Wie du deine Projekte mit Gantt-Diagrammen mühelos verwalten kannst
Wenn du in einem mehr oder weniger großen Team an einem Projekt arbeitest, kann es schnell schwierig werden, alle anfallenden Aufgaben unter einen Hut zu bringen. Ob es darum geht, die Bedürfnisse der verschiedenen Interessengruppen unter einen Hut zu bringen oder den Fortschritt bestimmter Dinge zu verwalten, um andere Schritte in der Kette in Gang zu setzen - Projektmanagement ist definitiv eine eigene Fähigkeit, die in fast jeder Branche von größter Bedeutung ist.
Da sich die Arbeitswelt in Bezug auf Marktteilnehmer, betriebliche Strategien und sogar die besten Praktiken der Branche so schnell verändert, musst du deine Projekte und Fähigkeiten auf agile kennen, um deine Ressourcen richtig zu verwalten.
Das zu sagen ist natürlich leichter, als es zu tun. Alle beweglichen Teile eines Projekts im Auge zu behalten, kann selbst für den erfahrensten Manager schwindelerregend sein. Große Unternehmen können die Komplexität noch erhöhen, indem sie parallele Prozesse einführen, die neben den Hauptaufgaben erledigt werden müssen, wie z. B. die Einhaltung von Vorschriften und rechtlichen Anforderungen. Daher kann ein geordnetes System, mit dem du verschiedene Dinge im Auge behalten kannst, unglaublich hilfreich sein, um den Projektfortschritt voranzutreiben.
Aber To-Do-Listen und Kalenderbenachrichtigungen können beim Jonglieren mit verschiedenen Verantwortlichkeiten und Aufgaben nicht viel ausrichten. Dieses Problem tritt vor allem dann auf, wenn du mehrere Projekte gleichzeitig verwaltest und Gefahr läufst, dass sich die Fäden bei zwei oder mehr verschiedenen Initiativen kreuzen. Ein zentraler Arbeitsablauf deines Projekts kann dir helfen, besser zu verstehen, wo das Projekt in seiner Gesamtheit steht. Deshalb werden wir in diesem Artikel über ein beliebtes Projektmanagement-Tool sprechen: das Gantt-Diagramm.
Gantt-Diagramme: Ein Überblick
Das Konzept der Diagramme und verschiedener tabellarischer Datensätze wird im Projektmanagement schon seit einiger Zeit verwendet, wobei Gantt-Diagramme eine besonders beliebte Wahl für die Organisation und Wartung von Aufgaben sind. Als das Gantt-Diagramm zum ersten Mal in diesem Bereich eingeführt wurde, galt es als eine der größten Revolutionen in der Welt des Projektmanagements. Es gab zwar schon vorher "Prototypen" von Gantt-Diagrammen, wie z. B. das Harmonogramm von Karol Adamiecki, aber die erste offizielle Version wurde zwischen 1910 und 1915 von Henry Gantt entwickelt.
Henry Gantt war nicht nur ein bedeutender Unternehmensberater, sondern galt auch als einer der führenden Köpfe des wissenschaftlichen Managements. Henry Gantt entwickelte das Gantt-Diagramm zusammen mit vielen anderen Instrumenten, um den Managern mitzuteilen, ob ein Projekt dem Zeitplan voraus ist oder hinter herhinkt. Die Gantt-Diagramme fanden jedoch bei den meisten anderen Arbeitnehmern am meisten Anklang, da sie ihnen Produktivität und Effizienz auf einfache Weise vor Augen führten.
Vorteile eines Gantt-Diagramms
Das Hauptmerkmal eines Gantt-Diagramms war seine Fähigkeit, das darzustellen, was Henry Gantt als "Arbeitssalden" bezeichnete. Diese Bilanzen fielen unter zwei Schwerpunkte, nämlich die "Arbeit des Menschen" und die "tägliche Arbeitsbilanz", die im Wesentlichen die geleistete und noch zu leistende Arbeit der einzelnen Arbeiter und die geleistete und noch zu leistende Arbeit des Tages insgesamt vergleicht.
Für die Manager war diese Vorgehensweise nützlich, weil sie mit den Gantt-Diagrammen einen guten Überblick über das Projekt hatten. Sie konnten den gesamten Projektfortschritt von einem Standpunkt aus sehen, der es ihnen ermöglichte, genau zu erkennen, wo sie mehr Effizienz erreichen können und wo noch Verbesserungsbedarf besteht.
Gantt-Diagramme sind so konzipiert, dass sie ziemlich intuitiv sind. Die meisten Hauptfunktionen sind relativ selbsterklärend, wenn es um die Informationen geht, die sie vermitteln. Kleinere Details und spezifische Messwerte können ebenfalls leicht erlernt werden, so dass viele neue Gantt-Nutzer/innen zumindest die wichtigsten Schläge lernen können, die sie brauchen, um ihre Aufgaben besser zu organisieren.
