Wie man einen erfolgreichen Projektfahrplan erstellt

Was ist ein Fahrplan im Projektmanagement?

In verschiedenen Bereichen gibt es unterschiedliche Arten von Projekten. Manche Projekte sind klein und leicht zu bewältigen, während andere komplex und schwierig zu handhaben sind.

Komplexe Projekte brauchen mehr als verbale Kommunikation, um durchgeführt zu werden.

In den meisten Fällen sind diese Projekte in Teams und Abteilungen aufgeteilt, in denen jedes Team eine Rolle zu spielen hat, um den Projektabschluss zu gewährleisten. Um die Dinge besser in den Griff zu bekommen und eine reibungslose Koordination und einen reibungslosen Ablauf der Aufgaben innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens zu gewährleisten, ist eine gute Planung entscheidend. Und genau hier kommt ein Projektplan ins Spiel.

Eine Roadmap im Projektmanagement ist eine visuelle Übersicht über die Ziele und Leistungen des Projekts, die auf einer Zeitachse dargestellt wird.

Sie ist eine einfache, leicht verständliche Quelle der Wahrheit für Teammitglieder und wichtige Stakeholder, um das Projekt zu visualisieren und wichtige Entscheidungen zu treffen, ohne sich durch die Details wühlen zu müssen. Ein Projektfahrplan enthält in der Regel Schlüsselelemente wie:

• Ziele und Aufgaben
• Projekt-Ressourcen
• Abhängigkeiten von Aufgaben
• Projektleistungen
• Zeitpläne und Projektfristen
• Mögliche Risiken und mehr

Eine Roadmap liefert das Gesamtbild und eine visuelle Darstellung deines Projektablaufs. Diese visuelle Darstellung eines Projekts ermöglicht einen schnellen und schnellen Informationsaustausch zwischen den Teammitgliedern. Vor allem aber macht sie die Teamarbeit einfacher.

Eine Roadmap hilft dir auch dabei, Aufgaben schnell zu priorisieren (dringend, wichtig, weniger wichtig, etc.). Mit nur einem Klick kannst du eine Aufgabe von "benötigt" auf "in Arbeit" oder "erledigt" verschieben, damit dein Team sich leichter anderen Aufgaben zuwenden kann.

Kurz gesagt, ist eine Roadmap die Vogelperspektive eines Projekts. Sie ermöglicht es den Projektmanagern, sich einen Überblick über die wichtigsten Komponenten eines Projekts zu verschaffen, z. B. über die Projektphase, die durchzuführenden Schritte und eine Beschreibung, wie, wann und von wem diese Schritte durchgeführt werden.

Was ist heute ein effizienter Fahrplan im Projektmanagement?

Viele Projektmanager/innen gehen fälschlicherweise davon aus, dass jede geplante Liste von Dingen, die zu tun sind, oder von Schritten zur Fertigstellung eines Projekts einen Fahrplan darstellt. Das ist aber nicht der Fall.

Ein effizienter Projektmanagement-Fahrplan sollte die folgenden Merkmale aufweisen:

1. Visuelle Übersicht

Damit ein Projektfahrplan effektiv ist, muss er ein Minimum an Dingen enthalten. Erstens muss sie einen visuellen Überblick über das "große Ganze" geben.

Wie wir bereits erwähnt haben, ist eine Roadmap ein visuelles Dokument, das deine Ziele, Vorgaben und Leistungen klar umreißt. Diese visuelle Darstellung soll dem Projektmanager helfen, den Projektfortschritt zu visualisieren und dem gesamten Team eine effiziente Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Eine effiziente Roadmap sollte eine hohe visuelle Darstellung haben. Mit anderen Worten: Sie muss visuell schön sein. Verwende Farbcodes und Legenden, um die Geschichte zu erzählen und eine Beziehung zwischen den einzelnen Punkten deines Plans herzustellen. Allerdings ist nicht jeder Plan, der auf Papier notiert oder auf ein brainstorming Diagramm gekritzelt wurde, ein effizienter Fahrplan. Er muss das Ergebnis eines gemeinsamen Denkprozesses sein.

2. Flexibel

Ein effizienter Fahrplan kommuniziert die Vision des Projekts und die Schritte, die nötig sind, um dorthin zu gelangen - aber er muss nicht in Stein gemeißelt sein.

Ein guter Fahrplan ist zeitlich und vom Umfang her flexibel.

Projektmeilensteine und Termine für die Fertigstellung von Aufgaben können sich aufgrund vieler Faktoren ändern, von denen einige vom Kunden initiiert werden und andere außerhalb der Kontrolle des Projektmanagers liegen. Ein flexibler Zeitplan ermöglicht es dir, die geplanten Zeiträume zu ändern , ohne den gesamten Zeitplan neu erstellen zu müssen.

3. Teilbar

Damit ein Projektfahrplan effektiv ist, muss er geteilt werden können.

Egal wie durchdacht deine Roadmap ist, sie ist wertlos, wenn sie nicht die Meinungen der wichtigsten Interessengruppen und Teammitglieder berücksichtigt.

