Kanban: Eine bessere Art, Projekte zu managen

Kanban: Ein kurzer Überblick

Für diejenigen, die noch keine Erfahrung mit den verschiedenen Instrumenten haben, die sich im Bereich des strategischen Managements immer mehr durchsetzen, ist Kanban ein unglaublich beliebtes Instrument, das seine Wurzeln in den Arbeitsstrategien vonagilehat, die sich inzwischen in vielen verschiedenen Unternehmen durchgesetzt haben. Angefangen hat alles in den 1940er Jahren bei Toyota Manufacturing, genauer gesagt bei Taiichi Ohno, mit dem Ziel, ein besseres Planungssystem zu entwickeln und die Verschwendung in fast jeder Phase des Betriebs (einschließlich der Bestandsverwaltung) zu reduzieren.

Einer der Hauptvorteile, den Toyota dadurch erlangte, war die Fähigkeit, ein "Just-in-Time"-System zu verfolgen, ein Schlüsselkonzept der agile Arbeit. Der Hauptaspekt der Kanban-Methode war die Automatisierung bestimmter Praktiken unter Beibehaltung der menschlichen Kontrolle, eine Praxis, die David J. Anderson als Automatisierung bezeichnen würde.

Herr Anderson ist eine weitere Schlüsselfigur in der Geschichte der Kanban-Methode, da er das Werkzeug über die Fertigung und Auftragsabwicklung hinaus auch in der IT, der Softwareentwicklung und der allgemeinen Wissensarbeit einsetzte. Zusammen mit anderen Unternehmensstrategen wie Eli Goldratt, Edward Deming und dem legendären Peter Drucker wurde Kanban erfolgreich an andere Geschäftsprozesse angepasst, wobei die Schlüsselkonzepte der Pull-Systeme, der Warteschlangentheorie und des Flusses beibehalten wurden.

Andere Task-Manager im Vergleich

Der Grund, warum andere Aufgabenmanagement-Tools in mancher Hinsicht hinter Kanban zurückbleiben, liegt in der Fähigkeit des Kanban-Tools zur Autonomie und Zusammenarbeit. Bei einem Kanban-Tool gibt es technisch gesehen keinen einzelnen Besitzer der Tafel, sondern ein kollektives Eigentum an den vorhandenen Aufgaben. So können alle Beteiligten ihre Aufgaben auf der Kanban-Tafel vorantreiben.

Und das ist der Punkt, an dem Kanban im Vergleich zu einer Vielzahl von verschachtelten Aufgabenlisten, die derzeit von verschiedenen Unternehmen verwendet werden, glänzt: die Zusammenarbeit. Während allgemeine Aufgabenlisten nützlich und für die meisten unglaublich intuitiv sein können, bezieht Kanban alle in den Aufgabenprozess ein, anstatt die Arbeit auf einzelne Personen oder kleine Gruppen zu verteilen. Du brauchst keine Manager mehr zu suchen und sie über die Aufgaben zu informieren, denn jeder im Team hat einen schnellen und visuellen Leitfaden darüber, wo die Projekte gerade stehen, wo es Engpässe gibt und wie du einige Prozesse am besten effizienter gestalten kannst.

Wichtige Vorteile von Kanban

Visuelle Organisation

Einer der wichtigsten Faktoren, die Kanban unter den Aufgabenmanagement-Tools hervorheben, ist wahrscheinlich die klare und visuelle Organisation des Fortschritts in den verschiedenen Projekten. 

Das Schwierige an vielen Online- und digitalen Aufgabenmanagement-Tools, die von Unternehmen genutzt werden, ist, dass ihre Funktionen und Nutzungsweisen für manche Erstnutzer kompliziert sein können.

Kanban umgeht dies, indem es ein leicht verständliches Dashboard mit verschiedenen Listen darstellt, die bestimmte Phasen in deiner Projektpipeline anzeigen, sowie Aufgabenkarten, die die Dinge anzeigen, die du tun musst, um dein Projekt voranzubringen.

Von hier aus musst du nur noch Karten entlang der verschiedenen Listen ziehen, damit du genau sehen kannst, in welchem Stadium sich die Aufgabe befindet. Diese Listen bilden die Grundstruktur der Kanban-Tafel, von denen einige so einfach sind wie "To-Do", "Doing" und "Done". Wenn du mit dem Tool anfängst, wirst du wahrscheinlich weitere Listen finden, die sich auf deinen speziellen Kontext beziehen, wie z. B. zusätzliche Wartezeiten und Prüfschritte.

