Wie man mit Tools für die Online-Zusammenarbeit auch aus der Ferne effektiv arbeiten kann
Ein roter Faden in vielen Artikeln über Arbeitsplatzstrategien und Zusammenarbeit ist die wachsende Notwendigkeit, sich an hybride und vollständig ferngesteuerte Arbeitsformen anzupassen. Es ist mittlerweile kein Geheimnis mehr, dass die Telearbeit mit all ihren Vorteilen für die Mitarbeiterzufriedenheit und die Kosteneffizienz des Unternehmens wahrscheinlich auf Dauer Bestand haben wird. Es stellt sich jedoch die Frage, wie wir weiterhin produktiv und effizient arbeiten können, wenn wir nicht über die gewohnten Werkzeuge im Büro verfügen.
Als Reaktion darauf hat sich die Technologie rasch angepasst, und die letzten Jahre waren geprägt von Innovationen im Bereich der Unternehmenstechnologien, sowohl für die individuelle Arbeit als auch für die Zusammenarbeit. Es ist also möglich, unsere Arbeitsweise an diese neue Umgebung anzupassen, vor allem dank der Tools für die Online-Zusammenarbeit. Sind Sie neugierig, wie die Dinge in einem virtuellen Raum funktionieren?
Wie sich die Werkzeuge im Laufe der Jahre entwickelt haben
Business-Tools und Strategien zur Zusammenarbeit sind seit Jahren der Schlüssel zur Produktivität in einer sich ständig verändernden Arbeitsumgebung. Vor der rasanten Digitalisierung und dem Internet investierten die Unternehmen Tausende, wenn nicht sogar Millionen von Dollar in die Integration der neuesten Arbeitsmittel, um die Arbeitsleistung zu steigern. Das bedeutete neue Büroräume, kollaborative Suiten und die neuesten Technologien, die sie in die Finger bekamen.
Aber die Entwicklung der Technologien hat den interessanten Effekt, dass auch neuere Innovationen zu viel niedrigeren Einstiegskosten auf den Markt kommen. Was früher massive Investitionen erforderte , wird heute zu Verbraucherpreisen verkauft oder durch eine breite Palette von Softwareprogrammen sogar kostenlos zur Verfügung gestellt.
Die Effizienzen, die Tools für die Online-Zusammenarbeit Die Effizienz der Online-Collaboration-Tools überwiegt heute bei weitem die Lernkurve, die diese Anwendungen früher hatten. Selbst neuere Produkte verfügen über unglaublich intuitive Schnittstellen, die ihre Verwendung so nahtlos wie möglich machen. Hinzu kommt, dass diese neuen Online-Tools für die Arbeit an entfernten Standorten entwickelt wurden, so dass der Zugriff auf diese Tools und ihre gemeinsame Nutzung durch Ihr Team bei den meisten Tools, die Sie kennen, wahrscheinlich bereits integriert ist.
5 Beispiele für effiziente Tools für die Online-Zusammenarbeit von heute
Der Markt ist sich des allgemeinen Bedarfs der Unternehmen an besseren und robusteren Online-Arbeitswerkzeugen bewusst, und so wetteifern die umtriebigen Tech-Firmen miteinander, um ihre Produkte so früh wie möglich auf den Markt zu bringen, damit sie ihren einzigartigen Ansatz für die Zusammenarbeit präsentieren können.
Einige dieser Unternehmen sind sicherlich die großen Tech-Goliaths wie Microsoft und Apple, aber es gibt auch viele kleinere Start-ups, die den Markt mit einigen ihrer einzigartigen und nützlichen Online-Tools im Sturm erobern. Von einigen dieser Unternehmen hast du vielleicht schon gehört, andere wiederum sind selbst für Leser/innen mit digitalem Hintergrund neu.
Zur besseren Veranschaulichung, wie jedes Online-Tool ein bestimmtes Problem löst, haben wir die derzeit beliebtesten Online-Collaboration-Tools in 5 verschiedene Archetypen eingeteilt. In jeder Kategorie gibt es wahrscheinlich Online-Tools mit Funktionen, die auch in einer anderen Kategorie zu finden sind, aber diese verdeutlichen nur die unterschiedliche Effizienz, die Sie mit Online-Kollaborationstools und ihren vielfältigen Funktionen erzielen können.
