues a una encrucijada sobre si tu lista de tareas pendientes te está ayudando a gestionar tus tareas o simplemente se suma a la pila de cosas que tienes que hacer. Además, puede ser increíblemente frustrante tener una lista de tareas que no para de crecer con más cosas que hacer y con plazos constantemente estresantes. 

En lugar de deshacerte por completo de las listas de tareas pendientes, podrías simplemente abordar estas listas de una forma que se adapte a tu estilo de trabajo. A continuación, te indicamos algunas formas de replantear la organización de tu lista de tareas pendientes que podrían ajustarse mejor a tus hábitos de trabajo cotidianos. 

Lista de horarios del calendario sincrónico

Una de las formas estándar de enfocar una lista de tareas es hacer que se trace en tu calendario de forma sincronizada. Esto te da esencialmente dos maneras de visualizar tus tareas, bien en un método de lista proporcionado por la propia lista de tareas o en una vista de programación general proporcionada por tu calendario. 

Para los que tienen flujos de trabajo muy estandarizados y con pocas variaciones entre sí, este método de gestión de listas de tareas funciona, ya que básicamente se limita a señalar cuándo debes trabajar en tareas específicas. Además, si utilizas listas específicas aplicaciones que se integran bien entre sí, es probable que puedas evitar una doble lista y gestionar tus tareas desde una aplicación, ya que se sincroniza automáticamente con la otra. La gestión rutinaria de documentos en todos los departamentos puede beneficiarse de una lista de tareas sencilla como ésta, en la que se estandarizan los métodos y las estructuras relativas a las tareas. 

Sin embargo, este método de organización se queda corto cuando se trata de gestionar tareas de naturaleza dinámica o de ejecución compleja. Por ejemplo, los directores de marketing que tienen que hacer malabarismos con diferentes plazos de desarrollo de proyectos y seguimiento de la ejecución pueden tener dificultades para distinguir las tareas de mayor importancia, los requisitos complejos, los prerrequisitos o todo lo anterior. 

Método Eisenhower

La segunda forma de organizar tu lista de tareas es utilizar el método Eisenhower, que recibe su nombre del mismo presidente estadounidense. El método Eisenhower básicamente clasifica todas tus tareas en diferentes categorías de importancia, de mayor a menor. De este modo, podrás hacer malabares con las tareas más importantes para gestionar las primeras, mientras dejas las menos delicadas para los días en que tengas más flexibilidad. 

Según este método, puedes clasificar las tareas en cuatro categorías distintas, o las 4D del método Eisenhower. La primera categoría es la más importante, o tu categoría de "hacer primero". Estas tareas son las más críticas para tu trabajo actual, ya sea por la importancia del asunto, por su sensibilidad al tiempo o (la mayoría de las veces) por ambas cosas. La segunda categoría para colocar esta tarea es un grupo de "hacer más tarde". Estas tareas siguen siendo importantes, pero no tienen la misma urgencia que las del grupo uno, y por ello puedes permitirte programarlas para trabajar en ellas más tarde. 

La siguiente categoría es mucho menos urgente y categóricamente menos importante para ti personalmente, que es esencialmente el momento en que debes "delegar" la tarea. Esto significa que la tarea aún debe hacerse, pero no necesariamente por ti en tu propio tiempo. Esto es útil para cuando tienes un equipo con el que puedes colaborar para hacer las cosas con eficacia. Por último, y casi tan importante como la primera categoría, está nuestro grupo de "no hacer". Estas tareas requieren una pequeña revisión para ver si merece la pena hacerlas en primer lugar. Utilizar este último grupo puede ayudarte a reducir las tareas y facilitarte el trabajo. 

Multi-Lista con Prioridad

Este siguiente método para organizar tu lista de tareas pendientes es en realidad una combinación de muchas estrategias diferentes en la gestión de listas de tareas pendientes y apila su funcionalidad para mejorar la productividad. Aquí, querrás empezar creando más de una lista, idealmente categorizada en base a un tema general como el personal, el de trabajo o el de compras, con la posibilidad de añadir sublistas dentro de cada una. 

La idea es categorizar cada tarea para que no pierdas de vista ningún elemento concreto de la lista de tareas mientras consigues organizarlo en un grupo específico de tareas relacionadas. Esto puede ayudarte a fundamentar tu tarea en la relevancia, así como a tomar nota rápidamente de las adiciones de tareas dinámicas, simplemente navegando a la lista de tareas apropiada. 

Un aspecto clave a incluir en este método de organización es una lista de prioridades, idealmente mediante algún método de etiquetado o marcado en la aplicación de tareas que hayas elegido. Esto puede ayudarte a peinar cada lista individual, de forma similar al método Eisenhower, para marcar las tareas que requieren una atención específica como prioridad. Tendrás todas tus listas de categorías principales y tu lista de prioridades, lo que te dará una guía rápida sobre los elementos en los que debes centrarte hoy, sin perder nunca de vista lo que viene después. 

Kanban personal

El último de esta lista toma prestado el libro de jugadas de las metodologíasagile al introducir un sistema visualmente informativo que no sólo organiza las tareas, sino que permite una fácil colaboración entre equipos. En los espacios de trabajo de agile se suele ver un Kanban como un tablero de tareas general con diferentes tareas asignadas a distintos miembros de un equipo. Un kanban personal, en cambio, utiliza el concepto del tablero de tareas y lo aplica a tus propias listas de tareas. 

Un tablero kanban comienza con columnas separadas que indican el estado de tareas específicas. Las categorías más comunes suelen ser "Por hacer", "En curso" y "Hecho". A continuación, organizarás tus tareas agrupándolas en sus áreas de estado apropiadas. Esto puede darte una idea de cuánto trabajo queda por hacer, en qué estás trabajando actualmente y qué tareas has completado ya. El kanban personal es útil para aquellos a los que les gusta tener una visión fácil de sus tareas y sus respectivos estados. 

Al igual que el método de las listas múltiples, es probable que utilices algún tipo de método de etiquetado para categorizar las tareas. Si lo hicieras en un tablero físico, podrías separar los tipos de tareas en función del color de las notas adhesivas del tablero. Pero en el entorno virtual actual, puedes hacer que una plataforma online cree un tablero por ti y etiquetar las tareas respectivamente según su tipo o grupo de tareas. 

Aspectos clave a tener en cuenta en tu lista de tareas pendientes

Lo bueno de estos métodos de listas de tareas es que puedes combinar fácilmente diferentes estrategias para que funcionen al unísono. Al igual que las propias listas de tareas, no estás limitado a utilizar un solo método ni a ceñirte estrictamente a su configuración. Simplemente prueba y encuentra el que mejor te funcione y te aporte un mejor control sobre las tareas que tienes por delante.