Da Kanban hauptsächlich ein visuelles Aufgabenmanagement-Tool ist, kannst du auch verschiedene Taktiken anwenden, um noch besser organisiert zu sein. Mit Hilfe von Farbblockierungen kannst du Aufgabenkarten schnell nach bestimmten Projektgruppen, Personen, die die Aufgaben innehaben, und/oder der Dringlichkeit der zu erledigenden Aufgabe kennzeichnen. Findige Kanban-Benutzer/innen können sogar Bilder, Videos und Dateien in deine Kanban-Tafel einfügen, um bestimmte Informationen für den Rest des Teams besser darzustellen.

Einfache Nachverfolgung und Updates

Kanban-Tafeln sind mehr als nur eine einfache visuelle Methode zur Organisation von Aufgaben. Sie ermöglichen dir die Flexibilität und Agilität, verschiedene Projektmeilensteine effizienter zu durchlaufen. Nimm ein Projekt mit einer offenen Bestellung: In der Hektik, mit der das gesamte Projekt vorangetrieben wird, können einige administrative Aspekte wie z. B. die Finanzen in der Masse untergehen. Das Letzte, was du bei einem wichtigen Projekt willst, ist, dass es plötzlich zu Verzögerungen kommt, weil ein einfacher Prozess übersehen wurde.

Die visuelle Organisation von Kanban sorgt dafür, dass das ganze Team den Überblick behält, denn wenn du sie richtig einrichtest, kannst du nicht nur sehen, wie die Aufgaben miteinander verbunden sind, sondern auch, wie lange sie dauern und wie lange der Zeitplan ist. Digitale Plattformen machen es dir leicht, den Überblick über die verschiedenen Aufgaben zu behalten, da du im Grunde mit unbegrenztem Platz arbeitest, die Listen bei Bedarf erweiterst und so viele Aufgabenkarten wie nötig einfügst.

Jeder Aufgabenkarte können auch zusätzliche Details wie zugewiesene Ansprechpartner und Notizen/Kommentare zugewiesen werden. So kannst du besser nachvollziehen, warum bestimmte Projekte auf bestimmten Listen stehen und mit wem du zusammenarbeiten kannst, um sie voranzubringen.

Kollaborativ und verbindlich

Bei Kanban ist die Zusammenarbeit der Schlüssel, um sicherzustellen, dass die gesamte Projekttafel regelmäßig aktualisiert wird, da diese als Referenz für alle anderen verwendet wird. Das gibt jedem Teammitglied die Verantwortung und die allgemeine Autonomie, seine eigenen Aufgaben zu erledigen. Die Teamleiter/innen vermeiden außerdem Mikromanagement, da sie die Aktualisierungen ihres Teams leicht sehen und genau verfolgen können, wo es zu Engpässen kommt, und wissen, wie sie diese beheben können.

All das trägt dazu bei, dass sich das gesamte Team für das übergreifende Projekt engagiert. Die Schwierigkeit bei der Entwicklung einer großen Initiative besteht darin, dass Teammitglieder und Beschäftigte oft das große Ganze aus den Augen verlieren, während sie sich um die Kleinigkeiten der täglichen Aufgaben kümmern, die das Projekt am Laufen halten. Anstatt sich an dem Gedanken zu stören, dass du jeden Tag mehrere E-Mails verschicken musst, kannst du den Blick darauf richten, wie genau diese scheinbar kleinen Aufgaben zum Projekt als Ganzes beitragen.

Manchmal reicht schon ein kleiner Perspektivwechsel, um die Beteiligung und Produktivität deines Teams zu steigern. Neben einer besseren Eigenverantwortung kann eine sinnvollere Arbeit auch zu verschiedenen anderen Vorteilen wie Arbeitszufriedenheit und Mitarbeiterbindung führen.

Besseres Workload Management

Wäre Kanban nur ein visueller Aufgabenkarten-Organisator, hätte es wahrscheinlich nicht denselben Einfluss auf die Unternehmensführung insgesamt. Was Kanban von anderen unterscheidet, sind seine Grundprinzipien der Effizienz und der Abfallvermeidung, die praktisch in den Aufbau und die Verwendung von Kanban im gesamten Projekt einfließen.

Das erste, was dir bei Kanban-Tafeln auffallen wird, ist, dass du wahrscheinlich sehr schnell merkst, wo und wann Engpässe entstehen. Das merkst du, wenn eine bestimmte Liste überlastet ist, weil ihr etwa 6 oder mehr Aufgabenkarten zugewiesen sind. Dann musst du Ressourcen und Arbeitskräfte darauf verwenden, diesen Engpass zu beseitigen, bevor du mit anderen Aufgaben weitermachst.

