Wie du SMART-Ziele schreibst und warum das gut für dich (und dein Team) ist
Die Arbeit an innovativen und im Entstehen begriffenen Projekten kann eine sehr aufregende Zeit für dich und das gesamte Unternehmen sein. Egal, ob es sich um die Einführung eines neuen Produkts, die Veränderung von Organisationsstrukturen oder den Zusammenschluss zweier Unternehmen handelt - etwas Neues und Unbekanntes kann die Dinge im besten Sinne des Wortes durcheinanderbringen.
Aber bei Projekten, die so umfangreich sind, dass es schwierig sein kann, herauszufinden, wo man überhaupt anfangen soll, gibt es ein Problem. Für bestimmte Projekte gibt es zwar einige grundlegende Richtlinien, an denen du dich orientieren kannst, aber für die große Mehrheit dieser neuen Projekte gibt es wahrscheinlich kein bestimmtes Prinzip, wie du die Aufgabe richtig angehen kannst.
Auch wenn es sich unüberwindbar anhört, können solche Projekte mit Hilfe eines relativ einfachen Rahmens durchgeführt werden, der dir dabei helfen kann, dein Projekt in ein vollständig überschaubares Ziel zu verwandeln: ein Rahmen, der als SMART Goals bekannt ist.
Die Bedeutung des SMART Goals Framework
SMART Goals sind ein relativ beliebtes Managementinstrument, das dir dabei hilft, die verschiedenen Schlüsselelemente eines Projekts richtig zu unterscheiden, damit du einen besseren Überblick über die Gesamtheit der anstehenden Aufgabe hast. Mithilfe dieses Fünf-Schritte-Tools kannst du dich und dein Team besser darauf einstellen, was du von deinem Projekt erwartest, wie du es verfolgen kannst und welche Elemente dein Projekt am besten auf Kurs halten.
Für die Zwecke dieses Artikels können wir die Konzepte des SMART Goals Frameworks anhand eines konkreten Geschäftsszenarios besser veranschaulichen. Stell dir vor, du arbeitest für ein Pharmaunternehmen, das sich auf Medikamente für die Grundversorgung spezialisiert hat. Du bist vor kurzem als einer der Manager für Vertrieb und Marketing in das Unternehmen eingetreten. Zu deinen Aufgaben gehört auch die Planung und Durchführung der Markteinführung eines neuen Medikaments.
Auch wenn die Aufgabe beängstigend erscheinen mag, ist sie durchaus zu bewältigen, wenn du die verschiedenen Faktoren des SMART Goals Frameworks richtig einordnest, angefangen bei S bis hin zu T. Wenn du dich mit SMART Goals vertraut gemacht hast, kannst du sie für fast jedes Projekt oder jede Aufgabe verwenden, die du vor dir hast.
Die wesentlichen SMART-Ziele
SMART-Ziele sind äußerst nützlich, weil sie sich intuitiv erfassen lassen, sobald du sie anwendest. SMART-Ziele sind im Wesentlichen ein Akronym für alle Schritte, die dein Projekt abrunden können, und stehen für Spezifisch, messbar, erreichbar/erreichbar, relevant und zeitgebunden.
Als Teil unseres Leitfadens zu diesem Rahmenwerk werden wir den im vorherigen Abschnitt vorgestellten Geschäftsfall nutzen, um ein realistisches Beispiel dafür zu geben, wie SMARTe Ziele dir und deinem Team helfen können, die anstehenden Aufgaben besser zu bewältigen.
1 - Spezifisch
Der erste und wohl wichtigste Schritt bei SMART-Zielen beginnt mit dem ersten Buchstaben S, der für Spezifisch steht. In diesem Schritt ist es wichtig, dass du genau verstehst, was von dir verlangt wird, damit du den gesamten Umfang der Arbeit, die von dir verlangt wird, besser verstehen kannst.
Ein konkretes Ziel ist der Schlüssel, um nicht nur deine Prioritäten und die deines Teams festzulegen, sondern auch, wo du deine begrenzten Ressourcen einsetzen solltest. Ein konkretes Ziel für dein Projekt hilft dir auch dabei, die Verantwortung für das zu übernehmen, was du dir vorgenommen hast, und zu vermeiden, dass du deine Energie auf Aspekte des Projekts verteilst, die vielleicht unwesentlich sind, aber für den Hauptzweck der Aufgabe nicht notwendig.
Im obigen Fall der Markteinführung eines neuen Medikaments ist es wichtig, genau zu umreißen, was verlangt wird. Auch wenn "die Markteinführung eines neuen Medikaments leiten" für neue Manager/innen spezifisch genug klingen mag, ist es sehr hilfreich, die Aspekte der Markteinführung, die du leiten wirst, genau zu beschreiben. In der pharmazeutischen Industrie durchläuft die Markteinführung eines neuen Produkts normalerweise viele verschiedene Schritte, von der klinischen Prüfung bis hin zur Einreichung bei der zuständigen Zulassungsbehörde.
