3 ejemplos de éxito en la gestión de proyectos con la metodología de las 5S

La metodología de las 5S es un sistema para organizar y mantener un entorno de trabajo limpio, eficiente y productivo. Tiene su origen en las prácticas de fabricación japonesas, y las cinco palabras que empiezan por S son originalmente seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke. Estas palabras se han traducido como clasificar, establecer, brillar, estandarizar y mantener, lo que da cinco palabras que empiezan por S también en inglés.

Veremos algunos ejemplos de las formas en que puede utilizarse esta metodología de gestión de proyectos y cómo este eficaz método puede beneficiar a los equipos de proyecto.

¿Qué es la metodología 5S en la gestión de proyectos?

La metodología de las 5S lleva un espacio de trabajo del proyecto a través de cinco pasos, en orden. Éstos son:

1. Ordenar 

El primer paso consiste en ordenar y separar los elementos de tu espacio de trabajo. Tienes que identificar lo que es necesario para tu proceso de trabajo, de modo que puedas eliminar todo lo que sea superfluo. Si puedes desordenar tu espacio de trabajo, esto te ayudará a eliminar cualquier elemento que pueda obstaculizar la productividad o causar confusión.

2. Establecer (en orden) 

Una vez que haya eliminado todos los objetos innecesarios, puede ordenar y organizar las cosas que necesita de forma sistemática y lógica. Esto podría significar encontrar el lugar adecuado para ciertas herramientas, equipos y materiales, de modo que sean fácilmente accesibles cuando se necesiten. Las cosas que hay que guardar deben estar claramente etiquetadas. Utilizar señales visuales también puede ayudar a localizar y devolver los objetos.

3. Brillo 

Este paso consiste en asegurarse de que el espacio de trabajo está limpio y se mantiene adecuadamente. Siempre es preferible trabajar en un entorno limpio y seguro, tanto por motivos de salud como de claridad mental. Se anima a los miembros del equipo a responsabilizarse de la limpieza de su espacio de trabajo y a establecer protocolos para mantenerla.

4. Normalizar 

Para mantener los pasos que ya ha dado, tendrá que establecer procedimientos y prácticas normalizados. Con directrices e instrucciones claras para mantener un espacio de trabajo organizado, es más probable que lo mantenga así. Si puede documentar los procedimientos, crear ayudas visuales y formación para garantizar la coherencia, contribuirá a que los miembros del equipo comprendan y sigan más fácilmente sus normas de trabajo.

5. Sostenga 

Una vez que haya realizado todas estas mejoras, debe centrarse en mantenerlas. Puede reforzar los principios de las 5S controlando y revisando continuamente su espacio de trabajo. Hay que fomentar la participación, el compromiso y la implicación de los empleados en el proceso.

¿Cómo mejora la metodología 5S los resultados de sus proyectos?

Todos sabemos lo difícil que puede ser trabajar en un entorno sucio o desorganizado. Si estás constantemente buscando algo que necesitas, o no puedes pensar con claridad porque hay muchas "cosas" a tu alrededor, puede ser difícil hacer bien tu trabajo. 

La metodología 5S fomenta la eficiencia, la seguridad y la productividad en la gestión de proyectos. Ayuda a eliminar residuos, mejorar la organización y crear un lugar de trabajo más visual. Esto puede ayudar a minimizar errores, reducir retrasos y mejorar el compromiso y la productividad de los empleados. 

Los equipos pueden centrarse en sus tareas con mayor eficacia en un entorno de trabajo limpio y organizado que en uno caótico y desorganizado.

Qué beneficios pueden aportar las metodologías de gestión de proyectos 5S en la vida real

Reducir el desorden para aumentar la productividad

¿Has trabajado alguna vez en una oficina desordenada? ¿Una con montones de papeles y carpetas apilados sobre todas las superficies disponibles? ¿Ha tenido que buscar durante cinco minutos para encontrar una grapadora o un bloc para anotar un mensaje telefónico?

Los tiempos han cambiado y muchas oficinas han reducido la cantidad de papel en su día a día. Quizá haya menos pilas de papel y los documentos se archiven virtualmente. Tal vez rara vez se necesite una grapadora o coger un recado. Son los tiempos de los documentos en línea, el trabajo a distanciay el "hot desking".

