3 formatos útiles para las reuniones de equipo 1 a 1
Hoy en día, las organizaciones crecen continuamente en complejidad para satisfacer las demandas del mercado que se imponen a la empresa. Es natural que, a medida que evolucionan las necesidades, también lo hagan las funciones vinculadas a estos productos y servicios. Pero en el continuo avance hacia ofertas más grandes y mejores, puede ser fácil olvidar que las personas siguen estando al otro lado de estas mercancías del mercado.
Puede ser fácil sentirse como un engranaje de la máquina cuando se trata de estos grupos empresariales tan intrincados. Con empresas más grandes que a menudo abarcan diferentes regiones e incluso continentes enteros, la situación y las contribuciones de un solo empleado pueden pasarse por alto fácilmente. Esto puede conducir al tan temido "burnout", que ha comenzado su ascenso como una de las preocupaciones más acuciantes en el lugar de trabajo.
Pero, como todo buen problema empresarial, no tienes que aceptar simplemente este fenómeno tal y como es. Hay formas de sortear el creciente malestar de una plantilla infravalorada, y una forma concreta de hacerlo es utilizar la reunión 1 a 1. En este artículo, analizaremos por qué las reuniones 1 a 1 siguen siendo importantes, las ventajas de estas reuniones y plantillas de debate útiles para que tu próxima reunión sea más eficaz.
Por qué son necesarias las reuniones 1 a 1
Es posible que hayas encontrado diferentes recursos que hablen de la importancia de habilidades blandas. Estas son las habilidades que se centran en cómo conectas personalmente con la gente (también conocidas como habilidades interpersonales) y que te permiten comunicarte mejor con los que te rodean, sin perder de vista los objetivos y las direcciones de la empresa.
Las habilidades blandas, por tanto, son un activo muy preciado para cualquier directivo. Como tal, es absolutamente clave que un directivo utilice y perfeccione esta habilidad mediante conversaciones regulares 1 a 1 con sus colaboradores, especialmente si tiene subordinados directos. Pero con la llegada del trabajo a distancia y la naturaleza casi instantánea de la información, algunas personas se preguntan: ¿qué sentido tienen todavía las conversaciones individuales? El concepto de trabajo conjunto y colaboración ha evolucionado con la proliferación del trabajo a distancia, por lo que algunos consideran que la tradición de las reuniones 1 a 1 en la oficina es una reliquia de ese pasado.
Pero las reuniones 1 a 1 no eran sólo una forma corporativa de añadir una supervisión adicional por parte de los directivos en la guía de control, sino una forma realmente eficaz de construir un sistema de confianza y afinidad con las personas con las que trabajas. A través de estas discusiones periódicas, los directivos y los empleados empiezan a construir una relación de confianza mediante la comunicación abierta de las preocupaciones y los puntos importantes que a menudo podrían perderse en la minucia habitual de las cosas. Al fin y al cabo, como opinan Frances Frei y Anne Morriss, un liderazgo adecuado siempre empieza con la confianza.
La colaboración también recibe un impulso de las reuniones individuales, ya que el libre intercambio de ideas probablemente conduce a un mejor entorno para la innovación conjunta en temas específicos. Este tiempo personal "cara a cara"con los compañeros y los subordinados directos también ayuda a desarrollar la camaradería a nivel de cultura laboral. Si tienes un comportamiento específico que quieres inculcar como parte de la forma en que gestionas regularmente el trabajo, hacerlo en forma de estas discusiones 1 a 1 es una forma estupenda de empezar a calibrar hasta qué punto alguien se ha integrado en la cultura de la empresa. A través de una cultura bien elaborada, puedes seguir impulsando la satisfacción en el lugar de trabajo, el compromiso y los niveles generales de rendimiento.
Reuniones 1 a 1 y sus beneficios
Las reuniones 1 a 1 no sólo sirven para desarrollar factores laborales más abstractos, como la confianza y la camaradería, sino que tienen beneficios materiales reales para tu empresa, tanto a corto como a largo plazo. Estas reuniones sirven como prácticos puntos de control para ti y para tu equipo a nivel individual, lo que te permite supervisar mejor todo lo que ocurre y generar la tan necesaria aportación de cualquier persona de la que necesites información.
Mejores sinergias
La sinergia, en términos corporativos más amplios, se refiere al fenómeno de cuando las organizaciones se combinan con el fin de crear un mejor valor para las partes interesadas a través de las eficiencias realizadas. Aunque se suele ver a través del prisma de las operaciones de fusiones y adquisiciones, el concepto de sinergia también se aplica habitualmente cuando una empresa consigue combinar recursos para abordar mejor sus necesidades empresariales.