Da Gantt-Diagramme relativ intuitiv zu verstehen sind, ist die Fülle an Effizienzen, die sie für dein Team schaffen, auch nicht zu unterschätzen. Eine der Hauptfunktionen von Gantt-Diagrammen ist die einfache Nachverfolgung für den Manager, und die Erstellung dieser Diagramme kann den Nutzern helfen, Engpässe in Prozessen und Ressourcenbeschränkungen zu finden, die sich auf die nachfolgenden Schritte in der Kette auswirken könnten.
Neben diesen Hürden kannst du auch anfangen, Überschneidungen und gegenseitige Abhängigkeiten zu entdecken, die du vielleicht in deiner ersten Planungssitzung übersehen hast. Es ist wahrscheinlich, dass du bei der Erstellung deines ersten Gantt-Diagramms einige Details übersiehst, die sich erheblich auf dein Projekt auswirken können, z. B. zusätzliche Prüfungen der Einhaltung von Vorschriften oder Anforderungen, die von einer dritten Partei überprüft werden müssen. Auf der anderen Seite wirst du wahrscheinlich einige Überschneidungen entdecken, die zu mehr Effizienz führen, wenn du erkennst, dass du eine Aufgabe streichen kannst, weil sie bereits von einer anderen erledigt wurde.
Alternativen zum Gantt-Diagramm
Der Vollständigkeit halber muss man wissen, dass Gantt-Diagramme auch ihre Schwächen haben, vor allem wenn sie falsch eingesetzt werden. Trotz all ihrer Vorteile benötigen Gantt-Diagramme ein wenig Training, um in der Praxis richtig eingesetzt zu werden. Das kann dazu führen, dass die Verwendung von Gantt-Diagrammen bei der Einrichtung zeitaufwändig und für manche Erstanwender/innen zu kompliziert ist.
Wer mit Gantt-Diagrammen noch nicht so vertraut ist oder vermeiden möchte, dass er mit zu vielen Informationen bombardiert wird, kann eine abgespeckte Version eines Gantt-Diagramms, den Projektzeitplan, verwenden. Die wesentlichen Aspekte der Projektverfolgung sind in einem Projektzeitplan zu sehen, aber die genauen Angaben zur Dauer, zu den beteiligten Personen und andere detailliertere Angaben werden weggelassen.
Wenn du hingegen mehr Kontrolle und noch mehr Informationen über die einzelnen Aufgaben in deinem Projekt haben möchtest, könnte ein PERT-Diagramm eine gute Alternative oder ein unterstützendes Werkzeug für dein Projektmanagement sein. PERT-Diagramme haben einen größeren Fokus auf die verschiedenen voneinander abhängigen Aufgaben, die dir dabei helfen können, die richtigen Prioritäten zu setzen, die du zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigen solltest.
Gantt-Diagramme verwenden: Eine Kurzanleitung
Gantt-Diagramme sind für viele Neulinge entmutigend, vor allem, wenn sie damit anfangen. Glücklicherweise findest du dank der weiten Verbreitung von Online-Plattformen und Projektmanagement-Software unter template nützliche Gantt-Diagramme, die dir den Einstieg in dein Projektmanagement erleichtern, ohne dass du dich zu sehr mit dem Format und Layout des Diagramms auseinandersetzen musst. Du kannst auch einige mehr oder weniger fortgeschrittene Projektmanagement-Vorlagen finden, die oft dynamisch erstellt werden, um alle Änderungen, die du im Laufe des Projekts brauchst, zu berücksichtigen und dir so Zeit und Mühe zu sparen.
Damit du das Werkzeug besser beherrschst, solltest du dich mit den folgenden Schritten vertraut machen, damit du mit möglichst wenig Hindernissen in die Arbeit mit Gantt-Diagrammen einsteigen kannst.
Als Erstes musst du die Liste der wesentlichen Projektaufgaben und die Beziehungen zwischen den Aufgaben festlegen. Gib an, wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch nehmen wird, und ermittle alle Aufgaben, die eine Voraussetzung für eine andere sind, da dies einen großen Einfluss auf deinen Planungsprozess haben wird.
Als Nächstes solltest du all diese Aufgaben auf einer Zeitachse in einer Projektmanagement-Software oder einem Standard-Datenverarbeitungs-Tabellenblatt in eine Reihenfolge bringen. Für einen besseren Überblick fängst du am besten mit den frühesten Aufgaben an und trägst die letzte Aufgabe ein. Jede dazwischen liegende Aufgabe kann dann auf der Grundlage der Ressourcen deines Teams, der Kapazität, des aktuellen Status usw. eingegeben werden. All diese verschiedenen Aufgaben bilden die verschiedenen Zeilen deines Gantt-Diagramms, in denen dann die entsprechenden Zeiträume in optisch hervorgehobenen Feldern unter den entsprechenden Daten vermerkt werden. Wenn du eine leere Tabellenkalkulation verwendest, musst du die Zellen manuell markieren und einfärben und die Spalten richtig formatieren, um eine genaue Zeitspanne mit gleichen Abständen zu erhalten. Der Einsatz einer Projektmanagement-Software kann den manuellen Aufwand für die Erstellung eines Gantt-Diagramms verringern.
