Was macht gute Software für die Zusammenarbeit aus?
Zusammenfassung:
Tools für die Zusammenarbeit sind Softwareanwendungen, mit denen Menschen, die an einem gemeinsamen Projekt arbeiten, zusammenarbeiten, kommunizieren und koordinieren können. Sie ermöglichen es den Nutzern, Informationen zu teilen, Ideen auszutauschen, sich zu unterhalten (per Video, Text oder Audio), brainstorm mit Hilfe von virtuellen Whiteboards und Mind-Mapping-Tools zu nutzen und vieles mehr.
Die Führungskräfte müssen dafür sensibilisiert werden, welche Auswirkungen unzureichende Software auf das gesamte Unternehmen haben kann. Dies führt zu einer verzögerten Entscheidungsfindung, Fehlkommunikation, mangelnder Klarheit, einem verlangsamten Informationsfluss und einer Vielzahl anderer Probleme. Es kann auch zu einem erheblichen Zeitverlust für die Führungskräfte selbst führen, was für das Unternehmen sehr kostspielig sein kann. Darüber hinaus kann es schwieriger werden, die Ziele und Bestrebungen des Unternehmens zu erreichen, ganz zu schweigen von den Sicherheitsproblemen.
Daher sollten Sie bei der Auswahl Ihres Collaboration-Tools auf die folgenden Merkmale achten, damit es für Ihr Unternehmen möglichst effizient und relevant ist:
- Eine intuitive und übersichtliche, benutzerfreundliche Oberfläche: In einem Tool für die Zusammenarbeit sollten die visuellen Managementfunktionen es den Benutzern ermöglichen, verschiedene Arten von Inhalten für die Kommunikation auszutauschen. Es sollte auch in der Lage sein, Projekte mit sofortiger Berichterstattung und Informationsanzeige voranzubringen.
- Eine gute Software für die Zusammenarbeit sollte als zentraler Knotenpunkt dienen und eine standardisierte Plattform für Teams bieten, um Besprechungen abzuhalten, Dokumente auszutauschen, gemeinsam an Projekten zu arbeiten und Dateiversionen zu verwalten.
- Es sollte auch die Interaktion zwischen den Mitarbeitern fördern: gebrauchsfertige Vorlagen für die Beteiligung der Mitarbeiter, aktive Teilnahme an Gesprächen, gemeinsame Whiteboards für brainstorming, spezielle Bereiche für die Versionierung von Dokumenten und andere Funktionen sollten angeboten werden.
- Sie sollte für alle offen sein: Die besten Tools sind Cloud-basiert, da sie es den Nutzern ermöglichen, von jedem Ort und zu jeder Zeit auf ihre Arbeit zuzugreifen.
Mit der zunehmenden Verbreitung von Fernarbeit in der ganzen Welt ist es üblich, dass Mitarbeiter an verschiedenen geografischen Standorten und in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Ihr Vermarkter könnte in Seattle sitzen, Ihr Redakteur auf den Philippinen und ein weiterer Mitarbeiter vielleicht in Australien. In diesem Fall kann Ihnen nur eine gute Software für die Zusammenarbeit dabei helfen, die Distanz zwischen all Ihren Mitarbeitern zu überbrücken und eine nahtlose Arbeitserfahrung zu ermöglichen.
Aber die Sache ist die: Es gibt heute eine Vielzahl von Tools für die Zusammenarbeit auf dem Markt, und es wird immer schwieriger, die richtige Wahl für Ihre Bedürfnisse zu treffen. Wenn Sie die falsche Entscheidung treffen, kann sich das auf Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen insgesamt auswirken. Zu den Nachteilen ineffektiver Kollaborationssoftware gehören Probleme mit der Datensicherheit, mangelndes Engagement und mangelnde Beteiligung, fehlende konkrete Rentabilität und vieles mehr.
Aus diesem Grund stellen wir in diesem Artikel einen Leitfaden zur Verfügung, der Managern und Führungskräften bei der Suche und Auswahl des für Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen am besten geeigneten und vollständigsten Collaboration-Tools hilft.
Was wird heute als kollaboratives Werkzeug betrachtet?
Kollaborationstools sind Softwareanwendungen, die die Teamarbeit, Kommunikation und Koordination zwischen Personen, die an einem gemeinsamen Projekt arbeiten, erleichtern sollen. Wie bei einem Online-Arbeitsbereich können alle teilnehmenden Personen oder Personengruppen miteinander in Beziehung treten, interagieren und sogar von visuellen Managementfunktionen profitieren, selbst wenn sie sich nicht in derselben Region befinden.
