Wie wählt man die richtigen Tools für das Projektmanagement aus?

Ein effektives Projektmanagement stützt sich auf verschiedene Arten von Tools, die die Planung, Organisation, Kommunikation, Zusammenarbeit, Nachverfolgung und Dokumentation erleichtern können. Aber woher weiß man bei so vielen verschiedenen Tools, welche die besten sind? Welche sind ein teurer Weg, um etwas zu tun, was man auch kostenlos tun könnte? Auf welche Tools sollten Sie sich verlassen, und welche sind eine "nice to have"-Option?

Wenn Sie neu in der Welt des Projektmanagements sind, kann es schwierig sein zu wissen, wo Sie anfangen sollen. Wir werden einige der für das Projektmanagement verfügbaren kollaborativen Tools untersuchen und herausfinden, worauf Sie achten sollten, um die Effizienz Ihrer Projektteams zu verbessern.

Warum kann es schwierig sein, Projektmanagement-Tools auszuwählen?

Es gibt mehrere Faktoren, die die Auswahl von Projektmanagement-Tools erschweren.

1. Diverse Tools sind verfügbar

Projektmanagement ist ein umfangreiches Thema. Es gibt viele Methoden und Herangehensweisen an ein und dieselbe Sache. Es gibt auch viele Anbieter auf dem Markt, so dass es schwierig sein kann, Gleiches mit Gleichem zu vergleichen oder zu verstehen, was Ihre Organisation braucht. Jedes Projektmanagement-Toolkit hat seine eigenen Merkmale, Stärken und Schwächen.

2. Projektanforderungen variieren

Projekte variieren in Bezug auf Größe, Komplexität, Branche und Teamstruktur. Einige Methoden sind für bestimmte Projekte besser geeignet: Was für das eine Projekt funktioniert, kann für ein anderes nicht geeignet sein. Es kann eine Herausforderung sein, ein Werkzeug zu finden , das den besonderen Anforderungen eines Projekts gerecht wird und Ihren bevorzugten Ansatz unterstützt.

3. Die Budgets müssen berücksichtigt werden

Die Preise für Projektmanagement-Tools sind sehr unterschiedlich, und sie können unglaublich teuer sein. Es gibt kostenlose Versionen mit eingeschränkten Funktionen und kostenpflichtige Versionen, für die man ein Abonnement abschließen kann, das mit erheblichen Kosten verbunden ist. Sie müssen Ihr Budget überdenken und es mit den gewünschten Funktionen und dem Wert, den die Tools bieten, abwägen. Das kann den Entscheidungsprozess ziemlich schwierig machen.

4. Integration und Kompatibilität müssen nahtlos sein

Wahrscheinlich müssen Sie Ihre Projektmanagement-Tools in andere Software und Systeme integrieren, die in Ihrem Unternehmen täglich verwendet werden. So müssen beispielsweise Kommunikationswerkzeuge, Dokumentenmanagementsysteme und Zeiterfassungssoftware perfekt mit den bereits vorhandenen Systemen zusammenarbeiten. Die Gewährleistung der Kompatibilität und des nahtlosen Datenflusses zwischen den Tools kann eine komplexe Aufgabe sein.

5. Ausbildung kann erforderlich sein

Die Einführung eines neuen Projektmanagement-Tools kann Zeit und Mühe kosten. Möglicherweise müssen Sie die Mitglieder Ihres Projektteams darin schulen, wie sie ein neues Tool am effizientesten und effektivsten nutzen können. Menschen sind oft resistent gegen Veränderungen, und wenn ein Tool zu komplex oder nicht besonders benutzerfreundlich ist, kann es dauern, bis sie es annehmen. Dadurch kann Ihr Projekt weniger effizient werden.

6. Die Werkzeuge müssen skalierbar und flexibel sein

Da sich Organisationen und ihre Projekte weiterentwickeln und wachsen, ändern sich auch ihre Anforderungen. Es ist wichtig, dass Sie sich nach Tools umsehen, die sich an die Bedürfnisse Ihres Projekts anpassen lassen. Sie sollten auch in der Lage sein, künftige Änderungen zu berücksichtigen. Sie müssen flexibel sein in Bezug auf Anpassungen, neue Integrationen und die Anpassungsfähigkeit an verschiedene Projektmanagementmethoden.

