3 Tools für eine bessere Online-Zusammenarbeit im Team

Warum ist Online-Teamarbeit so schwierig?

Das Internet hat die Welt zu einem kleinen Ort gemacht. Mit einem Klick (oder Tippen) auf eine Schaltfläche können Sie jetzt mit jemandem auf der anderen Seite der Welt in Kontakt treten und mit ihm sprechen, als ob er direkt vor Ihnen stünde. 

Dies ist sowohl persönlich als auch beruflich von großem Vorteil. Für Arbeitgeber bedeutet es, dass sie Talente aus anderen Regionen anziehen können, und für Arbeitnehmer, dass sie eine Stelle finden können, die ihnen besonders gut gefällt, ohne ihr Privatleben komplett umkrempeln zu müssen. Das bedeutet natürlich nicht, dass die Menschen ausschließlich von zu Hause oder vom Büro aus arbeiten. Vielmehr hat sich das hybride Arbeiten zu einem guten Kompromiss für Menschen entwickelt, die ihr Berufs- und Privatleben besser vereinbaren wollen.

Da es sich hierbei noch um eine relativ neue Arbeitsform handelt, kann es schwierig sein, hybride Teamarbeit zu verstehen und zu übernehmen. An einem Tag sitzt Ihr Kollege neben Ihnen und Sie können ihn alles fragen oder ihm etwas auf Ihrem Bildschirm zeigen, am nächsten Tag ist er nur noch ein Symbol auf Ihrem Computerbildschirm. Es kann einige Zeit dauern, sich daran zu gewöhnen, vor allem für die Mitarbeiter, die mit den neuesten technologischen Entwicklungen weniger vertraut sind. 

Außerdem wissen Sie nicht, wie lange Sie auf eine Antwort warten müssen - wenn Ihr Kollege neben Ihnen sitzt, wissen Sie wenigstens, ob er Sie ignoriert oder nicht! Und nur weil Sie nicht im Büro sind , heißt das nicht, dass Sie nicht gehört werden sollten. Das richtige Tool für die Zusammenarbeit "fördert und erhält das Engagement der Mitarbeiter", so Forbes.

Forbes fährt fort: "Es war die Technologie, die es uns ermöglicht hat, aus der Ferne zu arbeiten, und es wird die Technologie sein, die uns helfen wird, in den Hybridmodus zu wechseln. Der wichtigste Teil dieser Gleichung sind die Tools für die Zusammenarbeit, die wir nutzen werden". In diesem Sinne, Klaxoon bietet eine Plattform für die Zusammenarbeit, die einfach zu bedienenintuitiv und effektiv ist. Lassen Sie uns also ein wenig tiefer in die Materie eintauchen, was das genau bedeutet.

Was versteht man heute unter einem kollaborativen Online-Tool?

TechTarget definiert Online-Collaboration-Tools als "eine Gruppe von Technologien, die Echtzeit-Messaging, Gruppen-Chat, Dateifreigabe, gemeinsame Kalenderführung, Projektkoordination sowie Sprach- und Videokommunikation für Einzelpersonen und Gruppen bieten. Das mag nach viel klingen, aber in Wahrheit können Online-Kollaborationstools so einfach sein wie Instant Messaging oder E-Mails und so komplex wie ein ausgeklügeltes Projektmanagement-System. 

Einige Tools für die Zusammenarbeit im Team konzentrieren sich auf einen Aspekt der Kommunikation, andere auf andere, und wieder andere auf eine Kombination aus mehreren, wie z. B. Gruppen-Chat, Dateifreigabe, gemeinsamer Kalender, Projektkoordinierung und so weiter. 

Der Schlüssel liegt darin, die Kollaborationssoftware zu finden , die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht, um die Arbeitseffizienz durch hybride Teamarbeit zu steigern.

Auf dem Markt gibt es eine Fülle von Optionen. Wir möchten Ihnen hier einige Möglichkeiten vorstellen, um Ihnen bei der Auswahl der richtigen Lösung für Ihr Unternehmen zu helfen.

3 Tools für die Zusammenarbeit im Team, um bessere Ergebnisse im Hybridmodus zu erzielen

1. Ein Online-Whiteboard: Ein visueller Überblick über Ihre Arbeit

Wir wissen, dass die Menschen heute zusammenarbeiten, obwohl sie nicht physisch zusammen sind. Und wir können nicht zulassen, dass die gemeinsame Arbeit auf der Strecke bleibt, nur weil wir nicht neben unseren Teammitgliedern sitzen. 

Hybride Teamarbeit - bei der einige Teammitglieder im Büro und andere aus der Ferne arbeiten - kann effektiv funktionieren, sofern es ein geeignetes Instrument dafür gibt. 