1. Ein digitales Whiteboard
Eines der nützlichsten Online-Tools, aber auch eines, das in der realen Welt stärker genutzt werden sollte, ist das digitale Whiteboard. Im Wesentlichen geht es bei diesem Online-Tool darum, die allgemeine Interaktivität, die Beteiligung und das freie Denken eines Whiteboards im Büro in ein Online-Medium zu übertragen.
Wenn Sie mit Ihrem Team einen Workshop veranstalten, werden Sie vielleicht feststellen, wie schwierig es ist, die einzelnen Ideen richtig zu erfassen und jeden so teilnehmen zu lassen, wie es ihm am besten passt. Dann werden Sie herausfinden, welche Vorteile Ihnen diese digitalen Whiteboards bringen können.
Der Unterschied zwischen diesen digitalen Tafeln und einem einfachen "Mal"-Editor ist, dass sie speziell für die Zusammenarbeit im Team entwickelt wurden. Daher verfügen die meisten digitalen Online-Whiteboards über zusätzliche Funktionen, die dir helfen können, eine Teambesprechung oder eine brainstorming Sitzung. Du kannst das Whiteboard auf verschiedenen Kanälen teilen und exportieren, während das Whiteboard selbst Tools wie Verbindungselemente, Haftnotizen und sogar vorgefertigte Vorlagen enthält, die dir den Einstieg in eine Sitzung erleichtern.
2. Ein All-in-One-Bote
Die Kommunikation über verschiedene Kanäle ist eine der größten Herausforderungen, die sich bei der Fernarbeit ergeben haben. Früher, als man noch von Angesicht zu Angesicht arbeitete, hatte man wahrscheinlich E-Mail als Backup und den Gruppenchat des Unternehmens, wobei persönliche Treffen und häufige Treffen auf dem Flur der effektivste Weg waren, um mit jemandem zu sprechen.
Heutzutage haben Sie wahrscheinlich nicht mehr den Luxus, Ihren Kollegen ständig auf dem Flur zu begegnen, da selbst in hybriden Einrichtungen die Mitarbeiter verschiedene Zeitpläne einhalten müssen.
Daher ist es wichtig, dass Sie mit der Verwaltung aller Tools für die Online-Zusammenarbeit beginnen , um mit dem Rest des Teams in Kontakt zu bleiben. Eine gute Taktik ist es daher, eine Kollaborationsplattform zu verwenden, die viele verschiedene Kommunikationsbedürfnisse gleichzeitig abdecken kann, z. B. E-Mail und Instant Messaging.
Die 365 Office-Plattform von Micosoft ist wahrscheinlich das bekannteste Beispiel dafür, da sie sowohl die praktische Funktion der Teams-Anwendung als auch die der Outlook-E-Mail-Plattform bietet. Beide Tools haben auch Integrationsfunktionalitäten die dafür sorgen, dass ihre Funktionen miteinander zusammenarbeiten, wie z. B. automatische Besprechungsräume in Teams, wenn Sie einen Termin in Outlook einrichten.
3. Ein virtueller Tagungsraum
E-Mail und Messaging können Sie weit bringen, wenn Sie wissen, wie man diese Werkzeuge richtig einsetzt, aber es ist in der Regel nicht genug, wenn Sie versuchen, ein vollständiges Verständnis der Perspektiven aller Beteiligten zu einem bestimmten Projekt zu bekommen.
Dinge wie brainstorming, Arbeitsbesprechungenund sogar interne Aspekte wie Leistungsbeurteilungen lassen sich besser synchron durchführen, um Informationen in Echtzeit zu sammeln. Aber wie wir bereits erwähnt haben, können Sie nicht mehr unbedingt zu den Arbeitsplätzen Ihrer Kollegen gehen, so dass sich aus dieser Entwicklung ein neuer Weg in Form von Videokonferenz-Tools ergeben hat.