Sin embargo, esto no significa que todo el mundo trabaje en un entorno impecable, libre de desorden y residuos. Los espacios disponibles en un entorno desordenado estarán cubiertos de algo. Puede tratarse de existencias caducadas, objetos personales como capas de ropa desechadas, comida o compras. Los trozos de objetos cotidianos del trabajo y la vida que, si nadie presta atención, pueden convertirse rápidamente en un problema.

Existe una relación entre un entorno desordenado y la productividad. Un artículo de Harvard Business Review habla de cómo el desorden en nuestro entorno laboral puede ser tan perjudicial como en nuestros hogares: Una investigación del Instituto de Neurociencia de la Universidad de Princeton descubrió que "los constantes recordatorios visuales de desorganización agotan nuestros recursos cognitivos y reducen nuestra capacidad de concentración". Cuando los participantes eliminaron el desorden de su entorno de trabajo, pudieron concentrarse y procesar mejor la información, y su productividad aumentó".

Si permite que su entorno de trabajo se desordene, puede perder de vista lo que tiene y reducir sus niveles de productividad. Esto puede suponer un derroche de recursos. Si no encuentras fácilmente una grapadora -o cualquier otro artículo-, puede que te limites a pedir otra. Tal vez ya haya varias repartidas por la oficina, todas en lugares en los que no se te ocurriría buscar o a los que no puedes acceder fácilmente.

Reducir costes

Por lo tanto, aplicar la metodología de las 5S a su espacio de trabajo puede ayudarle a reducir costes. Por ejemplo, es menos probable que tenga que pedir artículos de papelería y material de oficina adicionales. Dedicar tiempo a este proceso de cinco pasos y aplicarlo metódicamente puede aumentar la eficiencia y reducir los costes operativos.

Esto es cierto en un entorno de oficina y especialmente importante en un espacio comercial, donde no sólo hablamos de tener demasiadas grapadoras. Si las existencias están dispersas y no se sabe lo que hay, pueden producirse enormes ineficiencias. Tiempo perdido buscando productos, cosas que caducan y se vuelven invendibles, existencias que ocupan espacio que podría utilizarse para otros fines más rentables: hay muchas formas en que los equipos de proyecto pueden beneficiarse de una mentalidad de gestión de proyectos, y de la metodología de las 5S en particular.

3 ejemplos de metodologías 5S que mejoran los resultados

Metodología 5S en la fabricación

La metodología de las 5S se originó en la industria manufacturera. Forma parte del Sistema de Producción Toyota (TPS), desarrollado en la década de 1940. Pone mucho énfasis en la gestión visual, lo que resulta especialmente útil en la fabricación. 

Puede ayudar a las empresas a optimizar sus operaciones reduciendo los residuos, aumentando la productividad, mejorando la seguridad en el lugar de trabajo y ofreciendo productos de mayor calidad. Aplicando y manteniendo los principios de las 5S, las empresas pueden crear un entorno de fabricación más eficiente y eficaz.

Si tiene un proceso de fábrica que requiere diferentes herramientas, equipos y componentes, la fabricación de su producto puede ser complicada y el trabajo en equipo puede suponer un reto. 

Un entorno desordenado puede dificultar la búsqueda de los componentes adecuados en el momento oportuno. Si algo se avería y detiene la línea de producción, puede resultar muy costoso: hay que ser capaz de encontrar y sustituir cualquier equipo averiado lo antes posible. Si hay componentes que deben sustituirse, pero pueden estar en un sinfín de cajas, ¿por dónde empezar?

Si su fábrica está desordenada y desordenada, es posible que sus trabajadores no encuentren las herramientas que necesitan. Si tienen que rebuscar entre artículos innecesarios o el material necesario no está ordenado de forma lógica y fácilmente accesible, pueden perder tiempo. Es más fácil que acabe con herramientas duplicadas o artículos que faltan, así como con trabajadores descontentos.

Ordenar el espacio de trabajo para que esté más organizado y racionalizado debería mejorar la eficacia y el trabajo en equipo. Poner las cosas en orden ayudará a los trabajadores a ser más productivos. Técnicas de gestión visual Las técnicas de gestión visual, como el uso de etiquetas, códigos de colores y zonas de almacenamiento designadas, pueden ayudar a los empleados a localizar y recuperar las herramientas o componentes necesarios con mayor rapidez. Esto reducirá el tiempo de inactividad y permitirá a los trabajadores realizar más tareas en menos tiempo.

