#Hackathon : comment Sebastian anime des ateliers d’innovation en ligne avec Klaxoon ?

En tant que facilitateur en créativité et Design Thinking, Sebastian Almer anime des ateliers d’innovation en ligne permettant de générer des solutions créatives, pratiques et efficaces. La mission de Sebastian : aider ses clients à améliorer leurs stratégies, process, technologies, et à relever les défis du milieu de la prestation de services. Sebastian a animé un hackathon avec Klaxoon dans le cadre d’un programme d’activation de solutions organisé en Allemange (EUvsVirus) et visant à soutenir la lutte contre l'épidémie de coronavirus. Résultat : en seulement 48h et 100% à distance, l’équipe de 20 volontaires qu’il a accompagnés a développé KapaMonitor, une application permettant de rapprocher l’offre et la demande des ressources nécessaires mais aussi de contrôler, planifier et distribuer efficacement ces ressources dans des situations de crise comme celle du COVID-19. Découvrez son témoignage vidéo :

Dans cette situation, il était clair que les lits des hôpitaux n’allaient bientôt plus être suffisants. Il était indispensable de trouver des lits supplémentaires. Dans le cadre de ce hackathon, nous avons cherché avec mon équipe une solution pour faire correspondre le taux d'occupation des hôpitaux allemands avec la capacité excédentaire des lits dans les hôtels.

Comment faciliter la collaboration et engager l’équipe avec Klaxoon ?

Le programme EUvsVirus est une initiative du gouvernement allemand. Il vise à rassembler autour d’ateliers en ligne la société civile, les innovateurs, les partenaires, le gouvernement et les investisseurs d'Allemagne, dans le but de développer collectivement des solutions innovantes pour relever les défis liés au coronavirus. EUvsVirus commence par la tenue d’un hackathon en ligne sur 4 jours : plus de 26 000 volontaires répondent à l’appel, et se réunissent pour confronter leurs idées et proposer des projets. Modérateur et facilitateur au sein du programme, Sebastian décide d’accompagner un groupe qui propose de développer une application pour aider les professionnels et les hôpitaux à gérer les ressources, les lits et les patients pendant la crise sanitaire. Cette équipe réunit une vingtaine de personnes avec des compétences multiples : développement, architecture IT, marketing, gestion de projet, professionnels de la santé, etc. Une fois le projet identifié, l’équipe se donne pour objectif de créer un prototype en 48 heures. Sebastian se rend très rapidement compte de l’inertie liée au nombre de personnes et d’idées : il réalise que les discussions ne suffisent pas et que les équipes qui travaillent à distance ont besoin de mieux visualiser pour s’organiser et lancer leurs projets. Pour Sebastian, il ne s'agit pas seulement de mettre en place une conférence téléphonique ou une visioconférence : il faut donner à l’équipe l'occasion de travailler ensemble à distance comme elle le ferait dans une salle physique. Il propose alors d’utiliser Klaxoon pour animer un hackathon dédié à la création de l’application, gérer le projet et synchroniser l’équipe en 100% à distance.

C’est incroyable, cela nous a pris seulement 5 minutes entre le moment où on a décidé de lancer un Board Klaxoon et le moment où les 20 participants ont commencé à échanger en direct et en même temps sur le Board. En 5 minutes, vous êtes opérationnel sur Klaxoon et vous pouvez commencer à travailler.

Comment faire de la gestion de projet à distance avec Board ?

Créer une application en 48 heures en faisant collaborer 20 personnes à distance : un véritable défi pour Sebastian et son équipe. Pour permettre à chacun de participer pendant le hackathon et partager toutes les idées, l’équipe a besoin d’un espace de travail numérique commun et d’un support visuel tout-en-un. Sebastian lance alors un Board Klaxoon et le partage avec l’équipe via un simple lien : les échanges sont centralisés, chacun peut poster ses idées et les organiser visuellement à partir de n’importe quel appareil numérique, que ce soit avant, pendant ou après les réunions.

Klaxoon nous a vraiment aidés à faciliter le rassemblement de toutes les pièces du puzzle et à passer ensuite au processus de création de l'application.