Diese Art von Tools ist wahrscheinlich die beliebteste von allen, die wir heute besprechen, da sie im Wesentlichen das Gesicht der Online-Tools bilden, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind. Skype war einer der ersten Anbieter von Online-Videokonferenzen, wurde aber schnell von Zoom und anderen Marktteilnehmern abgelöst.
4. Ein Aufgabenmanager
Bei all den Nachrichten und funktionsübergreifenden Aufgaben, die zwischen Teammitgliedern und sogar anderen Teams anfallen, kann es eine verwirrende und entmutigende Aufgabe sein, die nächsten Schritte eines Projekts richtig zu planen. Früher haben die Manager die Fortschritte mit den einzelnen Teammitgliedern während der Projekt-Update-Meetings einfach zur Kenntnis genommen, aber das Gleiche aus der Ferne zu tun, kann viel schwieriger sein, da jeder wahrscheinlich auch mit unterschiedlichen Zeitplänen arbeitet.
Ein guter Aufgabenmanager ist dann besonders nützlich, um den Projektfortschritt zu verfolgen und den Mitgliedern schnell und nachvollziehbar neue Aufgaben zuzuweisen. Es ist diese Möglichkeit der Nachverfolgung mit Aufgabenmanagern, die Online-Kollaborationstools unglaublich nützlich macht, um herauszufinden, wo Ihr Projekt insgesamt steht und wer die nächsten Schritte in Bezug auf die einzelnen Beiträge zum Ganzen hat.
Es gibt inzwischen viele verschiedene Tools für die Online-Zusammenarbeit, wie z. B. Microsoft Teams, die über eine Reihe integrierter Funktionen für die Dashboards der einzelnen Teams verfügen.
5. Eine Plattform für die Zusammenarbeit
Um sicherzustellen, dass dein Team sich gut einbringt, musst du Sitzungen abhalten, in denen es die Möglichkeit hat, sich auf unterschiedliche Weise zu beteiligen. Das Letzte, was du brauchst, ist ein einseitiges Gespräch, das die Kreativität hemmt und den Fortschritt behindert, weil die Mitglieder zu passiven Teilnehmern werden.
Dann ist es nützlich, dass Sie die Flexibilität einer Kollaborationsplattform haben, die integrierte Aktivitäten bietet , um entweder die Teilnehmer zu beschäftigen, ihr Wissen zu testen oder beides.
Zum Beispiel, KlaxoonKollaborationsplattform über integrierte quiz und Umfragefunktionen, mit denen Sie besser verstehen können, wie Ihr Publikum Informationen aufnimmt, während die Session Funktion umfasst Echtzeit-Messaging-Funktionen, damit sich Ihre Teilnehmer während einer zeitlich begrenzten Präsentation oder workshop einbringen können.
Wie können Sie Ihre Tools für die Online-Zusammenarbeit optimal nutzen?
1. Legen Sie Ihr Instrumentarium frühzeitig richtig fest
Wir haben zwar verschiedene Tools besprochen, die du zur Erleichterung deiner Online-Fernarbeit nutzen kannst, aber es kann schwierig sein, alle Teammitglieder zu überzeugen und diese Anwendungen vollständig in ihren Arbeitsstil zu integrieren. Das gilt auch für Arbeitnehmer/innen, die nicht so technikaffin sind wie andere, denn mehr Funktionen können leicht zu mehr Verwirrung führen.
Deshalb ist es am besten, die verschiedenen Online-Tools, mit denen Sie arbeiten werden, bereits zu Beginn des Projekts genau zu definieren. Ein klares Verständnis der verwendeten Kanäle ist hilfreich, um Missverständnisse vor Ort zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Beteiligten wissen, wie diese Online-Zusammenarbeitstools zu nutzen sind.
Wenn Sie die Möglichkeit haben, den Umfang der anwendungsübergreifenden Arbeit zu verringern, indem Sie sich auf eine All-in-One-Kollaborationsplattform konzentrieren, die mehr als eine der oben genannten Online-Tool-Kategorien umfassen kann, umso besser. Die Verwaltung einer einzigen Plattform und deren funktionsübergreifende Nutzung kann Ihnen in einer sich ohnehin schnell verändernden Remote-Arbeitsumgebung Zeit, Geld und Mühe sparen.