Außerdem weiß man nie, wann jemand eine bahnbrechende Idee hat. Deshalb muss man dafür sorgen, dass jede Stimme gehört wird, wo immer sie auch sein mag. Mit einem Online-Whiteboard können Sie sicherstellen, dass jeder seine Ideen oder Kommentare effizient einbringen kann.

Wir sind von Kreidetafeln zu Whiteboards und von Whiteboards zu interaktiven Whiteboards übergegangen. Aber jetzt haben wir mit dem Online-Whiteboard einen großen Schritt nach vorn gemacht. Dabei handelt es sich um ein virtuelles Werkzeug, das einen kollaborativen Arbeitsbereich bietet, in dem Einzelpersonen oder Teams aus der Ferne oder im selben Raum zusammenarbeiten können. 

Das bedeutet, dass sie zusammenarbeiten und in Echtzeit Ideen hinzufügen, Änderungen vornehmen und die Arbeit des anderen kommentieren können. Dies strafft die Arbeitsprozesse, da Missverständnisse und Verzögerungen vermieden werden, die durch das Hin- und Herschieben unterschiedlicher Versionen von Dingen entstehen. Außerdem ist es einfacher, klares und präzises Feedback zu geben und gleichzeitig den Fortschritt und die Fristen mitzuteilen, damit alle informiert sind und auf dem richtigen Weg bleiben.

Das Online-Whiteboard vereinfacht nicht nur die Arbeitsprozesse und sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, sondern eignet sich auch hervorragend zur Verbesserung der hybriden Teamarbeit und der Arbeitseffizienz bei der Entwicklung von Ideen in der Anfangsphase Ihres Projekts. 

Diese Technologie ist auch ein großartiger Ort für brainstorming und Ideenfindung. Die visuellen Managementfunktionen der Whiteboards erleichtern es den Teammitgliedern, Ideen konkreter zu visualisieren und darauf aufzubauen.

Diese visuelle Natur bedeutet, dass sie eine Fülle von Inhalten anzeigen kann, aber es kann entmutigend sein, mit einer leeren Seite zu beginnen. An dieser Stelle können Vorlagen sehr nützlich sein. Für eine noch effizientere Teamarbeit können Sie ein digitales Whiteboard verwenden, das Ihnen eine Vielzahl von vorgefertigten Vorlagen bietet, die sich an bewährten Methoden orientieren. 

Sie erhalten Layouts, mit denen Sie sich einen Überblick über Ihre aktuellen Projekte verschaffen oder sich auf bestimmte Aufgaben konzentrieren können. Wenn Sie Produkte oder Dienstleistungen für Ihre Kunden entwerfen, müssen Sie wissen, wer diese Kunden wirklich sind und was für sie wichtig ist. Es gibt zum Beispiel ein template , das Ihnen hilft, Kunden-Personas zu entwickeln, die letztlich einen Überblick darüber geben, was Kunden wirklich wollen.

Letztlich müssen Teams organisiert sein, und das Online-Whiteboard bietet diese Möglichkeit. Das Online-Whiteboard kann genutzt werden, um den Überblick über Aufgaben und Fristen zu behalten, To-Do-Listen zu erstellen, Aufgaben zuzuweisen und den Fortschritt zu verfolgen. So wird sichergestellt, dass jeder weiß, was er zu tun hat und wann es erledigt werden muss. Der Wert eines Online-Whiteboards darf nicht unterschätzt werden, wenn es um die Zusammenarbeit und die Arbeitseffizienz geht.

2. Das Werkzeug Question : Asynchrone Arbeitsgespräche leicht gemacht

Wie oben beschrieben, bedeutet hybrides Arbeiten, dass Menschen zusammenarbeiten, obwohl sie nicht physisch nebeneinander stehen. Dies kann natürlich zu Bedenken hinsichtlich der Kommunikation und der Beeinträchtigung der Arbeitseffizienz führen , wenn man sich bei Fragen nicht einfach an die Person neben sich wenden kann. 

In einer traditionellen Arbeitsumgebung, in der sich alle im selben Büro befinden, ist es möglich, den Personen in Ihrer Umgebung eine Frage zu stellen. Was aber, wenn Sie mehreren Personen eine Frage stellen müssen und diese über das ganze Büro verteilt sind? 

Nun, das Question Werkzeug von KlaxoonDie Kollaborationsplattform erleichtert es, mit mehreren Personen gleichzeitig in Kontakt zu treten, was die asynchrone Teamarbeit online verbessert und auch die Arbeitseffizienz vor Ort im Büro erhöht.

Mit Klaxoonkönnen Sie eine Question erstellen, um mehrere Personen zu erreichen, unabhängig davon, wo diese gerade arbeiten. Sie können sie mit dem Benutzernamen, der E-Mail-Adresse oder sogar mit dem Namen eines Network bei der jeder Mitglied ist. Auf diese Weise können Sie die Empfänger Ihrer Nachricht gezielt ansprechen, so dass niemand eine Nachricht erhält, wenn sie für ihn nicht relevant ist. 