En un sentido más colaborativo, se puede conseguir una sinergia empresarial mediante la simple alineación de las necesidades de las partes interesadas, ya sean internas o externas. A través de estas reuniones periódicas uno a uno, la perspectiva general de dos o más de estas partes interesadas puede ajustarse mejor para que todas las partes obtengan los resultados deseados sin obstaculizar a otra.
Sin cadencias como ésta, los equipos suelen caer en ineficiencias como la redundancia en la carga de trabajo, los conflictos en la asignación de recursos, e incluso simplemente la confusión general respecto al trabajo exacto que hay que hacer. El 1 a 1 puede ayudar a manejar estos problemas y a escalar si es necesario.
Acceso a comentarios rápidos
Más allá de la oportunidad de realizar sinergias reales dentro de tu equipo y otros socios interfuncionales, es increíblemente útil tener estas reuniones 1 a 1 para acceder rápidamente a la retroalimentación cuando sea necesario.
La plataforma de soluciones de recursos humanos HR Central expone la importancia del feedback en el lugar de trabajo, escribiendo que "aclara las expectativas, ayuda a las personas a aprender de sus errores y fomenta la confianza". En un panorama empresarial en el que los empleados miran tanto a su propio desarrollo como al de la empresa, es absolutamente clave ofrecer tantas vías de retroalimentación como sea posible.
Los comentarios también pueden ayudarte a guiar mejor a tus compañeros hacia los resultados deseados. A menudo los proyectos están cargados de ambigüedad, y tu experiencia puede informar mejor a los que no han estado expuestos a la misma tarea (lo mismo se aplica a ti si resulta que necesitas orientación sobre un tema concreto).
Menos riesgo de error
De acuerdo con la idea de las sinergias y la retroalimentación periódicas, su ventaja general para tu negocio es la disminución de la probabilidad de que se produzcan errores importantes con respecto al tipo de trabajo que hay que hacer. Con las comprobaciones periódicas facilitadas por las sesiones individuales, es más probable que detectes los posibles errores en sus primeras fases. Esto os ahorra a ti y a tu equipo tiempo y, a veces, dinero, al abordar los problemas antes de que se conviertan en problemas a mayor escala. Para algunas industrias más críticas, esta mitigación del riesgo puede significar beneficios exponenciales para la empresa y una reducción de la catástrofe en caso de un error de cálculo o de un paso en falso en un proceso.
3 ejemplos para tus equipos
Hablar del proceso de mantener discusiones individuales con tu equipo puede parecer relativamente intuitivo -hay que admitir que no hay mucho que exponer sobre lo que equivale a una conversación entre colegas-, pero lo más difícil de estas discusiones es su propensión a caer en la desorganización.
Cuando entras en una conversación con alguien en la mayoría de los entornos, es probable que no pienses en ningún marco general o template para guiarte en la discusión. Esto es natural, ya que la mayoría de las interacciones son libres y requieren que se sientan naturales y no forzadas.
Pero las reuniones 1 a 1 son un tipo diferente de conversación que hay que mantener. Sí, sigue teniendo la forma de una conversación bidireccional, pero las reuniones 1 a 1 prosperan gracias a una conversación organizada. En comparación con las conversaciones más informales, una reunión 1 a 1 puede beneficiarse de tener un objetivo general establecido. Esto puede adoptar la forma de una agenda previa a la reunión, pero también puede utilizar formatos de debate para evitar la necesidad de enviar una agenda constantemente de antemano. Estas reuniones 1 a 1 deben resultar naturales, pero una mano que guíe la conversación para hacerla más productiva puede ayudarte a sacar el máximo provecho de lo que probablemente sea una interacción semanal de 30 minutos.
Formato del estado del proyecto de trabajo
Una de las formas más intuitivas de mantener tu debate 1 a 1 es utilizar el formato "Estado del proyecto en funcionamiento", en el que cada uno de los miembros de tu equipo que realice un 1 a 1 dará una lista detallada de sus proyectos actuales, sus respectivos estados, así como los obstáculos a los que se enfrentan.
Los gestores de proyectos pueden estar más familiarizados con este enfoque, ya que les permite ver una visión general de todos los estados de los proyectos críticos y no críticos. Esto puede ayudar al equipo a decidir sobre los puntos de atención, llamar la atención sobre posibles banderas rojas, e incluso dar consejos sobre la gestión de procesos específicos.