Der Unterschied zwischen kollaborativen Softwaretools und einem einfachen Online-Arbeitsbereich besteht darin, dass kollaborative Tools den Nutzern viel mehr ermöglichen, als nur Projekte zu verwalten oder Dokumente gleichzeitig zu bearbeiten:
- Informationen teilen;
- Austausch von Ideen;
- Kommunizieren Sie per Video, Text oder Audio;
- Brainstorm mit gebrauchsfertigen Methoden, virtuellen Whiteboards oder Mind-Mapping-Tools,...
Mit einem Wort, diese Art von Software ermöglicht die effizienteste Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Führungskräften, unabhängig von der Entfernung.
Sehen wir uns nun an, warum so viele so genannte kollaborative Werkzeuge auf dem Markt zu finden sind.
Warum gibt es heute so viele Tools für die Zusammenarbeit auf dem Markt?
In einer Veröffentlichung von Indeed von Anfang 2023 heißt es, dass es über 65 Tools für kollektive Intelligenz auf dem Markt gibt. Das hört sich vielleicht nicht nach viel an, aber stellen Sie sich vor, Sie müssten sich für ein Tool entscheiden und stünden vor über 65 Optionen.
Welche würden Sie wählen?
Warum?
Was wäre die Grundlage für Ihre Auswahl?
Es würde Sie wahrscheinlich viel Zeit kosten, diese Fragen zu beantworten.
Dazu kommen wir gleich, aber vorher sollten wir darüber sprechen, warum es überhaupt so viele Programme für die Zusammenarbeit gibt.
Es gibt eine steigende Nachfrage
Dies ist der offensichtlichste Grund dafür, dass das Angebot an Werkzeugen gestiegen ist. Wenn die Nachfrage nach einem bestimmten Produkt steigt, wird auch das Angebot steigen, um die Nachfrage zu decken. Aber warum steigt die Nachfrage nach kollaborativen Werkzeugen?
- Das herkömmliche Büromodell entwickelt sich weiter, und immer mehr Unternehmen, die auf der Führungsebene tätig sind, setzen auf flexible Arbeitsmodelle und Fernarbeit.
- Es gibt weitere Veränderungen in der Arbeitskultur.
- Immer mehr Unternehmen benötigen eine effizientere Kommunikations- und Koordinationsstrategie für ihre Arbeitsbereiche
- Viele Führungskräfte beginnen, die besonderen Vorlieben und Arbeitsstile verschiedener Teams und Einzelpersonen zu erkennen, wenn es um Kommunikation und Zusammenarbeit geht.
Spezialisierte Anforderungen erzwingen mehr Angebote
Abgesehen davon, dass mehr Menschen die Werkzeuge benötigen, haben verschiedene Branchen und Sektoren unterschiedliche Anforderungen an die kollektive Intelligenz.
Ein Unternehmen, das sich mit Softwareentwicklung befasst, benötigt beispielsweise mehr Werkzeuge für die Versionskontrolle und den Code. Bei kreativen Teams hingegen würden sich die Anforderungen auf Werkzeuge für die Zusammenarbeit bei der Gestaltung konzentrieren.
Aus diesem Grund gibt es viele Arten von Tools. Jedes effiziente Kollaborationswerkzeug ist auf unterschiedliche Bedürfnisse und spezielle Anforderungen ausgerichtet.
Fortschrittliche Technologie macht die Entwicklung von Softwareanwendungen einfach
Einst war es eine Wissenschaft für sich, Software-Tools und digitale Plattformen zu entwickeln.
Aber jetzt verbreiten sich digitale Systeme wie Unkraut, und eine Person mit den richtigen Fähigkeiten und Teams kann ein Softwareunternehmen gründen. Erinnern Sie sich an den Anstieg der Nachfrage, den wir oben erwähnt haben? Ganz genau! Es ist wie ein Markt, der mit Sicherheit Gewinne bringt.
Der Wettbewerb um die Besten führt zu mehr Produkten
Die Konkurrenzsituation in der Technologiebranche treibt die Innovation voran. Immer mehr Unternehmen entwickeln kollaborative Software-Tools und bemühen sich, einzigartige Funktionen, bessere Benutzererfahrungen und verbesserte Funktionen anzubieten, um sich auf dem Markt abzuheben.
Aber wie Sie bereits feststellen können, sind nicht alle diese Produkte für Ihre eigenen Bedürfnisse geeignet.
Welche Auswirkungen haben unwirksame Instrumente für Unternehmen?