Eine gute Möglichkeit, eine gemeinsame Roadmap zu erstellen, besteht darin , Teammitglieder und wichtige Stakeholder in die Entscheidung über das Projekt-Roadmapping einzubeziehen - am bestenin Form einer gemeinschaftlichen workshop. Dein Team wird besser arbeiten, wenn es die Feinheiten des Projekts versteht, was durch die aktive Beteiligung am Austausch von Ideen und Meinungen erreicht werden kann .

4. Klar & prägnant

Komplexität stiftet Verwirrung.

Damit ein Projektfahrplan effektiv ist, muss er klar und präzise sein und die Abhängigkeiten deutlich aufzeigen. Bei Projekten mit vielen beweglichen Teilen ist es wichtig, diese Abhängigkeiten schon früh im Roadmapping-Prozess zu definieren.

Wer hat das Konzept des Fahrplans erfunden?

Das Konzept des Roadmapping wurde ursprünglich in den 1970er Jahren von Motorola entwickelt, um eine bessere Abstimmung zwischen Technologie und Produktentwicklung zu erreichen .

Bob Galvin, der damalige CEO von Motorola, beschrieb eine Roadmap als"einen erweiterten Blick auf die Zukunft eines bestimmten Bereichs, der aus dem kollektiven Wissen und der Vorstellungskraft der klügsten Köpfe des Wandels in diesem Bereich besteht".

Während Galvin sich auf Technologie-Roadmapping konzentrierte, wurden auch viele andere Ansätze für Roadmapping entwickelt, darunter Projekt-Roadmaps, die eine sehr strategische Sicht auf das Thema von Interesse bieten.

Was ist die Geschichte der Projekt-Roadmap?

Die Produkt-Roadmap, die wir kennen, ist das Ergebnis einer jahrzehntelangen Entwicklung. Es gibt sie schon seit den frühen 1980er Jahren, als das Personal Computing noch in den Kinderschuhen steckte.

Während die industrielle Revolution die Herstellung von Gütern in großem Maßstab ermöglichte, fehlte es an der Fähigkeit, komplexe Lieferkettenprojekte zu verwalten, bis Personalcomputer aufkamen. Die Rechenleistung ermöglichte es dem Management, komplexe Technologieketten auf eine Weise zu verfolgen und zu verwalten, die vorher unmöglich war.

Die Rechenleistung wurde zuerst im Bereich des Technologie-Roadmapping eingesetzt. Dabei ging es um die Umsetzung strategischer Ziele im Technologiebereich, insbesondere mit Hilfe neuer technologischer Werkzeuge, die von Computern zur Verfügung gestellt wurden.

Das technologische Roadmapping umfasste drei Phasen, die im Folgenden beschrieben werden:

Vorläufige Phase

In der Anfangsphase wurden die Problembereiche von den Führungskräften oder Entscheidungsträgern identifiziert. Die Führungskräfte arbeiten dann daran, die technischen Lösungen zu finden, die das Problem am besten lösen.

Entwicklungsphase

Die Entscheidungsträger würden dann einen Fahrplan zur Behebung des Problems vorschlagen. In dieser Phase würden die Ingenieure, die mit der Herausforderung konfrontiert sind, die technischen Lösungen für die fraglichen Probleme ermitteln.

Dann analysieren sie die Alternativen, prüfen den Zeitplan und entscheiden sich schließlich für die ideale Lösung, die sie umsetzen wollen.

Phase der Folgeaktivitäten

In dieser Phase wird der vorgeschlagene Fahrplan kritisch geprüft, validiert und hoffentlich von den Entscheidungsträgern genehmigt.

Im Falle einer Genehmigung würde die Umsetzung mit kontinuierlichen Aktualisierungen beginnen, die durch technologische Innovationen und die sich ändernden Bedürfnisse der Teilnehmer/innen erforderlich werden.

Der T-Plan, der in den 1950er Jahren von der Universität Cambridge zur Unterstützung von Entwicklungsprozessen entwickelt wurde, hat das Roadmapping zu dem gemacht, was es heute ist. Der T-Plan bot eine schrittweise Anleitung für die Anwendung von Technologie- und Produkt-Roadmapping mit minimalen Ressourcen.

Im Jahr 2001, Agile wurden Entwicklungsmethoden erfunden, die das Roadmapping weiter verfeinerten , indem sie den Produkterfolg für den Kunden in den Vordergrund stellten, anstatt sich nur auf den Zeitplan zu konzentrieren. Dies gab den Entwicklern mehr Flexibilität und Autonomie, was die Grundlage für die heutige Projekt-Roadmap bildete.

Seitdem wurden viele verschiedene Formen von Roadmaps entwickelt, darunter Projekt-Roadmaps, Plattform-Roadmaps, visionäre Roadmaps und Strategie- und Markt-Roadmaps.

Wie man einen erfolgreichen Projektfahrplan erstellt

Die Erstellung einer effektiven Projekt-Roadmap ist mit ein paar Schritten leicht zu bewerkstelligen.