Ejemplo de formato de estado del proyecto de trabajo
Se trata de una práctica tabla que puedes modificar para tu próxima reunión 1 a 1, ya que alinea claramente todos tus proyectos de forma organizada y proporciona una visión general de cada uno a través de las dimensiones de lo que se ha completado(Tareas Completadas), los próximos pasos específicos necesarios(Próximos Pasos), quiénes son las personas clave implicadas(Personas Clave), así como los plazos críticos que hay que cumplir(Fechas Críticas). Se pueden añadir columnas adicionales en función de la naturaleza y el contexto de la tarea en cuestión.
Sprint Formato de la lista de tareas
El siguiente formato que puedes utilizar para tu reunión 1 a 1 es tomar prestada una estrategia de los usuarios de gestión de proyectos deScrum , que es la reunión diaria de sprint . Estas breves reuniones de entre 15 y 30 minutos se centran en tareas específicas a corto plazo que pueden llevarse a cabo en un plazo determinado, normalmente de 1 a 4 semanas, dependiendo de la complejidad de la tarea.
Aunque se trata de un método más popular dentro de los equipos centrados en agile que trabajan en ingeniería informática, el proceso ha sido adoptado desde entonces por diversos sectores, desde la educación hasta la planificación de eventos. Se trata de un formato de reunión 1 a 1 increíblemente eficaz y útil que puede ayudarte a priorizar los resultados más críticos, así como a evitar cualquier agotamiento por sobrecarga, ya que el trabajo se centrará en lo que se establezca en la discusión.
Utilizar una tabla Kanban para revisar el Sprint puede ser una forma muy eficaz de presentar las tareas y los objetivos.
Ejemplo Sprint Formato de la lista de tareas
En comparación con el formato de estado del proyecto de trabajo, la lista de tareas Sprint se centra en el objetivo principal del proyecto a corto plazo que se haya decidido. Esto podría adoptar la forma de una iniciativa mayor que requiera muchos subpasos diferentes o incluso tareas más pequeñas que requieran una ejecución más refinada (como la elaboración de un presupuesto para un evento).
Conviene que empieces cada 1 a 1 definiendo cuál es ese objetivo sprint , y cuanto más específico y contextualizado sea, mejor. A continuación, expone las tareas que has completado el día anterior, ya que eso os permite a ti y a tu compañero de debate comprender mejor algunos de los elementos más inmediatos. Después de esto, querrás esbozar lo que piensas hacer hoy, así como identificar los posibles "bloqueos"u obstáculos para completar esta tarea. Por último, pon todo esto en perspectiva de vuelta al objetivo principal de sprint describiendo el estado completo de sprint con respecto a las tareas que has completado hasta ahora y que piensas completar hoy.
Como puedes ver, se trata de un formato mucho más centrado en el corto plazo, que puede ser inmensamente útil para tareas extremadamente sensibles al tiempo y críticas que necesitan ser enfocadas.
Formato de preocupación enfocada
Por último, en consonancia con la profundización en tareas específicas dentro de tu equipo, un formato útil para abordar las discusiones de una forma más orientada a la acción es utilizar el formato "Preocupaciónenfocada". Esto mantiene tu discusión 1 a 1 centrada en una preocupación crítica específica a la que te enfrentas actualmente en tu trabajo, que puede reflejarse en un problema difícil que obstaculiza el progreso, una nueva iniciativa sin procesos claros, e incluso cuestiones interpersonales que surgen en las operaciones diarias.
Este es el formato más específico que puedes utilizar para tu reunión individual, ya que básicamente os pone a ti y a tu interlocutor en modo de resolución de problemas sobre un tema muy concreto. Esto puede proporcionarte una visión adicional y una exposición a la información de la que podrías no haber sido consciente y dar una mayor transparencia a las formas de abordar ciertos problemas.
Ejemplo de formato de preocupación focalizada
Al igual que el formato de lista de tareas de sprint , el formato de preocupación enfocada se centra en un proyecto específico y concreto como primera parte de la discusión. Esto ayuda a centrar la conversación en ese proyecto concreto y a mantener los demás puntos de discusión dentro de ese ámbito. A continuación, empieza a describir el tema de preocupación específico en relación con ese proyecto, así como los contextos adicionales para ayudar a dar toda la información posible sobre los antecedentes de esa preocupación. Esto puede incluir iniciativas históricas, esbozos de libros blancos e incluso aspectos informales que se relacionan más con la política entre oficinas.
Parte de la eficacia de este formato consiste en empezar a idear las partes interesadas clave que se ven más afectadas por esta preocupación, así como las personas que serían más responsables de la toma de decisiones clave. Por último, querrás informar a tu interlocutor de las fechas críticas en las que tendréis que resolver esta preocupación, para que ambos tengáis un plazo en el que abordar el asunto.
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