Tools für die Online-Zusammenarbeit: Virtuell besser arbeiten
Ein roter Faden in vielen Artikeln über Arbeitsplatzstrategien und Zusammenarbeit ist die wachsende Notwendigkeit, sich an hybride und vollständig ferngesteuerte Arbeitsformen anzupassen. Es ist mittlerweile kein Geheimnis mehr, dass die Telearbeit mit all ihren Vorteilen für die Mitarbeiterzufriedenheit und die Kosteneffizienz des Unternehmens wahrscheinlich auf Dauer Bestand haben wird. Es stellt sich jedoch die Frage, wie wir weiterhin produktiv und effizient arbeiten können, wenn wir nicht über die gewohnten Werkzeuge im Büro verfügen.
Die Technologie entwickelt sich jedoch schnell, und in den letzten Jahren gab es Innovationen in der Unternehmenstechnologie, sowohl für die individuelle Arbeit als auch für gemeinschaftliche Initiativen. Es gibt also Möglichkeiten, auch ältere Arbeitsweisen an diese neue Arbeitsumgebung anzupassen. Du musst nur ein bisschen neugierig sein, wie die Dinge in einem virtuellen Raum funktionieren.
Wie sich die Werkzeuge im Laufe der Jahre entwickelt haben
Business-Tools und Strategien zur Zusammenarbeit sind seit Jahren der Schlüssel zur Produktivität in einer sich ständig verändernden Arbeitsumgebung. Vor der rasanten Digitalisierung und dem Internet investierten die Unternehmen Tausende, wenn nicht sogar Millionen von Dollar in die Integration der neuesten Arbeitsmittel, um die Arbeitsleistung zu steigern. Das bedeutete neue Büroräume, kollaborative Suiten und die neuesten Technologien, die sie in die Finger bekamen.
Aber die Entwicklung der Technologien hat den interessanten Effekt, dass auch neuere Innovationen zu viel niedrigeren Einstiegskosten auf den Markt kommen. Was früher massive Investitionen erforderte, wird heute zu Verbraucherpreisen verkauft oder durch eine breite Palette von Softwareprogrammen sogar kostenlos zur Verfügung gestellt.
Die Effizienz der Online-Tools übertrifft bei weitem die Lernkurve, die diese Anwendungen früher hatten. Selbst neuere Produkte haben unglaublich intuitive Oberflächen, die die Nutzung so nahtlos wie möglich machen. Außerdem sind diese neuen Online-Tools für die Arbeit aus der Ferne konzipiert, so dass der Zugriff auf diese Tools und die gemeinsame Nutzung durch dein Team bei den meisten Tools bereits integriert ist.
Die beliebtesten Online-Arbeitstools jetzt
Der Markt ist sich des allgemeinen Bedarfs der Unternehmen an besseren und robusteren Online-Arbeitswerkzeugen bewusst, und so wetteifern die umtriebigen Tech-Firmen miteinander, um ihre Produkte so früh wie möglich auf den Markt zu bringen, damit sie ihren einzigartigen Ansatz für die Zusammenarbeit präsentieren können.
Einige dieser Unternehmen sind sicherlich die großen Tech-Goliaths wie Microsoft und Apple, aber es gibt auch viele kleinere Start-ups, die den Markt mit einigen ihrer einzigartigen und nützlichen Online-Tools im Sturm erobern. Von einigen dieser Unternehmen hast du vielleicht schon gehört, andere wiederum sind selbst für Leser/innen mit digitalem Hintergrund neu.
Um besser zu veranschaulichen, wie jedes Online-Tool ein bestimmtes Problem löst, haben wir die derzeit beliebtesten Online-Tools in 5 verschiedene Archetypen eingeteilt. In jeder Kategorie gibt es wahrscheinlich Online-Tools mit Funktionen, die auch in einer anderen Kategorie zu finden sind, aber das unterstreicht nur die unterschiedliche Effizienz, die du mit Online-Tools und ihren vielfältigen Funktionen erzielen kannst.
Das digitale Whiteboard
Eines der nützlichsten Online-Tools, aber auch eines, das in der realen Welt mehr genutzt werden sollte, ist das digitale Whiteboard. Im Wesentlichen geht es bei diesem Online-Tool darum, die Interaktivität, die Beteiligung und das freie Denken des Whiteboards im Büro auf ein Online-Medium zu übertragen. Wenn du mit deinem Team einen Workshop abhältst, wirst du vielleicht feststellen, wie schwierig es ist, die einzelnen Ideen richtig zu erfassen und jeden so teilnehmen zu lassen, wie es ihm am besten passt. Dann wirst du herausfinden, welche Vorteile dir diese digitalen Whiteboards bringen können.
Der Unterschied zwischen diesen digitalen Tafeln und einem einfachen "Mal"-Editor ist, dass sie speziell für die Zusammenarbeit im Team entwickelt wurden. Daher verfügen die meisten digitalen Online-Whiteboards über zusätzliche Funktionen, die dir helfen können, eine Teambesprechung oder eine brainstorming Sitzung. Du kannst das Whiteboard auf verschiedenen Kanälen teilen und exportieren, während das Whiteboard selbst Tools wie Verbindungselemente, Haftnotizen und sogar vorgefertigte Vorlagen enthält, die dir den Einstieg in eine Sitzung erleichtern.
