Scrum Projektmanagement: Was du wissen musst
Die Geschäftswelt ist voll von neuen Prozessen, Rahmenbedingungen und Strategien, die dir manchmal den Kopf verdrehen können. Da sich der Markt mit neuen Technologien, Innovationen, Produkten und ganzen Branchen weiterentwickelt, brauchen eifrige Manager/innen und Unternehmer/innen neue und geeignete Werkzeuge, um sich in ungewohnten Umgebungen am Arbeitsplatz zurechtzufinden.
Ein Teil dieses Wandels ist die jüngste Entwicklung hin zu mehr Fernarbeit, entweder in Form von vollständigen Heimarbeitsplätzen oder einer Art hybriden Kombination aus traditionellen persönlichen Arbeitsplätzen und Fernarbeitsmethoden. Eine solche Veränderung erfordert natürlich Zeit und Mühe, zwei Ressourcen, die oft knapp bemessen sind.
Da Start-ups bei der Entwicklung von Schlüsselprodukten immer schneller vorankommen und die Marktbewegungen aufgrund einer Kombination aus Unsicherheiten und automatisierten Handelssystemen viel volatiler sind, brauchte es eine neue Methodik, die über die üblichen Projektmanagementmethoden hinausgeht. Daraus entstand die Agile Methodologies-Bewegung, deren Umsetzung das Thema dieses Artikels ist: Scrum.
Wie sich die Arbeit verändert hat
Arbeit ist ein sich ständig weiterentwickelnder Aspekt unseres täglichen Lebens. Es ist noch gar nicht so lange her, dass Arbeit in früheren vorindustriellen Zeiten eher als Handwerk und Handarbeit verstanden wurde. Die bekannteste Version des Projektmanagements entstand in den 1950er Jahren, kurz nach dem Zweiten Weltkrieg und inmitten des wirtschaftlichen Aufschwungs, den die westliche Nachkriegszivilisation erlebte. Henri Fayol und Henry Gantt ( berühmt geworden durch das Gantt-Diagramm) machten uns mit Konzepten der Projektorganisation vertraut.
Natürlich entwickelten sich die Technologien weiter und führten komplexere Methoden zur Verfolgung und Messung des Fortschritts bei mehreren Projekten ein. Richa Dhall stellt auf LinkedIn fest: "All das veränderte die Art und Weise, wie wir arbeiteten, Aufgaben erledigten, Daten teilten und ROI (Return on Investment) in ROTI (Return on Time Invested) umwandelten. Jede Aufgabe wurde schneller erledigt und die Projekte sollten in viel kürzerer Zeit abgeschlossen werden als zuvor."
Die Technologien entwickelten sich ständig weiter und die Softwareunternehmen waren die ersten, die die Notwendigkeit erkannten, bessere Systeme einzuführen, um den schnelllebigen Marktkonkurrenten zu begegnen. Die Programmierung war jedoch nach wie vor ein langwieriger und mühsamer Prozess, und die Verantwortlichen in den Unternehmen suchten nach Möglichkeiten, die Durchlaufzeiten der Produkte zu verbessern, um auf die Entwicklungen und das Feedback des Marktes und der Verbraucher zu reagieren.
Kurze Geschichte von Scrum Management
In den 1990er Jahren veröffentlichten Jeff Sutherland und Ken Schwaber die erste Version dessen, was man heute als "Scrum Projekt Management". Es ist wichtig zu erwähnen, dass das, was sie formell entwickelt hatten, keineswegs völlig neu war, sondern eher als ein Zusammenschluss verschiedener agile Methodikprinzipien zu verstehen ist, die von Unternehmen in der Branche verwendet wurden.
Zu dieser Zeit gab es bereits einige Möglichkeiten, wie ein Unternehmen seine Produktphasen besser agile und Methoden wie die Wasserfallkadenz nutzen konnte, um schnell auf notwendige Änderungen im Entwicklungsprozess zu reagieren. In einem auf seiner Website veröffentlichten Whitepaper erklärt Schwaber, dass Systeme wie der Wasserfall zwar effizient in der Produktentwicklung sein können, dass sie aber auch auf einem wohlverstandenen und standardisierten Prozess beruhen. Reale Szenarien, so Schwaber, sind von Natur aus viel unbeständiger und erfordern ein viel konsequenteres Feedback über notwendige Änderungen und Iterationen.