7. Unterstützung und Verfügbarkeit von Updates

Projektmanagement-Tools sollten über eine angemessene technische Unterstützung und regelmäßige Aktualisierungen verfügen. Wenn das von Ihnen gewählte Tool nicht aktiv gewartet wird und auftretende Fehler nicht schnell behoben werden, könnten Sie am Ende etwas haben, das Sie nicht verwenden können. Dies könnte zu Problemen führen und sogar Ihr Projekt gefährden. Daher muss der Support bei Problemen oder Fragen jederzeit zur Verfügung stehen.

Beliebte Projektmanagement-Tools heute

Werkzeuge zur Aufgabenverwaltung 

Sie helfen Ihnen, Ihre Aufgaben zu organisieren, zuzuweisen und zu verfolgen. Sie können Aufgabenlisten erstellen, Fälligkeitsdaten festlegen, Verantwortlichkeiten zuweisen und den Fortschritt überwachen. 

Plattformen für Kommunikation und Zusammenarbeit 

Diese Tools bieten Ihnen einen zentralen Knotenpunkt mit Funktionen wie Chat, Dateifreigabe und Arbeitsbereichen für die Zusammenarbeit. Sie erleichtern die Kommunikation in Echtzeit und sorgen dafür, dass alles, was mit einem bestimmten Projekt zu tun hat, an einem Ort gespeichert wird. 

Systeme zur Dokumentenverwaltung 

Sie bieten eine zentrale Ablage für projektbezogene Dokumente, Dateien und Vorlagen. Dies kann eine Versionskontrolle ermöglichen, so dass es keine Verwirrung darüber gibt, welche Version eines Dokuments Sie verwenden sollten, und Zugriffsberechtigungen sowie Funktionen für die Zusammenarbeit bereitstellen, so dass Sie die mit einem Projekt verbundenen Dokumente effizienter verwalten können. 

Werkzeuge für virtuelle Meetings und Videokonferenzen 

Diese Tools erleichtern die Zusammenarbeit von Teams aus der Ferne. Da viele Teams aus der Ferne oder auf hybrider Basis arbeiten, können Projekte von Online-Meetings, workshops und Präsentationen profitieren. Besprechungen können "von Angesicht zu Angesicht" durchgeführt werden und bieten Funktionen für die gemeinsame Nutzung des Bildschirms und die Aufzeichnung.

Tools zur Zeiterfassung 

Sie helfen bei der Verfolgung der für Projektaufgaben und -aktivitäten aufgewendeten Zeit. Dies kann Einblicke in die Ressourcenzuweisung und Produktivitätsanalyse geben. Sie können auch für Abrechnungszwecke verwendet werden. 

Instrumente für das Risikomanagement 

Diese Instrumente helfen den Projektmanagern und ihren Teams dabei, die mit einem Projekt verbundenen Risiken zu erkennen und zu bewerten, so dass Projektrisiken früher angegangen und gemindert werden können. 

Tools zur Ressourcenverwaltung 

Sie helfen bei der Zuweisung und Verwaltung von Projektressourcen. Sie verschaffen Ihnen einen Überblick über die verfügbaren Ressourcen, die Fähigkeiten und die Arbeitsbelastung. Dies kann dazu beitragen, die Ressourcenzuweisung zu optimieren und die Projektanforderungen auszugleichen. 

Berichts- und Analysetools 

Diese Tools ermöglichen die Visualisierung, Berichterstattung und Analyse von Daten. Sie können Projektmanagern dabei helfen, wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) zu verfolgen, Berichte zu erstellen und Einblicke in die Projektleistung zu gewinnen.

Gantt-Diagramm-Werkzeuge 

Sie helfen bei der Visualisierung von Projektzeitplänen, Abhängigkeiten und Meilensteinen. Mit diesen Tools können Projektmanager planen, den Fortschritt verfolgen und Zeitpläne auf der Grundlage von Aufgabenabhängigkeiten und anderen Kriterien anpassen. 

Agile Projektmanagement-Tools 

Diese Tools bieten Funktionen, die auf Folgendes zugeschnitten sind agile Projektmanagement Methoden zugeschnitten sind. Sie erleichtern die iterative Planung, die sprint Verfolgung und die Zusammenarbeit im Team.