Der All-in-One Messenger
Die Kommunikation über verschiedene Kanäle ist eine der größten Herausforderungen, die sich bei der Fernarbeit ergeben haben. Früher, als du noch von Angesicht zu Angesicht gearbeitet hast, hattest du wahrscheinlich E-Mail als Backup und den Gruppenchat des Unternehmens, während persönliche Treffen und häufige Treffen auf dem Flur die effektivste Art waren, mit jemandem zu sprechen.
Heutzutage kannst du dir wahrscheinlich nicht mehr den Luxus leisten, deinen Kollegen ständig auf dem Flur zu begegnen, denn selbst in hybriden Unternehmen gibt es immer wieder Leute, die ihre Zeitpläne ändern. Deshalb ist es wichtig, dass du die Kommunikationsmittel, die du nutzt, um mit dem Rest des Teams in Kontakt zu bleiben, in den Griff bekommst. Eine gute Taktik ist es daher, eine Messaging-Plattform zu nutzen, die viele verschiedene Kommunikationsbedürfnisse gleichzeitig abdeckt, z. B. E-Mail und Instant Messaging.
Die 365 Office-Plattform von Micosoft ist wahrscheinlich das bekannteste Beispiel dafür, denn sie verfügt über die praktische Funktion der Teams-Anwendung und der Outlook-E-Mail-Plattform. Beide Tools verfügen außerdem über Integrationsfunktionen, die ihre Funktionen miteinander verknüpfen können, z. B. automatische Besprechungsräume in Teams, wenn du einen Termin in Outlook einrichtest.
Der virtuelle Besprechungsraum
E-Mail und Messaging können dich weit bringen, wenn du weißt, wie man diese Tools richtig einsetzt, aber das reicht in der Regel nicht aus, wenn es darum geht, die Sichtweisen aller Beteiligten auf ein bestimmtes Projekt zu verstehen. Dinge wie brainstorming, Workshopping und sogar interne Aspekte wie Leistungsbeurteilungen werden besser synchron durchgeführt, um Informationen in Echtzeit zu sammeln. Aber wie wir bereits erwähnt haben, kannst du nicht mehr unbedingt zu den Kabinen deiner Kollegen gehen. Daher hat sich aus dieser Entwicklung ein neuer Weg in Form von Videokonferenz-Tools entwickelt.
Diese Art von Tools ist wahrscheinlich die beliebteste von allen, die wir heute besprechen, da sie im Wesentlichen das Gesicht der Online-Tools bilden, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind. Skype war einer der ersten Anbieter von Online-Videokonferenzen, wurde aber schnell von Zoom und anderen Marktteilnehmern abgelöst.
Der Task Manager
Bei all den Nachrichten und funktionsübergreifenden Aufgaben, die zwischen Teammitgliedern und sogar anderen Teams anfallen, kann es eine verwirrende und entmutigende Aufgabe sein, die nächsten Schritte eines Projekts richtig zu planen. Früher haben die Manager die Fortschritte mit den einzelnen Teammitgliedern während der Projekt-Update-Meetings einfach zur Kenntnis genommen, aber das Gleiche aus der Ferne zu tun, kann viel schwieriger sein, da jeder wahrscheinlich auch mit unterschiedlichen Zeitplänen arbeitet.
Ein guter Aufgabenmanager ist dann besonders nützlich, um den Projektfortschritt zu verfolgen und den Mitgliedern schnell und nachvollziehbar neue Aufgaben zuzuweisen. Diese Nachverfolgungsmöglichkeit mit Aufgabenmanagern macht es unglaublich nützlich, herauszufinden, wo dein Projekt insgesamt steht und wer die nächsten Schritte in Bezug auf die einzelnen Beiträge zum Ganzen macht.
Dafür gibt es mittlerweile viele verschiedene Optionen, wie zum Beispiel Microsoft Teams, die eine Art von eingebauten Funktionen für die Dashboards der einzelnen Teams haben.
Der Aktivitätsraum
Um sicherzustellen, dass dein Team sich gut einbringt, musst du Sitzungen abhalten, in denen es die Möglichkeit hat, sich auf unterschiedliche Weise zu beteiligen. Das Letzte, was du brauchst, ist ein einseitiges Gespräch, das die Kreativität hemmt und den Fortschritt behindert, weil die Mitglieder zu passiven Teilnehmern werden.
Dann ist es nützlich, dass du die Flexibilität verschiedener Online-Anwendungen hast, die integrierte Aktivitäten haben , um entweder die Leute zu beschäftigen, ihr Wissen zu testen oder beides. Zum Beispiel, Klaxoon's Workshop Plattform hat integrierte quiz und Umfragefunktionen, mit denen du besser verstehen kannst, wie dein Publikum Informationen aufnimmt, während die Session Funktion umfasst Echtzeit-Nachrichtenfunktionen, mit denen sich deine Teilnehmer/innen während einer zeitlich begrenzten Präsentation oder workshop einbringen können.