1994 wurde ein wichtiger Artikel für die Harvard Business Review geschrieben, in dem eine "neue" Produktentwicklungsmethode beschrieben wurde. Dieser Artikel von Hirotaka Takeuchi und Ikujiro Nonaka beschreibt eine Theorie des Projektmanagements, die es Managern und Teams ermöglicht, den "Staffelansatz" zu vermeiden und stattdessen in spezialisierten Teams zu arbeiten, um ein Produkt in einem "scrum "Scrum ist ein Begriff, den das Duo von Rugby-Mannschaften übernommen hat, die als Einheit zusammenarbeiten, um den Ball ins Tor zu bringen.
Mit diesem Artikel und dem dazugehörigen, zugegebenermaßen passenden Begriff haben Schwaber und Sutherland eine umfassendere Version dieser Methodik vorgelegt und auf der OOPSLA'95 (Object-Oriented Programming, Systems, Languages and Applications) Konferenz präsentiert.
Wie Scrum funktioniert
Die Geschichte zeigt uns zwar, warum ein solches System notwendig war, um der wachsenden Bewegung hin zu neueren agile Methoden gerecht zu werden, aber die genauen Abläufe darin sind für den Erstleser oft schwer zu verstehen. Im Grunde genommen ist scrum eine Methode, um schnelle, inkrementelle Entwicklungspläne zu erstellen, damit innerhalb eines kurzen Zeitraums (normalerweise 1-4 Wochen) lebensfähige Produktiterationen auf den Markt gebracht werden können.
Bei diesen scrum Sitzungen handelt es sich um kurze Treffen, bei denen Teammitglieder, Produktmanager/innen und scrum Meister/innen zusammenkommen, um den aktuellen Stand des Produkts zu besprechen. Dabei können wichtige Erfolge, unmittelbare Probleme und sogar künftige Herausforderungen, die sie auf dem Markt erwarten, besprochen werden. Das Ziel dieser Treffen ist es, ein qualitativ hochwertiges Produkt zu entwickeln, das auf internen und externen Erkenntnissen basiert.
Auch hier gilt: Scrum ist nicht die einzige Möglichkeit, die agile Perspektive in die Praxis umzusetzen, und sie ist auch nicht ausschließlich auf die Softwareentwicklung beschränkt. ScrumDer Hauptzweck von ist es, einen Rahmen für Teams zu schaffen, der auf Aktion, Überprüfung und Anpassung in einem kurzen, aber effizienten Prozess basiert. Auf diese Weise ist Scrum flexibel genug, um in verschiedenen Kontexten eingesetzt zu werden, und bietet gleichzeitig ein gewisses Maß an Orientierung für Teams, die sich in unklaren Entwicklungsprozessen bewegen.
Haupt Scrum Prozesse
Das Scrum Framework, wie es von Schwaber und dem Project Management Institute (PMI) skizziert wird, ist weniger eine exakte Schritt-für-Schritt-Methode, sondern eher eine Struktur, in der Teams ihre eigenen Prozesse in einer besser organisierten Weise auffüllen können. Die Hauptkomponenten von scrum , die ein Projektmanager kennen sollte, sind Product Backlogs, Sprints und Product Increments, die ihrerseits Unterkomponenten enthalten, die Manager für eine erfolgreiche scrum berücksichtigen müssen.
Die Produkt-Backlogs
Als Vorläufer für das gesamte Produkt wird ein klares Ziel für das Unternehmen als übergreifendes Ziel für das gesamte Team definiert. Danach werden die Product Backlogs definiert, d. h. eine Reihe von Produktmerkmalen, die sich entweder aus dem Marktbedarf, der Entwicklung der Konkurrenz, dem Kundenfeedback oder anderen Aspekten ergeben, die die Umsetzung der Merkmale beeinflussen können. Hier sind designierte "Product Owner" dafür verantwortlich, die Kommunikation dieser angeforderten Funktionen zwischen dem "Scrum Master" und dem "Scrum Team" zu steuern.
