Alles, was Sie über Projektmanagement wissen müssen

Projekte können anhand des Outputs, des Ergebnisses oder des erbrachten Nutzens definiert werden. Sie können anhand von Zielvorgaben gemessen werden , die im Voraus festgelegt werden sollten. Es sollten ein Zeitplan und ein Budget vereinbart werden. Zeit, Kosten und Qualität sind die wesentlichen Faktoren eines Projekts, die für den Gesamterfolg sorgfältig überwacht werden müssen.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Projekte durchführen, müssen Sie sicher sein, dass Sie das Beste aus Ihren Projektteams herausholen. Die Qualität Ihres Projektmanagements und die von Ihnen eingesetzten Instrumente und Techniken werden über den Erfolg Ihres Projekts mitentscheiden. 

Vergeudete Zeit in Teamsitzungen ohne klare Tagesordnung oder richtiges Zeitmanagement, schlechte Teamarbeit oder ein Mangel an effektiver Kommunikation und Koordination gefährden Ihre Projekte. Wenn Sie eine Geschäftsmöglichkeit haben und diese auch wahrnehmen können, müssen Sie die Methoden finden, die Ihnen für ein gutes Projektmanagement am besten geeignet sind.

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist, wie der Name schon sagt, der Prozess der Verwaltung eines Projekts. Ein Projekt ist, wie wir wissen, eine bestimmte Arbeit und sollte mit der Absicht eingerichtet werden, ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Um sicherzustellen, dass ein Projekt im Hinblick auf das vorgegebene Ziel durchgeführt wird, ist eine umfassende Planung und Organisation erforderlich. Projekte werden auch mit einem festgelegten Zeitplan und einem bestimmten Budget eingerichtet, die eingehalten werden müssen. Das Projektmanagement bietet einen Rahmen, der die Verwaltung von Menschen, Ressourcen und Zeit umfasst.

Bevor Sie ein Projekt in Angriff nehmen können, müssen Sie zunächst dessen Ziele festlegen, die erforderlichen Aufgaben definieren und bestimmen, welche Ressourcen für die Durchführung des Projekts erforderlich sind. Es sollte ein Plan vorliegen, wie die Projektaufgaben ausgeführt und überwacht werden sollen. Die Projektleiter müssen auch wissen, wie sie die Risiken während der Projektlaufzeit ermitteln und bewältigen, um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb des festgelegten Zeitrahmens abgeschlossen wird, ohne das Budget zu überschreiten.

Ein effektives Projektmanagement erfordert eine starke Führung, gute Kommunikations- und Kooperationsfähigkeiten und die richtigen Ressourcen. Die Mitglieder des Projektteams müssen genau wissen, welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten sie haben und dass das Team, dem sie angehören, auf ein gemeinsames Ziel hinarbeitet. Die Projektmanager müssen sicherstellen, dass die Teammitglieder über die notwendigen Ressourcen und die Unterstützung verfügen, die sie benötigen, um ihre Aufgaben effektiv, fristgerecht und innerhalb der vereinbarten Grenzen zu erledigen.

Wer braucht Projektmanagement?

Wenn Sie Teams und Projekte leiten, müssen Sie sicherstellen können, dass sowohl die Teams als auch die Projekte ihr Potenzial voll ausschöpfen. Es hat keinen Sinn, ein Projekt zu starten und ein tolles Ergebnis zu erwarten, wenn es keine Möglichkeit gibt, es zu verwalten und zu überwachen. Wenn Sie nicht über einen Plan oder die Ressourcen verfügen, um das Projekt so voranzutreiben, dass Ihr Projektteam das Beste aus sich herausholen kann, wird es wahrscheinlich nicht so viel erreichen, wie es könnte.

Warum hat sich das Projektmanagement im Laufe der Jahre verändert?

Wenn man darüber nachdenkt, haben wir schon immer bis zu einem gewissen Grad "Projekte gemanagt". Die Weltwunder wie die Chinesische Mauer und die ägyptischen Pyramiden sind nicht von selbst entstanden! Die Grundsätze und Praktiken des Projektmanagements haben sich jedoch im Laufe der Zeit weiterentwickelt, da sich die Dinge in der Welt verändert haben. 

Schließlich haben die Industrialisierung und die Notwendigkeit, in größerem Maßstab zu arbeiten, sowie die Fortschritte in der Technologie dazu beigetragen, dass sich die Art und Weise, wie wir denken und arbeiten, verändert hat. Projektmanagement ist heute eine unverzichtbare Disziplin, auch in kleineren Unternehmen. Es lässt sich auf viele Situationen anwenden und wird immer beliebter und relevanter.

Die Projekte werden immer größer und komplexer. Die Welt ist immer stärker vernetzt. Seit der Pandemie haben wir uns daran gewöhnt, virtuell zusammenzukommen und zu arbeiten. Projekte können leicht multinational werden und Zeitzonen und Sprachen überspannen. 