Wenn du das Projekt anhand des SMART-Zielrahmens richtig umreißt, kannst du dir ein besseres Bild davon machen, in welcher Phase du aktiv mitarbeiten musst und ob es bereits frühere Entwicklungen in der Produktentwicklung gab.
In Bezug auf den Business Case, den wir aufgestellt haben, gehen wir für die folgenden Schritte davon aus, dass der "spezifische" Aspekt unseres Ziels darin besteht, dass wir den Markteintritt sicherstellen müssen, indem wir die ordnungsgemäße Dokumentation der klinischen Studie des Medikaments bei den jeweiligen Gesundheitsbehörden einreichen, um die Zulassung für die medizinische Verwendung zu erhalten (ein üblicher Schritt in der gesamten Pharmaindustrie).
2 - Messbar
Das nächste SMART-Element, das du bei der Anwendung des Rahmens berücksichtigen solltest, ist der Aspekt der "Messbarkeit" deiner Aufgabe. Bei jedem Projekt, das du in Angriff nimmst, kann es dir helfen, die richtigen Kennzahlen zur Messung des Fortschritts und des Erfolgs zu kennen, damit du nicht nur feststellen kannst, ob die von dir unternommenen Schritte effektiv sind, sondern auch, in welchen Bereichen du und dein Team den Kurs korrigieren können.
Da wir uns in unserem Beispiel der Markteinführung eines Medikaments auf die Aufgabe konzentrieren, die richtigen Unterlagen an die Zulassungsbehörden zu schicken, ist es wichtig, die richtigen Messgrößen und Meilensteine festzulegen, die dir zeigen, ob du auf dem richtigen Weg bist.
Da dies in den Zulassungsprozess der Arzneimittelentwicklung fällt, ist die beste "Messgröße" hierfür einfach die Zeit, die für die Zulassung benötigt wird. Viele Pharmaunternehmen streben eine 6-monatige Markteinführung des Medikaments an, sobald sie eine sogenannte "Notice of Compliance" (NOC) erhalten haben, die besagt, dass das Medikament deines Unternehmens auf der Grundlage deiner klinischen Studienunterlagen zugelassen ist.
Dazu gehört auch, wie schnell du auf Kommentare der Aufsichtsbehörde zu deinem Antrag reagieren kannst und wie schnell du die ersten Dokumente einreichen kannst. Ohne geeignete Kennzahlen kannst du nicht optimal überwachen, wie gut du vorankommst, und es kann zu unnötigen Verzögerungen kommen.
Ähnlich wie im Abschnitt "Spezifisch" besteht der "messbare" Teil unseres Rahmens in diesem Fall darin, dass du und dein Team innerhalb von 6 Monaten nach Erhalt des Bescheids über die Einhaltung der Vorschriften auf den Markt gebracht werden müssen und nicht mehr als eine Woche Zeit haben, um der Aufsichtsbehörde Kommentare und Änderungen vorzulegen.
3 - Erreichbar/erreichbar
Nachdem du sichergestellt hast, dass deine Aufgabe spezifisch und messbar ist, fragst du dich vielleicht, was du sonst noch brauchst, um sicherzustellen, dass dein Projekt einen angemessenen Zielrahmen vor Augen hat. Hier ist es wichtig zu wissen, dass du alle 5 Buchstaben des Rahmens abdecken musst, bevor du dich an die Aufgabe machst, um unnötige Energie zu vermeiden.
Das "A" im SMART-Rahmen ist ein gutes Beispiel für den fast nicht-linearen Ansatz, den du bei diesem Planungsinstrument verfolgen solltest. Das "A" steht für Attainable (oder achievable) und ist eine der Standardprüfungen, die du durchführen musst, um sicherzustellen, dass du weder deine eigene Zeit noch die deines Teams verschwendest.
Bevor du ein Projekt in Angriff nimmst, musst du dir einen Überblick über das aktuelle Umfeld verschaffen, um herauszufinden, ob es Hindernisse gibt, die deinen Fortschritt behindern könnten, damit du dir Ziele setzen kannst, die du auch erreichen kannst.
In dem bereits erwähnten Abschnitt "messbar" haben wir erklärt, dass eines unserer messbaren Ziele die Markteinführung innerhalb von 6 Monaten nach der Bekanntmachung der Einhaltung ist. Als Manager und Projektverantwortlicher musst du sicherstellen, dass das messbare 6-Monats-Ziel, das du dir gesetzt hast, mit deinen derzeitigen Ressourcen realistisch und machbar ist.
Wenn du dir zum Ziel gesetzt hast, das Medikament innerhalb von 6 Monaten nach Erhalt des Zulassungsbescheids auf den Markt zu bringen, musst du sicherstellen, dass es keine weiteren internen oder externen Schritte gibt, die dein 6-Monats-Ziel überschreiten könnten. Wenn du aber eine Nachprüfung hast, die länger als 5 Monate dauert, dann sieht dein 6-Monats-Ziel ein wenig "unerreichbar" aus.