1. Wähle eine Projektmanagementsoftware

Im Projektmanagement ist deine Arbeit nur so gut wie die Werkzeuge, die du zur Erstellung deiner Projekt-Roadmap verwendest. Anstatt eine Projekt-Roadmap manuell zu erstellen, solltest du dir ein Projektmanagement-Tool suchen, mit dem du eine visuell ansprechende Roadmap erstellen und präsentieren kannst.

2. Definiere die Projektziele

Ziele können nur dann verfolgt werden, wenn sie klar definiert sind.

Die Frage "Was wollen wir erreichen?" muss also beantwortet werden , damit messbare Begriffe beantwortet werden, damit der Projektmanager feststellen kann, ob die Ziele erreicht werden oder nicht. Der Projektumfang, die Botschaften und der Zeitplan müssen festgelegt werden, bevor das Tracking beginnt.

3. Identifiziere relevante Datenpunkte

Welche Datenpunktev oder KPIs verfolgst du für die festgelegten Ziele? Lege Zahlen und Kennzahlen fest, anhand derer du messen kannst, wie gut jedes deiner Ziele erreicht wird.

4. Projektleistungen festlegen

Deine Ergebnisse sollten klar, nachvollziehbar und messbar sein. Sie sollten auf deiner Markenvision basieren, deine Strategie widerspiegeln und deinen Plan umsetzen.

Stelle sicher, dass deine Ziele klar und detailliert sind. Erstelle ein Layout, skizziere die Besonderheiten deines Projekts, einschließlich der Funktionen und Hauptakteure, und gib dann Beispiele und Referenzen an. Diese Informationen brauchst du, wenn du dein Projekt in Schritte für das Roadmapping unterteilst.

5. Schätze den Zeitplan und die Kosten des Projekts

Wenn du einen Projektfahrplan erstellst, solltest du den Umfang des Projekts bewerten.

Du solltest eine Vorstellung davon haben:

• Wie viele Leute dubrauchst
• Wie viele Aufgaben müssenerledigt werden?
• Wie lange sie für jedeAufgabe brauchen werden
• Wie viel diese Aufgaben dein Unternehmen kosten werden

Dies sollte dir einen Einblick in die Projektkosten und den geschätzten Zeitrahmen geben. Wenn du ein knappes Budget hast, solltest du mit den Kosten beginnen und deine Schätzung auf die Projektprioritäten stützen, indem du die kritischen Rollen, Funktionen usw. hervorhebst.

6. Unterteile die Arbeit in Projektphasen

Als nächstes musst du dein Projekt in überschaubare Teile und Aufgaben unterteilen .

Zu diesem Zeitpunkt solltest du ein klares Bild von den Fähigkeiten, Kenntnissen und Fertigkeiten deiner einzelnen Teammitglieder haben. Sobald du die Aufgaben festgelegt hast, teilst du sie deinen Teams zu.

7. Projekt-Meilensteine festlegen

Im Projektmanagement sind Meilensteine Markierungen, die den erfolgreichen Abschluss einer Aufgabe oder einer Gruppe von Aufgaben kennzeichnen. Meilensteine können dir helfen, die Leistung einer Aufgabe zu bewerten.

Anhand von Meilensteinen kannst du feststellen, was gut war, was schlecht gemacht wurde und was verbessert werden kann. Mit anderen Worten: Meilensteine sind wie Meetings, bei denen ein Team Fortschritte, Erfolge und Herausforderungen bespricht.

Am wichtigsten ist, dass Meilensteine den Abschluss einer Phase (oder Aufgabe) markieren und die Durchführung der nächsten Phase effektiver machen.

8. Roadmap-Überprüfung durchführen

Wie bereits erwähnt, ist ein Fahrplan nicht in Stein gemeißelt.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass sich unvorhergesehene Umstände so auf deine Roadmap auswirken, dass sie geändert oder modifiziert werden muss. Die Überprüfungsphase befasst sich mit solchen Änderungsvorschlägen und den möglichen Risiken und Herausforderungen, die mit der Änderung des Fahrplans verbunden sind.

Die Überprüfung der Roadmap ermöglicht es dir, flexibel zu bleiben und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Projektziele intakt bleiben. Ein Risikomanagementplan kann dazu beitragen, die negativen Auswirkungen von vorgeschlagenen Änderungen am Projektfahrplan zu verringern.

Einpacken

Die Erstellung einer Projekt-Roadmap ist entscheidend für ein erfolgreiches Projektmanagement. Eine Roadmap bietet einen Überblick und eine visuelle Darstellung des Projektablaufs. Damit kannst du dir einen Überblick über den Projektfortschritt verschaffen, die Zusammenarbeit im Team fördern, Ideen kommunizieren und vieles mehr.

Damit dein Projektfahrplan erfolgreich ist, muss er sehr anschaulich, flexibel, anpassungsfähig und gemeinsam nutzbar sein. Der Einsatz einer gebrauchsfertigen Roadmap template oder einer Projektmanagement-Software ist eine hervorragende Möglichkeit, dies zu gewährleisten.