Grâce à la réunion d’équipe du matin, gardez le lien et organisez-vous au quotidien

Comment se coordonner, échanger et avancer ensemble sur un projet si on ne peut pas faire le point régulièrement et surtout efficacement ? C’est précisément la question que se posait Tamsir Fayer, Directeur Innovation d’un groupe de transport et logistique.

Chaque jour, il doit gérer une réunion matinale afin de coordonner son équipe de 13 personnes, toutes en télétravail, pour atteindre leurs objectifs. Heureusement, il trouve rapidement la solution avec Klaxoon, qu’il utilise depuis 2 ans. Il s’intéresse tout particulièrement au template La Matinale, spécialement pensé pour répondre à ses besoins.

Découvrez comment Tamsir Fayer et son équipe utilisent le template La Matinale pour gagner du temps et être plus efficaces.

Dans quel cas utiliser Klaxoon et le template La Matinale pour sa réunion d’équipe quotidienne ?

En tant que directeur de l’innovation, on peut dire que Tamsir Fayer sait diriger des réunions et les rendre aussi efficaces que possible. Mais le Covid et le télétravail en masse ont mis à mal les bonnes habitudes de son équipe. Voici quelques exemples des travers qui se sont installés :

• Une perte d’efficacité : certains collaborateurs ont du mal à travailler efficacement en télétravail. Il faut les accompagner et faire le point régulièrement avec eux.
• Des réunions à distance qui sont interminables : les temps de parole se répartissent mal, certains participants rentrent trop dans le détail, d’autres pas assez. Au final, la réunion est trop longue et perd en intérêt.
• Aucune vue globale de l’avancée du projet. Cela demande de travailler avec un outil de suivi de projet, de manière indépendante, ce qui est fastidieux et entraine une perte de motivation chez les collaborateurs.
• Les tâches sont mal comprises par les équipes, or tout l’enjeu est d’organiser des réunions qui informent au mieux et rapidement.
• L’information transite mal et n’est pas correctement mémorisée, ce qui augmente considérablement les retards dus aux quiproquos et aux malentendus.
• Et bien sûr, le lien social qui s’effrite. On sait qu’il s’agit aujourd’hui d’un point essentiel de la cohésion d’équipe, que les managers doivent prendre au sérieux !

On s’est rendu compte qu’on perdait trop de temps, qu’on n’était pas assez « sharp » (concis). En découvrant les derniers templates de Klaxoon, j’ai voulu essayer quelque chose qui pouvait répondre à nos besoins. Tamsir Fayer, Directeur Innovation d’un groupe de transport et logistique

Concrètement, les réunions uniquement en visioconférence sur Microsoft Teams ne suffisent plus pour l’équipe de Tamsir. Elle a besoins d’un support visuel en complément permettant une bien meilleure structuration des daily stand-up, avec en prime un côté collaboratif afin que toute son équipe puisse enrichir ce support.

C’est là que le template La Matinale de Klaxoon entre en jeu pour Tamsir.

Comment le template La Matinale peut-il aider mon équipe à optimiser ses réunions de synchro quotidiennes ?

Le template La Matinale de Klaxoon repose sur des concepts simples pensés pour répondre aux besoins des équipes, qu’elles soient au bureau ou à distance, et quels que soient le type et la taille de l’entreprise.

Un modèle de réunion prêt à l’emploi pour synchroniser les actions de l’équipe chaque matin

Concrètement, il s’agit d’un modèle prêt à l’emploi de Board, l’outil phare de Klaxoon. C’est un whiteboard à la taille infinie où l’équipe peut partager tout type d’idées, textes ou images et les organiser de façon très visuelle. Dans le cadre de leur réunion quotidienne, Tamsir et son équipe renseigne l’ensemble des missions effectuées, l’état d’avancement des missions en cours, les points bloquants et leurs remarques.

Tous les jours, quand chacun le souhaite, les membres de l’équipe remplissent le Board de la réunion avec toutes les informations qu’ils souhaitent partager avec les autres lors du point suivant.