Wie man Online-Arbeitstools am besten einsetzt
Toolkit frühzeitig richtig definieren
Wir haben zwar verschiedene Tools besprochen, die du zur Erleichterung deiner Online-Fernarbeit nutzen kannst, aber es kann schwierig sein, alle Teammitglieder zu überzeugen und diese Anwendungen vollständig in ihren Arbeitsstil zu integrieren. Das gilt auch für Arbeitnehmer/innen, die nicht so technikaffin sind wie andere, denn mehr Funktionen können leicht zu mehr Verwirrung führen.
Deshalb ist es am besten, wenn du die verschiedenen Online-Tools, mit denen du arbeiten wirst, schon zu Beginn des Projekts genau definierst. Wenn du die richtigen Kanäle kennst, kannst du Missverständnisse in der Praxis vermeiden und sicherstellen, dass alle Beteiligten wissen, wie man diese Anwendungen benutzt.
Wenn du die Möglichkeit hast, den Umfang der anwendungsübergreifenden Arbeit zu verringern, indem du dich auf eine Plattform konzentrierst , die mehr als eine der oben genannten Online-Tool-Kategorien umfasst, umso besser. Wenn du eine Plattform verwaltest, die funktionsübergreifend funktioniert, kannst du in einer sich ohnehin schnell verändernden Arbeitsumgebung Zeit, Geld und Mühe sparen.
Rituale und regelmäßige Updates festlegen
Wenn du aus der Ferne arbeitest, ist eine gute Organisation der Schlüssel, um sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft. Neben der Nutzung dieser Online-Tools musst du auch festlegen, wann und wie die einzelnen Teammitglieder die gleichen Online-Tools für sich nutzen sollen.
Das bedeutet, dass ein regelmäßiger Rhythmus, z.B. ein wöchentliches Ritual, dir dabei helfen kann, die Interaktion deines Teams mit den verschiedenen Online-Tools besser zu steuern und sie mit allen Änderungen, die du in Bezug auf deinen Arbeitsstil oder deine Strategie vornimmst, vertraut zu machen.
Dies kann auch dazu beitragen, dass sie sich mit jeder Plattform vertraut machen, da sie sich bei regelmäßiger Nutzung besser zurechtfinden. Das ist vor allem bei Updates zu Aufgabenmanagern nützlich, da diese Plattformen für viele Menschen noch relativ neu sind und sie ihre Arbeitsweise nicht kennen. Eine regelmäßige Nutzung kann jedoch dabei helfen, den Übergang der Arbeitsweisen in diese neue Online-Umgebung zu erleichtern.
Nutze sowohl synchrone als auch asynchrone Funktionen
Wer an Fernarbeit denkt, denkt oft an endlose Videokonferenzen und die gefürchteten Internetausschnitte seiner Stimme, während er ein langes Thema erklärt. Wahrscheinlich denken sie auch an die Schwierigkeiten bei der Zeitplanung in verschiedenen Zeitzonen, was für Menschen mit völlig entgegengesetzten Zeitplänen eine Hürde sein kann.
Alles, was du brauchst, um dies zu umgehen, ist ein wenig Querdenken, wobei asynchrone Materialien ist jetzt genauso wichtig wie die verschiedenen synchronen Sitzungen, die du im Laufe der Zeit abhalten wirst. Du kannst diese Online-Tools nutzen, um Sitzungen aufzuzeichnen, sie als interaktive PDFs zu speichern und sogar ihre online gehostete Umgebung zu nutzen, um dem Team immer eine Live-Datei zur Verfügung zu stellen. Auf diese Weise kannst du den Input deines Teams einholen und es auf dem Laufenden halten, egal wo es sich befindet oder wann es arbeitet.
Hebelwirkung Vorgefertigt Templates
Wir wissen, dass viele dieser Online-Tools für diejenigen, die mit Fernarbeit nicht vertraut sind oder die es gewohnt sind, Dinge von Angesicht zu Angesicht zu erledigen, kompliziert und fremd erscheinen können. Auch wenn es von Vorteil ist, die persönlichen Fähigkeiten beizubehalten, kann die Anpassung an eine neue Arbeitsumgebung für Fernarbeit sehr hilfreich sein, um in deiner Karriere voranzukommen.
Schritt für Schritt vorzugehen, ist also der Schlüssel, um die volle Funktionalität vieler dieser Online-Tools zu nutzen. Bei Dingen wie digitalen Whiteboards und Aktivitäten kannst du diese Tools besser nutzen, indem du sie mit verschiedene Online-Vorlagen die dir helfen, den Ball ins Rollen zu bringen. Diese Vorlagen können dich auch in Methoden einführen, mit denen du vielleicht noch nicht vertraut bist, und das Gesamterlebnis über das hinaus verbessern, was du anfangs für machbar gehalten hast.
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