Die Sprints
Dann wird ein Zeitrahmen oder eine "Timebox" festgelegt, die im Rahmen von scrum als einzelne Iteration oder "sprint". Mit dieser sprint wird eine Zeitspanne zwischen allen scrum Mitgliedern festgelegt, in der sie die im Produkt-Backlog ausgewählten Funktionen liefern sollen. Die Zeit, die für jede sprint benötigt wird, variiert, wird aber in der Regel auf einen Standard von 1-4 Wochen festgelegt.
Dies ist eine wichtige Grundlage für die Arbeit, da sie im Wesentlichen die Kadenz festlegt, in der das Team von scrum arbeitet, um das Produkt gemäß den vereinbarten Funktionen zu entwickeln, die aus dem Product Backlog abgeleitet und als "sprint Backlog" für das jeweilige sprint definiert sind.
Während der sprint selbst kann sich das scrum Team voll und ganz auf die Arbeit konzentrieren und erhält die nötigen Ressourcen, um die sprint innerhalb der vorgegebenen Zeit fertigzustellen. An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass die scrum vom Scrum Master betreut werden muss, da in dieser Entwicklungsphase wahrscheinlich Probleme auftauchen werden. Je nachdem, wie zeitkritisch das Produkt ist, kann die zugewiesene Zeit angepasst werden, um kritischen Problemen besser Rechnung zu tragen.
Die sprint Arbeit selbst darf in diesem Zeitraum nicht verändert werden, d.h. es sollten keine zusätzlichen Funktionen während der sprint Arbeit hinzugefügt werden. Weitere Produktentwicklungswünsche können zu den nachfolgenden Produkt-Backlogs hinzugefügt werden, die wiederum in den nachfolgenden sprint Backlogs entwickelt werden. Innerhalb dieser sprint Zeiträume treffen sich die scrum Teams zusammen mit dem scrum Master und dem Product Owner bei Bedarf zu kurzen Besprechungen (in der Regel zwischen 15 und 30 Minuten), um sich über die abgeschlossenen Aufgaben, die bis zum Ende des Tages geplanten Arbeiten und alle größeren Hürden abzustimmen, die bei der Erledigung bestimmter Aufgaben noch im Weg stehen. Diese kurzen Treffen sind eine fantastische Ressource für die funktionsübergreifende Arbeit, vor allem, wenn sich das Team dem Abschluss seiner Sprints nähert.
Überprüfung der Produktzuwächse
Nach diesen einzelnen sprint Sitzungen kommt der kurze, aber wichtige Aspekt von scrum ins Spiel: die inkrementelle Produktüberprüfung. Einige scrum Ressourcen bezeichnen diese Methode als Backlog-Verfeinerung, Grooming oder andere ähnliche Begriffe.
Der wesentliche Aspekt dieser scrum Komponente besteht darin, den Zustand des Produkts in seiner letzten Iteration nach der sprint zu überprüfen, neu zu bewerten, ob das aktuelle Product Backlog noch relevant ist und ob Anpassungen der Entwicklungsprozesse erforderlich sind. Dazu gehört auch, Feedback von internen und externen Stakeholdern einzuholen, um zu sehen, wo und wie sie sich verbessern können.
An dieser Stelle lehnt sich scrum an die bereits erwähnten Prinzipien der Aktion, Überprüfung und Anpassung an. Ohne diesen letzten Überprüfungs- und Anpassungsschritt fehlen dem Produkt wahrscheinlich wichtige Funktionen, die für den Erfolg auf dem Markt entscheidend sind. Da sich die Landschaft in den kommenden Monaten rasant verändern wird, ist es absolut wichtig, den Stand des Produkts immer wieder zu überprüfen und es im Rahmen von scrum entsprechend anzupassen.
Schlüsselrollen Scrum
Trotz der relativ ausführlichen Beschreibung des Gesamtprozesses, den scrum durchläuft, ist die Anzahl der Schlüsselrollen innerhalb des Frameworks im Vergleich dazu relativ einfach. Scrum benötigt nur drei Hauptrollen, die richtig definiert werden müssen, um für Projektmanagementzwecke voll funktionsfähig zu sein. Laut dem zertifizierten Scrum Trainer Mike Crohn von ScrumAlliance.org werden diese Rollen als Product Owner, Scrum Master und Scrum Teams definiert.