Ein Teil dieser Auswirkungen wurde in der Einleitung dieses Artikels erwähnt, aber Sie müssen wissen, dass Unternehmen, die von Führungskräften wie CEOs, CFOs, CTOs usw. geleitet werden, aus den folgenden Gründen keine willkürlichen Entscheidungen über die von ihren Teams zu verwendenden Tools treffen können:
Ineffiziente Werkzeuge können kaputt gehen, was zu einem großen Rückschlag führt.
Stellen Sie sich vor, ein Videokonferenzsystem fällt mitten in einem wichtigen Gespräch aus... Es kann viel Geld und Energie kosten, mit einem ineffizienten System zu arbeiten.
Welche Art von Störung auch immer vorliegt, sie kann zu verzögerten Entscheidungen, Fehlkommunikation, Unklarheiten, behindertem Informationsfluss und vielem mehr führen. Aber zum Glück kann eine effektive Zusammenarbeit Sie vor all dem bewahren.
Ineffiziente Werkzeuge verringern die Produktivität, was zu Verlusten führen kann.
Effiziente Tools für die Zusammenarbeit sollen die Produktivität, Koordination und Zusammenarbeit erleichtern.
Wenn Sie Daten erneut eingeben, Fehler mehrfach beheben oder nach manuellen Umgehungsmöglichkeiten für bestimmte Probleme suchen müssen, kann dies Ihre Konzentration und Produktivität beeinträchtigen.
Das kann auch dazu führen, dass Führungskräfte und ihre Teams viel Zeit verlieren, was für das Unternehmen sehr kostspielig sein kann, vor allem, wenn Fristen und Chancen verpasst werden. Aus diesem Grund müssen Sie sich bewusst für das richtige Werkzeug entscheiden.
Ineffiziente Tools erschweren das Erreichen der Unternehmensziele
Jedes Spitzenunternehmen hat tägliche, wöchentliche und monatliche Ziele. Das Erreichen der Ziele kann jedoch schwierig sein, wenn es zu Missverständnissen mit den Instrumenten, zu Zielkonflikten oder zu mangelndem Zusammenhalt aufgrund ineffizienter Instrumente kommt.
Wenn Sie jedoch über ein effektives Tool für die Zusammenarbeit verfügen, das eine nahtlose Prozessüberwachung und Mitarbeitereffizienz ermöglicht, dann lassen sich die Unternehmensziele leichter erreichen.
Was können Sie also tun, um zu verhindern, dass Sie in das falsche Modell investieren?
Was sind die Merkmale der besten Software für die Zusammenarbeit?
Es gibt so viele Funktionen einer guten Software für die Zusammenarbeit. Wir werden die wenigen auflisten, die unter den vielen am wichtigsten sind.
Starke Sicherheitsmaßnahmen
Es ist fast unvermeidlich, vertrauliche Informationen nicht über Software für die Zusammenarbeit weiterzugeben.
Über die Software könnten sensible URLs, Sozialversicherungsnummern, Standortinformationen, Informationen über Lieferanten und Partner, Kennwörter und Anmeldedaten oder Finanzdaten übertragen werden. Das bedeutet, dass Sie ein Tool benötigen , das dem Datenschutz Priorität einräumt. Zu den Dingen, auf die Sie achten sollten (oder nach denen Sie sich erkundigen sollten), gehören;
- Die Bestimmung zur Datenverschlüsselung.
- Wenn es eine Multi-Faktor-Authentifizierung oder andere Formen der Überprüfung gibt.
- Zugangskontrolle zur Verhinderung von unberechtigtem Zugriff und Datenverletzungen.
Freundliche UX-Klarheit und intuitive Schnittstelle
Ein weiteres Merkmal eines effizienten Kollaborationstools ist die intuitive Oberfläche und die Klarheit der User Experience (UX).
Ein Tool mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche erfordert nicht nur eine minimale Einarbeitung für neue Benutzer, sondern kann auch die Produktivität und das Engagement erheblich steigern.
Achten Sie auf Optionen zur Anpassung, damit die Schnittstelle den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Das Tool sollte über ein responsives Design verfügen, das nahtlos auf verschiedenen Geräten funktioniert - und vor allem sollte es zugängliche Kanäle für Benutzer bieten, um Hilfe zu suchen und umgehend Unterstützung zu erhalten.
Hervorragende Bedienbarkeit
Die Bedienbarkeit bezieht sich auf die Leistung, Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit des Tools.
Die Wahl eines Tools für die Zusammenarbeit, das sich durch eine hervorragende Bedienbarkeit auszeichnet, stellt daher sicher, dass Ihr Team reibungslos und ohne Unterbrechungen arbeiten kann. Aber vielleicht können Sie den Begriff "Bedienbarkeit" nicht am Namen des Tools ablesen. Woran können Sie das erkennen? Sie müssen auf ein paar Dinge achten:
- Die Leistung und Ladegeschwindigkeit, auch bei großen, komplexen Dateien.