Bei einer zunehmenden Zahl komplizierter und interdisziplinärer Projekte arbeiten mehrere Teams, Abteilungen oder Organisationen an ihrem Teil des Ganzen. Der zunehmende Wettbewerb in der Geschäftswelt und die wirtschaftlichen Bedingungen bedeuten, dass die Festlegung und Einhaltung von Fristen und die Sicherstellung, dass Projekte rechtzeitig und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden, von größter Bedeutung sind.

Die Ressourcen müssen effektiver verwaltet werden, um Verschwendung zu minimieren. Wir leben nicht mehr in einer Welt, in der es sich Unternehmen "leisten" können, Geld zu verschwenden, oder in der sie nicht wissen, wie viel sie die Dinge wirklich kosten. Das Projektmanagement bietet eine systematische Möglichkeit, Ressourcen wie Zeit, Geld und Personal zu verwalten und zu überwachen, wie effizient und effektiv sie eingesetzt werden. Unternehmen werden viel proaktiver als reaktiv, und jeder Cent zählt.

Wann kann Projektmanagement bei der Bewältigung von Herausforderungen in der heutigen Geschäftswelt helfen?

Nicht nur große, multinationale Unternehmen, die riesige Projekte durchführen, profitieren von den Grundsätzen des Projektmanagements. Die Covid-19-Pandemie hat dazu geführt, dass wir uns schnell auf eine neue Geschäftsstruktur mit Remote- und Hybrid-Arbeitsplätzen umgestellt haben, und das wird auch so bleiben. 

Die Mitglieder eines Projektteams arbeiten möglicherweise nie persönlich zusammen, und selbst wenn, dann arbeiten sie möglicherweise asynchron. Projektmanagement-Methoden können sowohl bei alltäglichen Besprechungen und Teamarbeit als auch bei speziellen Projekten angewandt werden, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen und an denselben Zielen und Fristen arbeiten.

Es besteht ein enormer Bedarf an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit für Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen. Es gibt verschiedene Projektmanagement-Methoden, bei denen Flexibilität und Anpassungsfähigkeit im Vordergrund stehen und die in der heutigen, sich schnell verändernden Unternehmenslandschaft immer wichtiger werden. Diese Methoden ermöglichen es den Teams, sich schnell an veränderte Projektanforderungen anzupassen und sicherzustellen, dass sie dem Kunden einen Mehrwert liefern.

Was sind einige Beispiele für Projektmanagement-Methoden?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, an das Projektmanagement heranzugehen. Welches Modell am besten geeignet ist, hängt von den Bedürfnissen und Umständen des jeweiligen Projekts ab. Dazu gehören Methoden wie: 

• Agilität
• Schlank
• Sechs Sigma
• Wasserfall, etc. 

Es gibt auch verschiedene Methoden, um Aspekte von Projekten anzugehen, mit Namen wie Scrum, Kritischer Pfad und Kanban. Es mag wie eine andere Sprache klingen, aber es sind bewährte Projektmanagementtechniken, die Projektteams und -managern helfen können.

Agile Projektleitung

Agile Das Projektmanagement verwendet verschiedene Instrumente und Ansätze und ist eine iterative Methode. Sie hat ihren Ursprung in der Softwareentwicklung, als klar wurde, dass die Entwickler Dinge schneller produzieren und freigeben müssen, damit sie nicht schon veraltet sind, wenn sie auf dem Markt erscheinen.

Agile Das Projektmanagement konzentriert sich auf drei Hauptkonzepte: 

• Iterative Entwicklung
• Effiziente Kommunikation
• Focus zur Qualität

Bei der iterativen Entwicklung wird die Arbeit der Teams in kleine, überschaubare Abschnitte aufgeteilt. Dadurch soll das Risiko minimiert werden, und der Entwicklungsprozess kann flexibel gestaltet werden.

Agile Projektmanager kommunizieren direkt mit dem Projektteam, was bedeutet, dass sie besser über den Arbeitsfortschritt in Bezug auf Fristen, Kosten usw. informiert sind. Sie können ihre Fähigkeiten nutzen, um die Teams zu befähigen, effizienter und effektiver zu arbeiten und alle Hindernisse zu minimieren, die ihre Fähigkeit, das Projekt zu erfüllen, beeinträchtigen könnten. 

Qualität ist auch ein wichtiger Bestandteil der Agile Projektmanagement-Methodik, und die Projektmanager werden die richtigen Werkzeuge und Techniken identifizieren, die ihr Projektteam benötigt, um maximalen Erfolg zu erzielen.

Schlankes Projektmanagement

Lean Project Management wurde ursprünglich entwickelt, um Fertigungsprozesse zu optimieren. Lean-Projektmanager verwenden verschiedene Instrumente, die ihnen helfen, Prioritäten zu setzen und die Arbeit zu verwalten, z. B.:

• Wertstrom-Mapping
• A3-Denken
• Kanban, usw.