Noch einmal zu unserem Beispiel: Wenn es keine harten Regeln gibt, die deinen Fortschritt auf dem Weg zu deinem 6-Monats-Ziel (oder anderen messbaren Zielen wie deinem 1-Wochen-Review-Prozess) behindern, dann kannst du feststellen, dass dein Projektziel erreichbar/erreichbar ist.
4 - Relevant
Ähnlich wie bei unserem Schritt "Erreichbar" ist es wichtig, die verschiedenen Dimensionen und Ergebnisse deines Projekts zu überprüfen, um sicherzustellen, dass es für alle beteiligten Akteure relevant bleibt. Hier kommt das "R" im SMART-Rahmen ins Spiel. Wie bei jedem wichtigen Vorhaben scheint es offensichtlich, dass Projektmanager/innen und Prozessverantwortliche immer sicherstellen sollten, dass die Aufgabe bzw. das Ziel, das sie verfolgen, entweder für sie selbst, das Team, die Organisation oder für alle Beteiligten von Bedeutung ist.
Dennoch neigen viele Menschen dazu, Aufgaben zu übernehmen, die für die eigentliche Aufgabe wenig Bedeutung haben. Das liegt zum Teil daran, dass man so viel wie möglich abdecken will, aber angesichts knapper Fristen und begrenzter Ressourcen muss man sicherstellen, dass die Aufgaben und Ziele, die man sich selbst setzt, für das Unternehmen als Ganzes relevant sind.
Ausgehend von unserem Fall, in dem wir uns spezifische, messbare und erreichbare Ziele gesetzt haben, ist es wichtig zu überprüfen, ob alles, was wir tun, für die Unternehmensziele relevant ist. Bisher sieht es so aus, als ob jeder Aspekt wichtig ist, um eine schnelle und effiziente Markteinführung eines neuen Produkts zu gewährleisten.
Wenn jedoch ein zusätzliches Ziel festgelegt wurde, z. B. wie oft deine klinische Studie von Fachjournalisten referenziert wird, musst du überprüfen, ob dieses Ziel letztendlich mit deinen Unternehmenszielen übereinstimmt. Eine seriöse klinische Studie ist zwar gut, aber die Anzahl der Verweise auf die Arbeit als Ganzes korreliert nicht unbedingt mit ihrer Genauigkeit. Pharmaunternehmen können ihre eigenen, intern finanzierten klinischen Studien verwenden, die zwar nicht allgemein anerkannt werden, aber dennoch relevant genug für die Indikationen auf dem Arzneimittelmarkt sind.
Daher ist es wichtig, die aktuellen Ziele so zu formulieren, dass sie letztlich für das "große Ganze" relevant sind. Das mag auf den ersten Blick vage erscheinen, aber es gibt dir auch die Möglichkeit, flexibel zu entscheiden, wie dein spezifisches Projekt zu den Zielen des Geschäftsplans im Allgemeinen beitragen kann.
5 - Zeitgebunden
Einer der am meisten übersehenen und oft nicht beachteten Aspekte der Planungsmetriken ist der Aspekt der Zeitgebundenheit, unser letztes "T" im SMART-Rahmen. Auch wenn du alle anderen Aspekte deines Projekts von S bis R festgelegt hast, läufst du Gefahr, dass du keinen organisierten Zeitplan hast, um die verschiedenen Aufgaben zu bewältigen, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind.
Manche Projekte brauchen nur einen einfachen Zeitplan, wie z.B. ein Start- und Enddatum, aber meistens brauchst du ein richtiges Diagramm, in dem du festlegst, wann bestimmte Dinge erledigt werden müssen und wann die Ergebnisse zu erwarten sind.
Aber da du den Rest des Rahmens bereits festgelegt hast, wird die Festlegung eines realistischen und erreichbaren Zeitplans wahrscheinlich parallel dazu erfolgen, während du die verschiedenen Aspekte deines Projekts planst. Der nützlichste Tipp für jedes zeitgebundene Projekt ist, zusätzliche Zeit für Anpassungen einzuplanen, die bei jeder komplexen und vielschichtigen Aufgabe nötig sind.
Für unseren Business Case ist der letzte Schritt die Festlegung von Terminen für den Projektabschluss. Auch wenn du denkst, dass die 6-monatige Markteinführung nach unserer Bekanntmachung zählt, kannst du auch den vollständigen Abschluss des Projekts gegen Ende des Jahres festlegen, um eventuelle Änderungen im Zeitplan besser berücksichtigen zu können und eine Analyse nach dem Projekt durchzuführen, um zu sehen, wo du und dein Team sich verbessern können.
Schlussfolgerung
Der SMART-Rahmen kann dir bei der Planung deines Projekts helfen, ohne dich mit zu viel Planung zu belasten. Stelle sicher, dass du mit diesem Werkzeug die richtigen Grundlagen hast, und du wirst wahrscheinlich besser vorankommen.