Dans un premier temps, chacun se connecte sur le Board et est invité à poster ses idées pour brainstormer sur tous les détails du projet : l’organisation du process de création de l’outil, les besoins (comment communiquer avec les hôpitaux), les tâches à réaliser, les données à collecter (connaître le nombre de lits nécessaires), comment chacun peut aider à son niveau, etc. Cette première étape vise également à mobiliser l’intelligence collective pour identifier les parties prenantes : les hôpitaux, le personnel de gestion de crise, les fournisseurs, les hôtels proposant leurs lits disponibles, etc. Sebastian, en tant que facilitateur, fixe les objectifs et les différentes tâches à accomplir.

Dans un deuxième temps, l’équipe se divise en 4 sous-groupes pour travailler simultanément et en autonomie sur différentes tâches. Pour définir les tâches à réaliser et les rôles de chaque équipe, Sebastian crée sur le même Board une zone de backlog pour chaque sous-groupe, en s’inspirant du template SketchMyProject. Pendant qu’une équipe crée une maquette de l’interface de l’application, une autre travaille sur le front-end.

Une autre équipe est chargée de construire la base de données et d’estimer comment les lits disponibles peuvent être distribués. Pour cela, un modèle de data est créé et une analyse est réalisée pour développer des hypothèses et des algorithmes qui permettent de savoir quels hôpitaux manquent de lits et à quel moment. Ensuite, il s’agit d’identifier quels hôtels ou quels gymnases peuvent accueillir des patients, ce qui va pouvoir être mis en place dans ce cadre et comment y apporter des lits, des respirateurs, l’équipe médicale, etc. L’équipe peut partager directement sur le Board des informations sous forme de texte, d’images, de schémas, de tableaux, etc.

Comment synchroniser l’équipe efficacement avec Klaxoon ?

En tant que facilitateur, Sebastian est responsable de l’avancée du projet et de la coordination de l’équipe. Or, synchroniser des personnes à distance et qui n’ont jamais travaillé ensemble auparavant est un véritable challenge ! Avec Board, l’information est centralisée et permet à chacun de suivre l’avancée du projet en temps réel. Sur le Board, dès qu’une tâche est réalisée, l’idée qui la représente est déplacée pour que les tâches restant à effectuer ressortent visuellement. Board permet de travailler de façon visuelle et de rassembler l’information, comme sur un vrai tableau blanc. Des catégories et dimensions, qui peuvent être configurées par l’animateur du Board et sélectionnées par tous les participants, permettent d’attribuer des tâches, d’indiquer une date d’échéance ou de catégoriser certaines missions. Klaxoon permet la continuité du travail d’équipe en gardant une trace des échanges : l’équipe ne se limite pas au seul partage d’écran en visio, l’information est partagée dans le Board et peut être consultée même après la réunion. Si le groupe est bloqué ou s’il a des questions, Sebastian doit être en mesure d’identifier les obstacles pour proposer des solutions. Grâce à l’organisation visuelle des idées sur le Board, il peut intervenir sans perdre de temps et débloquer la situation.

Avec Klaxoon, vous pouvez travailler tous ensemble en même temps, et sur un seul tableau.

En 48 heures, avec Klaxoon, l’équipe crée un prototype opérationnel de l’application KapaMonitor : une application pour l'enregistrement, la planification et la surveillance des lits libres en dehors des établissements médicaux. Mise en service 2 jours plus tard, l’application permet aux hôtels et autres prestataires de proposer leurs lits libres, et d’aider les centres de contrôle à en avoir une vue d'ensemble. Il s'agit d'une application open-source et évolutive pour une utilisation à l'échelle nationale.

Contrairement à beaucoup d'autres équipes, nous n'avions au départ aucune idée, ressource, équipe, technologie, plateforme, rien. Et deux jours plus tard, cette application est mise en service et obtient le statut de Produit Minimum Viable. En tant que mentor dans ce programme, j'ai vu beaucoup d'équipes différentes dans plusieurs hackathons. Je n'avais jamais vu une autre équipe qui apportait une vraie valeur et une solution aussi rapidement.

KapaMonitor fait partie des 120 solutions sélectionnées sur 2500 projets pour être soutenues et accompagnées par des experts du monde entier pour garantir leur développement à l’échelle internationale et leur utilisation pour lutter contre la crise.

Les organisateurs, le jury du hackathon et des personnes du secteur de la santé et du gouvernement étaient vraiment très impressionnés que nous ayons pu construire un prototype opérationnel de A à Z en seulement 48h, déjà capable de répondre aux besoins de lits pour gérer la crise de Covid-19.

Retrouvez le template Design Thinking, inspiré des meilleurs usages de la communauté d’utilisateurs Klaxoon !