Der Produktverantwortliche
Der Product Owner ist im Wesentlichen die kunden- und geschäftsorientierte Seite des scrum Projekts. Er verwaltet das Projekt und stellt die Verbindung zwischen dem scrum Master, dem scrum Team und allen anderen internen und externen Stakeholdern her, die Einfluss auf das Projekt haben. Der Product Owner kann auch als eine wichtige Stimme für die letztendliche Form und Endversion des Produkts in Übereinstimmung mit der Geschäftsvision des Projekts verstanden werden.
Da sich zwischen jedem Product Backlog und dem nachfolgenden sprint viele Änderungen ergeben können, muss der Product Owner die volle Verantwortung für die Einhaltung der Schlüsselelemente tragen, die für den Erfolg des Produkts auf dem Markt erforderlich sind. Er muss auch in der Lage sein, diese Vision sowohl dem scrum master als auch dem scrum Team zu vermitteln, da diese beiden für die Verwaltung und die tatsächliche Entwicklung des Produkts verantwortlich sind.
Erfahrene Product Owner wissen, wie sie die Product Backlogs nutzen können, um alle Beteiligten besser auf die Prioritäten der Projektentwicklung auszurichten, denn sie sind wahrscheinlich diejenigen, die genau wissen, was die Nutzer des Produkts suchen. Branchenkenntnis und Weitsicht sind der Schlüssel dazu, denn sie müssen in der Lage sein, sich an alle sichtbaren (und unsichtbaren) Veränderungen auf dem Markt anzupassen.
Der Scrum Meister
Wenn der Product Owner für den geschäftlichen und den Endbenutzer-Aspekt des Produkts verantwortlich ist, dann ist der Scrum Master für die Verwaltung des Entwicklungsprozesses des Projekts zuständig. Seine Hauptaufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass jedes scrum Teammitglied den Umfang der scrum sowie seine individuelle Rolle darin versteht.
Der Scrum Master fungiert während des gesamten Prozesses als Vermittler, Führer und Coach. Er muss die Abläufe der einzelnen sprint verstehen und die Bedenken des Scrum Teams sorgfältig ausräumen. Angesichts des engen Zeitrahmens für jede sprint (1-4 Wochen) ist eine ruhige Hand des Scrum Master eine absolute Notwendigkeit, um alle auf Kurs zu halten.
In dieser Aufsichtsfunktion ist es wichtig, dass der Scrum Master auch die Grenzen seines Scrum Teams kennt, um Überkapazitätsprobleme bei seinen Aufgaben zu vermeiden. Der Scrum Master kann auch Querdenker anleiten, um die Scrum Teammitglieder besser aus der Entwicklungsspur zu bringen.
Das Scrum Team
Zu guter Letzt ist das Scrum Team für die eigentliche Arbeit des scrum Projekts zuständig. Während der Product Owner und der Scrum Master Aufgaben verwalten und delegieren, führt das Scrum Team die Entwicklung und Umsetzung in den eigentlichen Sprints durch.
Diese Scrum Teams sind im Großen und Ganzen multidisziplinär und bestehen oft aus Personen mit unterschiedlichen Projektschwerpunkten, wie z.B. Geschäftsanalysten, Produkttester, Produktentwickler, Marketingmanager und sogar Finanzmanager.
Es ist dieses Team, das in Sprints zusammenarbeitet, um sprint Backlogs zu erfüllen. Dabei nutzen sie das Fachwissen der anderen in den täglichen scrum Meetings und helfen, wo immer sie können, innerhalb des aktuellen sprint.
Das Endergebnis, das du dir von einem voll funktionsfähigen Scrum Team wünschst, ist ein Team, das ein starkes Gefühl von Autonomie und Eigenverantwortung für seine Arbeit hat. Selbstorganisation und Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten während der sprint Phasen sind notwendig, um die besten Ergebnisse für die Iteration des Produkts zu erzielen.
Wenn diese drei Rollen definiert sind, kannst du die Zuständigkeiten besser abgrenzen und Ineffizienzen durch Arbeitsüberschneidungen und Missverständnisse vermeiden. Klarheit und Organisation sind der Schlüssel zu Scrum Projektmanagement und bleiben ein Schlüsselprinzip für die Funktionsweise der agile Methoden insgesamt.