4 errores que hay que evitar en la gestión de proyectos

No siempre es fácil saber cuándo se está perdiendo el tiempo o siendo menos eficaz o eficiente de lo que se podría ser, sobre todo si se siguen utilizando métodos y formas de trabajar que han funcionado en el pasado. Es fundamental que los equipos sigan avanzando y eviten las prácticas de gestión de proyectos que les impiden avanzar.

Analizaremos cuatro prácticas de gestión de proyectos que pueden llevar fácilmente a los equipos a ser menos eficientes. Cuanto más rápido pueda entregar un proyecto con la menor cantidad de tiempo, dinero y esfuerzo invertidos, sin dejar de mantener los más altos estándares y crear el mayor valor, mejor. Evite estos errores comunes si quiere que sus proyectos tengan éxito.

Los 4 errores más comunes en la gestión de proyectos

1. Comunicación deficiente

Una buena comunicación es crucial en los negocios, como en la vida. Es especialmente importante para una gestión eficaz de los proyectos. Los proyectos exigen que las personas colaboren eficazmente en equipo, comprometidas con un objetivo o resultado común.

Un equipo en el que no todos sus miembros son conscientes de los objetivos, requisitos o expectativas del proyecto, o no se implican en ellos, será débil. Si no se comunica claramente lo que se espera y cómo se impulsará el proyecto, no se puede esperar que la gente haga con eficiencia y eficacia el trabajo que se les pide. ¿Cómo puede saber un miembro del equipo que hay un plazo concreto para el que tiene que trabajar si nadie se lo ha dicho? ¿O comprobar que están de acuerdo con el proceso y que entienden su papel? 

Si hay dependencias entre distintos elementos de un proyecto que requieren que varias personas produzcan algo para que otras puedan hacer bien su trabajo, esto tiene que quedar claro. Del mismo modo, si has terminado una tarea pero no se lo has comunicado a los demás miembros del equipo, puede que el trabajo esté hecho pero que el proyecto siga tardando más de lo debido.

Sin una comunicación clara puede haber malentendidos y retrasos, así como resentimiento y culpabilidad. Un equipo dividido y un trabajo en equipo deficiente pueden generar ineficacia. El tiempo y los recursos son caros, y usted quiere que los proyectos se entreguen puntualmente y dentro del presupuesto.

Cómo evitar una mala comunicación

Asegúrese de contar con procesos y procedimientos que permitan una comunicación clara y eficaz en todo momento. Fomente las actualizaciones periódicas y utilice herramientas y técnicas de gestión de proyectos que lo faciliten. Asegúrese de que su equipo trabaja unido y sabe que puede pedir ayuda y consejo siempre que lo necesite. Fomente un clima de comentarios abiertos, sinceros y en tiempo real. Así te asegurarás de que las cuestiones se resuelven antes de que se conviertan en un problema.

2. Metas y objetivos indefinidos

Un proyecto sin metas y objetivos bien definidos carece de dirección y propósito. Si se inicia un proyecto sin establecer claramente lo que se pretende conseguir, ¿cómo sabrá nadie lo que se supone que debe hacer? ¿Cómo sabrán cuándo han conseguido algo que es necesario para que el proyecto avance? La falta de dirección puede generar confusión, ineficacia y falta de concentración en las tareas críticas.

Unos objetivos mal definidos dificultan la planificación adecuada de un proyecto. Esto puede dificultar la elaboración de un plan exhaustivo que tenga en cuenta todas las tareas, plazos y recursos necesarios. Si no se han previsto todas estas cosas de antemano, es menos probable que un proyecto avance como se desea. 

Demasiados proyectos se inician sin que todas las metas y objetivos estén claramente establecidos. La ausencia de objetivos dificulta la medición del éxito del proyecto y la evaluación de los avances. Esto, a su vez, puede dificultar la toma de decisiones y la capacidad de identificar y resolver problemas a tiempo. Esto puede dificultar el trabajo en equipo y provocar otros problemas.