Le template La Matinale vise un objectif principal : la clarté de l’information, et avec elle, l’efficacité, en adoptant la forme d’un tableau très clair séparé en semaines et notamment grâce à un code couleur et une interface composée d’idées colorées (vous pouvez ajouter vos couleurs à la légende) :

• En vert, les tâches terminées
• En bleu, les tâches en cours
• En jaune, ce qu’il y a à faire dans la journée
• En rouge, les points de blocage.

Il est tout à fait possible d’adapter le template à ses besoins spécifiques, par exemple en répartissant les semaines de travail en sprint, comme l’a fait Tamsir Fayer. Mais ce n’est pas tout !

Le but du template La Matinale est de proposer une nouvelle façon d’organiser ses réunions plus efficacement, et tout particulièrement les réunions de synchronisation avec son équipe le matin, si essentielles lorsque l’équipe travaille à distance.

Tous les jours, à la même heure et après avoir mis à jour le template avec leurs informations, les membres de l’équipe se connectent pour une synchro du matin de 15 à 30 minutes montre en main : on ne déborde jamais avec ce template pensé pour arrêter de perdre du temps en réunions trop longues !

Une personne lance un Live, l’outil de visioconférence intégré, tandis qu’une autre déplace le Board afin que tout le monde ait l’attention portée au bon endroit. Tour à tour, tout le monde participe en explicitant rapidement ce qui a été fait la veille, ce qui doit être fait dans la journée, les problèmes rencontrés…

Un template évolutif à adapter en fonction des besoins de l’équipe

Afin de considérablement réduire la durée des réunions matinales tout en améliorant leur efficacité, Tamsir choisit le template La Matinale et décide de le personnaliser pour l’adapter au mieux aux besoins et à l’état d’esprit de son équipe.

En plus du code couleur de base, Tamsir décide d’ajouter le orange pour offrir aux membres de son équipe un moyen d’indiquer les projets annexes qui retiennent leur attention. Grâce à cette adaptation du template La Matinale, le directeur innovation est capable de prévoir quand l’un de ses collaborateurs risque de ne pas être présent, ou surchargé de travail : cela lui permet donc à la fois de mieux répartir la charge de travail mais aussi de favoriser une meilleure entraide entre les membres de son équipe !

En bon manager, Tamsir décide d’ajouter un côté ludique à son template afin de préserver le lien social et privilégier la proximité avec son équipe. Chaque membre du groupe peut choisir son avatar en fonction du jour, de ses goûts, de sa passion ou de son humeur de la journée.

Pour créer ce Board, je suis parti du template La Matinale, que je fais évoluer en fonction des besoins de l’équipe. Tamsir Fayer, Directeur Innovation d’un groupe de transport et logistique

Tamsir adapte l’outil en décidant d’ajouter à son Board une zone permettant de noter les dates d’anniversaires en rose. Il agence aussi un espace dédié aux photos de vacances de son équipe. Les réunions peuvent être efficaces, il n’en reste pas moins qu’elles sont aussi ludiques et humaines.

Un Board qui permet de faciliter la gestion de projet collaboratif

Niveau organisation, Tamsir adapte parfaitement les sprints de deux semaines, auxquels sont équipe est habituée, au template La Matinale, en adoptant une représentation en mode projet.

Concrètement, chaque membre de l’équipe dispose d’une ligne sur le Board, ce qui permet à tous d’avoir un espace privilégié pour faire remonter les informations utiles et noter ce qui les accapare en ce moment.

En colonne, on retrouve tous les jours de la semaine sous forme d’un calendrier hebdomadaire : Tamsir peut donc très facilement voir qui fait quoi, à quel rythme, et déterminer avec précision les points bloquants pour mieux les esquiver sur les prochains jours.