2. Festlegung von Teamritualen und regelmäßigen Updates
Bei der Arbeit aus der Ferne ist eine gute Organisation der Schlüssel, um sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft. Über die Nutzung dieser Online-Tools hinaus müssen Sie genau festlegen, wann und wie die einzelnen Teammitglieder die gleichen Online-Zusammenarbeitstools auf ihrer Seite nutzen sollen.
Dies bedeutet, dass Sie regelmäßige Kadenz-Check-in-Sitzungen einrichten müssen, wie z. B. ein wöchentliches Ritualkann Ihnen helfen, die Interaktion Ihres Teams mit den verschiedenen Online-Tools besser zu steuern und es mit allen Änderungen vertraut zu machen, die Sie in Bezug auf Ihren Arbeitsstil oder Ihre Strategie vornehmen werden.
Dies kann auch dazu beitragen, dass sie mit den einzelnen Tools oder Plattformen vertraut werden, da sie sich bei regelmäßiger Nutzung besser daran gewöhnen können. Dies ist besonders nützlich für Aktualisierungen von Aufgabenmanagern, da diese Plattformen für die Menschen eine ziemlich neue Sache sein können, die sie neben ihrem Arbeitsstil verwenden. Eine regelmäßige Nutzung kann jedoch dazu beitragen, den Übergang der Arbeitsweisen zu dieser neuen Online-Umgebung zu erleichtern.
3. Verwenden Sie sowohl synchrone als auch asynchrone Funktionen
Wer an Fernarbeit denkt, denkt oft an endlose Videokonferenzen und die gefürchteten Internetausschnitte seiner Stimme, während er ein langes Thema erklärt. Wahrscheinlich denken sie auch an die Schwierigkeiten bei der Zeitplanung in verschiedenen Zeitzonen, was für Menschen mit völlig entgegengesetzten Zeitplänen eine Hürde sein kann.
Alles, was Sie brauchen, um dies zu umgehen, ist ein wenig "Out-of-the-Box"-Denken, mit asynchrone Materialien sind jetzt genauso wichtig wie die verschiedenen synchronen Sitzungen, die Sie im Laufe der Zeit abhalten werden. Sie können diese Tools für die Online-Zusammenarbeit nutzen, um Sitzungen aufzuzeichnen, sie als interaktive PDF-Dateien zu speichern und sogar ihre online gehostete Umgebung zu nutzen, um dem Team immer eine Live-Datei zur Verfügung zu stellen. Auf diese Weise können Sie Input von Ihrem Team erhalten und es auf dem Laufenden halten, unabhängig davon, wo es sich befindet oder wann es arbeitet.
4. Nutzung von vorgefertigten Vorlagen
Wir verstehen, dass viele dieser Online-Zusammenarbeitstools kompliziert und fremd für diejenigen sein können, die mit Fernarbeit nicht vertraut sind oder nur daran gewöhnt sind, Dinge von Angesicht zu Angesicht zu erledigen. Auch wenn es von Vorteil ist, die persönlichen Fähigkeiten beizubehalten, kann die Anpassung an eine neue Arbeitsumgebung für Fernarbeit äußerst hilfreich für die weitere Karriere sein.
Ein schrittweises Vorgehen ist also der Schlüssel, um die volle Funktionalität vieler dieser Online-Zusammenarbeitstools zu nutzen. Bei Dingen wie digitalen Whiteboards und Aktivitäten können Sie diese Tools besser nutzen, indem Sie verschiedene Online-Vorlagen verwenden, die Ihnen helfen, den Ball bei der Nutzung dieser Tools ins Rollen zu bringen. Diese Vorlagen können Sie auch in Methoden einführen, mit denen Sie vielleicht noch nicht vertraut sind, und die Gesamterfahrung über das hinaus verbessern, was Sie ursprünglich für machbar hielten.