5 Projektmanagement-Methoden, die sich am besten für Anfänger eignen

Aber woher weiß man, wo man anfangen soll? Woraus genau besteht Projektmanagement, und warum ist es so wichtig? Das Thema ist mittlerweile so umfangreich, dass es schwierig sein kann, zu verstehen, welche Tools für die Zusammenarbeit Ihre Teamarbeit und Projekteffizienz verbessern können.

Mit Namen wie Roadmap, Kanban, SMART Goals, RACI und OKR scheint es ein undurchsichtiges und schwieriges Thema zu sein, mit dem man sich als Anfänger nur schwer zurechtfindet. Es handelt sich jedoch um einige der besten Methoden, die Sie kennen und anwenden sollten, wenn Sie mit der Arbeit beginnen. Diese 5 Methoden werden Ihnen helfen, mehr aus Ihren Teams und Ihren Projekten herauszuholen.

Was genau ist Projektmanagement?

Projektmanagement bietet Ihnen einen Rahmen für die Verwaltung von Mitarbeitern, Ressourcen und Zeit und hilft Ihnen, Ihre Projekte auf Kurs zu halten.

Ein Projekt ist eine Arbeit, die ein bestimmtes Ziel verfolgt und im Allgemeinen nicht zum Tagesgeschäft einer Organisation gehört. Oft arbeiten ein oder mehrere Teams zusammen, um dieses Ziel zu erreichen. Wenn Sie nicht von Anfang an wissen, was wann zu tun ist und wie viel es kosten wird, laufen Sie Gefahr zu scheitern.

Es gibt Möglichkeiten, ein Projekt zu planen und zu organisieren, um sicherzustellen, dass Sie wissen, was getan werden muss, um das Ziel zu erreichen. Projekte müssen im Voraus festgelegt werden. Auf diese Weise wissen Sie, ob Sie den Zeitplan einhalten, so dass Sie in der Lage sind, die zugesagten Leistungen zu erbringen. Es sollte auch ein Budget festgelegt und eingehalten werden. Ohne ein Budget und eine Möglichkeit, die Kosten zu messen, könnten Sie am Ende weit mehr ausgeben, als Sie im Gegenzug erhalten.

Sobald Sie ein Projektziel festgelegt haben, können Sie damit beginnen, die Ziele zu bestimmen, die während des Prozesses erreicht werden müssen. Dann können Sie die notwendigen Aufgaben festlegen und die Ressourcen für Ihr Projekt zuweisen. Die Projektaufgaben müssen zu bestimmten Terminen ausgeführt und auf irgendeine Weise überwacht werden, damit die Projektmanager den Überblick behalten. Sie müssen in der Lage sein, auftretende Risiken zu erkennen und zu bewältigen, bevor sie zu einem Problem werden, um den Erfolg Ihres Projekts zu gewährleisten.

Warum ist Projektmanagement ein so großes Thema?

Wenn Sie sich umsehen, können Sie überall Beispiele für Projekte sehen. Jedes Gebäude begann mit einer Idee auf einem Reißbrett. Teams von Menschen wurden zusammengebracht, um diese Idee in die Realität umzusetzen. Die Geschwindigkeit, die Qualität und das Ergebnis eines jeden Projekts hängen davon ab, wie gut es geplant und verwaltet wurde.

Die Grundsätze und Praktiken des Projektmanagements haben sich im Laufe der Zeit verändert. In der italienischen Renaissance beispielsweise begann man mit dem Bau des Doms in Florenz, wohl wissend, dass man nicht über die nötige Technologie verfügte, um den Kuppelteil fertigzustellen. Das Gebäude war jahrelang nur teilweise fertiggestellt, und es gab einen Wettbewerb, wer den besten Weg zur Fertigstellung finden würde. Filippo Brunelleschis Idee gewann, und er wurde mit der Fertigstellung eines Projekts beauftragt, das insgesamt 142 Jahre dauerte.