Todos sabemos lo importante que es la seguridad en el lugar de trabajo, especialmente en una fábrica, donde puede haber procesos o maquinaria peligrosos. Limpiar y mantener con regularidad un espacio de trabajo es primordial, tanto para la salud y la seguridad como para reducir las posibilidades de que la maquinaria y otros equipos se averíen. 

Un entorno limpio y bien mantenido reduce las posibilidades de que esto ocurra, así como de que se produzcan accidentes. El resultado debería ser un menor número de interrupciones. Además, una línea de producción tiene que fabricar siempre el mismo producto con el mismo nivel de calidad, por lo que estandarizar el proceso dará mejores resultados.

Toyota utiliza la metodología de las 5S en todas sus formas y el TPS ha ayudado a Toyota a racionalizar las operaciones, reducir los residuos, mejorar la calidad, aumentar la satisfacción del cliente y mantener una sólida posición en el mercado. Otras grandes empresas, como Harley Davidson, también emplean los principios de las 5S en su beneficio, y pueden aplicarse a empresas de cualquier escala.

Mejorar la seguridad y los resultados de los pacientes en entornos médicos

Como sabemos, la metodología de las 5S puede aplicarse en todos los entornos: el sector sanitario no es una excepción. La aplicación de la metodología 5S en un hospital, por ejemplo, puede reportar numerosos beneficios. Estos beneficios no sólo se aplican al personal que trabaja allí y a su propio espacio de trabajo. También pueden mejorar los resultados de los pacientes.

El método de las 5S puede ayudar a agilizar los procesos, reducir los residuos y mejorar el flujo de trabajo. Esto puede aumentar la eficacia y reducir el tiempo de espera de los pacientes. Organizar y despejar las zonas de trabajo puede minimizar el riesgo de accidentes, tanto para el personal como para los pacientes.

Garantizar que todas las zonas estén limpias y bien mantenidas también puede reducir el riesgo de infección y propagación de gérmenes. Esto es especialmente importante en un entorno hospitalario. Con áreas de trabajo bien organizadas y procesos estandarizados, el personal puede dedicar menos tiempo a buscar suministros o equipos, lo que le permitirá dedicar más tiempo a atender a los pacientes. 

La estandarización de los procedimientos y la reducción de la posibilidad de errores pueden redundar en una atención al paciente de mayor calidad, mejorar su satisfacción y ofrecer mejores resultados.

Se han realizado varios estudios sobre el uso de metodologías de gestión de proyectos en la atención sanitaria, especialmente centrados en el sistema de gestión ajustada, y todos ellos han demostrado sus ventajas. Un estudio centrado únicamente en las 5 S en un entorno sanitario "identificó que el método de gestión de las 5S mejoraba la calidad de los servicios, y las mejoras estaban arraigadas en tres dimensiones: eficiencia, orientación al paciente y seguridad".

Herramientas para la gestión de proyectos 5S y la mejora del espacio de trabajo

Como hemos visto, la metodología 5S ofrece valiosos beneficios en términos de organización y mantenimiento de un entorno de trabajo productivo y eficiente. Hay herramientas que pueden ayudarte con la gestión de proyectos 5S: por ejemplo, una pizarra en línea es una herramienta de gestión visual que ofrece una plataforma de colaboración para tu equipo, tanto si se encuentra a distancia como en la oficina.

Las técnicas de gestión visual ofrecen una forma clara e intuitiva de representar la información del proyecto. Mediante el uso de una pizarra en línea, plantillas listas para usar diseñadas específicamente para la gestión de proyectos, incluida la metodología de las 5S, los equipos pueden crear flujos de trabajo visuales, simplificar conceptos complejos y facilitar la toma de decisiones informadas.

La posibilidad de utilizar plantillas ya preparadas para todo tipo de técnicas de gestión de proyectos permite a sus equipos encontrar las soluciones que buscan. Nuestras plantillas ofrecen estructuras, diseños y marcos predefinidos para diferentes fases o metodologías de proyectos. Esto puede ayudar a los equipos a ahorrar tiempo, mantener la coherencia y garantizar que no se pasen por alto elementos cruciales del proyecto.

Una pizarra virtual sirve de eje centralizado para toda la información relacionada con el proyecto, minimizando el riesgo de malentendidos e ineficiencias. Los equipos de proyecto pueden agilizar sus flujos de trabajo y mejorar la comunicación, el trabajo en equipo y la eficiencia en general. Al introducir constantemente pequeñas mejoras en su entorno de trabajo, es probable que los equipos de proyecto estén más comprometidos y sean más eficientes.

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