- Nachgewiesene Erfolgsbilanz bei hoher Betriebszeit und Zuverlässigkeit.
- Echtzeit-Bearbeitung, Kommentierung, Versionsverlauf und andere Funktionen, die ein gemeinsames Arbeiten ermöglichen.
- Regelmäßige Aktualisierung und Wartung.
Visuelle Verwaltung und Darstellung
Visuelles Management ist ein Verfahren, bei dem visuelle Elemente wie Bilder, Diagramme oder Grafiken verwendet werden, um Informationen zu vermitteln, Prozesse zu verwalten oder den Fortschritt von Einzelpersonen oder einer Gruppe von Personen zu verfolgen.
Es eignet sich hervorragend zur Anzeige relevanter Informationen für Teams oder andere Führungskräfte, um Probleme hervorzuheben oder Ideen zu vermitteln.
Aber warum sind kollaborative Tools so sehr mit dem visuellen Management verbunden?
Ein Bericht auf LinkedIn zeigt, dass die Mehrheit der Führungskräfte auf C-Level visuelles Management nutzt, um die Fortschritte ihrer Unternehmen zu verfolgen.
Denn wer will schon einen ganzen Bericht lesen, wenn man alle zehn Seiten in ein Diagramm packen kann? Außerdem ist es erwiesen, dass wir Informationen besser behalten, wenn sie visuell als in Textform vermittelt werden.
Die gute Nachricht ist, dass nur gute Software-Tools für die Zusammenarbeit Ihrem Team dabei helfen können, dies mühelos mit genauen Daten, hoher Sicherheit und effizienten Funktionen für die Zusammenarbeit zu erreichen.
Merkmale der zentralen Drehscheibe
Ein weiteres Merkmal einer guten Software für kollektive Intelligenz ist die Möglichkeit, den gesamten Austausch und die Dokumente zu zentralisieren.
Was nützt ein Tool für die Zusammenarbeit, wenn Sie für einige Ihrer Aktivitäten auf sekundäre Tools zurückgreifen müssen? Eine gute Software für die Zusammenarbeit sollte ein zentraler Knotenpunkt sein - eine einheitliche Plattform, auf der Teams Besprechungen abhalten, Dokumente austauschen, gemeinsam an Projekten arbeiten und Versionen von Dateien verwalten können.
Engagement-Funktionen zur Förderung der Mitarbeiterinteraktion
Die meisten Tools für kollektive Intelligenz beschränken sich auf die ersten beiden Funktionen, aber wenn das Tool keine Funktionen bietet, die das Engagement des Teams fördern, ist es nicht das beste.
Engagement-Funktionen wie gebrauchsfertige Methoden und Vorlagen, Aktivitäten zur Förderung der Beteiligung an Diskussionen, gemeinsame Whiteboards für brainstorming, Quizfragen oder Umfragen zur effizienten Erfassung des Feedbacks der Teams und vieles mehr sollten verfügbar sein.
Erreichbarkeit
Haben Sie schon von plattformübergreifender Kompatibilität gehört? Sie ist ein sehr wichtiges Merkmal einer guten Software für kollektive Intelligenz.
Wenn das Tool nicht nahtlos über verschiedene Geräte hinweg funktioniert, sollten Sie es sich noch einmal ansehen. Die besten Tools sind Cloud-basiert, da sie es den Nutzern ermöglichen, von jedem Ort und Gerät aus auf ihre Arbeit zuzugreifen, solange eine funktionierende Internetverbindung besteht.
Weitere Merkmale sind...
- Großartige Integration mit anderen Tools
- Zusammenarbeit in Echtzeit
- Kommunikationsmittel
- Aufgabenverwaltung und -verfolgung
- Kann sie Benachrichtigungen übermitteln oder nicht?
- Unterstützung für gleichzeitige Bearbeitung
- Eingehende Analysen und Berichte
- Sicherung und Wiederherstellung von Daten
Sind Sie also bereit, visuelle Management-Tools zu nutzen? Wie wäre es mit digitalen Tools für die Zusammenarbeit, die Ihr Unternehmen auf dem Weg zu Ihrem Ziel voranbringen?
Klaxoon Die visuelle Plattform für die Zusammenarbeit wurde für die heutige Teamarbeit entwickelt und bietet zahlreiche Tools und Vorlagen für Ihre Büroaktivitäten, von brainstorming bis hin zum Dokumenten-, Grafik- und Produktmanagement. Sind Sie bereit, es auszuprobieren?
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