Wichtige Informationen für Gantt-Diagramme
Du kannst so viele Informationen in dein Gantt-Diagramm einfügen, wie du möchtest, um besser zu verstehen, wo du dich zu einem bestimmten Zeitpunkt im Projekt befindest, aber es ist wichtig, dass du bei der Erstellung eines Gantt-Diagramms immer bestimmte Datenpunkte zur Hand hast. Ohne bestimmte Informationen sieht ein Gantt-Diagramm am Ende vielleicht nur wie ein Projektzeitplan aus.
Du musst immer ein Start- und ein Enddatum für dein Projekt festlegen, denn das sind die Leitplanken, die sicherstellen, dass dein Projekt innerhalb eines bestimmten Zeitraums auf Kurs bleibt. Außerdem ist es wichtig, dass du jedes Projekt genauer definierst und zumindest eine Namenskonvention und eine klare Beschreibung anhängst.
Was den Zeitplan angeht, musst du die verschiedenen Start- und Enddaten für jede Aufgabe genau festlegen und sicherstellen, dass auch die Beziehungen zwischen den Aufgaben richtig gekennzeichnet sind. Alle Aufgaben sollten in irgendeiner Weise miteinander verbunden sein. Wenn es eine Aufgabe ohne Beziehungen gibt, könnte sie als "hängende" Aufgabe betrachtet werden, die den Fortschritt deines Projekts verzögern kann, ohne wirklich dazu beizutragen.
Es gibt ungefähr vier verschiedene Arten von Aufgabenbeziehungen, die zwischen unabhängigen Aufgaben auftreten. Die erste Art ist die Beziehung zwischen Ende und Anfang, die eine der gängigsten Formen von Aufgabenbeziehungen ist, da sie besagt, dass eine Aufgabe abgeschlossen sein muss, bevor eine andere begonnen werden kann. Weniger üblich ist die Beziehung Start zu Start, bei der eine Aufgabe in Verbindung mit einer anderen Aufgabe begonnen werden kann, entweder als Anforderung oder aus Gründen der allgemeinen Effizienz.
Als Nächstes kommt Finish to Finish, d.h. eine Aufgabe kann nicht vollständig erledigt werden, ohne dass eine vorherige Aufgabe abgeschlossen wird. Diese Beziehung findest du oft bei Aufgaben mit verschachtelten Schritten, bei denen die Hauptaufgabe erst dann abgeschlossen ist, wenn alle Unteraufgaben erledigt sind. Zuletzt gibt es noch die Beziehung " Start to Finish", die wahrscheinlich die am wenigsten verbreitete Aufgabenbeziehung ist, da sie die Beziehungen abdeckt, bei denen eine Aufgabe erst abgeschlossen werden kann, wenn eine andere begonnen wurde. Du wirst diese Beziehung wahrscheinlich in Szenarien mit Schichtplänen in der Produktion antreffen.
Was man bei Gantt-Diagrammen vermeiden sollte
Bei all den großartigen Eigenschaften von Gantt-Diagrammen kann es leicht passieren, dass man unterschätzt, wie wichtig es ist, das Werkzeug richtig einzusetzen, um es so effizient wie möglich zu nutzen. Aber Fehler passieren. Um sie zu vermeiden, haben wir einige der häufigsten Fehler aufgelistet, die bei der Verwendung von Gantt-Diagrammen auftreten.
Einer der ersten und am ehesten übersehenen Fehler, den ein Projektmanager machen kann, ist, die Verwendung des Gantt-Diagramms mit einem glanzlosen Kick-off zu beginnen. Das Gantt-Diagramm an sich ist für manche schon eine große Menge an Informationen. Deshalb ist es wichtig, dass du dein Team mit einbeziehst und eine gut gemachte Einführung in das Tool gibst, damit alle auf derselben Seite stehen wie du.
Wenn du die verschiedenen Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben nicht richtig verstehst, kann es leicht passieren, dass du Fristen verwechselst und die Ausführung verzögerst. Ein Teil dieses Fehlers kann auch darin bestehen, dass du Aufgaben nicht richtig weitergibst. Wenn du nicht festlegst, wie bestimmte Aufgaben zusammenhängen, wissen die Mitarbeiter/innen, die diese Aufgaben verwalten, wahrscheinlich nicht, wohin sie als Nächstes gehen und an wen sie ihre Ergebnisse liefern sollen.
Ein häufiges Problem bei der Verwendung von Gantt-Diagrammen, vor allem beim ersten Mal, ist, dass man mit der Zeit den Überblick über den Projektfortschritt verliert. Gantt-Diagramme sind ein unglaublich leistungsfähiges Werkzeug, um deine Projekte besser zu managen, aber ohne ein konsequentes Management wirst du mit deinem Projekt wahrscheinlich wieder am Anfang stehen.
Wenn du diese Best Practices befolgst und die üblichen Fallstricke bei Gantt-Diagrammen vermeidest, wirst du auf lange Sicht einen besseren Managementprozess erreichen.