Comment obtenir un feedback de qualité grâce à un workshop séquencé et participatif ?

Le challenge : obtenir un feedback de qualité de la part de collaborateurs et collaboratrices du monde entier

En tant que Learning and Culture Manager, Jessica Wheaton est notamment chargée de l’animation des formations professionnelles chez Mazars. Ce poste transverse à la croisée du marketing, des services numériques et des ressources humaines implique de la communication interne et externe tout comme la conception d’initiatives et de programmes d’apprentissage novateurs. Dans ce cadre, elle gère une communauté de plus de 300 personnes, composée de membres des équipes RH, Communication et RSE, pour déployer une formation autour du développement durable. C’est une communauté essentielle pour Jessica : « Ces 300 personnes sont les ambassadeurs numéro 1 du programme, il est donc primordial de les garder engagées et informées. » 

Dans la mesure où c’est une formation ouverte à toutes les équipes Mazars à travers le monde, il est important pour Jessica d’avoir un retour de cette communauté internationale car ils sont « le relais du groupe à l’échelle locale. » Jessica cherche alors à obtenir le maximum d’informations et d’avis sur le déploiement, la communication, le contenu et les pistes d’amélioration pour assurer le succès de ce programme de formation.

Comme cette formation est digitale, il n’est pas possible de réunir la communauté pour récupérer toutes ces informations.

Pour obtenir un maximum de participation et des idées de qualité, Jessica fait le choix de Klaxoon. Elle décide d’utiliser Session pour obtenir les avis qu’elle recherche.

La solution : un mélange d’outils Klaxoon pour obtenir le plus d’informations possible

Au sein de Mazars, les équipes sont habituées à l’utilisation de Klaxoon, notamment à travers les outils Question, Sondage pour demander des avis. Mais uniquement dans le cadre de séminaires physiques pour, comme le dit Jessica « chauffer la salle. » 

Pour rendre le webinaire distanciel le plus participatif possible, Jessica décide d’utiliser l’outil Session de Klaxoon. Il s’agit d’un outil qui permet d’animer un workshop séquencé et participatif en temps réel.

Pour préparer le webinaire, Jessica intègre les slides de sa présentation directement sur Klaxoon pour les présenter à travers la Session. Un point très positif dans la dynamique de présentation selon elle : « Intégrer ma présentation directement m’a beaucoup aidé car je n’ai pas eu besoin de jongler entre plusieurs outils. » Un vrai gain pour favoriser l’immersion.

Elle enrichit cette présentation à l’aide des différentes activités utilisables. En effet, Session permet de booster la participation en direct avec des questions de vote, des sondages, des questions de challenge, des nuages de mots. Avec le séquençage, tout le monde visualise le même contenu, peut réagir et découvrir l’avis du groupe en temps réel.

Au moment de l’animation et du lancement, Jessica suit une méthodologie qui a fait ses preuves. « Je commence toujours par une question un peu décalée, comme par exemple « quelles chaussures portez-vous en télétravail ? ». Il y a un double intérêt, d’abord vérifier que tout le monde est connecté et arrive à utiliser Klaxoon et cela permet de briser la glace. »

N’oubliez pas que  les méthodes d’icebreakers sont très utiles pour stimuler d’entrée la participation dans n’importe quel workshop.

Selon les thématiques, Jessica poursuit sa présentation. Afin d’obtenir des avis et des impressions, elle utilise l’activité des nuages de mots. Cette représentation très graphique permet d’identifier immédiatement ce qu’évoque un sujet chez les personnes présentes. Pour vérifier la qualité des modules, Jessica exploite aussi les Questions d'évaluation.

Enfin, elle associe un Board à sa Session. « C’est une activité plus longue qui a l’avantage d’offrir une vraie interactivité et une dimension de co-construction avec les personnes. » Elle organise une activité très visuelle et facile à mettre en place en créant un tableau à trois entrées autour des forces et faiblesses du programme :

• Ce qui fonctionne bien en vert
• Ce qui est moins bien en rouge
• Les nouvelles idées en jaune et en bleu

En un clin d’œil, toutes les dimensions de la formation sont visibles et analysables. Et le compte-rendu est disponible en un clic.

« L’ensemble des différentes options me permettent de recueillir des retours précis des participants ainsi que des nouvelles idées auxquelles je n’aurais sûrement pas pensé. Et en plus, grâce à Klaxoon, je garde une réelle trace écrite de ces échanges pour pouvoir m’y référer par la suite. Par exemple, je peux prendre une capture d'écran du Nuage de mot ou des notes, extraire les idées en rouge sur le Board, et présenter le tout à mes managers pour réfléchir avec eux à de nouvelles solutions pour notre formation. C’est d’ailleurs ce qu’on a fait : on a analysé les idées en rouge et on a établi 5 axes d’amélioration. »

En complément, elle peut facilement reproduire ce webinaire. Un besoin important, car elle doit animer plusieurs fois la même session pour couvrir l’ensemble des fuseaux horaires de sa communauté. Il lui suffit de dupliquer l’activité, dans les options de la Session.

Le résultat : un gain de temps et d’efficacité

À l’usage, Jessica a noté une forte amélioration de la participation dans ce type de webinaire. « Avant, il n’y aurait eu que deux ou trois personnes qui se jetteraient à l’eau pour parler à voix haute et participer. Grâce à Klaxoon et le côté anonyme, les personnes se sentent plus libre et moins timides pour participer activement à la réunion. »

Jessica note aussi que l’usage de l’écrit et des Questions à choix multiples permet de passer outre la barrière de la langue. Un vrai avantage pour un webinar à destination de 300 personnes présentes dans 93 pays.

Plus généralement, Jessica établit de nombreux avantages à l’utilisation de Klaxoon :

• Animer des réunions plus interactives.
• Engager un grand nombre de personnes de manière active, en leur permettant de s’exprimer librement où qu’elles soient.
• Récolter du feedback facilement, et de co-construire des plans d’action.
• Générer des comptes-rendus immédiats pour capitaliser dessus.