Es ist einfach, ein Question zu erstellen, und Ihr Team wird in Echtzeit über dessen Aktualisierungen informiert. Und Ihre Questions können in vielen verschiedenen Formen erstellt werden. Sie können Ihr Team bitten , abzustimmen oder auf eine Umfrage zu antworten, eine Yes/No Question oder eine Bewertung abzugeben, so dass Sie schnell Daten darüber sammeln und visualisieren können, was die Leute denken. 

Eine andere Möglichkeit ist eine Challenge Frage, bei der die erste Person, die richtig antwortet, gewinnt. Dies motiviert die Teammitglieder und bezieht sie wirklich in die Ideenfindung mit ein. 

Dann haben Sie auch noch die Storm Questionsdie es Ihnen ermöglichen, Ideen in einer Wortwolke zu sammeln. Der visuell ansprechende Charakter des Tools Questions macht es zu einer ansprechenden Funktion und fördert wirklich das Gefühl der Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern.

3. Wortwolken: Ideen auf effiziente Weise sammeln

In jeder Teamumgebung ist es von großem Nutzen zu wissen, was die Teammitglieder über eine bestimmte Idee denken. 

In einer traditionellen Büroumgebung müssen Sie möglicherweise eine Besprechung einberufen, was bedeutet, dass Sie einen geeigneten Zeitpunkt für die Teilnahme aller Teammitglieder finden müssen. Selbst wenn Ihnen das gelingt, kann es sein, dass Sie nicht die volle Beteiligung erreichen, weil die Teilnehmer sich ihrer Ideen nicht sicher sind und nicht dazu beitragen wollen. 

Hier kann die Online-Teamarbeit mit Hilfe von Tools für die Zusammenarbeit die Arbeitseffizienz tatsächlich steigern - nicht nur, weil die Einberufung einer Sitzung Zeit spart, sondern auch, weil sie jedem Teammitglied einen sicheren Raum bietet, in dem es seinen Beitrag leisten kann.

Mit KlaxoonStorm des Tools Questions können Sie Ihre Teammitglieder befragen und sehen, was sie darauf antworten, und zwar in einer visuell ansprechenden Darstellung aller Antworten, einer so genannten Wortwolke.

Um dies auf der Klaxoonzu tun, stellen Sie einfach eine Frage an Storm wie oben beschrieben. Ihre Teammitglieder erhalten eine Benachrichtigung oder eine E-Mail und können in ihrer eigenen Zeit auf die Question antworten. Alle Antworten werden in einer Wortwolke zusammengefasst, einer visuellen Darstellung aller Antworten, die Ihnen zeigt , welche Antworten am häufigsten vorkommen und welche Trends es gibt. 

Diese Informationen sind auch in Form einer Liste verfügbar, und die Nutzer haben die Möglichkeit, ihre Lieblings- oder Top-Antworten zu "liken". 

Die Wortwolke eignet sich hervorragend für den Beginn eines Meetings, um die Diskussion in Gang zu bringen und alle Beteiligten zu beteiligen. Die Wortwolke ist ein agile, zugängliches und visuell ansprechendes Tool für die Zusammenarbeit, das die Arbeitseffizienz auf wundersame Weise verbessert und Ihnen gleichzeitig wertvolle Einblicke in die Arbeit Ihrer Teammitglieder gewährt. Denn nur weil sich die Leute nicht im selben Raum befinden, heißt das nicht, dass sie nicht zusammenarbeiten können!

Testen Sie effiziente Tools für die Zusammenarbeit im Team, um das Engagement von überall aus zu verbessern

Die Zusammenarbeit und Kommunikation in der modernen Arbeitswelt muss also nicht durch räumliche Distanz beeinträchtigt werden. Wie wir oben gezeigt haben, gibt es unglaublich effektive Software für die Zusammenarbeit, die dafür sorgt, dass Ihre Arbeitseffizienz und Teamarbeit so gut sind wie früher, als alle im selben Raum saßen. 

Diese drei Tools für die Zusammenarbeit bieten ein wichtiges Bindeglied zwischen Mitarbeitern vor Ort und aus der FerneSo fühlt sich niemand ausgegrenzt oder übergangen, und die Online-Teamarbeit hat die besten Erfolgsaussichten. Darüber hinaus kann das benutzerfreundliche Erscheinungsbild dieser Tools die Menschen, die sie nutzen, tatsächlich motivieren. Hybride Teamarbeit ist die Zukunft, also probieren Sie jetzt die richtigen Tools für die Zusammenarbeit aus, damit Sie nicht den Anschluss verlieren!