Online-Whiteboard-Tools 

Online-Whiteboards sind vielseitig einsetzbar und können viele der oben genannten Elemente des Projektmanagementprozesses unterstützen und vereinfachen. Besonders nützlich sind sie für ihre visuellen Managementfunktionen, die eine visuelle Projektverfolgung ermöglichen.

Wie können Sie Projektmanagement-Tools auswählen?

Die Wahl der Tools hängt von der Größe, der Komplexität und dem Budget Ihres Projekts sowie von der bevorzugten Arbeitsweise Ihres Unternehmens ab. Es ist wichtig, Werkzeuge auszuwählen, die mit Ihren Projektmanagementmethoden übereinstimmen, die Effizienz verbessern und die Teamarbeit und Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern Ihres Projektteams fördern.

Was sind die Anforderungen an Ihr Projekt?

Zunächst müssen Sie verstehen, was die spezifischen Bedürfnisse, Anforderungen und Ziele eines Projekts sind. Sie müssen Faktoren wie den Umfang des Projekts, seine voraussichtliche Komplexität und Dauer berücksichtigen. Sie sollten sich auch Gedanken über die Größe des Teams und die Art der Zusammenarbeit machen. Legen Sie fest, welche wesentlichen Merkmale und Funktionen Ihr Projektmanagement-Tool haben sollte, um diese Anforderungen effektiv zu erfüllen.

Welche Projektmanagementmethoden werden Sie anwenden?

Einige Projektmanagement-Tools sind für bestimmte Methoden besser geeignet. 

Agile Projektmanagement ist zum Beispiel ein iterativer und flexibler Ansatz für das Projektmanagement. Er konzentriert sich auf iterative, adaptive und kollaborative Prozesse. Er hat seinen Ursprung in der Softwareentwicklung, kann aber auf verschiedene Branchen und Projekttypen angewendet werden.

Agile Projekte werden in der Regel in kleine Iterationen oder Zeiträume, so genannte Sprints, unterteilt, was Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bei Veränderungen ermöglicht. Es erfordert einen kollaborativen Ansatz und Teamarbeit und umfasst Rahmenwerke und Methoden wie Scrum und Kanban.

Wasserfall-Projekteverfolgen dagegen einen traditionelleren Ansatz für das Projektmanagement. Sie sind durch eine lineare Abfolge von Projektphasen gekennzeichnet, wobei jede Phase abgeschlossen wird, bevor die nächste beginnt. Der Begriff "Wasserfall" wird verwendet, um den Arbeitsfluss von einer Phase zur nächsten zu beschreiben, so wie ein Wasserfall kaskadenförmig abläuft. Der Schwerpunkt liegt auf der Planung und Dokumentation.

Ist das Projektmanagement-Tool einfach zu bedienen?

Werkzeuge, die benutzerfreundlich und intuitiv sind, werden mit größerer Wahrscheinlichkeit effektiv und effizient genutzt. Wenn sie einfach zu navigieren sind und keine umfangreiche Schulung und komplizierte Techniken erfordern, werden sie schneller angenommen. 

Das Projektmanagement-Tool, für das Sie sich entscheiden, sollte angemessene Schulungsressourcen und Unterstützung bieten, damit sich die Benutzer schnell daran gewöhnen können.

Welche Tools für die Zusammenarbeit und Kommunikation benötigen Sie?

Ihre Teams können im selben Arbeitsbereich zusammenarbeiten oder von verschiedenen Standorten aus tätig sein. Ein großer Teil der Arbeit wird wahrscheinlich auf hybrider Basis erledigt, auch wenn Ihre Teams die meiste Zeit persönlich zusammenarbeiten. 

Ein gutes Projektmanagement-Tool verfügt über starke Kommunikationsfunktionen und sollte Echtzeitkommunikation, gemeinsame Nutzung von Dokumenten und nahtlose Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern unterstützen.

Welchen Grad an Skalierbarkeit und Anpassbarkeit benötigen Sie?

Wenn Sie sich für ein Projektmanagement-Tool entscheiden, sollten Sie bedenken, inwieweit es mit Ihren Projekten und Teams mitwachsen kann, wenn diese wachsen. Projektmanagement-Tools, die eine erweiterte Anpassung ermöglichen, lassen sich leichter an Ihre spezifischen Arbeitsabläufe und Projektanforderungen anpassen.

Wie lässt sich Ihr Projektmanagement-Tool in andere Systeme integrieren?