En gardant le même Board pour toutes ses réunions de synchronisation du matin et en classant ses tableaux par sprints de deux semaines, Tamsir s’est confectionné un planning qui lui sert aussi d’outil de gestion de projet grâce auquel il bénéficie d’une vision plus globale du projet !

Mais comment faire en sorte que la réunion matinale ne rentre pas dans une certaine routine ?

Tamsir a trouvé le moyen parfait ! Tous les matins, à 9h15, son équipe se rejoint pour 30 minutes de réunion et c’est Tamsir qui anime le Board. Mais l’ordre dans lequel ses collaborateurs interviennent change tous les jours ! Par ordre alphabétique, par âge ou encore au hasard, cela permet à Tamsir de conserver toute l’attention et l’écoute de son équipe.

Quels bénéfices à utiliser le template La Matinale pour améliorer ses réunions le matin ?

Un point quotidien rapide et efficace en 15 minutes

Grâce au template La Matinale, Tamsir parvient à faire gagner du temps à toute l’équipe qui avait un vrai besoin de daily « sharp », c’est-à-dire des réunions matinales brèves, où l’information est riche et utile.

D’après Tamsir, cela permet à toute l’équipe de se maintenir à des niveaux de détail acceptables durant leur présentation : ceux qui parlaient beaucoup et ceux qui au contraire étaient trop brefs parviennent à s’équilibrer, le template fait appel au management visuel et les aide à rester concis et clairs. Tout le monde se recentre sur l’efficacité et l’information.

Une représentation visuelle pour faciliter le suivi des projets

La représentation visuelle permet à la réunion hebdomadaire de maintenir une vision très structurée en se concentrant sur les points-clés et les points bloquants, ainsi Tamsir peut prévenir les risques et organiser une entraide collective afin que le groupe avance à la même allure.

Grâce à la disposition que Tamsir a choisie, le board de La Matinale lui permet de suivre le projet et d’avoir une visibilité globale du travail de ses collègues. Tamsir est donc en mesure de prévoir les retards si, par exemple, l’un de ses collaborateurs a un projet parallèle à un moment donné. Cela confère à l’équipe une grande souplesse, impossible à obtenir sans ce support visuel.

Enfin, Tamsir apprécie tout particulièrement le fait que toute son équipe puisse interagir sur le board pour l’agrémenter d’informations quand bon lui semble. Cela facilite la communication interne au sein de son équipe du fait que chacun peut connaître les projets et les tâches des autres, il constate plus de collaboration qu’avant la mise en place de ce Board.

Ainsi, le template La Matinale permet de retrouver tous les bienfaits d’une réunion de synchronisation matinale avec toute son équipe :

• Avec son système de tableau, de code couleur et l’aspect relativement court et maîtrisé de la réunion, les intervenants sont incités à rester concis et clairs dans leur présentation et à aller à l’essentiel.
• Chacun des participants peut demander conseil et de l’aide pour la tâche qu’il a à accomplir dans la journée, ou pour celles qui l’ont bloqué la veille. Le board est donc aussi un outil de gestion de projet qui permet de mettre en lumière les problèmes qui sont rencontrés par l’équipe.
• On recrée du lien social avec son équipe, ce qui stimule l’entraide et un échange d’informations fluide : travailler en équipe se fait naturellement. En effet, quoi de plus efficace que des partenaires qui collaborent, chacun pour accélérer l’avancement du projet des autres ?
• Un daily de 15 min plus efficace qu’une réunion de 2 heures ? Le gain de temps est énorme ! C’est de nouveau possible grâce à une réunion matinale efficace qui fait avancer l’équipe, de manière coordonnée vers l’objectif commun.

Enfin, ce board présente l’avantage de facilement s’adapter aux besoins de l’équipe qui l’utilise, le template La Matinale est idéal pour optimiser ses réunions du matin avec son équipe, quel que soit votre projet !

Pour en savoir plus sur l'usage de Tamsir, découvrez le replay de son webinar Klaxoon, également disponible sur notre chaîne Youtube.