Sylvaine Houdy est manager de projets à la Caisse d’allocations familiales du Rhône. Elle collabore en transverse avec des équipes pluridisciplinaires qui travaillent majoritairement à distance depuis le premier confinement. La CAF du Rhône compte plus de 1000 collaborateurs. À l’occasion d’un hackathon, Sylvaine cherche le meilleur moyen d’améliorer l'engagement collaborateur. Elle trouve en Klaxoon l’outil qu’elle recherche. Elle nous explique.
Le challenge : mettre en place des actions pour améliorer l’engagement collaborateur
“La démarche participative est nouvelle pour nous ! Nous travaillons majoritairement en distanciel depuis le premier confinement.
En tant que manager, j'ai rapidement compris que Klaxoon était l'outil adapté pour répondre à ces nouveaux enjeux, car je travaille énormément en transverse. Par exemple, nous avons utilisé Klaxoon lors d'une réunion de transformation de la pratique managériale ou pour un comité de direction partagé avec d'autres organismes.
Notre équipe projet constituée de sept personnes a participé à un hackathon organisé par le Lab RH sur le thème de l'engagement. Cinq organismes de la Sécurité sociale étaient sélectionnés : la CPAM, l’Urssaf, la Carsat et la CAF (Haute Garonne et Rhône). Nous avions une semaine par équipe pour développer un prototype de projet sur la problématique suivante : quelles actions peut-on mettre en place pour améliorer l’engagement collaborateur ?
Nous avons donc créé le projet “Graines d'idées” et développé notre Board, baptisé “DéBoardons d’idées”. L’idée étant de le tester à la CAF du Rhône, et par la suite au niveau national.
La solution : lancer un Board Klaxoon pour consulter 1000 collaborateurs à distance
Le Board “DéBoardons d'idées” a pour objectif de faire participer l'ensemble des 1000 collaborateurs de la CAF du Rhône, et d'améliorer l'engagement collaborateur même en asynchrone, afin de trouver en équipe une action qui permette de consolider la confiance entre les uns et les autres.
Tout d’abord, nous avons réalisé un lancement du projet en 30 minutes, avec une présentation du thème et de Klaxoon. Ensuite, nous avons organisé notre projet en quatre étapes :
1. Une phase d'idéation
Les 1000 collaborateurs disposaient d’un délai de trois semaines pour soumettre leurs idées - de manière anonyme ou non - sur le Board. Cela s’est fait sur la base du volontariat. Voici des exemples d’idées recueillies lors de cette première phase de brainstorming : créer une chorale, mettre en place des ateliers de cohésion d'équipe, ou encore raccourcir les circuits hiérarchiques.
2. Une phase de vote
Pendant la semaine suivante, chacun a pu choisir les idées qui lui semblaient les plus pertinentes. Sur le Board de Klaxoon, en utilisant la fonctionnalité “like” (le petit cœur à attribuer à une idée), il est possible de voter pour autant d'idées qu'on le souhaite, sans pouvoir voter deux fois pour une même idée. Lorsque les votes sont clos, on bascule en vue colonnes pour voir en un clin d'œil l’idée gagnante. Il suffit de trier les idées de la plus ‘likée’ à la moins ‘likée’.
Le projet ayant recueilli le plus de votes était le suivant : "Apprendre à mieux se connaître au-delà de ses fonctions". L'idée est de proposer un portrait de chaque collaborateur : ses valeurs, son blason, etc.
3. La gestion du projet plébiscité par l’équipe
Lorsque l'idée est retenue, la personne qui l’a émise rejoint la pépinière. Nous avons lancé un appel à tous les autres et treize personnes se sont portées volontaires pour intégrer l’équipe projet. Le groupe pilote le suivi de projet directement sur le Board “DéBoardons d’idées”, de manière à ce que tout le monde en ait une vision d’ensemble du début jusqu'à la fin.
4. Les “pépites awards” pour célébrer le succès du travail en équipe
Une fois que l'idée est mise en place et appliquée, nous avons pour objectif d’installer une plante dans la cafétéria pour symboliser le projet. Le tout sera mis en images sur le Board afin d’impliquer tout le monde, même ceux qui travaillent à distance.
Le résultat : travailler en équipe à grande échelle devient facile
Klaxoon a réellement permis de rendre notre projet réalisable, ludique et accessible à tous, et nous a ainsi donné les moyens d'améliorer l'engagement collaborateur :
- Visuellement, ça nous permet vraiment d’avoir une identité graphique.
- Tout le monde peut suivre le projet du début à la fin.
- La simplicité de Klaxoon fait que tous les collaborateurs parviennent à utiliser la plateforme, même ceux qui ont plus de difficultés avec les outils informatiques.
- Pas de limites : l'ensemble des 1000 collaborateurs peuvent émettre leurs idées et voter sur ce Board. Ce que j’apprécie particulièrement, c’est le mode collaboratif du Board, à l’échelle de 1000 personnes ! Et en plus, ça reste facilement lisible.
- Un seul espace et un seul outil : nous pouvons présenter le projet, émettre nos idées, voter, construire et suivre le projet mais aussi avoir un compte rendu directement sur le Board.
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