Heutzutage gehen wir an Projekte auf eine ganz andere Weise heran. Mit der Industrialisierung mussten die Unternehmen in viel größerem Maßstab arbeiten als früher. Fabriken mussten ihre Produktion und ihre Kosten kontrollieren und überwachen. Auch die Fortschritte in der Technologie haben unsere Arbeitsweise stark beeinflusst. Effizientes Projektmanagement ist heute für alle Unternehmen von zentraler Bedeutung, unabhängig von ihrer Größe.

Je größer die Projekte werden und je geringer die Margen sind, desto größere Auswirkungen können kleine Probleme haben. Projekte können interdisziplinär und multinational sein. An einem Projekt können viele Interessengruppen beteiligt sein, die alle einen etwas anderen Schwerpunkt auf das Ergebnis legen. Das Projektmanagement gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Ressourcen zu verwalten und zu überwachen, wie sie eingesetzt werden.

Was sind 5 einfache Projektmanagementmethoden für Anfänger?

Wir haben bereits Roadmap, Kanban, SMART-Ziele, RACI und OKR erwähnt. Werfen wir also einen Blick darauf, was sie sind und wie sie Ihnen bei Ihren Projekten helfen können.

1. Fahrplan

Eine Roadmap im Projektmanagement ist eine visuelle Darstellung eines Projekts. Sie umreißt die wichtigsten Ziele, Meilensteine, Aufgaben und Zeitpläne eines Projekts. Er gibt einen Überblick über die Ziele eines Projekts und wie sie erreicht werden sollen. Eine Roadmap kann Klarheit und Orientierung bieten und zu einer effektiveren Kommunikation führen, da ihre visuellen Managementfunktionen den Menschen helfen, komplexe Ideen leichter zu verstehen.

Ein strukturierter Überblick über den Umfang und die Aktivitäten eines Projekts kann Ihnen helfen, den Zweck eines Projekts und die zur Erreichung seiner Ziele erforderlichen Schritte zu verstehen. Sie können auch zeigen, wie ein Projekt zu einer umfassenderen strategischen Vision beiträgt, und den Mitarbeitern helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Aufgaben entsprechend zu priorisieren. 

Durch die Visualisierung von wichtigen Meilensteinen und Abhängigkeiten können Roadmaps den Mitarbeitern helfen, die kritischen Aufgaben und Aktivitäten zu identifizieren und die Ressourcen optimal zu verwalten. Mit einem Fahrplan können Sie den Fortschritt Ihres Projekts leichter verfolgen. Dies bedeutet, dass Sie bei Bedarf leichter Korrekturen und Maßnahmen ergreifen können.

2. Kanban

Kanban bedeutet Sichttafel oder Schautafel. Der Begriff hat seinen Ursprung im Toyota-Produktionssystem. Es wurde von Toyota in den 1940er Jahren eingeführt, um Verschwendung zu vermeiden und die Produktionslinien effizienter zu gestalten. Visuelle Managementtechniken werden verwendet, um Arbeit und Arbeitsabläufe auf einer Kanban-Tafel zu visualisieren, mit dem Ziel, die Effizienz und Produktivität zu optimieren.

Eine Kanban-Tafel kann real oder virtuell sein, und ein Online-Whiteboard ist ideal für diese Art des Projektmanagements. Eine Kanban-Tafel besteht in der Regel aus drei Spalten, die verschiedene Stadien eines Arbeitsablaufs darstellen. Zum Beispiel: 'Zu erledigen', 'In Arbeit' und 'Abgeschlossen'. Die Aufgaben befinden sich auf Karten oder Haftnotizen und werden im Verlauf des Arbeitsablaufs in den Spalten verschoben.

Obwohl Kanban seine Wurzeln im Fertigungsprozess hat, kann es in vielen Bereichen eingesetzt werden. Sie können es nutzen, um Informationen in Echtzeit zu sehen, und es kann Engpässe oder andere Probleme aufzeigen, die zu Unterbrechungen führen könnten. Eine bessere Sichtbarkeit kann dazu beitragen, Zeitrahmen zu verkürzen, Arbeitsabläufe zu verbessern und die Teamarbeit zu fördern. Kanban ist besonders dann nützlich, wenn Sie eine effiziente Methode benötigen, die Flexibilität, Reaktionsfähigkeit und kontinuierliche Verbesserung in Ihrem Projekt bietet.