Die Wertstromanalyse ist ein von Toyota entwickeltes Instrument zur Definition und Optimierung der verschiedenen Schritte, die erforderlich sind, um ein Projekt von seinem Beginn bis zu seinem Abschluss zu begleiten. Es kann dabei helfen, Ineffizienzen zu identifizieren, Prozesse zu visualisieren und Durchlaufzeiten zu verkürzen. 

A3-Denken ist ein strukturierter Problemlösungsansatz, der auf kontinuierliche Verbesserung abzielt, und Kanban hilft Teams, ihre Arbeit mithilfe visueller Informationen zu visualisieren, zu priorisieren und zu verbessern.  

Wo gibt es die besten Ressourcen für das Projektmanagement? 

Es gibt viele wertvolle Online-Tools, die Teams für das Projektmanagement nutzen können. Sie können unter anderem die Teamarbeit und die Zusammenarbeit sowie die Zeiterfassung, das visuelle Management, die Erstellung von Notizen und die Fehlersuche unterstützen.

Online-Whiteboards bieten die perfekte zentrale Anlaufstelle für ein Projekt. Sie können alle Dokumente zu einem Projekt an einem Ort aufbewahren, Aufgaben zuweisen und verwalten, synchron oder asynchron arbeiten und die Online-Tools zur Planung und Verwaltung sowie zur Förderung der Kreativität nutzen.

Mit dem richtigen virtuellen Whiteboard haben Sie einen zentralen Ort für alle Informationen, die Ihr Projekt betreffen. Es kann als Informations-, Aufgabenverwaltungs- und Kommunikationszentrum dienen, aber auch zur Verfolgung des Fortschritts, zur Überwachung des Budgets und zur Identifizierung potenzieller Probleme verwendet werden. Als integraler Bestandteil des Kanban-Prozesses und anderer Projektmanagement-Methoden kann ein Online-Whiteboard am Arbeitsplatz und in Besprechungen verwendet werden, um Projektmanager und ihre Teams zu unterstützen.

Die Teammitglieder können gleichberechtigt beitragen und zusammenarbeiten, unabhängig davon, ob sie sich im selben Raum befinden, ob sie aus der Ferne arbeiten oder eine Kombination aus beidem. Virtuelle Whiteboards arbeiten mit anderen Werkzeugen des Projektmanagements und des design thinking Dies kann den Beteiligten helfen, Probleme strukturiert und iterativ anzugehen.

Es gibt Vorlagen, Techniken und andere visuelle Hilfsmittel, die den Teams helfen können, Bedürfnisse, Motivationen und Schmerzpunkte zu verstehen. Sie können genutzt werden, um Erkenntnisse zu sammeln und Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu ermitteln.

Brainstorming fördert die Kreativität und Zusammenarbeit und kann dazu beitragen, innovative Lösungen zu finden. Planung, Problemlösung und der Einsatz von Projektmanagementtechniken wie Kanban, A3, Matrizen usw. auf eine Art und Weise , die Teamleiter und -mitglieder einbezieht, fördern die Zusammenarbeit aller Beteiligten und verbessern die Erfolgschancen Ihres Projekts.

Alltägliche kollaborative Tools für die Projektverwaltung

Ob Sie Ideen für Ihr neuestes Projekt auf brainstorm sammeln oder ein icebreaker um sicherzustellen, dass Ihr Projektteam zusammenhält und gut zusammenarbeitet, kann ein visuelles Whiteboard helfen. Die Verwendung eines vorgefertigten template für alle Techniken, Methoden und Prozesse des Projektmanagements spart Zeit und Mühe und ermöglicht es Ihnen, den Prozess bei Bedarf zu wiederholen. 

Mit den Funktionen für Zeitmanagement und Aufgabenzuweisung können Sie Ihre Teams dabei unterstützen, Termine einzuhalten und gezielter und proaktiver zu arbeiten. Das frühzeitige Erkennen von Risiken und Chancen ist ein wichtiger Bestandteil eines effektiven Projektmanagements.

Wie können Projektmanager ihre Teams beim Projektmanagement unterstützen?

Es muss nicht immer ein formelles, umfangreiches Projekt sein, um strukturiert vorzugehen: Sie können Projektmanagementtechniken und -software auch auf andere Aspekte Ihrer Arbeit anwenden. Egal, ob Sie sich in einer workshop oder in einer Besprechung befinden, die Teamarbeit und die Zusammenarbeit können mit einem Online-Whiteboard und den dazugehörigen Tools verbessert werden. Steigern Sie die Effizienz Ihres Projektmanagement-Teams, indem Sie ihm die nötigen Werkzeuge an die Hand geben. Schauen Sie sich doch mal unsere Ressourcen an.

Als engagierter Anbieter von visuellen Tools zur Erleichterung und Optimierung moderner Teamarbeit bieten wir Ressourcen, die Ihren Projektteams helfen, auf einfache, aber höchst produktive Weise zu denken, zusammenzuarbeiten und Projekte voranzutreiben. Gutes Projektmanagement muss nicht kompliziert sein, aber effektive und effiziente Teamarbeit ist der Schlüssel.