Si no tiene una meta o unos objetivos claramente definidos, los distintos miembros de su equipo y las demás partes interesadas pueden tener distintas interpretaciones de lo que se proponen. Esto puede provocar conflictos, falta de comunicación y de apoyo. Todo ello aumenta los riesgos del proyecto.

Es más fácil que se produzca un "desvío del alcance" cuando no están claros los objetivos iniciales. Para un cliente o un miembro del equipo puede ser muy fácil añadir cosas a un proyecto que llevarán más tiempo y necesitarán recursos adicionales que aún no se han presupuestado.

Por ejemplo, si el proyecto no se ha planteado con claridad para abarcar todo lo que incluirá, el cliente puede seguir añadiendo cosas que aparentemente forman parte de él. Del mismo modo, el equipo puede darse cuenta de que son necesarios varios pasos o actividades para lograr un resultado antes de que se pueda conseguir otra cosa, lo cual puede no haberse tenido en cuenta en el plan original. Es fácil que el proyecto se descontrole, tanto en lo que respecta al alcance del trabajo como a los recursos financieros necesarios.

Algunos equipos pueden pensar que es mejor adelantarse y "ponerse en marcha" en un proyecto sin dedicar tiempo a la diligencia debida. Si no sabes exactamente cómo, qué y cuándo hay que hacer las cosas y cuál es exactamente el resultado que se necesita, te darás cuenta de que estás haciendo falsas economías.

Cómo evitar la indefinición de metas y objetivos

Tómate tu tiempo antes de empezar un proyecto para invertir en la fase de planificación. Asegúrese de utilizar todas las herramientas y técnicas de gestión de proyectos en línea disponibles que mejor se adapten a su proyecto y a la forma de trabajar de sus equipos. Aproveche la oportunidad para determinar realmente cuáles son sus objetivos, qué aspecto tiene el éxito y cuál es la mejor forma de comunicar a sus equipos estas metas y objetivos definidos. Existen varias metodologías de gestión de proyectos que pueden ayudarle. Por ejemplo, los objetivos específicos, mensurables, alcanzables, pertinentes y sujetos a plazos (SMART). (SMART) pueden proporcionar una hoja de ruta clara para su equipo.

Así sabrá exactamente qué puede esperar de un proyecto y podrá supervisarlo y gestionarlo con eficacia y eficiencia. Podrá evitar que el proyecto se desborde y que los problemas potenciales no se identifiquen o aborden adecuadamente antes de que se conviertan en problemas graves.

3. No priorizar las tareas adecuadas

No priorizar correctamente las tareas puede acarrear varias consecuencias negativas. Si no se centra en las cosas más importantes que hay que hacer para impulsar un proyecto y llevarlo a buen puerto, corre el riesgo de pasar por alto tareas esenciales. Esto puede provocar retrasos, errores y plazos incumplidos. Y la asignación de recursos, ya sea en términos financieros o en la forma de asignar el tiempo y los conocimientos de su equipo, puede salir muy cara. La productividad de su equipo puede verse comprometida, lo que también puede dar lugar a errores y a un trabajo de mala calidad.

Una priorización inadecuada de las tareas también puede contribuir a la ampliación del alcance. Si no se está seguro de las prioridades desde el principio, cuando se introducen requisitos y cambios adicionales, puede resultar difícil saber cómo o si estas adiciones pueden encajar. Puede resultar difícil gestionar el alcance de un proyecto y mantener el control, así como identificar los riesgos en una fase temprana, antes de que se conviertan en un problema.

Los miembros de un equipo de proyecto pueden sentirse abrumados si no están seguros de qué hay que hacer y cuándo. Tal vez hayan adelantado tareas que no son urgentes o importantes a otras que sí lo son. Esto puede provocar estrés y agotamiento, bajar la moral y reducir la productividad. Sin una priorización adecuada de las tareas, es improbable que los gestores de proyectos puedan hacer un seguimiento eficaz del progreso de los proyectos, lo que puede provocar el incumplimiento de los plazos y la insatisfacción de las partes interesadas.