3. SMARTe Ziele

SMART-Ziele sind Ziele, die spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitlich begrenzt sind.

Spezifische

Ziele müssen klar, prägnant und genau definiert sein. Sie stellen sicher, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen.

Messbar 

Wenn Sie über quantifizierbare Kriterien oder Indikatoren verfügen, anhand derer Sie den Fortschritt verfolgen können, sind Sie in der Lage festzustellen, ob Sie den angestrebten Erfolg erzielen oder nicht. Zu den messbaren Parametern gehören Zahlen, Prozentsätze, Meilensteine oder wichtige Leistungsindikatoren (KPIs).

Erreichbar 

Die Ziele sollten realistisch und angesichts der verfügbaren Ressourcen, Einschränkungen und des Zeitrahmens erreichbar sein. Sie müssen die verfügbaren Fähigkeiten, das Fachwissen und die Ressourcen berücksichtigen, über die Sie verfügen. Ein erreichbares Ziel motiviert und schafft Zuversicht, da es als eine Herausforderung gesehen wird, die bewältigt werden kann. Unrealistische Ziele, die nicht leicht zu erreichen sind, haben den gegenteiligen Effekt.

Einschlägige 

Es macht keinen Sinn, Ziele zu haben, die nicht auf die Gesamtziele des Projekts abgestimmt sind. Sie sollten sich direkt auf den Erfolg des Projekts auswirken und zum Gesamtziel beitragen. Sie wollen keine Zeit oder Mühe auf Dinge verschwenden, die das Projekt nicht voranbringen.

Zeitgebundene 

Sie brauchen einen definierten Zeitplan oder eine Frist für die Erledigung, um ein Gefühl der Dringlichkeit zu schaffen und eine effiziente Planung und Priorisierung der Aufgaben zu ermöglichen.

4. RACI

RACI steht für Responsible, Accountable, Consulted und Informed. Ein RACI-Diagramm oder eine RACI-Matrix verdeutlicht die Rollen und Zuständigkeiten der an einem Projekt arbeitenden Teammitglieder. Eine visuelle Darstellung, wer was beaufsichtigt, bringt Klarheit und Struktur.

Verantwortlich 

Dies ist der Manager oder das Teammitglied, das direkt für den erfolgreichen Abschluss einer Projektaufgabe verantwortlich ist.

Verantwortlich 

Dies ist die Person, die letztendlich für ein bestimmtes Ergebnis verantwortlich und zuständig ist.

Konsultiert 

Dies ist jemand, den das Team konsultieren kann.

Informiert 

Dies ist ein Kunde oder Kollege, der nicht direkt an der Durchführung des Projekts beteiligt ist, aber über den Projektfortschritt informiert werden muss.

5. OKR

Ziele und Schlüsselergebnisse bilden die Grundlage der OKR-Projektmanagementmethode.

Zielsetzungen 

Ziele sind die übergeordneten Ziele, die beschreiben, was eine Person, ein Team oder eine Organisation mit einem Projekt erreichen möchte. Sie geben die Richtung für das Projekt vor.

Wichtigste Ergebnisse 

Schlüsselergebnisse sind spezifische, messbare Resultate. An ihnen lässt sich ablesen, ob die Ziele eines Projekts erreicht wurden. Sie bieten eine quantitative oder qualitative Möglichkeit zur Bewertung von Fortschritt und Erfolg. Die Ziele müssen auch SMART sein, damit die Projektteams und -manager die Leistung angemessen bewerten können.

Einsatz der richtigen Werkzeuge für ein effizientes Projektmanagement

Online-Whiteboards sind ein wichtiger Bestandteil Ihres Instrumentariums für effizientes Projektmanagement. Sie sind flexibel und anpassungsfähig und können problemlos mit allen oben genannten Methoden und vielen weiteren verwendet werden. 