Eine nahtlose Integration kann Prozesse rationalisieren und die Effizienz steigern. Die Wahl des falschen Tools kann jedoch auch das Gegenteil bewirken. Wenn Sie komplizierte Systeme haben, in die Ihr Tool integriert werden muss, stellen Sie sicher, dass Ihre Kollaborationswerkzeuge dies unterstützen.

Wie hoch ist Ihr Budget für ein Projektmanagement-Tool?

Projektmanagement-Tools sollten danach beurteilt werden , welchen Nutzen sie für Ihre Projekte bringen und wie sie eingesetzt werden. Stehen die Kosten in einem angemessenen Verhältnis zu den angebotenen Funktionen, und welches Budget haben Sie dafür zur Verfügung?  

Ein Werkzeug für alle Ihre Projekte?

Wie wir wissen, gibt es bei jedem Aspekt des Projektmanagements viele Tools, zwischen denen man wählen kann. Ob Dokumentenmanagement, Zeiterfassung oder Anbieter von Videokonferenzen - es gibt viele Dinge zu beachten und Entscheidungen zu treffen. 

Wenn Sie ein Tool finden, das die meisten, wenn nicht sogar alle Funktionen abdeckt, die Sie für die Verwaltung Ihrer Projekte benötigen, und die verschiedenen Projektmanagementmethoden unterstützt, die Ihre Teams anwenden, wird dies deren Arbeit erleichtern.

Ein Online-Whiteboard bietet eine zentrale Anlaufstelle für alle Informationen zu einem Projekt sowie einen Raum für die Zusammenarbeit, in dem Teams Ideen entwickeln, Lösungen erarbeiten und Konzepte visualisieren können, brainstorm Lösungen entwickeln und Konzepte visualisieren können. Projektteams können Ideen erkunden und sie an einem leicht zugänglichen Ort erfassen und organisieren. 

Ein visuelles Whiteboard kann verwendet werden, um den Umfang und die Ziele eines Projekts zu definieren, die zu erbringenden Leistungen zu skizzieren und eine visuelle Darstellung der Projektstruktur zu erstellen. Teams können so leichter ein klares Verständnis für ein Projekt entwickeln und wichtige Meilensteine und Arbeitsabläufe visuell identifizieren.

Online-Whiteboards können die Effizienz steigern, indem sie Teams dabei helfen, Projektaufgaben in kleinere, besser zu bewältigende Komponenten zu unterteilen. Sie können zur Organisation, Zuweisung und Verfolgung von Aufgaben, Zuständigkeiten, Fristen und Fortschritten verwendet werden.

Projektteams können beispielsweise Gantt-Diagramme und Kanban-Boards mit vorgefertigten Vorlagen erstellen und erhalten so eine visuelle und interaktive Plattform, um den Arbeitsablauf eines Projekts effizienter zu verwalten und zu visualisieren. Brainstorming Ideen, um innovative Lösungen zu finden, sind eine nützliche Methode, um ein Projekt voranzubringen, und Online-Whiteboards sind für diese Technik besonders gut geeignet.

Teammitglieder können in Echtzeit zusammenarbeiten, unabhängig von ihrem Standort. Dies ermöglicht eine effektive Kommunikation, den Austausch von Ideen und sofortiges Feedback. Dies kann die Zusammenarbeit, das Engagement und die Bindung im Team verbessern.

Projektmanagement-Tools, die Ihre Teams lieben werden

Hier bei Klaxoon haben wir alle Tools, die Sie brauchen, um Ihren Teams zu helfen, ihr Projektmanagement effizienter und effektiver zu gestalten. Online-Whiteboards helfen dabei, Kreativität und Innovation zu fördern sowie Engagement und Produktivität zu steigern. Sie können mit zahlreichen Projektmanagement-Methoden und -Techniken eingesetzt werden, und wir haben fertige Vorlagen für alle Arten von Ansätzen und Anwendungen.

Unsere visuellen Management-Tools sind für alle Projektmanagement-Teams nützlich. Sie fördern die Teamarbeit, die Effizienz und eine effektivere Zusammenarbeit, unabhängig vom Sektor, der Branche oder den geschäftlichen Anforderungen. Schauen Sie sich unsere Ressourcen an, um zu sehen, wie unsere Tools und Vorlagen für die Zusammenarbeit Ihrem Unternehmen helfen können, besser zu arbeiten.