Cómo evitar no priorizar las tareas adecuadas

Utilizar metodologías de gestión de proyectos puede ayudar a los gestores de proyectos a ver y comprender el camino que debe seguir un proyecto. Si se dispone de las herramientas adecuadas para establecer las prioridades de las tareas y los objetivos del proyecto, se puede optimizar la asignación de recursos y tiempo.

Hay muchos métodos diferentes para priorizar tareas y el más adecuado para su proyecto dependerá de varias cosas. Puedes elegir las plantillas de gestión de proyectos listas para usar con una pizarra online que mejor se adapten a las circunstancias de tu proyecto y asegurarte de que tú y tu equipo tomáis decisiones basadas en toda la información disponible.

Por ejemplo, puedes optar por utilizar la matriz de Eisenhower, que prioriza las tareas en función de su urgencia y/o importancia. El método MoSCow utiliza un planteamiento ligeramente distinto: "debo hacerlo", "debería hacerlo", "podría hacerlo" y "no lo haré". También tenemos el análisis de Pareto, también conocido como la regla 80/20, que sugiere que el 80% de los resultados proceden del 20% de los esfuerzos. Encontrar la metodología adecuada para su proyecto es vital.

4. Aferrarse a jerarquías y actitudes anticuadas

Antes había jerarquías estrictas entre trabajadores y directivos. Los directivos tomaban decisiones sin contar con los escalones inferiores y había que hacer lo que ellos decían, sin tener en cuenta las preocupaciones del equipo. Algunas empresas siguen funcionando así. Puede dar lugar a errores y resentimientos, y la falta de diversidad de puntos de vista y aportaciones puede significar que se pasen por alto ideas nuevas e innovadoras.

Cómo evitar jerarquías y actitudes anticuadas

Asegurarse de que los equipos proceden de entornos diversos y permitir que todos tengan la misma voz y la misma aportación contribuirá a que no quede piedra sin remover. Utilizar una pizarra en línea para dirigir el proyecto y emplear plantillas de gestión de proyectos y brainstorming ya preparadas, por ejemplo, contribuirá a que el trabajo en equipo sea eficaz y eficiente, y a que todos se sientan parte valiosa del equipo.

Ayudar a sus equipos a evitar errores comunes en la gestión de proyectos

Existen numerosas herramientas y plantillas en línea dedicadas a ayudar a sus equipos a ser más eficientes. También hay muchas técnicas y enfoques diferentes de gestión de proyectos que pueden utilizar los equipos para asegurarse de que toman las decisiones correctas e identifican los caminos adecuados que deben seguir. 

Una pizarra en línea ofrece a sus equipos un eje centralizado para mantener toda la información relativa a un proyecto reunida en un solo lugar. Pueden ver plazos y fechas límite, supervisar el progreso, gestionar su tiempo y utilizar técnicas para trabajar mejor juntos y asegurarse de que todos están en la misma sintonía para que el proyecto avance con éxito. brainstorming para trabajar mejor juntos y asegurarse de que todo el mundo está en sintonía para que el proyecto avance con éxito.

Un buen trabajo en equipo es un elemento clave en la gestión de proyectos, por lo que es lógico asegurarse de que los equipos estén contentos y se lleven bien. Con tanta gente trabajando a distancia o de forma híbrida, esto a veces puede resultar difícil. Asegúrese de que sus equipos colaboran y encuentran esa sensación tan importante de trabajo en equipo con actividades y formas de trabajar juntos que realmente funcionan. Si tus equipos necesitan establecer vínculos más eficaces, ¿por qué no pruebas con un icebreaker al principio de una reunión, o al comienzo de workshop?

Utilizar una gestión de proyectos ya preparada template que se adapte perfectamente a lo que desea descubrir o planificar puede hacer que la gestión de proyectos sea aún más fácil y productiva. Nuestros recursos le ayudarán a facilitar y optimizar el trabajo en equipo moderno para que los equipos de gestión de proyectos sean más eficientes. Asegúrese de que no cometen los mismos errores que sus competidores. ¿Por qué no echa un vistazo a nuestros recursos para saber más?