Planning Poker : anticipez la charge de travail de votre équipe avec cette méthode de gestion de projet agile Scrum

Comment s’intègre le Planning Poker dans le cadre d’une gestion de projet Scrum ?

Plébiscitée par les adeptes des approches de gestion de projet itératives et collaboratives, la méthode agile Scrum est une des plus populaire. Il s’agit d’une méthodologie agile mise en œuvre pour développer des produits ou des fonctionnalités. Elle fonctionne par cycles de développement appelés sprints.

Créé en 2002, le Planning Poker est une méthode agile de gestion de projet permettant d'évaluer la complexité de réalisation, et donc la charge de travail de l'équipe, de chaque action d'un projet ou d'un sprint.

Cette approche itérative est conçue pour rendre efficace la gestion de projet et éviter l'effet tunnel constaté par les équipes dans la méthodologie classique de gestion de projet en cycle en V. Utilisable par les équipes de développeurs, les chefs de projet ou les product owner, elle permet d'estimer chaque user story, ou scénario, en nombre de points grâce à la suite de Fibonacci.

Comment s’organise un rituel de Planning Poker ?

Dans une organisation Scrum réalisée en présentiel, une cérémonie Poker planning se tient le plus souvent de la manière suivante :

• Les parties prenantes du projet s’installent ensemble de manière à ce que chaque personne puisse voir les autres.
• La personne responsable du produit ou du projet, le plus souvent un Product Owner, explique alors le scénario ou User Story à l’origine de ce Poker planning.
• Les participants et participantes peuvent poser toutes les questions qui leur permettront de mieux définir le scénario, le périmètre d’action, les conditions de réussite, quel niveau de rendu est attendu etc. 

Cette étape est cruciale pour estimer le temps nécessaire à l’accomplissement du scénario. C’est sur cette base que les personnes pourront estimer le temps nécessaire symbolisé par les cartes qui contiennent les nombres de la suite de Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55, 89, 144). Pour des raisons de compréhension, les grandes valeurs sont le plus souvent arrondis (20, 30, 60 etc.)

• Chacun et chacune évalue l’effort de développement de ce scénario, choisit la carte qui correspond à l’estimation de temps nécessaire et la dépose face cachée sur la table.
• Une fois, toutes les cartes disposées, tout le monde retourne sa carte. S’il n’y a pas d’unanimité, une discussion s’enclenche.
• Le processus d’estimation se répète jusqu’à obtention de l’unanimité.

Pour gagner du temps, les personnes qui ont donné les deux estimations les plus éloignées sont amenées à expliciter leur choix. À l’issue de leur discussion, la nouvelle estimation est faite. En cas d’incompatibilité après plusieurs tours, une moyenne arithmétique peut être établie pour valider le temps nécessaire.

Les bénéfices de cet outil de planning agile

L'idée est de prendre du recul en équipe, que chacun apporte son point de vue et son expérience pour donner une estimation la plus pertinente possible. Le Planning Poker vous permet de bénéficier de la connaissance du collectif et de vous projeter ensemble sur les premières actions à mener.

En perpétuelle amélioration continue, l'équipe détermine efficacement la vélocité de ses cycles de développement. Résultat ? Que vous soyez en salle ou en télétravail, toute l'équipe a une vision claire de la charge de travail à fournir et peut suivre l'avancement des projets.

Utiliser concrètement le template Planning Poker

Avec le template Planning Poker, vous pouvez digitaliser facilement votre rituel Planning poker sans perdre en convivialité et surtout en efficacité.

Comme pour tous les templates collaboratifs de Klaxoon, commencez par inviter tous les membres de votre équipe à se connecter à votre board. Puis, épinglez sur votre whiteboard tous les scénarios, ou user stories, sur lesquels vous souhaitez travailler.  Le tableau de bord Klaxoon est personnalisable à l’infini et vous permet de noter des idées sous la forme que vous voulez : écrit, images, vidéos, liens, etc. Les participants peuvent ajouter leur photo pour plus de convivialité à distance.

Au centre du template, vous retrouvez une table de poker plus vraie que nature qui représente la table physique classique. Le processus fonctionne de la même façon.

L’animateur choisit l’un des scénarios proposés, le place au centre de la table et l’explique. Un temps d’échange, dont vous pouvez choisir et chronométrer la durée collectivement grâce au timer intégré en haut de l’interface, est lancé afin de définir concrètement le périmètre du scénario, les conditions, etc.

Ensuite, l’animateur lance la phase de vote. Chaque participant possède le même jeu de cartes, les Poker Planning cards, qui affichent toutes une valeur différente. Utilisez-les pour évaluer la durée et la complexité de réalisation du scénario (le zéro étant attribué à l’action la plus simple et le 100 à la plus complexe). Vous avez même une carte infini que vous pouvez attribuer à toute tâche que vous estimez d’une difficulté supérieure à 100, ainsi qu’une carte « ? » qui vous permet de passer lorsque vous n’arrivez pas à estimer une tâche. Jouez le jeu du scrumpoker en posant tous vos cartes en même temps pour ne pas vous influencer les uns les autres !

Le temps d’estimation collective vous permet ensuite de voir s’il y a unanimité sur les scores, et de poursuivre les débats si besoin entre les personnes ayant mis les notes les plus extrêmes. Limitez-vous à une ou deux minutes puis procédez à un nouveau vote. Conservez la note la plus haute et ajoutez-la à l’idée débattue grâce à l’option Catégorie. Vous n’avez plus qu’à placer cette action dans la zone Plan d’action du template !

Faites de même pour tous les scénarios proposés au départ, puis déterminez ensemble, sous formes de points, l’effort qu’est capable de fournir l’équipe ; c’est la vélocité de l’équipe. La somme des évaluations des user stories ne doit pas dépasser votre vélocité. Si c’est le cas, demandez aux participants de hiérarchiser les idées en utilisant le système de « like » intégré au whiteboard Klaxoon. L’animateur fait office d’arbitre et utilise les couleurs pour mettre en évidence les scénarios qui devront être reportés.

Lancez votre projet avec une équipe au diapason grâce au Planning Poker

Vous avez normalement constitué votre plan d’action, attribuez alors des actions à connecter à chaque scénario grâce au symbole représentant deux rectangles reliés par un trait. N’hésitez pas à utiliser les couleurs pour rendre les actions visibles et attribuez-les collectivement aux membres de l’équipe.

Ainsi, le template Planning Poker vous permet à la fois de passer en revue toutes les actions d’un projet et d’estimer en équipe les charges de travail associées. Grâce à l’interactivité du whiteboard Klaxoon (outil de visioconférence en direct Live, outil Questions pour interpeller un ou plusieurs participants, etc.), le groupe peut échanger, chacun peut donner son avis sur les scénarios et idées proposés. C’est l’outil de gestion de projet idéal pour éviter les blocages et les surtensions en équipe !