Als Nächstes kann es nützlich sein, WIP-Limits zu vergeben. So kannst du schnell erkennen, ob du in einer bestimmten Liste überlastet bist oder nicht. Dadurch wird die Anzahl der Karten, die du zu einer Spalte hinzufügen kannst, begrenzt und du kannst verhindern, dass bestimmte Listenmanager mit zu vielen Aufgaben überlastet werden.

Kultur Verstärkung

Dieser Vorteil läuft vielleicht eher parallel zu deinen allgemeinen Kanban-Bemühungen, aber der Einsatz eines effizienten Tools wie diesem gibt dir mehr Möglichkeiten, eine bestimmte Arbeitskultur in deinem Unternehmen zu stärken. Jeder wünscht sich einen produktiven und innovativen Arbeitsplatz, aber wie du das erreichst, kann sich je nach Branche, Unternehmen und sogar Team stark unterscheiden.

Die Kanban-Tafel kann dir helfen, bestimmte Verhaltensweisen zu verstärken, z. B. die Eigenverantwortung für die Arbeit und kreative Problemlösungen bei bestimmten Aufgaben, die stecken bleiben oder auf einen Engpass stoßen.

Du kannst sogar Anreize für bestimmte Kanban-Meilensteine einführen, z. B. wenn du die Aufgaben für die Woche erledigst oder die Überlastung auf einer bestimmten Liste reduzierst. Mit diesen Tafeln hast du viel mehr Möglichkeiten, deinem Team zu zeigen, was die Zusammenarbeit mit dir und dem Unternehmen bedeutet.

Was du beim Einsatz von Kanban beachten solltest

Das Kanban-Tool bleibt letztendlich ein Werkzeug, das unglaublich nützlich sein kann, wenn es gut gehandhabt wird, und nur ein weiterer Teil des Management-Wirrwarrs, wenn es unsachgemäß verwendet wird. Auch wenn es keine strikten Regeln dafür gibt, wie eine Kanban-Tafel in deinem Kontext funktionieren sollte, gibt es Möglichkeiten, die Nutzung der Tafel zu verbessern und die Dinge für deine Situation relevant zu halten.

Regelmäßig einen Zeitplan einhalten

Eine Kanban-Tafel lebt und stirbt davon, wie dein Team mit ihr umgeht. Wenn es keine automatisierten Prozesse gibt, die eine Aufgabenkarte auf eine andere Liste verschieben, müssen Kanban-Tafeln regelmäßig aktualisiert werden, damit sie immer auf dem neuesten Stand sind. Das bedeutet, dass du mit deinem Team festlegen musst, wann und wie du die Kanban-Tafel auf dem neuesten Stand halten willst.

Einige erfahrenere Matrix-Teams kommen damit aus, die Liste auf individueller Ebene zu aktualisieren, aber fast jedes Team benötigt ein geplantes Update, damit sich alle über den aktuellen Stand des Projekts informieren können. Der genaue Zeitraum und die Häufigkeit dieser Treffen hängen von deiner Arbeitssituation ab, aber halte einen konsistenten und regelmäßigen Zeitplan ein, damit du alle Vorteile von Kanban-Boards nutzen kannst.

Aufgaben SMART halten

Kanban-Tafeln können bei der allgemeinen Organisation und dem visuellen Aspekt des Aufgabenmanagements helfen, aber es liegt immer noch am Team und letztlich an der Führungskraft, dafür zu sorgen, dass die auf der Kanban-Tafel angegebenen Aufgaben effizient und mit Blick auf die Produktivität erledigt werden. Das bedeutet, dass Aufgaben, selbst auf einer Kanban-Tafel, von der Einhaltung des SMART-Rahmens profitieren können.

Da Kanban ein allgemeines Organisationsinstrument ist, das dir hilft, deine Aufgaben besser zu verwalten, ist es wichtig, dass du deine Aufgaben spezifisch, messbar, umsetzbar, relevant und zeitlich begrenzt hältst . Die Kanban-Tafel zu haben ist eine Sache, aber die Aufgabenkarten darin vollständig und überschaubar zu halten, ist das A und O der Übung. Da sich jede Aufgabe auf den Fortschritt einer anderen Aufgabe auswirkt, solltest du besser veranschaulichen, wie jede Karte dem Projekt als Ganzes zugute kommt und wie wichtig die Fristen und Aktionsschritte sind, um sie zu erreichen.

Dennoch ist Kanban ein unglaublich einfaches Werkzeug, das flexibel genug ist, um die spezifischen Anforderungen deines individuellen Kontextes (und deines Teams) zu erfüllen. Probiere Kanban für eines deiner Projekte aus und finde heraus, wie es deinen Arbeitsstil insgesamt beeinflusst.