Ein virtuelles Whiteboard ist ein Werkzeug für die Zusammenarbeit, das Ihren Teams in Verbindung mit den richtigen Vorlagen hilft, ihre Effizienz und Teamarbeit zu verbessern. Im Gegensatz zu einem herkömmlichen Whiteboard können Teams ein Online-Whiteboard für das Projektmanagement nutzen, unabhängig davon, ob sie sich im selben Arbeitsbereich oder an einem anderen Ort befinden.

Die Fähigkeit zur Zusammenarbeit in Echtzeit ist für das Projektmanagement unerlässlich. Seit der Covid-19-Pandemie sind Hybrid- und Fernarbeit zur gängigen Praxis geworden. Man kann nicht mehr davon ausgehen, dass die Teammitglieder am selben physischen Arbeitsplatz zusammenarbeiten werden. 

Die Verwendung zahlreicher Apps und E-Mails für die Kommunikation kann zu Verwirrung und Ineffizienz führen: Ein virtuelles Whiteboard ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit, so dass die Teammitglieder gleichzeitig Beiträge leisten können, was die Produktivität erhöht.

Ein Beispiel dafür, brainstorming ist eine Methode, die von Projektteams verwendet wird, um neue, innovative Ideen zu entwickeln. Bei der Einführung dieser Methode wurde in der Regel ein Whiteboard oder ein Blatt Papier verwendet. Ein Online-Whiteboard verfügt über zahlreiche Funktionen, die Ihrem Team helfen, bessere Ideen zu entwickeln. Zum Beispiel ist die Tafel nicht auf Text oder eine bestimmte Größe beschränkt. Sie können Mediendateien hinzufügen, Dinge verschieben, verschiedene Versionen speichern und so weiter.

Online-Whiteboards ermöglichen die visuelle Darstellung von Ideen, Konzepten und Plänen. Unabhängig davon, ob Sie ein Kanban-Board erstellen oder eine der anderen genannten Projektmanagement-Methoden verwenden, haben Sie eine gemeinsame Plattform für die Erstellung von Diagrammen, Flussdiagrammen, Zeitleisten oder anderen visuellen Darstellungen, die Sie benötigen. Dadurch werden komplexe Informationen verständlicher und für das Team leichter zugänglich. Außerdem haben Sie so eine zentrale Anlaufstelle für alle projektbezogenen Informationen.

Fertige Vorlagen für das Projektmanagement geben Ihnen vordefinierte Strukturen an die Hand, mit denen Sie effizienter und effektiver planen und organisieren können. Sie sparen Zeit und bieten ein einheitliches Format für Projektpläne, Aufgaben, Zeitpläne und Ergebnisse. Mit Versionskontrolle und Verlaufsverfolgung können Teammitglieder frühere Versionen einsehen und auch projektbezogene Diskussionen und Entscheidungen aufzeichnen.

Visuelle Whiteboards können zur Verbesserung der Teamarbeit eingesetzt werden und bieten eine effiziente Methode zur gemeinsamen Arbeit an Projekten.

Projektmanagement-Tools und -Ressourcen für Anfänger

Hier bei Klaxoon haben wir alle Werkzeuge für die Zusammenarbeit, die Sie brauchen, egal ob Sie gerade mit dem Projektmanagement beginnen oder Ihren Teams zu mehr Effizienz und Effektivität verhelfen wollen. Online-Whiteboards helfen Ihren Teams, sich zu engagieren und produktiver zu werden, und unsere vorgefertigten Projektmanagement-Vorlagen können für alle Arten von Methoden und Anwendungen verwendet werden.

Unsere visuellen Management-Tools fördern Teamwork, Effizienz und eine einfachere Zusammenarbeit, unabhängig von Branche, Industrie oder Geschäftsanforderungen. Schauen Sie sich unsere Ressourcen an, um zu sehen, wie wir Ihrem Unternehmen helfen können, besser zu arbeiten.